Проект Приказа Министерства юстиции РФ "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования нотариальных документов" (подготовлен Минюстом России 07.11.2022) (документ принят)

Проект Приказа Министерства юстиции РФ "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования нотариальных документов"
(подготовлен Минюстом России 07.11.2022 г.)

Досье на проект

Пояснительная записка

В соответствии с частью четвертой статьи 9 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 N 4462-I (Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, N 10, ст. 357; Собрание законодательства Российской Федерации, 2022, N 29, ст. 5306), пунктом 1 Положения о Министерстве юстиции Российской Федерации, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 13.10.2004 N 1313 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 42, ст. 4108; 2021, N 28, ст. 5489), приказывfю:

1. Утвердить прилагаемый Порядок организации хранения, комплектования, учета и использования нотариальных документов.

2. Настоящий приказ вступает в силу с 11.01.2023.

Министр

К.А. Чуйченко

УТВЕРЖДЕНЫ
решением Правления Федеральной нотариальной палаты
от _______________ N __________

УТВЕРЖДЕНЫ
приказом Министерства юстиции Российской Федерации
от _______________ N ___________

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования нотариальных документов

I. Общие положения

1.1. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования нотариальных документов (далее - Правила) разработаны в соответствии с частью четвертой статьи 9 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате (далее - Основы)*(1).

1.2. Правила определяют порядок и требования к организации хранения, комплектования, учета и использования нотариальных документов нотариальными архивами нотариальных палат субъектов Российской Федерации (далее - нотариальные палаты).

1.3. В Правилах используются термины и определения, применяемые в Федеральном законе от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"*(2), Основах, Федеральном законе от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"*(3), Федеральном законе от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи"*(4) (далее - Федеральный закон N 63-ФЗ) и других нормативных правовых актах, на основе которых разработаны Правила.

1.4. Нотариальный архив осуществляет принятие на хранение, комплектование, упорядочение, учет и использование архивных нотариальных документов нотариусов, занимающихся частной практикой, созданных в результате их деятельности, нотариальных документов государственных нотариальных контор в случаях их упразднения или прекращения полномочий нотариуса государственной нотариальной конторы, находящихся на временном хранении у нотариусов, занимающихся частной практикой, а также иных номенклатурных дел, в том числе реестров регистрации нотариальных действий, книг и журналов, по решению нотариальной палаты.

Для работы с копиями нотариальных документов на бумажном носителе, хранящимися в единой информационной системе нотариата (далее - ЕИС) в виде их электронных образов (далее - электронный образ нотариального документа), и для выдачи копий нотариальных документов в электронной форме работники нотариального архива используют усиленную квалифицированную электронную подпись, созданную в соответствии с Федеральным законом N 63-ФЗ (далее - квалифицированная электронная подпись).

1.5. Нотариальный архив создается и содержится за счет средств нотариальной палаты.

II. Порядок комплектования и учета нотариальных документов

2.1. Нотариальный архив принимает номенклатурные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения раздела 01 номенклатуры дел, образовавшиеся в процессе деятельности нотариуса, занимающегося частной практикой, или нотариуса государственной нотариальной конторы.

По решению нотариальной палаты нотариальный архив принимает на хранение иные номенклатурные дела, образующиеся в процессе нотариальной деятельности.

Нотариальный архив принимает номенклатурные дела нотариусов, занимающихся частной практикой, сложивших полномочия, а также номенклатурные дела государственных нотариальных контор, находившихся на временном хранении у нотариуса, занимающегося частной практикой.

Номенклатурные дела нотариуса, занимавшегося частной практикой, который был освобожден от полномочий по решению суда либо полномочия которого были прекращены в связи с его смертью, передаются комиссией, созданной в соответствии с правилами нотариального делопроизводства, в нотариальный архив нотариальной палаты, членом которой являлся нотариус, за исключением номенклатурных дел, не оконченных производством, в том числе наследственных и депозитных дел.

2.2. Нотариальный архив осуществляет прием номенклатурных дел от нотариусов - членов соответствующей нотариальной палаты в соответствии с утвержденным президентом нотариальной палаты графиком приема документов от нотариусов по истечении десяти лет начиная с 1 января года, следующего за последним годом временного хранения нотариальных документов нотариусом, занимающимся частной практикой.

