Приложение 3. Положение об Управлении по организации работы с документами Правительства Москвы

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Москвы от 5 октября 2004 г. N 689-ПП настоящее приложение изложено в новой редакции

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение 3
к постановлению Правительства Москвы
от 3 декабря 2002 г. N 982-ПП

Положение
об Управлении по организации работы с документами Правительства Москвы

С изменениями и дополнениями от:

5 октября 2004 г.

1. Общие положения

1.1. Управление по организации работы с документами Правительства Москвы (далее - Управление) является структурным подразделением Аппарата Мэра и Правительства Москвы.

ГАРАНТ:

О структурных подразделениях Аппарата Мэра и Правительства Москвы см. справку

1.2. Управление осуществляет свою деятельность под руководством руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы и возглавляется начальником Управления.

Положение об Управлении утверждается Правительством Москвы.

1.3. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральным законодательством, Уставом города Москвы, законами города Москвы, иными правовыми актами города Москвы, а также настоящим Положением.

1.4. Управление в своей деятельности взаимодействует со структурными подразделениями Аппарата Мэра и Правительства Москвы, органами государственной власти и местного самоуправления, организациями и гражданами.

1.5. Управление имеет бланки, печать "Архив Правительства Москвы" и штампы установленного образца.

2. Задачи и функции Управления

2.1. Основными задачами Управления являются:

2.1.1. Документационное обеспечение деятельности Мэра Москвы, Правительства Москвы, Аппарата Мэра и Правительства Москвы.

2.1.2. Обеспечение единой системы, совершенствование форм и методов работы со служебными документами и обращениями граждан в органах исполнительной власти города.

2.1.3. Разработка нормативных, организационно-методических документов по вопросам документационного обеспечения деятельности Мэра Москвы и Правительства Москвы.

2.1.4. Методическое руководство и оказание организационно-методической помощи в работе с документами структурным подразделениям Аппарата Мэра и Правительства Москвы и органам исполнительной власти города, в том числе по выполнению требований Регламента Правительства Москвы.

2.1.5. Координация работы со служебными документами и обращениями граждан структурных подразделений Аппарата Мэра и Правительства Москвы и органов исполнительной власти города.

2.1.6. Обеспечение сохранности, комплектования документов, определение их ценности для организации дальнейшего хранения и использования.

2.1.7. Документационное обеспечение деятельности члена Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации - представителя от исполнительного органа государственной власти города Москвы.

2.1.8. Документационное обеспечение деятельности Комиссии по вопросам помилования, образованной на территории города Москвы.

2.1.9. Подготовка аналитических материалов Мэру Москвы и руководителю Аппарата Мэра и Правительства Москвы по вопросам, входящим в компетенцию Управления, записок о состоянии исполнительской дисциплины в структурных подразделениях Аппарата Мэра и Правительства Москвы и в органах исполнительной власти города по рассмотрению обращений граждан.

2.1.10. Обеспечение функции депозитария договоров и соглашений города Москвы, возложенной на Управление постановлением Правительства Москвы от 07.08.2001 N 726-ПП "О реализации положений Закона города Москвы "О договорах и соглашениях города Москвы".

2.2. В соответствии с возложенными задачами Управление осуществляет следующие основные функции:

2.2.1. Разрабатывает Регламент Правительства Москвы и другие организационно-методические документы по вопросам документационного обеспечения деятельности Мэра Москвы и Правительства Москвы.

2.2.2. Координирует деятельность структурных подразделений Аппарата Мэра и Правительства Москвы, органов исполнительной власти города в области работы с документами и оказывает им организационно-методическую помощь.

2.2.3. Осуществляет в установленном порядке централизованный прием, регистрацию, передачу на исполнение, отправку служебных документов и обращений граждан в соответствии с поручениями по их рассмотрению должностных лиц, находящихся на документационном обеспечении Управления.

2.2.4. Осуществляет подготовку проектов поручений Мэра Москвы и должностных лиц, имеющих право давать поручения от имени Мэра Москвы, по обращениям граждан, а также по служебным документам, за исключением справок об исполнении, направляемых в Правительство Москвы структурными подразделениями Аппарата Мэра и Правительства Москвы, органами исполнительной власти города в ответ на поручения, поставленные на контроль, для доклада Мэру Москвы или указанным должностным лицам.

