Пояснительная записка к проекту Федерального закона "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части использования документов в электронной форме)" (подготовлен Минэкономразвития России 25.04.2016)

Пояснительная записка к проекту Федерального закона "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части использования документов в электронной форме)"
(подготовлен Минэкономразвития России 25.04.2016 г.)

Текст проекта

Досье на проект

Проект федерального закона "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации" (в части использования документов в электронной форме)(далее - законопроект) направлен на установление возможности использования в трудовых отношения документов в электронной форме.

Целесообразность совершенствования законодательства в сфере электронного кадрового документооборота отмечена в пункте 1.1 дорожной карты "Повышение качества регуляторной среды для бизнеса", утвержденной распоряжением Правительства Российской Федерации от 11 июня 2013 г. N 953-р. Данным пунктом предусматривается необходимость создания условий для использования электронных документов в кадровом документообороте (за исключением трудовых договоров).

В современных экономических условиях важное значение приобретает работа над уменьшением затрат, которые не связаны с основными средствами производства. Указанный подход актуален для компаний, которые работают в нескольких субъектах Российской Федерации и вынуждены содержать кадровую службу в каждом филиале (представительстве). Сокращение затрат возможно за счет оптимизации работы персонала, осуществляющего оформление документов на бумаге, отказа от аренды дополнительных помещений, в которых осуществляется хранение кадровых документов, сокращения расходов на канцелярские товары, закупку специальных шкафов и т.п. Согласно экспертным данным расходы, связанные с бумажным документооборотом, могут достигать до 10% от оборотных средств компании, доля кадровых документов в общем документообороте - 50%.

В настоящее время трудовое законодательство Российской Федерации предписывает ознакомление под собственноручную роспись работника с рядом документов работодателя, как при приеме на работу, так и при исполнении служебных обязанностей, а также подписание документов, используемых в трудовых отношениях, исключительно с использованием собственноручной подписи.

Так, в соответствии с частью второй статьи 22 Трудового кодекса Российской Федерации работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

В компаниях с высокой ротацией кадров рутинная работа, связанная с получением личных подписей работников, может повлечь нарушение сроков, установленных законодательством, что приводит к практике ознакомления с документами "задним числом".

Предусмотренное законопроектом ознакомление с локальными актами в электронном виде позволит одновременно ознакомить всех работников с принятым актом, не тратя время на личную встречу или пересылку документов, а также позволит работнику в удобное время ознакомиться с большим объемом документов.

На сегодняшний день в большей части организаций используются системы электронного документооборота или компьютерная техника, подключенная к информационно - телекоммуникационным сетям общего пользования.

Ряд компаний используют информационные системы не только для пересылки внутренних документов, но и при обмене электронными счетами-фактурами, валютными документами в электронном виде и др.

В этой связи для перевода кадровых документов в электронный вид компаниям может не потребоваться дополнительная закупка технических средств (в том числе электронных подписей).

Законопроектом предусматривается, что использование электронной подписи при взаимодействии сторон трудовых отношений допускается при соблюдении следующих условий:

работодателем принят локальный нормативный акт, устанавливающий порядок использования электронной подписи и случаи признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях;

работник ознакомлен с данным локальным нормативным актом под роспись;

работодатель принял организационно-технические меры для использования электронной подписи, в том числе: установлен порядок проверки электронной подписи, хранения электронных документов, обеспечивается целостность и неизменность документов, подписанных электронной подписью.

В случае несогласия работника с порядком использования электронной подписи, установленным локальным нормативным актом, по письменному заявлению работника использование электронной подписи в трудовых отношениях с данным работником не применяется.

С целью закрепления правового режима электронного кадрового документооборота предлагается установить, что под письменной формой документов подразумеваются документы, оформленные на бумажном носителе и подписанные соответствующим лицом или его представителем собственноручно, а также документы в электронной форме, подписанные соответствующим лицом или его представителем с использованием электронной подписи.

Если иное не установлено Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, при взаимодействии сторон трудовых отношений допускается использование электронной подписи.

С целью недопущения нарушения прав работников предлагается установить, что не допускается использование электронной подписи при оформлении документов, связанных с приемом на работу, заключением, изменением, прекращением трудового договора,документов, связанных с материальной и дисциплинарной ответственностью работника, документов, на основании которых производятся удержания из заработной платы работника, а также в иных случаях,

прямо предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами.

Трудовой кодекс Российской Федерации в настоящее время (глава 49.1) предусматривает возможность обмена электронными документами между работником и работодателем, в том числе при ознакомлении с локальными нормативными правовыми актами, применительно к договору о дистанционной работе, к которой относится работа вне места нахождения работодателя (вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя).

Представляется необоснованным разрешение осуществлять взаимодействие в электронном виде исключительно дистанционным работникам, ограничив в таком праве иных работников и работодателей.

Работник при достижении согласия об использовании усиленной квалифицированной электронной подписи должен иметь возможность использовать приобретенную им для получения государственных и муниципальных услуг и/или для подписания счетов-фактур электронную подпись. Работодатель, желающий инвестировать в проекты, связанные с использованием информационных технологий, может оплатить получение работником электронной подписи.

Перевод кадровых документов в электронный вид актуален для всех участников трудовых отношений. Развитие технологий, укрепление доверия к электронным документам и сервисам позволит большинству компаний перейти к созданию кадровых документов в электронной форме.

Принятие законопроекта не повлечет дополнительных расходов из федерального бюджета.