Проект Приказа Министерства юстиции РФ "Об утверждении Правил нотариального делопроизводства" (подготовлен Минюстом России 18.11.2022) (документ принят)

Проект Приказа Министерства юстиции РФ "Об утверждении Правил нотариального делопроизводства"
(подготовлен Минюстом России 18.11.2022 г.)

Досье на проект

Пояснительная записка

В соответствии с частью первой статьи 9 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 N 4462-I (Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, N 10, ст. 357; Собрание законодательства Российской Федерации, 2015, N 1, ст. 10), пунктом 1 Положения о Министерстве юстиции Российской Федерации, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 13.10.2004 N 1313 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 42, ст. 4108; 2021, N 28, ст. 5489), приказываю:

1. Утвердить прилагаемые Правила нотариального делопроизводства.

2. Признать утратившими силу приказы Минюста России:

от 16.04.2014 N 78 "Об утверждении Правил нотариального делопроизводства" (зарегистрирован Минюстом России 23.04.2014, регистрационный N 32095);

от 21.12.2016 N 297 "О внесении изменений в Правила нотариального делопроизводства, утвержденные приказом Минюста России от 16.04.2014 N 78" (зарегистрирован Минюстом России 22.12.2016, регистрационный N 44883);

от 17.04.2018 N 69 "О внесении изменений в Правила нотариального делопроизводства, утвержденные приказом Минюста России от 16.04.2014 N 78" (зарегистрирован Минюстом России 20.04.2018, регистрационный N 50841);

от 05.07.2019 N 133 "О внесении изменений в Правила нотариального делопроизводства, утвержденные приказом Минюста России от 16.04.2014 N 78" (зарегистрирован Минюстом России 12.07.2019, регистрационный N 55246);

от 30.09.2020 N 231 "О внесении изменений в Правила нотариального делопроизводства, утвержденные приказом Минюста России от 16.04.2014 N 78" (зарегистрирован Минюстом России 05.10.2020, регистрационный N 60212).

3. Настоящий приказ вступает в силу с 11.01.2023.

Министр

К.А. Чуйченко

УТВЕРЖДЕНЫ решением Правления Федеральной нотариальной палаты от _______________ N __________

УТВЕРЖДЕНЫ приказом Министерства юстиции Российской Федерации от _______________ N ___________

Правила нотариального делопроизводства

I. Общие положения

1.1. Правила нотариального делопроизводства (далее - Правила) регулируют документирование и документооборот с момента создания или получения документов до передачи их в архив или уничтожения, включая порядок работы с документами, контроль, ведение и заполнение документов, связанных с совершением нотариальных действий, составление номенклатуры дел, подготовку документов к хранению или уничтожению.

1.2. Делопроизводство ведется нотариусами на русском языке, являющемся в соответствии со статьей 68 Конституции Российской Федерации*(1) государственным языком Российской Федерации на всей ее территории.

В случае установления республикой, находящейся в составе Российской Федерации, государственного языка республики делопроизводство наряду с государственным языком Российской Федерации может вестись также на государственном языке республики.

Оформление всех видов документов (документирование) в нотариальном делопроизводстве осуществляется на бумажных носителях, а также в электронном виде в случаях и порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации и настоящими Правилами.

1.3. Организацию и правильное ведение делопроизводства, хранения, учета и использования нотариальных архивных документов, а также сдачу нотариальных архивных документов в нотариальный архив на постоянное хранение обеспечивает нотариус.

1.4. Нотариус вправе приказом возложить ведение делопроизводства или поручить выполнение отдельных видов работ, предусмотренных Правилами, одному или нескольким работникам нотариальной конторы в рамках их трудовых функций.

1.5. Контроль за исполнением Правил нотариусами, занимающимися частной практикой, осуществляют территориальные органы Минюста России (далее - территориальные органы) совместно с нотариальными палатами субъектов Российской Федерации (далее - нотариальные палаты) в порядке, установленном главой XV настоящих Правил.

Плановая проверка исполнения Правил проводится один раз в четыре года.

Проверка исполнения Правил нотариусом, впервые приступившим к осуществлению нотариальной деятельности, проводится через год после наделения его полномочиями нотариуса.