2.2.5. Готовит для доклада Мэру Москвы и осуществляет (при необходимости) доработку документов, представляемых членами Правительства Москвы, руководителями органов исполнительной власти города, структурных подразделений Аппарата Мэра и Правительства Москвы в соответствии с требованиями Регламента Правительства Москвы (с уведомлением исполнителя о доработке документа).

2.2.6. Контролирует по срокам и содержанию выполнение поручений Мэра Москвы и должностных лиц, имеющих право давать поручения от имени Мэра Москвы, по обращениям граждан, а также по рассмотрению обращений членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Московской городской Думы, муниципальных собраний внутригородских муниципальных образований в городе Москве, связанных с обращением к ним избирателей.

2.2.7. Анализирует ход выполнения контрольных поручений Мэра Москвы и должностных лиц, имеющих право давать поручения от имени Мэра Москвы, данных по исполнению обращений граждан, информирует вышеназванных должностных лиц об итогах этой работы.

2.2.8. Осуществляет подготовку:

- аналитических и информационных материалов по актуальным проблемам городского хозяйства, затронутым в поступающих к Мэру Москвы, в Правительство Москвы служебных документах и обращениях граждан;

- материалов, полученных в результате контроля за выполнением поручений Мэра Москвы и должностных лиц, имеющих право давать поручения от имени Мэра Москвы, и связанных с состоянием исполнительской дисциплины в структурных подразделениях Аппарата Мэра и Правительства Москвы, а также в органах исполнительной власти города по рассмотрению обращений граждан.

2.2.9. Организует (при необходимости) и участвует в проведении семинаров, направленных на повышение квалификации государственных служащих структурных подразделений Аппарата Мэра и Правительства Москвы, органов исполнительной власти города и муниципальных служащих органов местного самоуправления.

2.2.10. Организует и проводит проверки структурных подразделений Аппарата Мэра и Правительства Москвы и органов исполнительной власти города по вопросам, входящим в компетенцию Управления.

2.2.11. Вносит предложения руководителю Аппарата Мэра и Правительства Москвы по совершенствованию стиля и методов работы с документами в органах исполнительной власти города.

2.2.12. По поручению руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы по вопросам, входящим в компетенцию Управления, участвует:

- в подготовке проектов правовых актов Мэра Москвы, Правительства Москвы, руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы;

- в рассмотрении проектов федеральных правовых актов и правовых актов города Москвы;

- в изготовлении образцов и макетов бланков документов, печатей для органов исполнительной власти города, их согласовании;

- в проведении экспертизы регламентов, инструкций и других организационно-методических документов органов исполнительной власти города.

2.2.13. Осуществляет прием, регистрацию, ведение реестра и хранение оригиналов договоров и соглашений города Москвы и прилагаемых к ним документов.

2.2.14. Осуществляет представление в Министерство юстиции Российской Федерации на государственную регистрацию соглашений города Москвы об осуществлении международных и внешнеэкономических связей.

2.2.15. Представляет тексты договоров и соглашений города Москвы Пресс-службе Мэра и Правительства Москвы, Комитету по телекоммуникациям и средствам массовой информации города Москвы по их запросу для последующей публикации.

2.2.16. Представляет в установленном порядке в Московскую городскую Думу перечень и копии текстов договоров и соглашений города Москвы, подписанных Мэром или Правительством Москвы, с субъектами Российской Федерации, регионами и городами России, регионами и городами зарубежных государств.

2.2.17. Представляет в установленном порядке тексты договоров и соглашений города Москвы по запросам органов государственной власти города, а также организаций, имеющих на то разрешение.

2.2.18. Представляет в установленном порядке в отдел информации Организационно-аналитического управления Правительства Москвы перечень и тексты договоров и соглашений города Москвы, подписанных Мэром или Правительством Москвы, подлежащих опубликованию, а также необходимую информацию об обращениях граждан в Правительство Москвы.

2.2.19. Осуществляет подготовку для доклада Мэру Москвы поступивших от членов Правительства Москвы и органов исполнительной власти города:

- проектов договоров и соглашений города Москвы;

- планов мероприятий, протоколов по реализации подписанных договоров и соглашений города Москвы;

- проектов поручений Мэра Москвы по обеспечению выполнения московской стороной взятых на себя обязательств при заключении вышеуказанных договоров и соглашений, за исключением поручений, поставленных на контроль.

