Процессы информационного обеспечения системы управленческого учета металлургического предприятия (Н.Н. Илышева, Л.В. Юрьева, "Все для бухгалтера", N 11, ноябрь 2008 г.)

Процессы информационного обеспечения системы
управленческого учета металлургического предприятия*(1)

Наиболее важные обобщающие процессы информационного обеспечения системы управленческого учета металлургического предприятия, которые способствуют более полному калькулированию себестоимости продукции, представлены на рис. 1.

/--------------------\                             /--------------------\

|Оперативный учет вы-|                             |Оперативный учет на-|

|пуска продукции     |------------\  /-------------|личия и движения за-|

|                    |            |  |             |пасов               |

\--------------------/            |  |             \--------------------/

          |                       |  |                        |

          |                                                 |

          |                 /---------------\                 |

          |                 |    Система    |                 |

          |                 |управленческого|                 |

          |                 |     учета     |                 |

          |                 \---------------/                 |

          |                                                 |

                                  |  |                       

/--------------------\             |  |            /--------------------\

|Бухгалтерский   учет|             |  |            |Бухгалтерский   учет|

|затрат на  производ-|-------------/  \------------|наличия  и  движения|

|ство                |                             |запасов             |

\--------------------/                             \--------------------/

Рис. 1 Информационное обеспечение системы управленческого учета

Рассмотрим кратко представленные на рис. 1 процессы, приводя применительно к каждому из них объекты учета, основные источники данных создаваемую оперативную отчетность и основные направления использования полученных результатов учета.

1. Процесс оперативного учета выпуска продукции осуществляется в структурных подразделениях. Основным источником данных оперативного учета являются ежедневные отчеты о выпуске продукции и полуфабрикатов, а также о готовой продукции и полуфабрикатах, принятых на склад. Схема процесса оперативного учета выпуска продукции представлена на рис. 2.

/------------\/------------\/------------\/-----------\/------------\/------------\

|Расход сырья||Расход   ос-||Расход полу-||Расход топ-||Расход энер-||Счет-фактуры|

|            ||новных мате-||фабрикатов  ||лива       ||гии         ||сторонних   |

|            ||риалов      ||            ||           ||            ||организаций |

|            ||            ||            ||           ||            ||за вспомога-|

|            ||            ||            ||           ||            ||тельные  ра-|

|            ||            ||            ||           ||            ||боты        |

\------------/\------------/\------------/\-----------/\------------/\------------/

      |             |              |            |             |             |

      \---------------------------------------------------------------------/

                                         |

                              /----------------------\

                              |Информационная система|

                              |  оперативного учета  |

                              \----------------------/

              /--------------------------+--------------------------\

              |                          |                          |

  /----------------------\   /----------------------\   /----------------------\

  |Отчетность по списанию|   |Отчетность  по распре-|   |Ежедневная  отчетность|

  |сырья,   основных    и|   |делению различных  ви-|   |по  исполнению   сметы|

  |вспомогательных  мате-|   |дов энергии на  произ-|   |затрат и бюджета  рас-|

  |риалов на производство|   |водство продукции (ус-|   |ходов (план, факт, от-|

  |продукции (услуг)     |   |луг)                  |   |клонение)             |

  \----------------------/   \----------------------/   \----------------------/

             |                           |                           |

             \---------------------------+---------------------------/

                                         |

                                  /-------------\

                                  | Оперативная |

                                  |себестоимость|

                                  |  продукции  |

                                  \-------------/

Рис. 2. Схема процесса оперативного учета выпуска продукции

Целью оперативного учета выпуска готовой продукции и полуфабрикатов является своевременное информирование руководства, позволяющее вовремя принять те или иные управленческие решения. Оперативный учет предусматривает учет как выпущенной продукции, не прошедшей ОТК, под которой понимается незавершенное производство, так и готовой продукции, и полуфабрикатов. Учет выпуска осуществляется по плановым ценам текущего периода. Возникшие в конце отчетного периода отклонения фактической себестоимости от плановой распределяются пропорционально остаткам на складе и отпущенной продукции.

В результате оперативного учета выпуска готовой продукции можно сформировать следующую оперативную отчетность:

- ежедневную отчетность по выпуску продукции;

- ежедневную отчетность по балансу готовой продукции в натуральном и стоимостном выражении в плановых ценах.