Номенклатурные дела принимаются нотариальным архивом с индексами, предусмотренными номенклатурой дел нотариуса в соответствии с Правилами нотариального делопроизводства.

Возможно частичное принятие номенклатурных дел, но не менее чем за 1 календарный год.

2.3. Номенклатурные дела, оформленные в соответствии с Правилами нотариального делопроизводства, передаются в нотариальный архив на бумажных носителях.

Номенклатурные дела нотариусов, сложивших полномочия и государственных нотариальных контор, находившихся на временном хранении у нотариуса, занимающегося частной практикой, принимаются нотариальным архивом в том виде, в котором их принял нотариус, осуществлявший временное хранение.

В этом случае работники нотариального архива самостоятельно производят сканирование нотариальных документов и переформирование номенклатурных дел в порядке, предусмотренном разделом VIII "Оформление дел" с учетом особенностей, предусмотренных разделом XI Правил нотариального делопроизводства.

2.4. При приеме на хранение номенклатурных дел нотариуса работник нотариального архива в присутствии нотариуса проверяет соответствие описи номенклатурных дел нотариуса в единой информационной системе нотариата за определенный год и принимаемых от нотариуса номенклатурных дел на бумажном носителе.

Акт приема-передачи номенклатурных дел, сформированный в единой информационной системе нотариата, подписывается квалифицированными электронными подписями нотариуса и работника нотариального архива.

При приеме на хранение номенклатурных дел нотариусов, сложивших полномочия и государственных нотариальных контор, находившихся на временном хранении у нотариуса, занимающегося частной практикой, работник нотариального архива в присутствии нотариуса или комиссии в случаях, установленных пунктом 92.2 Правил нотариального делопроизводства, проверяет соответствие акту приема-передачи указанных дел нотариусу и принимаемых от нотариуса или комиссии номенклатурных дел на бумажном носителе. В акте приема-передачи работником нотариального архива делаются отметки о состоянии дел: удовлетворительное и не удовлетворительное (ветхое), а также отражаются факты отсутствия дел.

2.5. Сведения о приеме номенклатурных дел нотариуса в нотариальный архив вносятся в картотеку нотариального архива, ведущуюся в электронной форме.

2.6. Работник нотариального архива после приема номенклатурных дел на хранение включает их в картотеку нотариального архива, содержащую сведения о составе единиц хранения, их систематизации и учете.

Учетная карточка архивного хранения номенклатурных дел на бумажном носителе включает следующие сведения:

фамилия, имя, отчество (при наличии) нотариуса, передавшего дела на хранение;

фамилия, имя, отчество (при наличии) нотариуса, в деятельности которого были созданы нотариальные документы (в случае хранения документов нотариуса, чьи полномочия прекращены, иным нотариусом и передачи им нотариальных документов в нотариальный архив);

наименование и номер (при наличии) государственной нотариальной конторы (в случае ее упразднения) или фамилия, имя, отчество (при наличии) государственного нотариуса, чьи полномочия были прекращены (в случае хранения документов государственной нотариальной конторы иным нотариусом и передачи им нотариальных документов в нотариальный архив);

год, за который приняты номенклатурные дела;

индексы дел, переданных на хранение, количество томов (единиц хранения);

номер стеллажа, полки и контейнера, в которых хранятся номенклатурные дела нотариуса за каждый год;

учетный номер нотариального архива.

В карточке архивного хранения номенклатурных дел отражаются сведения об использовании нотариальных документов, включая их выемку по требованию суда, прокуратуры, органов следствия в связи с находящимися в их производстве уголовными, гражданскими или административными делами.

III. Порядок хранения нотариальных документов

3.1. Нотариальный архив организует хранение нотариальных документов путем реализации системы мероприятий, включающей рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием.

3.2. Хранение архивных документов в нотариальном архиве обеспечивается реализацией комплекса мероприятий, направленных на поддержание в оптимальном физическом состоянии хранящихся в нем архивных документов, а также минимизацию рисков их порчи и (или) утраты, к которым относятся:

а) предоставление изолированных помещений для размещения архивных документов и проведения работ, связанных с архивным хранением, оснащенных средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией, оборудованием для хранения документов;

б) соблюдение противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенических режимов;

в) выполнение требований к размещению документов в помещении нотариального архива - специально оборудованном хранилище (помещении) для хранения архивных документов;

г) проведение проверки наличия и состояния сохранности архивных документов;

д) качественное описание и своевременная постановка архивных документов на учет;

е) применение информационной архивной системы для учета архивных документов.

