Проект Приказа Министерства финансов РФ "Об утверждении требований к форматам сведений, вносимых в записи актов гражданского состояния, составленные в форме электронных документов, и порядка представления, использования и хранения указанных сведений в целях формирования и ведения Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния" (подготовлен Минфином России 21.06.2018)

Проект Приказа Министерства финансов РФ "Об утверждении требований к форматам сведений, вносимых в записи актов гражданского состояния, составленные в форме электронных документов, и порядка представления, использования и хранения указанных сведений в целях формирования и ведения Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния"
(подготовлен Минфином России 21.06.2018 г.)

Досье на проект

Пояснительная записка

В соответствии с абзацем четвертым пункта 5 статьи 7 Федерального закона от 15 ноября 1997 г. N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 47, ст. 5340; 2015, N 1, ст. 70; 2016, N 26, ст. 3888; 2018, N 1, ст. 56) приказываю:

Утвердить прилагаемые:

Требования к форматам сведений, вносимых в записи акта гражданского состояния, составленные в форме электронных документов;

Порядок представления, использования и хранения сведений, вносимых в записи актов гражданского состояния, составленные в форме электронных документов, в целях формирования и ведения Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния.

Первый заместитель Председателя Правительства Российской Федерации Министр финансов Российской Федерации

А.Г. Силуанов

УТВЕРЖДЕНЫ
приказом Министерства финансов Российской Федерации
от "___" ____ 2018 г. N ___"

ТРЕБОВАНИЯ
к форматам сведений, вносимых в записи актов гражданского состояния, составленные в форме электронных документов

1. Сведения, вносимые в записи актов гражданского состояния, составленные в форме электронных документов (далее - сведения), должны быть:

сформированы в соответствии с порядком заполнения форм бланков записей актов гражданского состояния, утвержденным федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния, в соответствии с пунктом 4 статьи 6 Федерального закона от 15 ноября 1997 г. N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 47, ст. 5340; 2008, N 30, ст. 3616; 2012, N 47, ст. 6394; 2016, N 26, ст. 3888; 2018, N 1, ст. 22) в составе, соответствующем перечню сведений, включаемых в запись акта гражданского состояния, конвертируемую (преобразуемую) в форму электронного документа, утвержденному распоряжением Правительства Российской Федерации от 31 декабря 2016 г. N 2934-р (Собрание законодательства Российской Федерации, 2017, N 2, ст. 474);

указаны с использованием набора символов (кодировки UTF-8) для кириллических алфавитов и в соответствии с описанием форматов сведений и структуры электронного документа, предусмотренным для сведений, вносимых в записи акта гражданского состояния, конвертированные (преобразованные) в форму электронного документа, в соответствии с Требованиями к форматам сведений, вносимых в запись акта гражданского состояния, конвертируемую (преобразуемую) в форму электронного документа, утвержденными приказом Министерства финансов Российской Федерации от 12 октября 2017 г. N 150н "Об утверждении требований к форматам сведений, вносимых в запись акта гражданского состояния, конвертируемую (преобразуемую) в форму электронного документа, и порядка представления и использования указанных сведений в целях формирования и ведения Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации, 2 ноября 2017 г., регистрационный N 48771, Официальный интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru, 3 ноября 2017 г.) (далее - Требования к форматам сведений, вносимых в запись акта гражданского состояния, конвертируемую (преобразуемую) в форму электронного документа) с учетом особенностей, приведенных в приложении к настоящим Требованиям.

2. Электронный документ, содержащий сведения, должен быть:

подписан уполномоченным работником органа записи актов гражданского состояния с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи;

сформирован в соответствии с описанием форматов сведений и структуры электронного документа, предусмотренным для сведений, вносимых в записи актов гражданского состояния, конвертированные (преобразованные) в форму электронного документа, в соответствии с Требованиями к форматам сведений, вносимых в запись акта гражданского состояния, конвертируемую (преобразуемую) в форму электронного документа, с учетом особенностей, приведенных в приложении к настоящим Требованиям.