Проверка исполнения Правил может проводиться в иные сроки, если законодательством субъекта Российской Федерации для проведения проверок организации работы нотариуса установлены специальные сроки.

II. Оформление документов
(документирование нотариальной деятельности)

Оформление реквизитов документов

2.1. Документы, исходящие от нотариуса, не связанные с документальным оформлением нотариального действия (запросы, ответы на запросы, поступившие нотариусу; извещения, письма нотариуса; информационные сообщения в нотариальные палаты; сопроводительные записки к статистическим отчетам; уведомления; справки и другие аналогичные документы), а также постановления об отложении нотариальных действий оформляются в соответствии с настоящей главой.

2.2. Запросы о правовой помощи по вопросам, связанным с нотариальной деятельностью, оформляются в соответствии с требованиями международных договоров и законодательства Российской Федерации, подписываются нотариусом, подпись нотариуса заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

2.3. Документы, исходящие от нотариуса, кроме документов, подлежащих регистрации в реестре регистрации нотариальных действий, содержат следующие реквизиты:

а) наименование нотариальной палаты (на документах нотариусов, занимающихся частной практикой);

б) должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) нотариуса с указанием наименования нотариального округа;

в) место нахождения нотариальной конторы;

г) дата;

д) регистрационный номер;

е) заголовок к тексту (при наличии);

ж) текст;

з) отметка о наличии приложения (при наличии);

и) подпись нотариуса;

к) сведения об адресате (при наличии).

Реквизиты, указанные в подпунктах "а" - "д" настоящего пункта, могут располагаться как в левом верхнем углу документа, так и продольно в произвольной последовательности.

Если документ оформляется с использованием личного бланка нотариуса, то реквизиты повторно не указываются.

Справки о совершенных нотариальных действиях, выдаваемые нотариусом в соответствии со статьей 5 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 N 4462-I (далее - Основы)*(2), кроме вышеуказанных реквизитов содержат наименование, ссылку на документ, на основании которого они выдаются. В справках могут указываться дата и номер приказа территориального органа о назначении на должность нотариуса.

2.4. Адресат письма указывается следующим образом.

Реквизит "адресат" проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита "адресат" выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже. При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите "адресат" указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - наименование структурного подразделения.

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации и фамилию, инициалы должностного лица.

При адресовании письма физическому лицу указываются его фамилия и инициалы, почтовый адрес (название улицы, номер дома, квартиры; название населенного пункта (город, поселок и другое); название района; название республики, края, области, автономного округа (области); название страны (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс).

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан адрес электронной почты (номер телефона/факса).

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом "Адресат" в скобках указывается: "(по списку)".

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

2.5. Дата письма, как правило, оформляется в день подписания при его регистрации.

Дата письма может оформляться как словесно-цифровым способом, например:

7 июля 2022 г.,

так и арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год, например:

07.07.2022.

2.6. В состав реквизита "подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ ("нотариус", "временно исполняющий(ая) обязанности нотариуса"), личная подпись и ее расшифровка, например:

Нотариус (личная подпись) И.О. Фамилия

Временно исполняющий

обязанности нотариуса (личная подпись) И.О. Фамилия

Если в тексте документа должность временно исполняющего обязанности нотариуса указана полностью, в реквизите может использоваться сокращенное наименование должности "ВРИО".

2.7. Приложения к документу перечисляются после текста документа с указанием количества листов в каждом приложении и экземпляров приложений, например:

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов и экземпляров в каждом приложении. При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Справка о... на 3 л. в 2 экз.

2. Запрос о... на 1 л. в 1 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, наличие приложения оговаривается, например:

Приложение: письмо Федеральной нотариальной палаты от 01.04.2022 N 113/07-08 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то об этом делается отметка, например:

Приложение: на 2 л. в 1 экз. только в первый адрес.

2.8. При ответе на запрос указывается ссылка на дату и номер документа-запроса.

III. Обработка входящих документов

3.1. Входящие документы, поступающие к нотариусу, занимающемуся частной практикой, связанные с нотариальной деятельностью, проходят следующую обработку.

