Приложение 4. Положение о Протокольном отделе Правительства Москвы

Приложение 4
к постановлению Правительства Москвы
от 3 декабря 2002 г. N 982-ПП

Положение
о Протокольном отделе Правительства Москвы

1. Общие положения

1.1. Протокольный отдел Правительства Москвы (далее - Отдел) является структурным подразделением Аппарата Правительства Москвы на правах управления.

ГАРАНТ:

О структурных подразделениях Аппарата Мэра и Правительства Москвы см. справку

1.2. Отдел работает под руководством руководителя Аппарата Правительства Москвы и возглавляется начальником Отдела.

1.3. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральным законодательством, Уставом города Москвы, законами города Москвы, иными правовыми актами города, а также настоящим Положением.

1.4. Положение об Отделе утверждается Правительством Москвы.

1.5. Отдел в своей деятельности взаимодействует со структурными подразделениями Аппарата Правительства Москвы, с органами государственной власти и местного самоуправления, организациями и гражданами.

2. Задачи и функции Отдела

2.1. Задачами Отдела являются:

- аналитическое, информационно-справочное, организационное, документационное и другое обеспечение деятельности Правительства Москвы, а также членов Правительства Москвы;

- выполнение всех организационных мероприятий, связанных с подготовкой и проведением заседаний Правительства Москвы;

- осуществление своевременного и качественного оформления и выпуска распорядительных документов Мэра Москвы, Вице-мэра Москвы, Правительства Москвы, первых заместителей и заместителей Мэра Москвы в Правительстве Москвы, руководителя Аппарата Правительства Москвы.

2.2. Отдел осуществляет следующие функции:

- принимает от Организационно-аналитического управления Правительства Москвы материалы к заседанию Правительства Москвы: проект повестки заседания; заявки на рассмотрение вопросов, подписанные членами Правительства Москвы; проекты постановлений, согласованные со всеми заинтересованными организациями, с листом разногласий (при его наличии); справочные материалы и (или) пояснительные записки; список лиц, приглашенных на заседание Правительства Москвы;

- составляет на основании представленных материалов порядок ведения заседания Правительства Москвы (регламент заседания);

- оформляет и рассылает в соответствии с Регламентом Правительства Москвы участникам заседания материалы, подлежащие рассмотрению, информирует участников заседания о времени проведения заседания;

- приглашает по спискам, утвержденным Мэром Москвы, руководителей подведомственных организаций, административных округов и районов (управ районов), других организаций на заседания Правительства Москвы, контролирует их явку и регистрирует приглашенных;

- обеспечивает совместно с Управлением делами Правительства Москвы диктозапись и стенографирование заседаний Правительства Москвы с их последующей расшифровкой;

- оформляет протоколы заседаний Правительства Москвы и рассылает выписки из протоколов в соответствующие адреса для их исполнения;

- организует во время проведения заседания визирование членами Правительства Москвы проектов постановлений, принимаемых в рабочем порядке без обсуждения на заседании Правительства Москвы;

- после заседания Правительства Москвы при наличии замечаний возвращает исполнителям проекты постановлений на доработку;

- принимает от исполнителей проекты указов Мэра Москвы, постановлений Правительства Москвы, распоряжений Мэра и Правительства Москвы, приказов руководителя Аппарата Правительства Москвы на бумажном и магнитном носителях, проводит экспертизу и проработку внесенных в Правительство Москвы проектов распорядительных документов, по которым требуется решение Правительства Москвы, проверяет правильность их оформления и вносит в базу данных Отдела;

- обеспечивает и контролирует соответствие требованиям Регламента Правительства Москвы проектов распорядительных документов органов исполнительной власти и их должностных лиц;

- в случае несоответствия проектов распорядительных документов установленным требованиям возвращает их исполнителям на дополнительную проработку;

- осуществляет редактирование проектов распорядительных документов и представление их на согласование (утверждение) руководителю Аппарата Правительства Москвы;