Приложение N 1
к Требованиям к форматам сведений, вносимых в запись акта гражданского
состояния, составленную в форме электронных документов,
утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации
от "___" ______ 2018 г. N ___

Особенности форматов сведений и структуры электронного документа записей актов гражданского состояния, составленных в форме электронных документов

Сведения, включаемые в записи актов гражданского состояния, составляемые в форме электронных документов, указываются в соответствии с Требованиями к форматам сведений, вносимых в запись акта гражданского состояния, конвертируемую (преобразуемую) в форму электронного документа, утвержденными приказом Министерства финансов Российской Федерации от 12 октября 2017 г. N 150н "Об утверждении требований к форматам сведений, вносимых в запись акта гражданского состояния, конвертируемую (преобразуемую) в форму электронного документа, и порядка представления и использования указанных сведений в целях формирования и ведения Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации, 2 ноября 2017 г., регистрационный N 48771, Официальный интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru, 3 ноября 2017 г.) (далее - Требования к форматам сведений) с учетом следующих особенностей:

1. Элемент "Сведения о типе информации" таблицы 1 Приложения к описанию форматов сведений, вносимых в запись акта гражданского состояния, конвертируемую (преобразуемую) в форму электронного документа, и структуры электронного документа приложения N 1 к Требованиям к форматам сведений (далее - Описание форматов и структуры) принимает значение "Электронные записи", идентификатор типа данных в модели данных, соответствующих указанному элементу, имеет 18 знаков в строке (Т=18).

2. Элемент "Сведения о коде экземпляров записи акта гражданского состояния, использованных при переводе (конвертации) записи акта гражданского состояния в форму электронного документа" таблицы 7 Приложения к Описанию форматов и структуры принимает значение "1".

3. Элемент "Сведения о действиях по нормализации сведений о годе" таблицы 8 Приложения к Описанию форматов и структуры принимает единственное значение в соответствии со справочником действий по нормализации сведений, включенных в запись акта гражданского состояния, соответствующее факту не произведения действий по нормализации сведений о годе.

4. Элемент "Уникальные сведения о дне" таблицы 8, элемент "Наименование органа записи актов гражданского состояния, которым произведена государственная регистрация акта гражданского состояния, в случае несоответствия наименования написанию, приведенному в справочнике органов записи актов гражданского состояния" таблицы 5, элемент "Сведения об уникальном наименовании страны" таблицы 36 Приложения к Описанию форматов и структуры не используются.

5. Элементы Приложения к Описанию форматов и структуры, характеризующие признаки отсутствия иных элементов, не используются, за исключением следующих элементов Приложения к Описанию форматов и структуры:

элемент "Признак отсутствия нормализованных сведений о годе" таблицы 8;

элемент "Признак отсутствия сведений о причине смерти" таблицы 15;

элемент "Признак отсутствия сведений о содержании внесенного исправления (изменения)" таблицы 23;

элемент "Признак отсутствия сведений о номере документа" таблицы 24;

элемент "Признак отсутствия сведений о внесенной отметке" таблицы 25;

элемент "Признак отсутствия сведений о коде внесенной отметке" таблицы 26;

элемент "Признак отсутствия сведений об отчестве лица, подписавшего версию записи акта гражданского состояния, конвертированную (преобразованную) в форму электронного документа" таблицы 27;

элемент "Признак отсутствия сведений об отчестве физического лица" таблицы 33;

элемент "Признак отсутствия сведений о половой принадлежности" таблицы 45;

элемент "Признак отсутствия сведений о нормализованном возрасте" таблицы 46;

элемент "Признак отсутствия сведений о национальности" таблицы 47;

элемент "Признак отсутствия сведений об элементе планировочной структуры" таблицы 49;

элемент "Признак отсутствия сведений об элементе улично-дорожной сети" таблицы 49;

элемент "Признак отсутствия сведений о номере здания" таблицы 49;

элемент "Признак отсутствия сведений о номере помещения в пределах здания" таблицы 49;

элемент "Признак отсутствия сведений о коде половой принадлежности" таблицы 50;

элемент "Признак отсутствия сведения о коде национальности в соответствии со справочником национальностей" таблицы 51.

6. Элемент "Наименование алфавита, использованного при составлении версии записи акта гражданского состояния" таблицы 6 Приложения к Описанию форматов и структуры принимает единственное значение в соответствии со справочником алфавитов, предусматривающее, что запись акта гражданского состояния составлена на русском языке.

7. По всему тексту Требований к форматам сведений под выражением "запись акта гражданского состояния, конвертируемая (преобразуемая) в форму электронного документа" следует понимать выражение "запись акта гражданского состояния, содержащая сведения".

8. Все элементы Приложения к Описанию форматов и структуры, характеризующие нормализованные значения, не используются. В указанных случаях указываются элементы Приложения к Описанию форматов и структуры, характеризующие признаки отсутствия сведений, которые принимают единственное значение в соответствии со справочником причин отсутствия сведений, предусматривающее, что нормализации сведений не требовалось (нормализация сведения не производилась).