3.3. В зависимости от объема хранимых документов нотариальный архив размещается:

в специализированном здании, отвечающем требованиям к архивным зданиям, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства;

в специально оборудованном для хранения документов изолированном помещении(ях).

3.4. Требования к помещению нотариального архива и его эксплуатации установлены в Приложении N 1 к настоящим Правилам.

3.5. Посторонние лица допускаются в помещение нотариального архива только с разрешения руководителя нотариального архива (его заместителя) и в присутствии работника нотариального архива.

3.6. Стеллажи, контейнеры и полки в помещении нотариального архива нумеруются. Стеллажи и контейнеры нумеруются слева направо от входной двери, а полки на стеллажах - сверху вниз.

3.7. Архивные документы размещаются в первичных средствах хранения на бумажном носителе - в коробках и (или) папках.

На первичном средстве хранения архивных документов наносятся способом, позволяющим его бесконтактную идентификацию:

фамилия, имя, отчество (при наличии) нотариуса, передавшего дела на хранение;

фамилия, имя, отчество (при наличии) нотариуса, в деятельности которого были созданы нотариальные документы (в случае хранения документов нотариуса, чьи полномочия прекращены, иным нотариусом и передачи им нотариальных документов в нотариальный архив);

номер государственной нотариальной конторы (в случае ее упразднения) или фамилия, имя, отчество (при наличии) государственного нотариуса, чьи полномочия были прекращены, (в случае хранения документов государственной нотариальной конторы иным нотариусом и передачи им нотариальных документов в нотариальный архив);

отчетный год;

индексы дел, переданных на хранение;

номер описи дел.

3.8. В случае выявления недостатков в оформлении номенклатурных дел, переданных в нотариальный архив (отсутствие в единой информационной системе нотариата электронного образа нотариального документа или включение некачественного электронного образа нотариального документа) работник нотариального архива вправе самостоятельно отсканировать такой документ, разместить его в ЕИС и создать соответствующую запись в ЕИС, включающую электронный образ нотариального документа, подписанный квалифицированной электронной подписью работника нотариального архива, в соответствии с Порядком хранения нотариальных документов в электронной форме, электронных образов нотариальных документов, созданных на бумажном носителе, содержащихся в единой информационной системе нотариата, включая технические требования к форматам таких документов, использования усиленной квалифицированной электронной подписи при их хранении и доступа к таким документам*(5) (далее - Порядок хранения нотариальных документов в электронной форме).

3.9. Нотариальные документы на бумажном носителе нотариусов, прекративших полномочия, и упраздненных государственных нотариальных контор, находящиеся в переданных в нотариальный архив номенклатурных делах, сканируются работником нотариального архива самостоятельно в соответствии с графиком, утверждаемым президентом нотариальной палаты, и направляются на хранение в единую информационную систему нотариата в соответствии с Порядком хранения нотариальных документов в электронной форме.

3.10. Нотариальные документы, изъятые у нотариуса до передачи в нотариальный архив в соответствии со статьей 5 Основ, подлежат возврату судом, прокуратурой, органами следствия в нотариальный архив в случае, если к моменту возврата нотариальных документов соответствующее номенклатурное дело передано в нотариальный архив.

IV. Порядок выдачи нотариальных документов из нотариального архива, архивных справок

4.1. Лицам, указанным в статьях 5 и 52 Основ, нотариальным архивом могут быть выданы (представлены):

сведения о наличии (отсутствии) в нотариальном архиве запрашиваемой информации (документов);

архивная справка, содержащая запрашиваемую информацию с указанием архивных документов, на основании которых она составлена. В архивной справке допускается цитирование документов;

архивная копия нотариального документа.

Плата, взимаемая за выдачу архивных справок и архивных копий нотариальных документов, в том числе в электронной форме, зачисляется на расчетный счет нотариальной палаты.

Запросы органов государственной власти и органов местного самоуправления, указанных в части четвертой статьи 5 Основ, направляемых в целях исполнения ими своих полномочий, исполняются на безвозмездной основе.