Под оперативным учетом затрат на производство понимается ежедневный учет и контроль за списанием переменных затрат на выпуск продукции (сырья, основных материалов, энергетических затрат), цеховых расходов, расходов на содержание и эксплуатацию оборудования, общехозяйственных расходов. Объектами оперативного учета и контроля списания сырья и основных материалов являются заказы по видам продукции или услуг. Объектами оперативного учета и контроля энергетических затрат являются места возникновения переменных косвенных затрат. Объектами учета цеховых расходов, расходов на содержание и эксплуатацию оборудования, общехозяйственных расходов являются места возникновения постоянных косвенных затрат.

Основными источниками данных оперативного учета затрат являются:

- оперативные данные по расходу сырья, основных материалов, полуфабрикатов;

- оперативные данные по расходу различных видов энергии;

- счета-фактуры на услуги сторонних организаций.

Оперативные данные должны ежедневно формироваться в виде реальных или предварительно зарегистрированных финансовых документов. В результате оперативного учета затрат на производство формируется следующая ежедневная оперативная отчетность:

- отчетность по списанию сырья, основных и вспомогательных материалов на производство продукции и услуг;

- отчетность по распределению различных видов энергии на производство продукции и услуг;

- ежедневная отчетность по исполнению сметы затрат и бюджета расходов в разрезе плана, факта и отклонений.

На базе указанной оперативной отчетности путем дополнения ее прогнозными данными списания на производство амортизации, заработной платы, налогов и т.п. можно сформировать в виде отчетов ежедневную оперативную оценку себестоимости продукции или услуг.

2. Процесс бухгалтерского учета затрат на производство можно разбить на следующие операции:

- бухгалтерский контроль за правильностью списания затрат по объектам учета затрат и утверждению предварительно зарегистрированных документов;

- формирование проводок по списанию расходов будущих периодов;

- прием либо формирование проводок по учету заработной платы из внешней системы данных;

- формирование проводок по амортизации основных фондов и нематериальных активов;

- формирование проводок по учету взаимных услуг вспомогательных производств по плановым ценам;

- формирование фактической себестоимости услуг вспомогательных производств и формирование проводок по их списанию на цеха основного производства и на сторону;

- формирование фактической себестоимости выпуска продукции и услуг основного производства и формирование проводок по отпуску данной продукции на склады;

- формирование проводок по учету общехозяйственных расходов и расходов на продажу, а также проводок списания данных расходов на соответствующие субсчета балансового счета 90 "Продажи";

- формирование себестоимости реализации продукции и услуг (закрытие общехозяйственных расходов и расходов на продажу).

По итогам работы за отчетный период необходимо сформировать следующую бухгалтерскую отчетность:

- сводную ведомость затрат в разрезе структурных подразделений;

- ведомость корреспонденции счетов учета затрат по дебету и кредиту;

- оборотно-сальдовые ведомости по счетам учета затрат и незавершенного производства;

- ведомость общехозяйственных расходов;

- ведомость расходов на продажу.

В результате данного процесса системы управленческого учета должны быть сформированы фактические калькуляции себестоимости продукции. Калькулирование является заключительным этапом процесса бухгалтерского учета затрат на производство. В результате чего формируется плановая калькуляция для планирования себестоимости продукции и отчетная калькуляция для определения ее фактической себестоимости. Калькулирование включает определение себестоимости всего выпуска отдельных видов или групп продукции, а также себестоимости в расчете на учетную единицу каждого вида или группы продукции.

Фактическая калькуляция себестоимости продукции и услуг формируется на основании фактических расходов на выпуск продукции (услуг) на основе отчета с группировкой затрат по калькуляционным статьям.

3. Процесс оперативного учета наличия и движения запасов реализуется в системе управленческого учета как на центральных складах, так и на цеховых складах в структурных подразделениях. Целью данного процесса является оперативный контроль поступления и расходования сырья, основных материалов, полуфабрикатов и готовой продукции. Объекты учета производственных запасов на металлургическом предприятии представлены на рис. 3.