2.2.20. Формирует и хранит в течение установленного времени дела по служебным документам и обращениям граждан.

2.2.21. Осуществляет информационно-справочную работу по служебным документам и обращениям граждан, адресованным Мэру Москвы, членам Правительства Москвы, стоящим на документационном обеспечении Управления, руководителю Аппарата Мэра и Правительства Москвы, его заместителям, а также по документам архива Правительства Москвы.

2.2.22. Разрабатывает и согласовывает образцы и макеты бланков документов, эскизы печатей и штампов Мэра Москвы, Правительства Москвы, Аппарата Мэра и Правительства Москвы; ведет альбом бланков документов, утвержденный приказом руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы.

2.2.23. Разрабатывает сводную номенклатуру дел Аппарата Мэра и Правительства Москвы.

2.2.24. Обеспечивает сохранность, учет и использование документов, находящихся в архиве Правительства Москвы.

2.2.25. Выдает копии документов, выписки из документов, справки городским организациям и физическим лицам из архива Правительства Москвы в соответствии с Правилами работы ведомственных архивов.

2.2.26. Осуществляет своевременную передачу документов архива Правительства Москвы на государственное хранение в Главное архивное управление города Москвы в соответствии с требованиями, установленными Росархивом.

2.2.27. Ведет учет изменений, дополнений и отмены распорядительных документов Мосгорисполкома, Мэра Москвы и Правительства Москвы, находящихся в архиве Правительства Москвы.

3. Права Управления

Управление для осуществления своих функций имеет право:

3.1. Запрашивать и получать в установленном порядке необходимые материалы от структурных подразделений Аппарата Мэра и Правительства Москвы, органов исполнительной власти города, организаций, участником (учредителем) которых является город Москва.

3.2. Проводить проверки выполнения Регламента Правительства Москвы в структурных подразделениях Аппарата Мэра и Правительства Москвы, органах исполнительной власти города в соответствии с компетенцией Управления, вносить предложения по совершенствованию работы с документами руководителю Аппарата Мэра и Правительства Москвы, руководителям органов исполнительной власти города.

3.3. Возвращать (при необходимости) исполнителям представленные для доклада Мэру Москвы, руководителю Аппарата Мэра и Правительства Москвы документы и требовать их доработки в соответствии с правилами, установленными Регламентом Правительства Москвы, по оформлению и качеству подготовки документов.

3.4. Возвращать организациям ошибочно доставленные или оформленные с нарушением установленных правил документы.

3.5. Вносить на рассмотрение руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы предложения по вопросам, входящим в компетенцию Управления.

3.6. Осуществлять подготовку проектов правовых актов Мэра Москвы и Правительства Москвы по вопросам, относящимся к компетенции Управления.

3.7. Направлять для рассмотрения по принадлежности членам Правительства Москвы, руководителям органов исполнительной власти города в соответствии с их функциональными обязанностями документы:

- адресованные членам Правительства Москвы, руководителям органов исполнительной власти города;

- поступившие без указания конкретного адресата, но относящиеся по содержанию к компетенции Правительства Москвы или соответствующего органа исполнительной власти города;

- адресованные Мэру Москвы, но не требующие доклада.

3.8. Направлять для рассмотрения по принадлежности в органы местного самоуправления обращения граждан, относящиеся к их компетенции.

3.9. Ставить (при необходимости) служебные документы и обращения граждан на контроль Управления.

3.10. Проводить совещания с руководителями и специалистами структурных подразделений Аппарата Мэра и Правительства Москвы, органов исполнительной власти города по вопросам, относящимся к компетенции Управления.

3.11. Поддерживать в установленном порядке рабочие контакты с органами государственной власти и местного самоуправления, организациями по вопросам, отнесенным к компетенции Управления.

3.12. Принимать решения и давать поручения должностным лицам, ответственным в структурных подразделениях Аппарата Мэра и Правительства Москвы, органах исполнительной власти города за документационное обеспечение управленческой деятельности данных структур и органов, по выполнению требований Регламента Правительства Москвы и других организационно-методических документов в соответствии с возложенными на Управление задачами.

3.13. Информировать Правительство Москвы, руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы, руководителей органов исполнительной власти города о результатах рассмотрения служебных документов, обращений граждан с учетом анализа состояния исполнительской дисциплины и установленного порядка работы с документами.