Нотариусом определяется правильность доставки документов: ошибочно доставленные документы без вскрытия конвертов возвращаются в отделение связи для пересылки по принадлежности. Конверты вскрываются, проверяется наличие документов и приложений к ним. При отсутствии в конверте документа или приложения к документу составляется акт об отсутствии документов или иных вложений в почтовых отправлениях (рекомендуемый образец приведен в приложении N 1), один экземпляр которого направляется адресату, а второй - приобщается к полученным документам.

3.2. Конверты, в которых поступили документы, как правило, уничтожаются. В отдельных случаях для фиксации сведений о времени отправки или получения документов (нарушение сроков отправки и получения), адреса отправителя, если он отсутствует в самом документе, конверты прикрепляются к поступившим документам.

3.3. Документы, в том числе заявления, могут быть приняты нотариусом на личном приеме.

Если нотариусу на личном приеме переданы подлинные документы, необходимые для нотариального производства, но при этом нотариальное действие не совершается в день принятия документов или совершается без заявителя (например: документы, необходимые для выдачи свидетельства о праве на наследство, переданные нотариусу до истечения шести месяцев со дня открытия наследства, документы для совершения протеста векселя), заявителю выдается расписка в получении документов нотариусом (далее - расписка), заверенная подписью нотариуса и оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Исключение составляют принятые на личном приеме заявления, подлежащие регистрации и (или) специальному учету.

Расписка составляется в двух экземплярах, один из которых помещается в дело нотариуса, второй - вручается заявителю. Расписка также может быть оформлена в виде записи на копии соответствующего документа.

Возврат нотариусом указанных документов заявителю производится под расписку, которая оформляется в виде соответствующей записи на остающейся в делах нотариуса копии возвращаемого подлинного документа или на имеющемся в деле нотариуса экземпляре расписки.

3.4. Регистрации подлежат все документы (электронные документы и документы на бумажном носителе), получаемые нотариусом и связанные с нотариальной деятельностью, независимо от способов их доставки. Исключение составляют заявления и другие документы, необходимые для совершения нотариального действия, в том числе предусмотренные Регламентом совершения нотариусами нотариальных действий, устанавливающим объем информации, необходимой нотариусу для совершения нотариальных действий, и способ ее фиксирования утвержденным приказом Минюста России от 30.08.2017 N 156 (далее - Регламент)*(3) и законодательством в сфере противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, финансированию терроризма и финансированию распространения оружия массового уничтожения, а также документы информационного характера, не требующие ответа.

3.5. Документы, подлежащие регистрации, должны быть учтены в журнале регистрации входящей корреспонденции в день их поступления, за исключением документов, указанных в пункте 3.7 настоящих Правил.

Каждая запись журнала регистрации входящей корреспонденции содержит:

1) регистрационный номер (присваиваемый нотариусом порядковый номер регистрации документов с начала года);

2) дату регистрации;

3) указанные отправителем дату и номер (при наличии) документа;

4) фамилию, имя, отчество (при наличии) гражданина или наименование организации, от которых поступил документ;

5) наименование (при наличии) и краткое содержание документа;

6) номенклатурный индекс дела, в которое помещен документ (для наследственных дел также указывается номер наследственного дела);

7) примечания.

Поступивший к нотариусу электронный документ, подлежащий регистрации, присоединяется к записи о его регистрации в журнале регистрации входящей корреспонденции.

3.6. На документе в правом нижнем углу первой страницы ставятся регистрационный номер по журналу регистрации входящей корреспонденции и дата регистрации.

3.7. Документы, подлежащие специальному учету, регистрируются в книге специального учета.

Ответ по существу на поступившее обращение дается заявителю не позднее 30 дней с момента регистрации документа, если законодательством Российской Федерации не установлены иные сроки исполнения.

3.8. Не подлежат рассмотрению обращения, не содержащие данных о фамилии или наименовании организации и почтовом адресе заявителя, по которому должен быть направлен ответ.

Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем в течение 7 дней со дня регистрации обращения сообщается его автору, если его фамилия или наименование организации и почтовый адрес поддаются прочтению.