     Номенклатура запасов                Номенклатура и структура

                                          мест хранения запасов

        Номенклатура                             Заводы

      сырья и основных

        материалов

                                           Центральные склады

                                            сырья и основных

       Номенклатура                            материалов

      полуфабрикатов

                                              Цеховые склады

       Номенклатура                          сырья и основных

     готовой продукции                          материалов

                                              Цеховые склады

                                              полуфабрикатов

                                               Цеховые склады

                                             готовой продукции

Рис. 3. Объекты учета производственных запасов

Под отдельной номенклатурой запасов понимается наименьшая единица запасов, по которой в системе управленческого учета ведется стоимостной и количественный учет в разрезе мест хранения и отчетных периодов. Каждой отдельной номенклатуре в системе управленческого учета присваивается уникальный номенклатурный номер. При разделении запасов на отдельные номенклатуры должны соблюдаться следующие принципы:

1) принцип обособленности - отдельно обособляются покупные запасы, давальческие запасы и запасы собственного изготовления;

2) принцип индивидуальности - внутри каждой ранее приведенной группы запасов выделяются отдельные номенклатуры запасов, отличающиеся друг от друга потребительскими свойствами;

3) принцип актуальности - производится обособление запасов на отдельные номенклатуры, если у запасов с одинаковыми потребительскими свойствами в учете необходимо достичь разной стоимостной оценки исходя из других критериев, к которым относятся срок изготовления, поставщик, месторождение и т.п.

В системе управленческого учета процесс оперативного учета наличия и движения запасов выполняется на базе данных о движении запасов сырья, основных материалов, полуфабрикатов и готовой продукции, формируемых ежедневно в отделах учета структурных подразделений предприятия.

Для обеспечения формирования необходимых управленческих данных необходимо ежедневное выполнение операций постановки на учет фактических поставок запасов от внешних поставщиков и из собственного производства, а также операций учета всех видов выбытия запасов.

В результате выполнения операций движения формируются и предварительно регистрируются финансовые документы, подлежащие последующему отражению в бухгалтерском учете.

Данные оперативного учета используются для принятия решений об изменении планов выпуска и отпуска запасов, изменении уровня запасов, для анализа отдельных видов движения. В результате оперативного учета поставок сырья, основных материалов и полуфабрикатов собственного производства формируется следующая оперативная отчетность:

- ежедневная отчетность по уровням запасов;

- ежедневная отчетность по отдельным видам движения;

- ежедневные балансы сырья, основных материалов, полуфабрикатов и готовой продукции в натуральном выражении.

4. Процесс бухгалтерского учета наличия и движения запасов по местам хранения состоит из учета наличия и движения товарно-материальных ценностей на центральных складах металлургического предприятия. К основным операциям, производимым согласно данному процессу, относятся:

- бухгалтерский контроль за правильностью учета приходных и расходных документов и утверждение предварительно сформированных бухгалтерских проводок по учету всех видов движения всех видов запасов сырья, основных материалов, полуфабрикатов и готовой продукции;

- бухгалтерский контроль за фактической себестоимостью сырья, основных материалов, полуфабрикатов и готовой продукции собственного производства, формирование бухгалтерских проводок по учету отклонений фактической себестоимости от плановых цен, по которым производился оперативный учет в течение отчетного периода;

- бухгалтерский учет отклонений от цен при поставках покупного сырья и основных материалов.

В системе управленческого учета в рамках процесса бухгалтерского учета наличия и движения запасов за отчетный период возможно формирование следующей бухгалтерской отчетности:

- ведомости движения сырья и основных материалов в разрезе балансового счета, завода, цеха, номенклатуры по балансовым и забалансовым счетам учета сырья и основных материалов;

- оборотно-сальдовые ведомости по счетам учета сырья, основных материалов, полуфабрикатов и готовой продукции в разрезе мест хранения и номенклатуры;

- ведомость корреспонденции счетов по дебету и кредиту счетов учета сырья, основных материалов, полуфабрикатов и готовой продукции;

- ежемесячные балансы сырья, основных материалов, полуфабрикатов и готовой продукции в натуральном и стоимостном выражении.

Подводя итог сказанному, следует отметить, что формирование затрат должно быть обеспечено в виде комплексного решения, оформленного в единый замкнутый цикл на базе построения индивидуальной организационно-методической системы управленческого учета металлургического предприятия.

Внедрение методологии управленческого учета в работе предприятия должно носить характер документально оформленной технологии управления и предполагать наличие работоспособных процедур анализа для своевременного принятия решений (рис. 4).

"Рис. 4. Схема цикла управления затратами"

Такая технология должна охватывать все подразделения предприятия и детализироваться по уровням управления, актуальным ракурсам и предметным областям. Таким образом, появляется возможность сформировать структурированный комплекс организационной и методической поддержки управленческой деятельности металлургического предприятия.