Нотариусам услуги нотариального архива предоставляются бесплатно.

4.2. Срок исполнения запросов органов государственной власти и органов местного самоуправления и нотариусов составляет не более 5 рабочих дней со дня получения запроса.

Срок исполнения запроса на поиск документа и подготовку его копии либо дубликата составляет не более 5 рабочих дней со дня получения оплаты за услуги нотариального архива.

Срок выдачи архивной справки, предоставления иной информации из архива составляет не более 5 рабочих дней со дня получения оплаты за услуги нотариального архива.

В отдельных случаях, при затрудненном поиске в отсутствие точных данных, срок исполнения может быть определен нотариальной палатой, но не более 30 календарных дней.

4.3. Сведения о наличии (отсутствии) в нотариальном архиве запрашиваемой информации (документов), архивная справка, архивная копия нотариального документа выдаются только заявителям (лицам, обратившимся за совершением этого нотариального действия самостоятельно или через представителя), если иное не предусмотрено Основами, в соответствии с письменным запросом (формы запросов представлены в Приложении N 2 к настоящим Правилам) на основании письменного распоряжения руководителя нотариального архива или его заместителя в виде резолюции.

Оригиналы архивных нотариальных документов выдаются по требованию суда, прокуратуры, органов следствия в связи с находящимися в их производстве уголовными, гражданскими или административными делами в соответствии с частью четвертой статьи 5 Основ на основании письменного распоряжения руководителя нотариального архива или его заместителя.

4.4. Факт выдачи сведений о наличии (отсутствии) в нотариальном архиве запрашиваемой информации (документов) в письменном виде, архивная справка, архивная копия нотариального документа из нотариального архива регистрируется в электронном журнале обращений в нотариальный архив в соответствии с установленным в нотариальной палате порядком делопроизводства.

4.5. При изъятии подлинников документов в дело помещается заверенная карта-заместитель (Приложение N 3 к настоящим Правилам). При возвращении документа карта-заместитель изымается и хранится в нотариальном архиве до минования надобности.

4.6. При наличии информационной архивной системы учет выдачи документов из нотариального архива ведется в электронном виде.

4.7. Не выдаются из нотариального архива документы:

находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии;

не прошедшие технического оформления и описания;

в случае, если у заявителя отсутствуют документы, подтверждающие его полномочия выступать от имени третьих лиц, в отношении которых сделан запрос.

4.8. Перед выдачей и при возвращении документов в нотариальный архив проверяются нумерация листов и состояние каждого выданного документа.

4.9. Состояние документов, возвращаемых в нотариальный архив, проверяется в присутствии лица, возвращающего их.

При обнаружении недостачи документов или отдельных листов в них, а также повреждений документов работник нотариального архива сообщает об этом руководству и отражает данный факт в карте-заместителе.

4.10. Архивная справка оформляется на бланке нотариальной палаты с обозначением названия ("Архивная справка"), подписывается уполномоченным работником нотариального архива и заверяется печатью нотариальной палаты для архивных документов. Архивная справка, подготовленная в форме электронного документа в формате pdf, подписывается квалифицированной электронной подписью указанного лица.

В тексте архивной справки данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточности названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала"). В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором (создателем документа), не поддающиеся прочтению места текста документа ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии.

В архивной справке должно быть указано, в каком номенклатурном деле хранится документ, являющийся основанием для ее составления, или какое номенклатурное дело является основанием для ее составления.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, все листы должны быть прошиты, пронумерованы и заверены печатью нотариальной палаты для архивных документов.

4.11.  Архивная копия, воспроизводящая архивный документ, изготовляется на бумажном носителе либо в электронной форме.

Архивная копия на бумажном носителе заверяется уполномоченным работником нотариального архива и печатью нотариальной палаты для архивных документов, а изготовленная в электронной форме архивная копия подписывается квалифицированной электронной подписью указанного лица.

4.12. Ответы на запросы в форме документа на бумажном носителе направляются (представляются) заявителем способом, указанным в запросе.

4.13. Архивная справка в электронной форме и архивная копия в электронной форме, подготовленные в соответствии с пунктом 4.10, пунктом 4.11 настоящих Правил соответственно, направляются (предоставляются) заявителю по указанному им адресу электронной почты либо направляются в Личный кабинет заявителя в единой информационной системе нотариата.

