"1С:Предприятие 8" на полиграфическом производстве (А. Виноградова, "Финансовая газета", N 50, декабрь 2008 г.)

"1С:Предприятие 8" на полиграфическом производстве

ГАРАНТ:

См. Консультации для пользователей систем автоматизации бухучета "1С"

Компания "ММ Пакиджинг Санкт-Петербург" входит в группу компаний "Mayr-Melnhof International GmbH" и управляется из центрального офиса в Австрии. Производственные мощности компании позволяют выполнять печать больших тиражей полиграфической продукции в кратчайшие сроки. Ее заказчиками являются крупнейшие производители товаров народного потребления России.

Изначально в каждом подразделении компании использовались разные программы учета, иногда никак не связанные между собой. Зачастую для формирования отчета одного подразделения требовались данные из программы другого подразделения. При этом обмен информацией между программами происходил неоправданно долго. На формирование отчетов о результатах работы для головного офиса уходило много времени и сил.

Для реализации долгосрочных планов развития требовались ввод в эксплуатацию единой информационной системы и выполнение в ней бизнес-процессов компании.

В 2005 г. компания объявила тендер на внедрение единой автоматизированной системы учета. По его результатам было принято решение о создании автоматизированной системы на основе программных продуктов фирмы "1С". Задача по реализации проекта автоматизации была поручена компании "1С-ВЕКТРО" (1С:Франчайзи, г. Санкт-Петербург).

Проект выполнялся поэтапно. Автоматизация бухгалтерского учета была выполнена на основе прикладного решения "1С:Бухгалтерия 8". Для автоматизации кадрового учета и расчета заработной платы использовано прикладное решение "1С:Зарплата и Управление персоналом 8". Оперативный учет был автоматизирован на основе программного продукта "1С:Управление торговлей 8".

Автоматизация работы бухгалтерии

Изначально в компании весьма актуальной была задача автоматизации работы бухгалтерии. На предприятии используется позаказная система учета. В круг обязанностей бухгалтерии помимо ведения бухгалтерского и налогового учета входит оценка рентабельности каждого заказа.

Специалисты компании "1С-ВЕКТРО" реализовали в автоматизированной системе позаказное ведение учета. Теперь на каждый заказ вводится спецификация, в которой указываются нормы списания материалов. Рентабельность заказов определяется с помощью механизма распределения общепроизводственных и общехозяйственных затрат по заказам.

Автоматизация расчета заработной платы и учета кадров

Параллельно с бухгалтерией выполнялась автоматизация работы кадровой службы и расчета заработной платы.

На предприятии используются различные системы оплаты труда - окладная, сдельная и премиальная. При расчете заработной платы учитываются стаж работы, наличие вознаграждения в виде процента от суммы заказа, работа по сменам и график работы. Возможности типового прикладного решения "1С:Зарплата и Управление персоналом 8" полностью удовлетворили потребность кадровых работников и сотрудников бухгалтерии компании в автоматизированном расчете оплаты труда и учете кадров.

Менеджеры отдела кадров получили возможность вести личные дела работников в электронном виде, а также хранить информацию в едином массиве. Решение не требовало адаптации, что позволило существенно сократить стоимость данного этапа, а также время его выполнения. После обучения, проведенного специалистами "1С-ВЕКТРО", работники компании сразу же приступили к работе с системой. Взаимодействие расчетного отдела и бухгалтерии компании стало несложным и оперативным процессом благодаря наличию в решении "1С:Зарплата и Управление персоналом 8" встроенной выгрузки данных в программу "1С:Бухгалтерия 8".

Автоматизация оперативного учета

Очень важным явился этап автоматизации оперативного учета предприятия. Необходимо было обеспечить максимальную надежность и удобство работы клиентского отдела с автоматизированной системой. Довольно часто менеджеры не получали вовремя информацию о ходе выполнения заказа клиента. Учет взаимоотношений с клиентами не был достаточно систематизирован, поэтому восстановление истории развития сотрудничества с клиентами вызывало затруднения. Заказ фиксировался в электронных таблицах, синхронизация данных с отделом производства и бухгалтерией отсутствовала. Существовала также потребность в контроле менеджером оплаты по выставленным им счетам и в оформлении необходимых первичных документов.

Для решения перечисленных и других задач в системе были отражены бизнес-процессы производства. Это позволяет отслеживать все стадии выполнения заказа - от приема и оформления заказа до отправки продукции заказчику. Детализированы и отражаются в системе этапы передачи в производство, поступления тиража в отдел качества, оформления и выполнения заявки, при необходимости, на дополнительный тираж.

Реализован обмен данными между всеми прикладными решениями. Это позволило наладить максимально полезное и плодотворное взаимодействие подразделений. Их бесперебойную и оперативную работу обеспечил перенос данных из старых программ в новую систему.

Компания регулярно отчитывается в своей хозяйственной деятельности перед головным офисом. Разнообразные отчеты необходимо представлять ежедневно, еженедельно, ежемесячно и ежеквартально. Ранее отчеты формировались в электронных таблицах, в которые вручную вводились все необходимые данные. Это отнимало много времени и сил у финансовых служб компании и негативно отражалось на их работе, поскольку для оперативного решения многих других задач у них просто не хватало времени.

В системе реализовано автоматическое формирование всех необходимых отчетов в требуемых форматах на основе данных, которые содержатся в информационной базе.

Важной составляющей любого проекта автоматизации является активное взаимодействие заказчика с подрядчиком. Коллектив "ММ Пакиджинг Санкт-Петербург" был посвящен своим руководством в планы по автоматизации. Специалисты "1С-ВЕКТРО" провели наглядную презентацию для подразделений, деятельность которых нужно было автоматизировать. В презентации были показаны и описаны бизнес-процессы, реализованные в системе. Была также представлена схема документооборота и описаны перспективы развития системы. Сотрудники компании приняли активное участие в формировании технического задания и оказали всестороннюю поддержку специалистам в выявлении проблем и возможных способов их решения. Работа в тандеме позволила значительно сократить сроки выполнения проекта автоматизации.

В результате внедрения автоматизированной системы была упрощена и оптимизирована работа бухгалтерии, кадровой службы, отдела по работе с клиентами, производственного и логистического отделов, а также финансовой службы компании "ММ Пакиджинг Санкт-Петербург". Появилась возможность контролировать выполнение и соблюдение качества заказа на его каждом этапе. Взаимодействие подразделений происходит оперативно благодаря своевременному обмену необходимой информацией. Финансовые службы контролируют все процессы деятельности компании и оценивают их эффективность в целом. Это позволяет своевременно и более четко вырабатывать стратегии, направленные на динамичное и успешное развитие бизнеса.

А. Виноградова,

1С:Франчайзинг "1С-Вектро"

"Финансовая газета", N 50, декабрь 2008 г.