В случае если в письменном обращении содержится вопрос, на который автору обращения давался письменный ответ по существу, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, нотариус вправе принять решение о прекращении переписки по данному вопросу. О данном решении уведомляется автор обращения.

В случае если текст письменного обращения не позволяет определить его суть, ответ на него не дается, о чем письменно сообщается автору в течение 7 дней со дня регистрации обращения.

3.9. Документ, относящийся к компетенции другого нотариуса (заявление о принятии наследства направлено нотариусу, в чью компетенцию не входит оформление наследственных прав и т.д.), не позднее семи дней со дня регистрации направляется ему с сопроводительным письмом.

Если нотариусу, получившему документ, неизвестно, к компетенции какого нотариуса относится разрешение поставленных в нем вопросов, документ направляется в соответствующий территориальный орган для дальнейшей передачи по принадлежности.

О направлении документа другому нотариусу или в территориальный орган в письменной форме сообщается лицу, от которого поступил документ.

3.10. Обращение, не относящееся к компетенции нотариуса, не позднее семи дней со дня регистрации возвращается отправителю с соответствующим разъяснением.

3.11. Поступившее обращение (документ) считается исполненным, если решены все поставленные в нем вопросы и в случае необходимости дан ответ заявителю.

Обращение (документ), экземпляр ответа на него, другие связанные с ним документы помещаются в дело. На экземпляре обращения (документа), не требующего ответа, проставляется соответствующая отметка, содержащая дату и подпись нотариуса.

3.12. Ответ на обращение направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, поступившем к нотариусу в форме электронного документа, или в письменной форме - по почтовому адресу, указанному в обращении, поступившем к нотариусу в письменной форме.

IV. Обработка исходящих документов

4.1. Электронные документы и документы на бумажном носителе, исходящие от нотариуса, связанные с нотариальной деятельностью, в том числе постановления об отложении нотариального действия, регистрируются в журнале регистрации исходящей корреспонденции.

Исключение составляют: нотариальные документы, расписки, запросы, иные документы, направляемые в государственные информационные системы, государственные реестры, государственные регистры, федеральные информационные ресурсы, информационные ресурсы, которые размещены на официальном сайте федеральных органов исполнительной власти, в том числе с использованием единой информационной системы нотариата (далее - ЕИС), государственных информационных систем, необходимые для совершения нотариального действия или в связи с совершенным нотариальным действием, а также документы, направляемые в соответствии с законодательством в сфере противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, финансированию терроризма и финансированию распространения оружия массового уничтожения.

Каждая запись журнала регистрации исходящей корреспонденции содержит:

1) регистрационный номер (присваиваемый нотариусом порядковый номер регистрации документов с начала года);

2) дату регистрации;

3) фамилию, имя, отчество (при наличии) гражданина или наименование организации, которым адресован документ;

4) наименование (при наличии) и краткое содержание документа;

5) номенклатурный индекс дела, в которое помещен документ (для наследственных дел также указывается номер наследственного дела);

6) примечания.

Исходящий от нотариуса электронный документ, подлежащий регистрации, присоединяется к записи о его регистрации в журнале регистрации исходящей корреспонденции.

На исходящем документе проставляются регистрационный номер по журналу регистрации исходящей корреспонденции и дата регистрации.

4.2. Исходящие документы передаются непосредственно заявителю или адресату под расписку, которая оформляется соответствующей записью на экземпляре документа, остающегося в делах, или направляются по почте или по электронной почте.

4.3. сходящие документы отправляются или передаются адресатам не позднее пяти рабочих дней с даты их подписания.

4.4. При отправлении (передаче) документа один экземпляр остается в делах нотариуса.

V. Регистрация постановлений об отказе в совершении нотариальных действий

5.1. Постановление об отказе в совершении нотариального действия по основаниям, предусмотренным статьей 48 Основ*(4), регистрируется в журнале регистрации постановлений об отказе в совершении нотариального действия (далее - журнал), который ведется в электронной форме в ЕИС.

