Проект Приказа Министерства юстиции РФ "Об утверждении Порядка хранения нотариальных документов в электронной форме, электронных образов нотариальных документов, созданных на бумажном носителе, содержащихся в единой информационной системе нотариата, включая технические требования к форматам таких документов, использования усиленной квалифицированной электронной подписи при их хранении и доступа к таким документам" (подготовлен Минюстом России 07.11.2022) (документ принят)

Проект Приказа Министерства юстиции РФ "Об утверждении Порядка хранения нотариальных документов в электронной форме, электронных образов нотариальных документов, созданных на бумажном носителе, содержащихся в единой информационной системе нотариата, включая технические требования к форматам таких документов, использования усиленной квалифицированной электронной подписи при их хранении и доступа к таким документам"
(подготовлен Минюстом России 07.11.2022 г.)

Досье на проект

Пояснительная записка

На основании абзаца третьего подпункта "е" пункта 15 статьи 1 Федерального закона от 14.07.2022 N 339-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2022, N 29, ст. 5306), в соответствии с частью пятнадцатой статьи 34.3 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 N 4462-I (Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, N 10, ст. 357; Собрание законодательства Российской Федерации, 2022, N 29, ст. 5306) приказываю:

1.  Утвердить прилагаемый Порядок хранения нотариальных документов в электронной форме, электронных образов нотариальных документов, созданных на бумажном носителе, содержащихся в единой информационной системе нотариата, включая технические требования к форматам таких документов, использования усиленной квалифицированной электронной подписи при их хранении и доступа к таким документам.

2.  Настоящий приказ вступает в силу с 11.01.2023.

Министр

К.А. Чуйченко

УТВЕРЖДЕН
приказом Министерства юстиции
Российской Федерации
от _____________ N ___________

УТВЕРЖДЕН
решением правления
Федеральной нотариальной палаты
от _____________ N ___________

Порядок
хранения нотариальных документов в электронной форме, электронных образов нотариальных документов, созданных на бумажном носителе, содержащихся в единой информационной системе нотариата, включая технические требования к форматам таких документов, использования усиленной квалифицированной электронной подписи при их хранении и доступа к таким документам

I.  Хранение нотариальных документов в электронной форме, электронных образов нотариальных документов, созданных на бумажном носителе, содержащихся в единой информационной системе нотариата

1. Нотариальный документ, созданный в электронной форме (далее - электронный нотариальный документ), считается переданным на хранение в единую информационную систему нотариата (далее - ЕИС) после подписания усиленной квалифицированной электронной подписью (далее - квалифицированная электронная подпись) нотариуса (нотариусов), лица, замещающего временно отсутствующего нотариуса (далее - нотариус), и внесения сведений в реестр ЕИС в соответствии Порядком ведения реестров единой информационной системы нотариата, внесения в них сведений, в том числе порядка исправления допущенных в таких реестрах технических ошибок*(1).

2.  Копия нотариального документа на бумажном носителе, содержащегося в номенклатурном деле, в виде его электронного образа (далее - электронный образ нотариального документа) хранится в составе записи ЕИС.

3.  Электронный образ нотариального документа, соответствующий техническим требованиям, установленным разделом II Порядка, считается переданным на хранение в ЕИС после подписания его квалифицированной электронной подписью нотариуса или работника нотариального архива нотариальной палаты субъекта Российской Федерации (далее - работник архива).

4.  До передачи электронного образа нотариального документа на хранение в ЕИС нотариус заполняет сведения о передаваемом нотариальном документе в соответствующей записи, включающей электронный образ нотариального документа, подписанный квалифицированной электронной подписью нотариуса.

5.  Работник архива в случаях, установленных Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования нотариальных документов*(2), заполняет сведения о передаваемом нотариальном документе в соответствующей записи ЕИС, включающей электронный образ нотариального документа, подписанный квалифицированной электронной подписью работника архива, и присоединяет доверенность, подтверждающую полномочия работника архива, в машиночитаемой форме в формате XML, созданной в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Федеральный закон N 63-ФЗ), подписанной квалифицированной электронной подписью лица, имеющего право без доверенности действовать от имени нотариальной палаты.