V. Порядок выдачи номенклатурных дел из нотариального архива

5.1. В случае необходимости возобновления производства по находящемуся в нотариальном архиве наследственному делу такое наследственное дело выдается нотариусу в связи с поступившим заявлением лица (Приложение N 2 к настоящим Правилам), желающего получить свидетельство о праве на наследство (свидетельство о праве собственности на долю в общем имуществе супругов). Наследственное дело выдается нотариусу, сдавшему наследственное дело на хранение в нотариальный архив. В случае прекращения нотариальной деятельности таким нотариусом наследственное дело выдается нотариусу, определенному распоряжением нотариальной палаты.

Выдача наследственного дела и возврат наследственного дела в нотариальный архив осуществляется с соблюдением абзаца второго пункта 5.2 Правил. При этом в карте-заместителе единицы хранения отражается количество листов возвращенного наследственного дела в случае выдачи дополнительных свидетельств о праве на наследство (о праве собственности пережившего супруга).

5.2. Иные номенклатурные дела выдаются по требованию суда, прокуратуры, органов следствия в связи с находящимися в их производстве уголовными, гражданскими или административными делами в соответствии с частью четвертой статьи 5 Основ на основании письменного распоряжения руководителя нотариального архива или его заместителя.

При выдаче или изъятии номенклатурных дел составляется заверенная карта-заместитель единицы хранения (Приложение N 4 к настоящим Правилам). При возвращении дела карта-заместитель изымается и хранится в нотариальном архиве до минования надобности.

VI. Порядок уничтожения архивных документов по истечении срока хранения

6.1. По истечении срока временного хранения архивные дела уничтожаются по акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (Приложение N 5 к настоящим Правилам).

6.2. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждается уполномоченным работником нотариального архива.

6.3. В картотеке нотариального архива делается отметка о дате и способе уничтожения нотариальных документов.

VII. Порядок передачи архивных документов при смене лица, ответственного за ведение архива

7.1. При смене уполномоченного работника нотариального архива прием-передача архивных документов, архивных учетных документов и справочно-поисковых систем (далее - прием-передача дел) осуществляется комиссией, назначаемой правлением нотариальной палаты.

7.2. При приеме-передаче дел проводится:

сплошная или выборочная (по решению правления нотариальной палаты) проверка наличия и состояния нотариальных документов, архивных учетных документов и справочно-поисковых средств;

инвентаризация используемого в нотариальном архиве оборудования.

7.3. Прием-передача дел оформляется актом (Приложение N 6 к настоящим Правилам).

ПРИЛОЖЕНИЕ N 1
к Правилам организации хранения, комплектования,
учета и использования нотариальных документов

Требования к помещению нотариального архива и его эксплуатации

1. Обязательной функциональной частью нотариального архива является изолированное помещение для хранения архивных документов на специальном оборудовании (далее - помещение нотариального архива), которое должно:

иметь площадь, определяемую из расчета 400 единиц хранения на 1 кв. метр, и отделяться от соседних помещений огнеупорными стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов;

не располагаться в подвальных и чердачных помещениях;

быть удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений и не иметь общих с ними вентиляционных каналов;

не иметь проложенных через него труб водоснабжения и канализации, технологических или бытовых выводов воды, нагревательных приборов;

иметь естественную или искусственную вентиляцию, обеспечивающую рециркуляцию воздуха, стабильность температурно-влажностного режима;

иметь выходы к лифтам и (или) лестничным клеткам;

быть оборудовано дверьми с повышенной технической укрепленностью, оснащенными замками повышенной секретности;

иметь окна с запирающимися решетками при размещении на первом этаже здания;

обеспечивать свободную циркуляцию воздуха, исключающую образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении (наличии естественной или искусственной вентиляции, кратность воздухообмена в час которой составляет 2-3);

иметь охранную сигнализацию.

Материалы покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры помещения нотариального архива, применяемые при изготовлении оборудования и средств хранения архивных документов, не должны выделять агрессивные химические вещества и быть источником пыли.