- принимает для оформления на выпуск подписанные указы Мэра, постановления Правительства Москвы, распоряжения Мэра и Правительства Москвы, приказы руководителя Аппарата Правительства Москвы, а также распоряжения Вице-мэра Москвы, первых заместителей и заместителей Мэра Москвы в Правительстве Москвы на бумажном и магнитном носителях, осуществляет их регистрацию, редактирование, подготовку для рассылки и размножение в количестве, указанном в списке рассылки; заверяет каждый экземпляр печатью Отдела;

- рассылает подготовленные на выпуск распорядительные документы в соответствии со списком рассылки в 5-дневный срок со дня их регистрации в Отделе и присвоения соответствующего номера и даты (срок может быть продлен в зависимости от объема документа и количества адресатов его рассылки, но не более чем на 10 дней). Распорядительные документы, требующие срочного исполнения, выпускаются в течение дня;

- осуществляет справочную работу по распорядительным документам Мэра и Правительства Москвы, находящимся в базе данных Отдела;

- осуществляет меры по внедрению прогрессивных методов учета и обработки распорядительных документов на основе использования современных информационных технологий;

- оформляет и хранит подлинники распорядительных документов, копии документов в течение одного года после выпуска, не считая текущего, а затем сдает в архив Правительства Москвы в установленном порядке;

- формирует сборники протоколов заседаний Правительства Москвы;

- вносит в подлинники распорядительных документов, находящиеся в отделе, и в базу данных Отдела сведения о внесении изменений и дополнений в распорядительные документы Мэра и Правительства Москвы и отмене их вновь принятыми распорядительными актами;

- готовит сведения об отмене, внесении изменений и дополнений в ранее принятые распорядительные документы, находящиеся в архиве Правительства Москвы, и направляет их заведующему архивом для внесения необходимых отметок;

- выполняет поручения руководителя Аппарата Правительства Москвы и его заместителей;

- ежеквартально осуществляет подготовку статистических сведений о принятых распорядительных документах, составляет информационные справки и представляет их руководителю Аппарата Правительства Москвы;

- хранит гербовые печати Правительства Москвы и Аппарата Правительства Москвы, простые круглые печати Отдела; заверяет гербовой печатью Правительства Москвы подписанные Мэром Москвы, Вице-мэром Москвы и членами Правительства Москвы распорядительные и другие документы, требующие особого удостоверения, согласно Регламенту Правительства Москвы, а также гербовой печатью Аппарата Правительства Москвы документы, подписанные руководителем Аппарата Правительства Москвы (его заместителями);

- оказывает методическую помощь органам государственной власти города Москвы и органам местного самоуправления, проводит учебу исполнителей по вопросам оформления распорядительных документов Мэра и Правительства Москвы;

- осуществляет выпуск распорядительных документов взамен разосланных по указанию руководителя Аппарата Правительства Москвы, а также дополнительную рассылку распорядительных документов по письмам организаций;

- организует и обеспечивает документооборот в соответствии с правовыми актами города Москвы;

- осуществляет иные функции, возложенные на него в установленном порядке.

3. Права Отдела

Отдел имеет право:

- запрашивать и получать в установленном порядке необходимые материалы от органов исполнительной власти города, организаций, учредителем (участником) которых является город Москва, по вопросам, относящимся к ведению соответствующего должностного лица;

- не принимать распорядительные документы, оформленные с нарушением требований, установленных Регламентом Правительства Москвы;

- вносить предложения по вопросам улучшения организации работы Отдела, совершенствования работы с распорядительными документами, внедрения и использования современных информационных технологий и технических средств;

- при необходимости привлекать для разработки отдельных вопросов специалистов научно-исследовательских организаций, органов исполнительной власти города по согласованию с их руководителями;

- поддерживать в установленном порядке рабочие контакты с органами государственной власти, местного самоуправления, организациями по вопросам деятельности Отдела;

- пользоваться в установленном порядке банками данных Правительства Москвы.

Отдел обладает иными правами, необходимыми для осуществления возложенных на него функций.

4. Руководство и организация деятельности Отдела

4.1. Руководство деятельностью Отдела осуществляет начальник Отдела, назначаемый и освобождаемый от должности Правительством Москвы по представлению руководителя Аппарата Правительства Москвы.