6.  Запись ЕИС должна содержать следующие сведения о нотариальном документе:

1) регион совершения нотариального действия;

2) реестровый номер;

3) дату удостоверения (совершения) нотариального действия;

4) индекс номенклатурного дела;

5) фамилию, имя, отчество (при наличии) нотариуса или наименование государственной нотариальной конторы;

6) вид нотариального документа;

7) сведения о лице (лицах), от имени или по поручению которого (которых) совершено нотариальное действие (при наличии в нотариальном документе):

а) о физическом лице - фамилия, имя, отчество (при наличии), дата рождения, СНИЛС;

б) об индивидуальном предпринимателе - фамилия, имя, отчество (при наличии), дата рождения, основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя;

в) о юридическом лице - полное наименование в соответствии с нотариальным документом, основной государственный регистрационный номер или идентификационный номер налогоплательщика, регистрационный номер юридического лица в стране его регистрации (для иностранного юридического лица или международной организации, имеющей права юридического лица);

8) электронный образ нотариального документа.

7.  Копии нотариальных документов на бумажном носителе, содержащихся в наследственном деле, в виде их электронных образов хранятся в составе записи о наследственном деле ЕИС.

8.  Запись о наследственном деле ЕИС должна содержать:

1) уникальный регистрационный номер наследственного дела, присвоенный в соответствии с Порядком ведения реестров единой информационной системы нотариата, внесения в них сведений, в том числе порядка исправления допущенных в таких реестрах технических ошибок *(3);

2) электронные образы нотариальных документов, подписанные квалифицированными электронными подписями нотариуса или работника архива в случае, предусмотренном пунктом 20 настоящего Порядка.

9.  При принятии на хранение наследственного дела в соответствии с пунктом 2.3 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования нотариальных документов*(4), не внесенного в реестр наследственных дел ЕИС, работник архива вносит сведения о наследственном деле в реестр наследственных дел ЕИС и заполняет сведения о принятом наследственном деле в соответствующей записи о наследственном деле ЕИС.

II. Технические требования к форматам нотариальных документов в электронной форме, электронных образов нотариальных документов, созданных на бумажном носителе, содержащихся в единой информационной системе нотариата

10.  Электронный нотариальный документ изготавливается нотариусом в соответствии с Требованиями к формату нотариально оформляемого документа в электронной форме*(5).

11.  Электронный образ нотариального документа должен обеспечивать визуальную идентичность его бумажному оригиналу в масштабе 1:1.

12.  Электронный образ нотариального документа формируется в виде одного файла в формате PDF/A.

Если нотариальный документ состоит из двух и более листов, электронный образ такого нотариального документа формируется в виде одного многостраничного электронного файла.

13.  Сканирование нотариального документа, созданного на бумажном носителе, производится с разрешением 300 dpi (точек на дюйм) в оттенках серого, глубина цвета 8 бит на пиксель.

III. Использование квалифицированной электронной подписи при хранении нотариальных документов в электронной форме, электронных образов нотариальных документов, созданных на бумажном носителе

14.  Для работы с электронным документом, хранимым в ЕИС, нотариус, в том числе нотариус, являющийся председателем комиссии, созданной для передачи дел нотариуса в соответствии с Правилами нотариального делопроизводства*(6), использует квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи, созданный и выданный удостоверяющим центром федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на осуществление государственной регистрации юридических лиц (далее - удостоверяющий центр ФНС России), в соответствии с Федеральным законом N 63-ФЗ.

15.  Работник архива использует квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи, созданный и выданный юридическим лицом, учрежденным Федеральной нотариальной палатой, осуществляющим функции удостоверяющего центра в соответствии с Федеральным законом N 63-ФЗ.

16.  Проверка квалифицированной электронной подписи в рамках Порядка осуществляется на соответствие ее условиям, содержащимся в статье 11 Федерального закона N 63-ФЗ.

17.  Ключ усиленной квалифицированной электронной подписи оператора ЕИС создается удостоверяющим центром ФНС России в соответствии с Федеральным законом N 63-ФЗ.

18.  Оператор ЕИС обращается за созданием сертификата ключа усиленной квалифицированной электронной подписи в удостоверяющий центр ФНС России в следующих случаях:

а) назначение (смена) лица, ответственного за автоматическое создание и (или) автоматическую проверку электронной подписи оператора ЕИС;

б) истечение срока действия ключа электронной подписи оператора ЕИС (не позднее, чем за один месяц до указанного срока);

в) установления факта компрометации электронной подписи или возникновения угрозы компрометации ключа электронной подписи оператора ЕИС;

г) после аннулирования сертификата оператора ЕИС в соответствии с законодательством Российской Федерации.