3.14. При необходимости привлекать (с согласия руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы) для разработки методических рекомендаций, инструкций, справочников и других пособий по вопросам совершенствования документационного обеспечения управленческой деятельности специалистов научно-исследовательских, учебно-методических организаций.

3.15. Пользоваться в установленном порядке банками данных Правительства Москвы.

3.16. По поручению руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы давать разрешение на доступ в режиме просмотра к базам данных "Служебная корреспонденция" и "Письма граждан".

3.17. Участвовать в работе экспертных, методических и других комиссий, рабочих групп по вопросам, входящим в компетенцию Управления.

3.18. Визировать необходимые документы в пределах компетенции Управления.

3.19. Подписывать документы, оформленные на бланках Управления, в пределах компетенции Управления.

Право реализуется руководством Управления, в необходимых случаях делегируется руководителям структурных подразделений Управления в соответствии с их функциональными обязанностями.

3.20. Управление обладает иными правами, необходимыми для осуществления возложенных на него функций.

4. Руководство и организация деятельности Управления

4.1. Руководство деятельностью Управления осуществляет начальник, назначаемый и освобождаемый от должности Правительством Москвы по представлению руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы.

4.2. Начальник Управления имеет заместителей, назначаемых и освобождаемых от должности Правительством Москвы по представлению руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы на основе предложений начальника Управления.

В отсутствие начальника Управления руководство Управлением осуществляет один из заместителей начальника Управления в соответствии с установленным порядком.

4.3. Начальник Управления:

- организует работу Управления, руководит его деятельностью, несет персональную ответственность за выполнение возложенных на него функций;

- в пределах своей компетенции дает указания, обязательные для исполнения сотрудниками Управления;

- докладывает руководителю Аппарата Мэра и Правительства Москвы материалы по вопросам, относящимся к компетенции Управления;

- участвует (при необходимости) в заседаниях Правительства Москвы, совещаниях у руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы и руководителей органов исполнительной власти города по вопросам, входящим в сферу ведения Управления;

- подписывает и визирует документы по вопросам, относящимся к компетенции Управления;

- распределяет обязанности между заместителями начальника Управления, начальниками отделов и заведующими секторами;

- утверждает положения о структурных подразделениях Управления;

- представляет предложения руководителю Аппарата Мэра и Правительства Москвы о назначении на должность и об освобождении от должности, о повышении квалификации, поощрении сотрудников Управления и наложении на них взысканий;

- обеспечивает выполнение сотрудниками Управления правил внутреннего трудового распорядка, должностных инструкций, правил работы со служебными документами;

- вносит руководителю Аппарата Мэра и Правительства Москвы предложения о формировании кадрового резерва Управления;

- совместно с Управлением государственной службы и кадров Правительства Москвы решает в соответствии с законодательством о государственной службе иные вопросы, связанные с прохождением государственной службы в Управлении, в том числе подбора, расстановки, переподготовки и повышения квалификации сотрудников Управления, в установленных случаях проведения аттестаций, квалификационных экзаменов, присвоения классных чинов, установления надбавок к должностным окладам;

- представляет соответствующему должностному лицу кандидатуры сотрудников Управления для командирования;

- осуществляет иные полномочия, необходимые для выполнения функций Управления.

4.4. Структура и штатное расписание Управления определяются руководителем Аппарата Мэра и Правительства Москвы по представлению начальника Управления в пределах численности работников, установленной Правительством Москвы.

4.5. Руководители структурных подразделений, входящих в состав Управления, осуществляют непосредственное руководство соответствующими подразделениями в пределах своей компетенции на основании настоящего Положения и положений о структурных подразделениях Управления.

4.6. Руководители структурных подразделений Управления утверждают должностные инструкции специалистов своих подразделений по согласованию с руководством Управления.

4.7. Сотрудники Управления являются государственными служащими города Москвы, на них распространяется законодательство о государственной службе и трудовое законодательство с особенностями, предусмотренными законодательством о государственной службе.

5. Внесение изменений и дополнений в Положение, реорганизация и ликвидация Управления

Внесение изменений и дополнений в Положение об Управлении, реорганизация и ликвидация Управления осуществляются Правительством Москвы в соответствии с федеральными нормативными правовыми актами и правовыми актами города Москвы.