9. Допускается подписание всех элементов Приложения к Описанию форматов и структуры, характеризующих кодированные значения сведений, при подписании файла, содержащего сведения электронных документов и создаваемого в соответствии с Описанием форматов и структуры при передаче сведений в Федеральную налоговую службу.

10. Файл, создаваемый в соответствии с Описанием форматов и структуры при передаче сведений в Федеральную налоговую службу и содержащий сведения электронных документов, имеет следующее наименование:

VO_ZAGSEDOC_EGRZAGS_O_GMD_N, где

O, GMD, N - принимают значения в соответствии с Описанием форматов и структуры.

УТВЕРЖДЕНЫ
приказом Министерства финансов Российской Федерации
от "___" ____ 2018 г. N ___"

ПОРЯДОК
представления, использования и хранения сведений, вносимых в записи актов гражданского состояния, составленные в форме электронных документов, в целях формирования и ведения единого государственного реестра записей актов гражданского состояния

1. Настоящий Порядок определяет правила представления, использования и хранения сведений, вносимых в записи актов гражданского состояния, составленные в форме электронных документов (далее - сведения), в целях формирования и ведения Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния.

2. Сведения представляются органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации, в компетенцию которого входит организация деятельности по государственной регистрации актов гражданского состояния на территории субъекта Российской Федерации или администрации г. Байконур (далее - уполномоченный орган), в форме файла в Федеральную налоговую службу для использования в целях формирования и ведения Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния начиная с 1 октября 2018 года.

Уполномоченные органы обеспечивают завершение предоставления в Федеральную налоговую службу всех сведений, составленных органами записи актов гражданского состояния на территории субъекта Российской Федерации или администрации г. Байконур, с 1 апреля 2015 года по 31 сентября 2018 года, до 31 декабря 2020 года.

3. Сведения, представляемые в Федеральную налоговую службу, должны соответствовать Требованиям к форматам сведений, вносимых в записи актов гражданского состояния, составленные в форме электронных документов, утверждаемым настоящим приказом (далее - требования к форматам сведений), в том числе:

1) должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного работника органа записи актов гражданского состояния;

2) сведения должны отвечать требованиям к форматам сведений в части полноты, соблюдения имен и типов элементов, типов данных, описания сведений, в том числе правил их формирования и (или) проверки.

4. В случае, если в запись акта гражданского состояния, содержащую сведения, внесены исправления и (или) изменения, представлению в Федеральную налоговую службу подлежат сведения с учетом всех внесенных исправлений и (или) изменений.

При представлении в Федеральную налоговую службу сведений, в которые внесены изменения и (или) исправления, подлежит представлению соответствующее количеству внесенных исправлений и (или) изменений количество версий электронного документа, содержащего сведения.

5. Федеральная налоговая служба при получении файла, содержащего сведения, осуществляет его регистрацию в журнале приема копий записей актов гражданского состояния, ведение которого осуществляется в соответствии с Порядком представления и использования сведений, вносимых в запись акта гражданского состояния, конвертируемую (преобразуемую) в форму электронного документа, в целях формирования и ведения Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния, утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации от 12 октября 2017 г. N 150н "Об утверждении требований к форматам сведений, вносимых в запись акта гражданского состояния, конвертируемую (преобразуемую) в форму электронного документа, и порядке представления и использования указанных сведений в целях формирования и ведения Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации, 2 ноября 2017 г., регистрационный N 48771, Официальный интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru, 3 ноября 2017 г.).

6. После регистрации файла Федеральная налоговая служба проводит проверку соблюдения при создании электронного документа требований к форматам сведений.

7. В случае положительного результата проверки, проведенной в соответствии с пунктом 6 настоящего Порядка, Федеральная налоговая служба не позднее пяти рабочих дней после получения сведений формирует и направляет в федеральной государственной информационной системе ведения Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния (далее - информационная система) в адрес уполномоченного органа протокол о соблюдении требований к форматам сведений.

Протокол о соблюдении требований к форматам сведений подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью Федеральной налоговой службы.