В журнал вносятся сведения о вынесенном нотариусом постановлении об отказе в совершении нотариального действия. Каждая запись журнала содержит:

1) дату постановления об отказе в совершении нотариального действия;

2) регистрационный номер;

3) основание отказа в совершении нотариального действия в соответствии со статьей 48 Основ;

4) наименование нотариального действия, в совершении которого отказано;

5) сведения о лице, которому отказано в совершении нотариального действия в объеме, предусмотренном абзацами четвертым - шестым подпункта 2 пункта 5 Требований к содержанию реестров единой информационной системы нотариата, утвержденных приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 30.09.2020 N 224*(5), - при отказе в совершении нотариального действия удаленно. В иных случаях в следующем объеме:

а) в отношении физического лица: фамилия, имя, отчество (при наличии), дата рождения, реквизиты документа, удостоверяющего личность (наименование документа, серия, номер, дата выдачи и наименование органа, выдавшего документ), место жительства (место пребывания);

б) в отношении юридического лица: полное наименование, основной государственный регистрационный номер юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика - для российского юридического лица; регистрационный номер юридического лица в стране его регистрации (при наличии) - для иностранного юридического лица или международной организации, имеющей права юридического лица);

в) в отношении представителя физического или юридического лица наряду со сведениями, предусмотренными абзацем восьмым настоящего пункта, дополнительно указываются реквизиты документа, подтверждающего полномочия такого лица (наименование, дата выдачи, кем выдан, сведения об удостоверении документа, если он удостоверен); статус и (или) должность этого лица при их наличии; реквизиты документа, подтверждающего данный статус или должность (наименование документа, серия (при наличии) и номер, дата выдачи и наименование органа, выдавшего документ);

6) сведения о лице, вынесшем постановление об отказе в совершении нотариального действия:

а) о нотариусе: должность, фамилия, имя, отчество (при наличии); наименование нотариального округа; наименование нотариальной палаты (для нотариусов, занимающихся частной практикой);

б) о временно исполняющем обязанности нотариуса: фамилия, имя, отчество (при наличии), должность лица, временно замещающего отсутствующего нотариуса, а также сведения, указанные в абзаце двенадцатом настоящего пункта, в отношении замещаемого нотариуса;

7) текст постановления об отказе в совершении нотариального действия.

5.2. Постановлению об отказе в совершении нотариального действия присваивается уникальный регистрационный номер, формируемый ЕИС в следующем порядке:

регистрационный номер нотариуса в реестре нотариусов и лиц, сдавших квалификационный экзамен (далее - регистрационный номер нотариуса);

год отказа в совершении нотариального действия (через дефис с регистрационным номером нотариуса);

порядковый номер отказа в совершении нотариального действия с начала года (через дефис с годом совершения нотариального действия).

Запись в журнале осуществляется в день вынесения постановления об отказе в совершении нотариального действия и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью лица, вынесшего постановление.

VI. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, штампы и бланки и усиленная квалифицированная электронная подпись нотариуса

6.1. Изготовление, использование, хранение и уничтожение печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации нотариусами осуществляется в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации"*(6), Указом Президента Российской Федерации от 22.07.2002 N 767 "Об использовании Государственного герба Российской Федерации на печатях нотариусов"*(7), постановлением Правительства Российской Федерации от 27.12.1995 N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации"*(8), ГОСТом Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования", утвержденным постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 N 573-ст, ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденные постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

6.2. На документах, подтверждающих совершение нотариального действия, постановлениях и распоряжениях нотариуса, запросах нотариуса об истребовании сведений и документов в связи с совершаемым нотариальным действием, на уведомлениях, адресованных органам государственной власти и местного самоуправления, в иных случаях, предусмотренных законодательством или определенных Правилами, подпись нотариуса заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. На иных документах, в том числе на гражданско-правовых договорах, обеспечивающих деятельность нотариуса, подпись нотариуса может быть заверена оттиском печати без воспроизведения Государственного герба Российской Федерации. Документы, изготовленные нотариусом в электронной форме, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса.

6.3. Оттиски печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации выполняются штемпельной краской синего, голубого или фиолетового цвета.

6.4. Печать нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации подлежит замене:

при изменении указанного на ней нотариального округа нотариуса, наименования нотариального округа;

при изменении фамилии, имени, отчества (при наличии) нотариуса;

при наличии на печати нечитаемого текста и иных дефектов;

при утрате.