2. При наличии возможностей под нужды нотариального архива могут быть выделены также:

комнаты для серверного и коммуникационного оборудования;

помещение для приема документов, их временного хранения и адаптации к новым условиям (акклиматизации);

рабочая комната(ы) работников нотариального архива, отвечающая требованиям СанПиН к офисным помещениям.

3. Архивные документы размещаются в помещении нотариального архива на стационарных и (или) передвижных металлических стеллажах, в металлических контейнерах.

В качестве специального оборудования возможно использование стационарных отсеков-боксов с металлическими перегородками и полками.

4. При расстановке стеллажей в помещении нотариального архива предпочтение должно отдаваться их перпендикулярной ориентации по отношению к стенам с оконными проемами и размещению на удалении не менее 1 метра от источников тепла.

5. Схема расстановки стеллажей (сейфов) в помещении нотариального архива должна быть согласована с органом государственного пожарного надзора и предусматривать расстояния между:

торцами стеллажей (главный проход) - не менее 120 см;

рядами стеллажей (межстеллажный проход) - не менее 75 см;

стеллажами, параллельными стене, и наружной стеной здания - не менее 75 см;

торцом стеллажа и стеной - не менее 45 см;

верхней полкой стеллажа и потолком - 50 см;

нижней полкой стеллажа и полом - не менее 15 см (в цокольных этажах - не менее 30 см).

6. Архивные документы следует хранить в темноте, что обеспечивается их размещением в коробках, папках и переплетах, в шкафах или на стеллажах закрытого типа.

Все работы с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.

Естественное освещение в помещении нотариального архива допускается при условии применения на окнах светорассеивателей, защитных фильтров, штор, жалюзи, нанесенных на стекло покрытий. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью.

Разрешается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра, светодиодных светильников, разрешенных уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в области обеспечения пожарной безопасности.

Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола - 20-50 люксов, на рабочих столах - 100 люксов.

7. Оптимальными условиями хранения архивных документов являются:

для документов на бумажном носителе - температура +17-19°С, относительная влажность воздуха 50-55%;

стабильность температурно-влажностных характеристик воздушной среды помещения нотариального архива;

рециркуляция воздуха в помещении нотариального архива с кратностью воздухообмена не менее 2/3 в час.

8. При невозможности полного соблюдения предусмотренных пунктом 7 параметров температурно-влажностного режима в помещении нотариального архива необходимо принимать меры по приближению к ним, а также исключению резких колебаний (сезонные и в течение одних суток) температуры (+/- 5°С) и относительной влажности воздуха (+/- 10%).

9. Контроль за температурно-влажностным режимом обеспечивается регулярным измерением с помощью термометра и гигрометра или термогигрометра, размещенных в одной или нескольких контрольных точках помещения нотариального архива (в зависимости от конструкционных особенностей и площади) вдали от отопительных и вентиляционных систем на высоте не менее 1 м от пола, параметров воздушной среды:

в специализированном здании - не реже 1 раза в неделю;

в специально оборудованном для хранения документов изолированном помещении - 2 раза в неделю.

10. В помещении нотариального архива должна вестись фиксация температурно-влажностных характеристик воздушной среды в помещении нотариального архива и мер, принятых по нормализации температурно-влажностного режима в нем в случаях его нарушения.

11. Помещения, занимаемые нотариальным архивом, должны содержаться в чистоте, в условиях, затрудняющих возможность появления плесени, грызунов, насекомых, пыли. В помещении нотариального архива, кроме того, по мере необходимости следует проводить:

периодическую влажную уборку полов;

обеспыливание первичных средств хранения документов;

обработку цокольных частей стеллажей, полов, плинтусов, подоконников водными растворами антисептиков.

12. При обнаружении биологических вредителей (грызунов, насекомых и плесени) принимаются безотлагательные меры по дезинфекции и дезинсекции документов и помещений силами работников нотариального архива, а при необходимости - силами соответствующих служб.

13. В помещении нотариального архива запрещается находиться в верхней одежде, мокрой и грязной обуви; хранить посторонние предметы, имущество и оборудование, употреблять пищевые продукты.