8. Протокол о соблюдении требований к форматам сведений представляет собой документ, содержащий следующую информацию:

номер и дату направления протокола;

наименование уполномоченного органа;

наименование файла, содержащего сведения, дату его получения, регистрационный номер Федеральной налоговой службы;

номера записей актов гражданского состояния, входящих в файл;

номера записей актов гражданского состояния, представленных повторно в связи с внесенными исправлениями (изменениями);

номера записей актов гражданского состояния, представленных повторно в связи с обнаруженными ошибками в сведениях;

сведения о соблюдении требований к форматам сведений;

сведения о замене ранее включенных в Единый государственный реестр записей актов гражданского состояния копий записей актов гражданского состояния;

подпись Федеральной налоговой службы.

9. В случае отрицательного результата проверки, проведенной в соответствии с пунктом 6 настоящего Порядка, Федеральная налоговая служба не позднее пяти рабочих дней после получения сведений формирует и направляет в информационной системе в адрес уполномоченного органа протокол, содержащий перечень выявленных несоответствий по соответствующим сведениям, который подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью Федеральной налоговой службы.

10. Протокол, содержащий перечень выявленных несоответствий, представляет собой документ, содержащий следующую информацию:

номер и дату направления протокола;

наименование уполномоченного органа;

наименование файла, содержащего сведения, дату его получения, регистрационный номер Федеральной налоговой службы;

номера записей актов гражданского состояния, входящих в файл, в отношении которых соблюдены требования к форматам сведений;

сведения о соблюдении требований к форматам сведений в отношении соответствующих номеров записей актов гражданского состояния, входящих в файл;

номера записей актов гражданского состояния, входящих в файл, в отношении которых не соблюдены требования к форматам сведений;

сведения о выявленных несоответствиях сведений требованиям к форматам сведений в отношении соответствующих номеров записей актов гражданского состояния, входящих в файл;

подпись Федеральной налоговой службы.

11. Уполномоченный орган не позднее десяти рабочих дней со дня получения протокола, указанного в пункте 9 настоящего Порядка и содержащего перечень выявленных несоответствий, осуществляет исправление выявленных несоответствий и повторно направляет на проверку в Федеральную налоговую службу сведения, по которым выявлены несоответствия.

12. Федеральная налоговая служба не позднее трех рабочих дней со дня проверки сведений, по которым определено соответствие требованиям к форматам сведений в соответствии с пунктом 7 настоящего Порядка, обеспечивает внесение образуемых ими записей актов гражданского состояния в Единый государственной реестр записей актов гражданского состояния.

13. В случае обнаружения до ввода в эксплуатацию информационной системы и до начала ведения в ней Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния в соответствии с Федеральным законом от 15 ноября 1997 г. N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 7, ст. 5340; 2015, N 1, ст. 70; 2016, N 26, ст. 3888; 2018, N 1, ст. 56) (далее - Федеральный закон "Об актах гражданского состояния") ошибок в сведениях, которые предоставлены в Федеральную налоговую службу, указанные сведения исправляются и повторно представляются в Федеральную налоговую службу.

После повторного представления исправленных сведений в Федеральную налоговую службу, ранее составленная запись акта гражданского состояния, хранящаяся в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния, удаляется.

При повторном представлении исправленных сведений в Федеральную налоговую службу подлежат представлению все версии записи акта гражданского состояния, содержащей указанные сведения.

14. В случае обнаружения после начала ведения Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния в соответствии с Федеральным законом "Об актах гражданского состояния" ошибок в сведениях, которые предоставлены в Федеральную налоговую службу, указанные сведения исправляются путем внесения исправлений и (или) изменений в соответствующую запись акта гражданского состояния в соответствии с Федеральным законом "Об актах гражданского состояния" в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния.

15. Использование сведений, включенных в Единый государственный реестр записей актов гражданского состояния, осуществляется при государственной регистрации актов гражданского состояния, совершении иных юридически значимых действий уполномоченными органами, а также при предоставлении сведений из Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния в соответствии с Федеральным законом "Об актах гражданского состояния".

16. Сведения, включенные в Единый государственный реестр записей актов гражданского состояния, не подлежат преобразованию.

Сведения, включенные в Единый государственный реестр записей актов гражданского состояния, подлежат постоянному хранению, их уничтожение и изъятие не допускаются. В случае внесения исправлений или изменений в сведения записи актов гражданского состояния, содержащихся в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния, ранее внесенные в Единый государственной реестр записей актов гражданского состояния сведения записей актов гражданского состояния сохраняются.

17. Сведения хранятся в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния в порядке, определенном для записей актов гражданского состояния, составленных в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния, в соответствии с Федеральным законом "Об актах гражданского состояния".