"1С:Бухгалтерия 8": центр антикризисного управления (И. Сидоров, "Финансовая газета", N 47, 48, ноябрь 2008 г.)

"1С:Бухгалтерия 8": центр антикризисного управления

ГАРАНТ:

См. Консультации для пользователей систем автоматизации бухучета "1С"

Оперативное получение руководителем необходимой информации позволяет заблаговременно обратить внимание на неблагоприятные явления в хозяйственной деятельности организации, вызванные как внешними, так и внутренними причинами, а также выявить их источники. Обоснованные решения, принятые на основе анализа полученных данных с учетом внешних факторов, помогут в некоторых случаях заблаговременно предотвратить превращение отдельных негативных явлений в долгосрочную тенденцию или, по крайней мере, уменьшить их влияние на бизнес.

Программа "1С:Бухгалтерия 8" предназначена для ведения бухгалтерского и налогового учета. При использовании программы в течение некоторого времени в ее базе накапливается информация, которая может быть полезна руководителю. В то же время для извлечения необходимых данных из информационной базы требуются определенный уровень знаний и понимание бухгалтерского учета, которые у многих руководителей зачастую отсутствуют.

В начале ноября фирма "1С" выпустила новую версию 1.6.11 программы "1С:Бухгалтерия 8", в которой появился новый инструмент, предназначенный для руководителя, - "Центр антикризисного управления". Этот инструмент представляет собой специальный набор отчетов, с помощью которого можно провести экспресс-анализ ключевых финансовых показателей организации и динамики их изменения.

Для вызова "Центра антикризисного управления" необходимо в "Панели функций" выбрать вкладку "Руководителю". Наиболее критичная сводная информация о работе организации представлена в разделе "Оперативные данные". Для получения более детальной информации используется раздел "Отчеты для руководителя".

Оперативные данные

Раздел "Оперативные данные" состоит из трех таблиц. В одной из них отражается информация об остатке денежных средств на текущую дату, а также о продажах и поступлении денежных средств за текущий день. Здесь представлены и аналогичные данные за вчерашний день, рассчитывается процент изменения сравниваемых показателей. В то же время в соответствии с характером бизнеса руководителя может интересовать сравнение текущих показателей с показателями начала недели, конкретного дня на прошлой неделе и т.д. Программа позволяет выбрать показатели для сравнения на любую дату.

Во второй таблице отражается информация о продажах и поступлении денежных средств за период с начала месяца по текущую дату. Выполняется сравнение с данными за аналогичный период прошлого месяца и прошлого года. Например, при текущей дате 12 ноября данные за текущий месяц будут рассчитаны с 1 по 12 ноября, данные за прошлый месяц - с 1 по 12 октября, а данные за прошлый год - с 1 по 12 ноября прошлого года. Рассчитывается процент изменения сравниваемых показателей. Отрицательная динамика показателя продаж по отношению к прошлому месяцу может быть некритична и связана, например, с сезонностью бизнеса. Подтвердить или опровергнуть это предположение поможет сравнение значений показателей текущего периода и аналогичного прошлогоднего.

В третьей таблице отражается информация о задолженности покупателей и оборотных средствах на текущую дату в сравнении с данными на начало месяца. Дополнительно выделена просроченная задолженность покупателей и показан ее удельный вес в общей сумме задолженности. Выполняется также расчет процента изменения сравниваемых показателей.

Следует отметить, что процент изменения сравниваемых показателей в соответствующей колонке каждой таблицы может отражаться зеленым или красном цветом в зависимости от вида показателя и динамики его изменения. Например, увеличение показателя "Денежные средства" и уменьшение показателя "Просроченная задолженность покупателей" будут отражены зеленым цветом. Положительная динамика показателя "Задолженность покупателей" будет показана красным цветом и сразу привлечет внимание руководителя.

Раздел "Отчеты для руководителя" содержит 12 отчетов, сгруппированных по разделам "Общие показатели", "Денежные средства", "Расчеты с покупателями" и "Расчеты с поставщиками".