Приложение N 2
к Правилам организации хранения, комплектования,
учета и использования нотариальных документов

Формы запросов (заявлений) на предоставление сведений (документов)
из нотариального архива нотариальной палаты

ЗАПРОС
на представление из нотариального архива сведений (документов) физическому лицу (представителю физического лица)

___________________________________________________________________________

наименование нотариальной палаты

Я, ________________________________________________________________________,

фамилия, имя, отчество заявителя

______________________________________, ___________________________,

дата рождения (число, месяц, год арабскими цифрами) реквизиты документа, удостоверяющего

личность гражданина

___________________________

страховой номер индивидуального

лицевого счета (при наличии)

представляющего интересы*(6) ___________________________________________________

фамилия, имя, отчество (при наличии) доверителя

______________________________________, ___________________________,

дата рождения (число, месяц, год арабскими цифрами) реквизиты документа, удостоверяющего личность гражданина

___________________________, _____________________________________

страховой номер индивидуального реквизиты доверенности лицевого счета (при наличии)

прошу предоставить ________________________________________________

указать вид документа (сведения о наличии (отсутствии) документа; архивную справку, архивную копию

__________________________________________________________________

наименование нотариального документа, дата (период) выдачи

__________________________________________________________________

способ направления (почтовый адрес, адрес электронной почты, на руки)

______________________ ___________

Подпись заявителя дата

ЗАПРОС
на представление из нотариального архива
сведений (документов) представителю юридического лица, правопреемника

_______________________________________________________

наименование нотариальной палаты

Я, _______________________________________________________________,

(фамилия, имя, отчество (при наличии)

______________________________________, ___________________________,

дата рождения (число, месяц, год арабскими цифрами) реквизиты документа, удостоверяющего личность гражданина

представляющий интересы юридического лица (правопреемника)

__________________________________________________________________

наименование юридического лица

_________________________________

идентификационный номер налогоплательщика

________________________________________________________________________________

реквизиты документа, подтверждающего полномочия

прошу предоставить ________________________________________________

указать вид документа (сведения о наличии (отсутствии) документа; архивную справку, архивную копию

__________________________________________________________________

наименование нотариального документа, дата (период) выдачи

__________________________________________________________________

способ направления (почтовый адрес, адрес электронной почты, на руки)

______________________ ___________

Подпись заявителя дата

ЗАЯВЛЕНИЕ
о предоставлении из нотариального архива наследственного дела нотариусу для возобновления производства

_______________________________________________________

наименование нотариальной палаты

Я, _______________________________________________________________,

фамилия, имя, отчество (при наличии) заявителя

______________________________________, ___________________________,

дата рождения (число, месяц, год арабскими цифрами) реквизиты документа, удостоверяющего личность гражданина

___________________________

страховой номер индивидуального

лицевого счета (при наличии)

представляющего интересы*(7) ___________________________________________________

фамилия, имя, отчество (при наличии) доверителя

______________________________________, ___________________________,

дата рождения (число, месяц, год арабскими цифрами) реквизиты документа, удостоверяющего личность гражданина

___________________________, _____________________________________

страховой номер индивидуального реквизиты доверенности лицевого счета (при наличии)

прошу выдать нотариусу наследственное дело к имуществу

__________________________________________________________________,

указывается фамилия, имя, отчество (при наличии) наследодателя, дата рождения, дата смерти, номер наследственного дела

для выдачи свидетельства о праве на наследство (свидетельства о праве собственности на долю в общем имуществе супругов) и предоставить мне сведения о нотариусе, которому данное наследственное дело выдано для возобновления производства.

______________________ ___________

Подпись заявителя дата

ПРИЛОЖЕНИЕ N 3
к Правилам организации хранения, комплектования,
учета и использования нотариальных документов

Карта-заместитель

Из настоящего номенклатурного дела (тома) изъяты документы:

Наименование нотариального документа _______________________________

Дата и реестровый номер______________________

Должность и фамилия, имя, отчество (при наличии) нотариуса_____________

Количество листов ___________________

(цифрами и прописью)

Основание изъятия документа ______________________________________

Наименование должности работника нотариального архив

и фамилия, имя, отчество (при наличии)_______________________________

_______________________ _________________________________ ______

Подпись Расшифровка подписи Дата

Печать

Состояние документа после возврата в нотариальный архив:

-

-

Наименование должности работника нотариального архив

и фамилия, имя, отчество (при наличии)________________________________

___________________ __________________________________ _________

Подпись Расшифровка подписи Дата

Печать

ПРИЛОЖЕНИЕ N 4
к Правилам организации хранения, комплектования,
учета и использования нотариальных документов