Развитие этого компонента в рамках металлургического предприятия обеспечит формирование стратегического управленческого учета, призванного диагностировать:

- нестабильность внешней среды;

- естественное развитие и усложнение систем управления;

- потребности информационного обеспечения управленческой деятельности;

- проблемы интеграции различных областей знания при управлении и развитии предприятия;

- необходимость формирования объективных оценок качества управления.

Для оптимизации системы управленческого учета на металлургическом предприятии необходимо реализовать следующие этапы.

1. Создать замкнутый цикл управления затратами предприятия, включающего:

1) планирование, включающее уточнение задач в ключевых областях производственной деятельности, разработку планов по функциональным областям, сферам ответственности и подразделениям, раз работку финансовых плановых бюджетов, а также привязку их к местам возникновения затрат;

2) исполнение, включающее организацию процесса достижения целей, уточнение в распределении полномочий и ответственности, создание механизмов для внесения изменений в показатели планирования, а также мотивации персонала в достижении поставленных целей;

3) учет фактических затрат по видам деятельности, продуктам, подразделениям и производствам;

4) анализ результатов производственной деятельности, включающий разработку показателей и методик для проведения анализа, а также формирование отчетов;

5) обеспечение активного воздействия и регулирования результатов анализа на последующий цикл планирования и принятие необходимых управленческих решений.

2. Разработать и внедрить систему учета по следующим аспектам:

- учет полной и частичной себестоимости, включающий выбор методов калькулирования и схем учета, калькуляцию себестоимости по полным и переменным издержкам, выбор методов и баз распределения накладных расходов;

- дифференцированный учет как базу для принятия обоснованных управленческих решений на краткосрочный и долгосрочный периоды в различных функциональных областях;

- учет по центрам ответственности как базу для адресной оценки деятельности руководителей различного уровня, в том числе уточнение распределения их полномочий и границ ответственности.

3. Разработать и ввести стандартные процедуры бюджетирования, учета и анализа, для чего:

- разработать взаимосвязанные нормативные документы (стандарты, методики, положения, инструкции и т.д.);

- обеспечить управление массивом документов для поддержания и развития системы управленческого учета.

4. Разработать подходы к интеграции системы управленческого и бухгалтерского учета. Для реализации данного этапа необходимо:

- создать количественные показатели оценки эффективности деятельности;

- создать информационную систему для обеспечения управленческих решений,разделения процессов сбора информации для обеспечения различного круга пользователей как внутренних, так и внешних;

- разработать многоцелевую классификацию затрат для обеспечения задач управленческого и бухгалтерского учета;

- распределить полномочия и ответственность при передаче информации из управленческого учета в бухгалтерский.

5. На завершающем этапе нужно разработать (в рамках единой технологии управления) процедуры согласования ракурсов стратегического управленческого учета металлургического предприятия с ракурсами тактического и оперативного характера общей политики предприятия, а также постановки задач по направлениям работы (рис. 5).

\ / \ / \ Структура информационного обеспечения / \ / \ / \ / /-----------------------------------------\/ | | Организаци- | | Структура онная струк-| Единая технология управления | управлен- тура пред- | | ческого приятия | | учета \-----------------------------------------/ / \ / \ / \ / Структура документации \ / \ / \

Рис. 5. Схема организационной основы единой технологии управления предприятием

Неразрывность перечисленных этапов может быть обеспечена путем согласованности и интеграции на стадии разработки всех видов перечисленных структур, рабочих процедур и инструментов их поддержки. Такой подход следует квалифицировать как создание основы единой технологии управления металлургическим предприятием.

Литература

1. Бахрушина М.А. Бухгалтерский управленческий учет: Учебник для. вузов / М.А. Бахрушина. - 3-е изд. доп. и пер. - М.: Омега-Л, 2004. - 576 с.

2. Николаева С.А. Доходы и расходы организации: практика, теория, перспективы. Изд. 2-е пер. и доп. - М. : "Аналитика-Пресс", 2000. - 224 с.

3. http://www.mesa.ru.

Н.Н. Илышева,

доктор экономических наук, профессор,

заведующая кафедрой бухгалтерского учета и аудита

Л.В. Юрьева,

кандидат экономических наук

Уральский государственный технический университет - УПИ

"Все для бухгалтера", N 11, ноябрь 2008 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Статья подготовлена к печати Екатеринбургским информационным центром Издательского дома "Финансы и Кредит".