19.  Переподписание (повторное переподписание) квалифицированной электронной подписью оператора ЕИС электронного нотариального документа, электронного образа нотариального документа, хранимых в ЕИС, с использованием последнего созданного сертификата оператора ЕИС, обеспечивается ЕИС в следующих случаях:

при внесении (регистрации) в ЕИС электронного нотариального документа, при передаче на хранение в ЕИС электронного образа нотариального документа;

в случаях, установленных пунктом 18 Порядка.

IV. Доступ к нотариальным документам в электронной форме, электронным образам нотариальных документов, созданных на бумажном носителе, содержащихся в единой информационной системе нотариата

20. После подписания нотариусом и работником архива акта приема-передачи номенклатурных дел, установленного Правилами нотариального делопроизводства*(7), обеспечивается доступ к записи в ЕИС нотариусу для просмотра, работнику архива - для просмотра и исправления технической ошибки, выявленной в записи ЕИС, или включения в запись ЕИС электронного образа нотариального документа, подписанного его квалифицированной электронной подписью, изготовленного на основании соответствующего нотариального документа переданного на хранение на бумажном носителе, а также для исполнения обязанностей, предусмотренных Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования нотариальных документов*(8).

Новый электронный образ нотариального документа изготавливается работником архива при обнаружении после подписания акта приема-передачи номенклатурных дел несоответствия электронного образа нотариального документа, созданного нотариусом и включенного в запись ЕИС, нотариальному документу, переданному на хранение на бумажном носителе (отсутствие страниц нотариального документа, содержание электронного образа нотариального документа не поддается прочтению), или отсутствие приложенного электронного образа нотариального документа, созданного нотариусом.

Работник архива включает в запись ЕИС новый электронный образ нотариального документа, подписанного его квалифицированной электронной подписью, изготовленного на основании соответствующего нотариального документа, переданного на хранение на бумажном носителе. При этом запись в ЕИС должна содержать первоначальный электронный образ нотариального документа (при его наличии) наряду с новым электронным образом нотариального документа.

21. При передаче на хранение электронного образа нотариального документа нотариуса, занимавшегося частной практикой, который был освобожден от полномочий по решению суда либо полномочия которого были прекращены в связи с его смертью, акт приема-передачи номенклатурных дел подписывается работником архива и председателем комиссии, созданной для передачи дел нотариуса в соответствии с Правилами нотариального делопроизводства*(9).

V. Обеспечение неизменности и целостности переданных на хранение в единую информационную систему нотариата нотариальных документов в электронной форме, электронных образов нотариальных документов, созданных на бумажном носителе, использование усиленной квалифицированной электронной подписи при их хранении

22. Неизменность и целостность переданного на хранение в ЕИС электронного нотариального документа, электронного образа нотариального документа обеспечивается комплексной проверкой квалифицированной электронной подписи, которой подписан электронный нотариальный документ, электронный образ нотариального документа, переданный на хранение в ЕИС, и электронной подписи оператора ЕИС, которой он подписан в соответствии с пунктами 18 - 19 Порядка.

23. В соответствии с Порядком обеспечивается бессрочное подтверждение:

1) неизменности и целостности переданных на хранение сведений и электронного нотариального документа, электронного образа нотариального документа;

2) действительности квалифицированной электронной подписи, которой подписан электронный нотариальный документ первоначально, электронный образ нотариального документа, переданный на хранение в ЕИС;

3) действительности даты и времени первоначального подписания электронного нотариального документа, подписания электронного образа нотариального документа при передаче на хранение в ЕИС.

24. В рамках проверки квалифицированной электронной подписи, которой первоначально подписан электронный нотариальный документ, электронный образ нотариального документа, формируются достоверные сведения, подтверждающие действительность указанной квалифицированной электронной подписи на момент принятия электронного нотариального документа, электронного образа нотариального документа на хранение в ЕИС.

25. Принятие на хранение в ЕИС электронного нотариального документа, электронного образа нотариального документа реализуется исключительно после успешной проверки квалифицированной электронной подписи, которой он подписан.