Карта-заместитель номенклатурного дела (единицы хранения)

Из нотариального архива изъято номенклатурное дело (единица хранения):

Индекс номенклатурного дела (номер тома при наличии)_________________

Заголовок номенклатурного дела____________________

Дата дела_________________

Должность фамилия, имя, отчество (при наличии) нотариуса______________

Количество листов __________________________________________________

(цифрами и прописью)

Основание изъятия номенклатурного дела ______________________________

Наименование должности работника нотариального архив

и фамилия, имя, отчество (при наличии)________________________________

_______________________ _________________________________ ______

Подпись Расшифровка подписи Дата

Печать

Состояние номенклатурного дела (единицы хранения) после возврата
в нотариальный архив:

-

-

Наименование должности работника нотариального архив

и фамилия, имя, отчество (при наличии)________________________________

___________________ __________________________________ _________

Подпись Расшифровка подписи Дата

Печать

ПРИЛОЖЕНИЕ N 5
к Правилам организации хранения, комплектования,
учета и использования нотариальных документов

Образец акта о выделении к уничтожению документов

УТВЕРЖДАЮ
Президент
________________________________

Наименование нотариальной палаты
_________ ____________________
(подпись) (фамилия, имя, отчество
(при наличии)
"__" __________________ 20__ г.

АКТ
о выделении к уничтожению документов

В связи с истечением срока хранения в нотариальном архиве отобраны для уничтожения следующие дела (документы):

N п/п	Заголовок дела	Дата дела	Индекс дела	Номер дела (тома)	Срок хранения дела (тома)
1	2	3	4	5	6

Итого к уничтожению отобрано ___________________________________ дел

(количество цифрами и прописью)

Печать

Согласован Экспертной комиссией в составе:

Член комиссии	_____________________	____________________
	Подпись	Расшифровка подписи
Член комиссии	____________________	_____________________
	Подпись	Расшифровка подписи

Дата

__________________________________________________________________

(дата и способ уничтожения)

____________________ _____________________________ _____________

Подпись Расшифровка подписи Дата

ПРИЛОЖЕНИЕ N 6
к Правилам организации хранения, комплектования,
учета и использования нотариальных документов

Образец акта приема-передачи дел работника нотариального архива

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель нотариального архива
_____________________________
наименование нотариальной палаты
_________ ____________________
(подпись) (фамилия, имя, отчество
(при наличии)
"__" _______________ 20__ г.

АКТ
приема-передачи дел работника нотариального архива

Основание: приказ нотариальной палаты об увольнении работника нотариального архива от ________________ N _________; приказ нотариальной палаты о назначении работника нотариального архива от ________________ N _________.

В связи с указанными приказами увольняемый работник нотариального архива

______________________________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество (при наличии)

передал, а назначенный работник нотариального архива

______________________________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество (при наличии)

принял:

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Номер наследственного дела или тома	Дата дела	Количество листов в деле (томе)	Срок хранения дела	Примечания
1	2	3	4	5	6	7	8

К передаче отобрано ______________________________________ дел (томов)

(количество дел цифрами и прописью)

___________________________ ______________________________________________

Подпись лица, передающего дела Расшифровка подписи

____________________________

Дата

_____________________________ _____________________________________________

Подпись лица, принимающего дела Расшифровка подписи

____________________________

Дата

-------------------------------------------

*(1) Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, N 10, ст. 357; Собрание законодательства Российской Федерации, 2022, N 29, ст. 5306.

*(2) Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2022, N 29, ст. 5306.

*(3) Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст. 3448; 2022, N 29, ст. 5292.

*(4) Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036; 2022, N 29, ст. 5306.

*(5) Порядок хранения нотариальных документов в электронной форме, электронных образов нотариальных документов, созданных на бумажном носителе, содержащихся в единой информационной системе нотариата, включая технические требования к форматам таких документов, использования усиленной квалифицированной электронной подписи при их хранении и доступа к таким документам, утвержденный приказом Минюста России от 15.12.2022 N 356 (зарегистрирован Минюстом России 15.12.2022, регистрационный N 60548).

*(6) Заполняется в случае обращения представителя физического лица.

*(7) Заполняется в случае обращения представителя физического лица