Пояснительная записка к проекту Федерального закона "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части регулирования вопросов конвертации электронных документов, их хранения, создания электронных и (или) материальных дубликатов документов" (подготовлен Минэкономразвития России 26.06.2020) (не действует)

Пояснительная записка к проекту Федерального закона "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части регулирования вопросов конвертации электронных документов, их хранения, создания электронных и (или) материальных дубликатов документов"
(подготовлен Минэкономразвития России 26.06.2020 г.)

Текст проекта

Досье на проект

Проект федерального закона "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части регулирования вопросов конвертации электронных документов, их хранения, создания электронных и (или) материальных дубликатов документов" (далее - законопроект) разработан в целях реализации пункта 1.2 паспорта федерального проекта "Нормативное регулирование цифровой среды" национальной программы "Цифровая экономика Российской Федерации".

Актуальность и своевременность урегулирования указанных вопросов обусловлена масштабным переходом государственных органов и юридических лиц на электронный документооборот, ростом объема документов, образующихся в деятельности организаций, а также необходимостью оптимизации бизнес-процессов в целях сокращения издержек на хранение и обработку бумажных документов. Законопроект направлен на совершенствование правового регулирования в сфере создания и использования электронных документов, а также на обеспечение возможности использования электронных документов на протяжении всего срока их хранения, в том числе при переходе на новые форматы.

Расширение сферы применения электронного документооборота должно производиться без ущерба для аутентичности, целостности и доступности электронных документов. Достижение указанной цели возможно при условии создания инфраструктуры, позволяющей участникам рынка обеспечивать перевод документов из бумажной формы в электронную и наоборот, преобразовывать электронные документы из одного формата в другой, а также (по своему усмотрению) делегировать функции хранения электронных документов третьим лицам без создания угрозы нарушения их сохранности и юридической значимости.

Законопроект регламентирует ряд востребованных участниками оборота процедур, связанных с переводом документа на материальном (бумажном или аналогичном) носителе в электронный вид и обратно (создание электронных или материальных дубликатов), а также со сменой формата электронного документа (конвертация). При этом законопроект не вводит монополию какого-либо субъекта на осуществление указанных операций, - возможность конвертировать электронные документы, создавать юридически значимые дубликаты документов, а также хранить электронные документы при условии соблюдения определенных требований будет предоставлена различным субъектам.

В ходе конвертации электронных документов (конвертируемого и конвертированного электронного документа разных форматов - например, PDF, RTF, XML) должны быть соблюдены определенные меры для обеспечения неизменности информации. В частности, в конвертированном документе должна сохраняться и структура (последовательность данных), и содержание документа; также требуется подписание итогового (конвертированного) документа усиленными электронными подписями лица (лиц), производивших конвертацию. Требование о наличии полномочий, предоставленных всеми создателями документа (при самостоятельном создании дубликата лицами, не являющимися специальными субъектами), дополнительно гарантирует защиту документа от несанкционированного изменения его содержания в ходе конвертации. Для создания дубликатов документов предусмотрены аналогичные правила.

В ходе создания дубликата должно быть сохранено содержание исходного документа, а сам дубликат должен быть подписан усиленными электронными подписями или собственноручными подписями лиц, уполномоченных на создание дубликата; также должны соблюдаться определенные технические требования, гарантирующие защиту от утери (изменения) информации, установленные Правительством Российской Федерации.

Лица, создавшие электронные дубликаты, получат возможность сократить срок хранения документов на бумажных носителях (при этом срок хранения не должен составлять менее 1 года).

Помимо регулирования вопросов конвертации и создания дубликатов документов, законопроект также содержит нормы, регулирующие порядок хранения электронных документов (в том числе электронных архивных документов).

Законопроектом вносятся изменения в ряд отраслевых федеральных законов. Внесение соответствующих изменений обуславливается необходимостью прямого указания лиц, которые могут осуществлять деятельность по конвертации, созданию электронных и материальных дубликатов документов, а также хранению электронных документов без прохождения процедуры аккредитации.

Реализация проекта федерального закона не потребует расходов средств бюджетов бюджетной системы Российской Федерации.

Проект федерального закона соответствует положениям Договора о Евразийском экономическом союзе, а также положениям иных международных договоров Российской Федерации.

С учетом необходимости разработки, согласования и принятия значительного объема подзаконных нормативных правовых актов, требуемых для реализации полноценного механизма правового регулирования отношений, складывающихся в сфере конвертации электронных документов, их хранения, создания электронных и (или) материальных дубликатов документов, а также получения аккредитации на осуществление указанной деятельности, представляется необходимым предусмотреть отсрочку вступления в силу положений законопроекта на срок 180 дней со дня официального опубликования соответствующего федерального закона.