Общие показатели

Недостаточная эффективность хозяйственной деятельности организации может быть обусловлена как неблагоприятными внешними условиями, так и внутренними причинами. Это могут быть высокие затраты по основным видам деятельности, недостаточно эффективное использование оборотных средств, неоптимальные отпускные цены на товары, продукцию, работы и услуги и т.д. Отчеты группы "Общие показатели" могут помочь руководителю наметить направления оптимизации деятельности организации.

Для руководителя представляет интерес информация о динамике продаж товаров различных номенклатурных групп, например "Кондитерские изделия", "Бакалейные товары" и т.д. Проанализировать динамику продаж за период можно с помощью отчета "Продажи", в котором отражается сумма продаж по основным видам деятельности организации в разрезе номенклатурных групп. Обороты по кредиту счета 91 "Прочие доходы и расходы" в отчет не включаются. Заметим, что при формировании отчета в сумму продаж включается выручка по отгруженным товарам и предоставленным услугам независимо от факта поступления оплаты от покупателей. Информация в отчете, как и во многих других отчетах "Центра антикризисного управления", представлена в виде диаграммы и таблицы. При формировании отчета руководитель может выбрать уровень детализации информации внутри периода - день, неделя, декада, месяц, квартал, полугодие или год.

Наличие у организации высоких показателей продаж еще не является свидетельством высокой доходности ее хозяйственной деятельности. Оценить эффективность деятельности организации в том или ином периоде руководитель может с помощью отчета "Доходы и расходы". Этот отчет содержит информацию об общей прибыли (убытке) по основным видам деятельности и позволяет проанализировать динамику доходов или расходов, а также прибыли или убытка за период. Заметим, что при формировании отчета в незакрытом месяце прибыль (убыток) будут рассчитаны без учета затрат, которые отражаются в программе в конце месяца. Примером данных затрат являются затраты на оплату труда. Окончательная величина прибыли (убытка) будет определена только после учета всех затрат текущего месяца.

Полезной для руководителя является также информация о структуре оборотных средств - денежных средствах, задолженности покупателей, сырье и материалах, готовой продукции, незавершенном производстве, браке в производстве и т.д. Информация о структуре оборотных средств организации представлена в отчете "Оборотные средства". С помощью данного отчета можно проанализировать удельный вес каждой статьи в общей величине оборотных средств на начало и конец периода. Для значительного увеличения веса статьи "Брак в производстве", например, при отсутствии роста выпуска готовой продукции могут потребоваться управленческие решения по уменьшению брака.

Денежные средства

Руководителя организации в нестабильных экономических условиях волнует в первую очередь достаточность денежных средств, необходимых для плановых расчетов с бюджетом, кредитными учреждениями, работниками и контрагентами. Данные о денежных средствах на расчетных счетах и в кассе на определенную дату содержатся в отчете "Остатки денежных средств". В этом отчете также отражаются суммы денежных средств, выданных подотчетным лицам.

Недостаточность денежных средств на заданную дату может быть вызвана разными причинами: снижение розничных продаж, нарушение оптовыми покупателями графика погашения задолженности, большие затраты на сырье и материалы в преддверии повышения цен на них и т.д. Поэтому на следующем этапе анализа руководителя заинтересует информация о поступлении и расходовании денежных средств.

Получить наглядное представление о соотношении поступления денежных средств по различным статьям за период руководитель может с помощью отчета "Поступление денежных средств", который формируется в виде диаграммы по выбранным интервалам - по дням, неделям, декадам и т.д. Статья движения денежных средств определяется программой по счету, который корреспондирует со счетом денежных средств. Например, по статье "Расчеты с покупателями и заказчиками" отражаются проводки по дебету счетов денежных средств и по кредиту счета 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками".

Проконтролировать расходование денежных средств из кассы и с расчетных счетов за период можно с помощью аналогичного отчета "Расход денежных средств". Информация о расходе показывается в разрезе статей расхода - "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", "Расчеты с персоналом по оплате труда" и т.д. Заметим, что по статье "Расходы с подотчетными лицами (израсходовано)" отражается сумма денежных средств, за которую подотчетные лица отчитались. Анализ руководителем изменений в расходе денежных средств по статьям по сравнению с прошлыми периодами позволит выявить резкие колебания и принять решения для их предотвращения в будущем.