4.2. Начальник Отдела имеет заместителя, назначаемого и освобождаемого от должности Правительством Москвы по представлению руководителя Аппарата Правительства Москвы на основе предложений начальника Отдела.

4.3. Выплата денежного содержания начальнику Отдела, действующего на правах управления, и его заместителю, а также предоставление иных социальных гарантий производятся в порядке и на условиях, установленных для руководителя Отдела (на правах управления) Аппарата Правительства Москвы и его заместителя.

4.4. Начальник Отдела:

- организует работу Отдела, руководит его деятельностью, несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел функций;

- в пределах своей компетенции принимает решения, обязательные для выполнения сотрудниками Отдела;

- докладывает руководителю Аппарата Правительства Москвы и его заместителям о состоянии работы с распорядительными документами Мэра и Правительства Москвы;

- участвует в заседаниях Правительства Москвы, совещаниях у Мэра Москвы, первых заместителей, заместителей Мэра Москвы в Правительстве Москвы, заседаниях правительственных и межведомственных комиссий и советов, совещаниях у руководителя Аппарата Правительства и его заместителей, проводимых по вопросам, входящим в сферу ведения Отдела;

- подписывает и визирует материалы по вопросам, входящим в сферу ведения Отдела;

- проводит совещания с участием руководителей соответствующих органов исполнительной власти в связи с подготовкой проектов нормативных правовых актов к рассмотрению в Правительстве Москвы;

- привлекает при необходимости в установленном порядке для проработки вопросов, рассматриваемых Правительством Москвы, представителей органов исполнительной власти, научных учреждений и других организаций;

- запрашивает у органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, организаций материалы, необходимые для анализа и подготовки вопросов, рассматриваемых Правительством Москвы;

- отвечает за сохранность поступающих в Отдел документов и информации о них в базе данных, соблюдение сроков их хранения, своевременную подготовку и передачу дел в архив Правительства Москвы;

- имеет право в соответствии с Регламентом Правительства Москвы в установленном порядке проставлять резолюции на документы, адресованные соответствующему должностному лицу;

- распределяет обязанности между сотрудниками Отдела;

- представляет предложения руководителю Аппарата Правительства Москвы о назначении на должность и об освобождении от должности, о повышении квалификации, поощрении сотрудников Отдела и наложении на них взысканий;

- обеспечивает выполнение государственными служащими Отдела правил внутреннего трудового распорядка, должностных инструкций, правил работы со служебными документами;

- вносит руководителю Аппарата Правительства Москвы предложения о формировании кадрового резерва Отдела;

- совместно с Управлением государственной службы и кадров Правительства Москвы решает в соответствии с законодательством о государственной службе иные вопросы, связанные с прохождением государственной службы в Отделе, в том числе по подбору, расстановке, переподготовке и повышению квалификации кадров, в установленных случаях проведению аттестаций, квалификационных экзаменов, присвоению классных чинов, установлению надбавок к должностным окладам;

- представляет соответствующему должностному лицу кандидатуры государственных служащих для командирования;

- организует мероприятия по обеспечению соблюдения государственной и служебной тайны;

- осуществляет иные полномочия, необходимые для выполнения функций Отдела, в соответствии с федеральными нормативными правовыми актами и правовыми актами города Москвы.

4.5. Структура и штатное расписание Отдела определяются руководителем Аппарата Правительства Москвы по предложению начальника Отдела в пределах установленных Правительством Москвы фонда оплаты труда и численности работников. Смета расходов на содержание отдела определяется соответствующим должностным лицом в пределах ассигнований, предусмотренных в бюджете города на государственное управление.

4.6. Сотрудники Отдела являются государственными служащими города Москвы, на них распространяется законодательство о государственной службе и трудовое законодательство с особенностями, предусмотренными законодательством о государственной службе.

4.7. Отдел не является юридическим лицом, имеет бланки установленного образца, печати и штампы.

5. Внесение изменений и дополнений в Положение, реорганизация и ликвидация Отдела

Внесение изменений и дополнений в Положение об Отделе, реорганизация и ликвидация Отдела осуществляется Правительством Москвы в соответствии с федеральными нормативными правовыми актами и правовыми актами города Москвы.