26. Проверка квалифицированной электронной подписи, которой подписан электронный нотариальный документ, электронный образ нотариального документа при передаче на хранение в ЕИС, должна быть комплексной и включать в себя проверку действительности следующих квалифицированных сертификатов ключей проверки электронной подписи, в том числе действительности электронных подписей, которыми подписаны такие документы:

квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи нотариуса, работника архива;

квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи удостоверяющего центра ФНС России, на котором основана квалифицированная электронная подпись нотариуса, которой подписан сертификат ключа проверки электронной подписи нотариуса, на момент подписания квалифицированным сертификатом ключа проверки электронной подписи указанного лица;

квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи удостоверяющего центра нотариата, на котором основана электронная подпись работника архива, которой подписан сертификат ключа проверки электронной подписи работника архива, на момент подписания квалифицированным сертификатом ключа проверки электронной подписи указанного лица;

квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи головного удостоверяющего центра, функции которого осуществляет федеральный орган исполнительной власти, уполномоченный в сфере использования электронной подписи (далее - головной удостоверяющий центр), на котором основана квалифицированная электронная подпись, которой подписан квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи удостоверяющего центра ФНС России, выдавшим такой сертификат ключа проверки электронной подписи нотариусу, подписавшему электронный нотариальный документ, электронный образ нотариального документа, на момент подписания указанного сертификата удостоверяющего центра ФНС России;

квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи головного удостоверяющего центра, на котором основана квалифицированная электронная подпись, которой подписан квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи удостоверяющего центра нотариата, выдавшего такой сертификат ключа проверки электронной подписи работнику архива, подписавшему электронный образ нотариального документа, на момент подписания указанного сертификата удостоверяющего центра нотариата;

квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи сервера меток доверенного времени, выданного аккредитованным удостоверяющим центром в соответствии с Федеральным законом N 63-ФЗ, используемого для подписания метки времени в составе электронной подписи, применяемой для подписания электронного нотариального документа и электронного образа нотариального документа, на момент подписания метки времени (при наличии такой метки времени);

квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи аккредитованного удостоверяющего центра, на котором основана квалифицированная электронная подпись, которой подписан сертификат ключа проверки электронной подписи сервера меток доверенного времени, выданный аккредитованным удостоверяющим центром и используемый для подписания метки времени в составе квалифицированной электронной подписи, применяемой для подписания электронного нотариального документа и электронного образа нотариального документа, на момент подписания квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи сервера меток доверенного времени (при наличии такой метки времени);

квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи головного удостоверяющего центра, на котором основана квалифицированная электронная подпись, которой подписан квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи аккредитованного удостоверяющего центра, выдавшего такой сертификат серверу меток доверенного времени, использованный для подписания метки времени в составе квалифицированной электронной подписи, применяемой для подписания электронного нотариального документа и электронного образа нотариального документа, на момент подписания квалифицированного сертификата аккредитованного удостоверяющего центра (при наличии такой метки времени).

27. Проверка квалифицированной электронной подписи оператора ЕИС, которой переподписан (повторно переподписан) электронный нотариальный документ, электронный образ нотариального документа хранящийся в ЕИС, должна быть комплексной и включать в себя проверку действительности следующих квалифицированных сертификатов ключей проверки электронных подписей, в том числе действительности квалифицированных электронных подписей, которыми они переподписаны (повторно переподписаны):

квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи оператора ЕИС, переподписавшего (повторно переподписавшего) электронный нотариальный документ, электронный образ нотариального документа;

квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи удостоверяющего центра ФНС России, на котором основана квалифицированная электронная подпись, которой подписан квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи оператора ЕИС, переподписавшего (повторно переподписавшего) электронный нотариальный документ, электронный образ нотариального документа, на момент подписания указанного сертификата оператора ЕИС;

квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи головного удостоверяющего центра, на котором основана квалифицированная электронная подпись, которой подписан квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи аккредитованного удостоверяющего центра ФНС России, выдавшего такой сертификат оператору ЕИС, переподписавшему (повторно переподписавшему) электронный нотариальный документ, электронный образ нотариальный документ, на момент подписания указанного квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи аккредитованного удостоверяющего центра ФНС России;

квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи сервера меток доверенного времени, выданного аккредитованным удостоверяющим центром и используемого для подписания метки времени в составе электронной подписи, применяемой для подписания электронного нотариального документа и электронного образа нотариального документа, на момент подписания метки времени (при наличии такой метки времени);

квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи аккредитованного удостоверяющего центра, на котором основана квалифицированная электронная подпись, которой подписан сертификат ключа проверки электронной подписи сервера меток доверенного времени, выданный аккредитованным удостоверяющим центром и используемый для подписания метки времени в составе квалифицированной электронной подписи, применяемой для подписания электронного нотариального документа и электронного образа нотариального документа, на момент подписания квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи сервера меток доверенного времени (при наличии такой метки времени);

квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи головного удостоверяющего центра, на котором основана квалифицированная электронная подпись, которой подписан квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи аккредитованного удостоверяющего центра, выдавшего такой сертификат серверу меток доверенного времени, использованный для подписания метки времени в составе квалифицированной электронной подписи, применяемой для подписания электронного нотариального документа и электронного образа нотариального документа, на момент подписания квалифицированного сертификата удостоверяющего центра (при наличии такой метки времени).

-------------------------------------------

*(1) Порядок ведения реестров единой информационной системы нотариата, внесения в них сведений, в том числе порядка исправления допущенных в таких реестрах технических ошибок, утвержденный приказом Минюста России от 30.09.2020 N 225 (зарегистрирован Минюстом России 05.10.2020, регистрационный N 60214), с изменениями, внесенными приказами Минюста России от 10.12.2021 N 245 (зарегистрирован Минюстом России 15.12.2021, регистрационный N 66334), от 29.09.2022 N 207 (зарегистрирован Минюстом России 30.09.2022, регистрационный N 70308), от 29.12.2022 N 207 (зарегистрирован Минюстом России 29.12.2022, регистрационный N 70308).

*(2) Правила организации хранения, комплектования, учета и использования нотариальных документов, утвержденные приказом Минюста России от 15.12.2022 N 205 (зарегистрирован Минюстом России 15.12.2022, регистрационный N___).

*(3) Порядок ведения реестров единой информационной системы нотариата, внесения в них сведений, в том числе порядка исправления допущенных в таких реестрах технических ошибок, утвержденный приказом Минюста России от 30.09.2020 N 225 (зарегистрирован Минюстом России 05.10.2020, регистрационный N 60214), с изменениями, внесенными приказами Минюста России от 10.12.2021 N 245 (зарегистрирован Минюстом России 15.12.2021, регистрационный N 66334), от 29.09.2022 N 207 (зарегистрирован Минюстом России 30.09.2022, регистрационный N 70308), от 29.12.2022 N 207 (зарегистрирован Минюстом России 05.12.2022, регистрационный N 70308).

*(4) Правила организации хранения, комплектования, учета и использования нотариальных документов, утвержденные приказом Минюста России от 05.12.2022 N 207 (зарегистрирован Минюстом России 05.12.2022, регистрационный N 20700).

*(5) Требования к формату нотариально оформляемого документа в электронной форме, утверждены приказом Минюста России от 30.09.2020 N 227 (зарегистрирован Минюстом России 05.10.2020, регистрационный N 60209).

*(6) Правила нотариального делопроизводства, утвержденные приказом Минюста России от 16.04.2014 N78 (зарегистрирован Минюстом России 23.04.2014, регистрационный N32095), с изменениями, внесенными приказами Минюста России от 21.12.2016 N297 (зарегистрирован Минюстом России 22.12.2016, регистрационный N 44883), от 17.04.2018 N69 (зарегистрирован Минюстом России 20.04.2018, регистрационный N 50841) от 05.07.2019 N 133 (зарегистрирован Минюстом России 12.07.2019, регистрационный N 55246), от 30.09.2020 N 231 (зарегистрирован Минюстом России 05.10.2020, регистрационный N60212), от 05.12.2022 N 207 (зарегистрирован Минюстом России 05.12.2022, регистрационный N 207).

*(7) Правила нотариального делопроизводства, утвержденные приказом Минюста России от 05.12.2022 N 207 (зарегистрирован Минюстом России 05.12.2022, регистрационный N 20700).

*(8) Правила организации хранения, комплектования, учета и использования нотариальных документов, утвержденные приказом Минюста России от 05.12.2022 N 207 (зарегистрирован Минюстом России05.12.2022, регистрационный N 20700).

*(9) Правила нотариального делопроизводства, утвержденные приказом Минюста России от 05.12.2022 N 207 (зарегистрирован Минюстом России 05.12.2022, регистрационный N 20700).