Расчеты с покупателями

Для получения руководителем общего представления об изменении задолженности покупателей и комиссионеров в выбранном периоде предназначен отчет "Динамика задолженности покупателей". В отчет включаются суммы дебиторской задолженности только по основным видам деятельности организации.

Получить детальную информацию о сумме аванса, сумме задолженности каждого контрагента на начало и конец периода, а также об изменении ее внутри периода можно с помощью отчета "Задолженность покупателей". Отчет представляет собой таблицу, в которой покупатели отсортированы по убыванию величины долга на конец периода. Информация в отчете аналогична информации в стандартном отчете "Анализ субконто", сформированном по субконто "Договоры" и отбором по виду договора "С покупателем" и "С комиссионером", но с дополнительной сортировкой по убыванию величины долга на конец периода.

Следует отметить, что отчет "Задолженность покупателей" обеспечивает анализ только информации о сумме общей задолженности каждого контрагента и не содержит данных о его финансовой дисциплине - о промежутках времени между появлением долга и его погашением, а также о выполнении условий договора по срокам оплаты. Для получения этой информации используются отчеты "Задолженность покупателей по срокам долга" и "Просроченная задолженность покупателей".

В отчете "Задолженность покупателей по срокам долга" содержатся данные об изменении задолженности покупателей на заданную дату по интервалам появления долга - "до 7 дней", "от 8 до 15 дней" и т.д. Под датой появления долга понимается дата отгрузки покупателю товаров и оказания услуг. Покупатели в отчете отсортированы по убыванию величины долга на дату отчета.

Программа позволяет по всем договорам с покупателями установить единый срок отсрочки оплаты. В то же время для отдельных договоров можно установить индивидуальные сроки оплаты, которые отличаются от общего срока. Информация о просроченной задолженности покупателей на текущую дату, на начало месяца и на начало года в разрезе контрагентов содержится в отчете "Просроченная задолженность покупателей". В этом отчете также выполняется сравнение величины просроченной задолженности на текущую дату с величиной на начало месяца и на начало года.

Расчеты с поставщиками

Проанализировать задолженность организации поставщикам руководитель может с помощью отчетов группы "Расчеты с поставщиками". В отчете "Динамика задолженности поставщикам" показывается изменение общей задолженности поставщикам за период.

Для анализа задолженности по каждому поставщику на начало и конец периода, а также о ее движении за период используется отчет "Задолженность поставщикам". Поставщики в отчете отсортированы по убыванию величины долга на конец периода.

Общей для всех отчетов является возможность произвольного выбора периода или даты, а для ряда отчетов и временной детализации - день, неделя, декада, месяц, квартал, полугодие или год. Большая часть отчетов представляет собой наглядные диаграммы, сопровождаемые таблицей с соответствующими числовыми показателями. Расшифровка отдельных показателей отчета не предусмотрена. В то же время показатели отчетов можно детализировать с помощью стандартных бухгалтерских отчетов.

Следует отметить, что во всех рассмотренных отчетах бухгалтерская терминология отсутствует, используются только управленческие термины, понятные руководителю.

Таким образом, с помощью Центра антикризисного управления руководитель может самостоятельно получить информацию о свободных денежных средствах, которыми располагает организация, выявить крупнейших должников, проанализировать динамику продаж и динамику просроченной задолженности покупателей, определить товары или направления деятельности, которые приносят самый большой доход, а также решить другие задачи. В результате руководитель организации становится полноправным пользователем программы "1С:Бухгалтерия 8".

Комплект антикризисных отчетов входит в состав версии 1.6.11 конфигурации "Бухгалтерия предприятия". Для получения комплекта антикризисных отчетов пользователям программных продуктов "1С:Бухгалтерия 8. ПРОФ" (все поставки), "1С:Бухгалтерия 8. Базовая версия", "1С:Упрощенка 8" и "1С:Предприниматель 8" достаточно обновить конфигурацию до версии 1.6.11. Обновление конфигурации производится в обычном порядке.

И. Сидоров,

Фирма "1С"

"Финансовая газета", N 47, 48, ноябрь 2008 г.