О необходимости замены печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в указанных в настоящем пункте случаях нотариус уведомляет нотариальную палату и территориальный орган.

В случаях, указанных в настоящем пункте, выдача нотариусу печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется территориальным органом в течение одного рабочего дня после ее получения из специализированного полиграфического или штемпельно-граверного предприятия - изготовителя.

6.5. Печать нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации подлежит замене при централизованной замене печатей нотариусов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в связи с утверждением нового образца таких печатей в сроки, установленные Федеральной нотариальной палатой по согласованию с Минюстом России.

Выдача нотариусу печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации при ее централизованной замене осуществляется территориальным органом, который ведет учет актов сдачи печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и учет актов выдачи печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

6.6. Печать нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации подлежит изъятию при прекращении полномочий нотариуса, занимающегося частной практикой.

В случае изъятия печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в связи с прекращением полномочий нотариуса, занимающегося частной практикой, печать нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации передается в территориальный орган не позднее тридцати дней со дня прекращения полномочий.

6.7. В случаях, предусмотренных пунктами 6.4 - 6.6 настоящих Правил, за исключением случая утраты нотариусом печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, печать, подлежащая замене или изъятию, передается нотариусом для уничтожения в территориальный орган по акту сдачи личной печати нотариуса (рекомендуемый образец приведен в приложении N 2).

При утрате нотариусом печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации нотариус указывает обстоятельства утраты печати в уведомлении, направляемом в территориальный орган.

Подлежащая замене печать нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации передается в территориальный орган одновременно с получением новой печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

При сдаче печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации на печать в целях невозможности ее дальнейшего использования нотариусом наносятся надрезы в присутствии представителя территориального органа.

Переданная нотариусом печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации остается на хранении до момента ее уничтожения в территориальном органе в запечатанном конверте, который скрепляется подписью уполномоченного лица, принимающего печать, и нотариуса, ее сдающего. В конверт также помещается один экземпляр листа с шестью оттисками печати, произведенными при ее сдаче в территориальный орган до нанесения надрезов, делающих невозможным ее дальнейшее использование.

6.8. При получении печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации нотариусом представляется в территориальный орган три экземпляра листов с шестью оттисками печати и образцами подписей нотариуса на каждом. Один экземпляр остается в деле территориального органа, второй - направляется в Минюст России, третий - в нотариальную палату.

6.9. Акт сдачи личной печати нотариуса составляется в двух экземплярах и утверждается территориальным органом.

Один экземпляр акта передается нотариусу, второй - помещается в номенклатурное дело территориального органа.

6.10. При оформлении документов (документировании) на бумажном носителе нотариусом или лицом, замещающим временно отсутствующего нотариуса могут использоваться штампы, личные бланки нотариуса и бланки для совершения нотариальных действий.

6.11. Личные бланки нотариуса могут быть угловыми или продольными.

Личные бланки нотариуса изготавливаются на стандартных листах бумаги формата A4 (210x297мм) и имеют следующие реквизиты: наименование нотариальной палаты субъекта Российской Федерации (на документах нотариуса, занимающегося частной практикой); наименование нотариального округа; должность нотариуса; фамилия, имя, отчество (при наличии) нотариуса; адрес конторы нотариуса, занимающегося частной практикой.

В качестве реквизитов на личных бланках нотариуса также могут указываться номера телефонов, факсимильной связи, адрес электронной почты, реквизиты банковских счетов нотариуса, другие сведения.

Реквизиты личного бланка нотариуса размещаются центрованно: начало и конец строки реквизитов равно удаляются от границ зоны расположения реквизитов.

Организацию изготовления, обращения, учета и использования бланков для совершения нотариальных действий нотариусом осуществляет Федеральная нотариальная палата по согласованию с Минюстом России.

6.12. При оформлении документов нотариусом могут использоваться мастичные штампы, за исключением случаев, установленных Правилами. Оттиски мастичных штампов выполняются штемпельной краской синего, голубого или фиолетового цвета.

6.13. При наступлении обстоятельств, указанных в пункте 10.8 настоящих Правил, комиссия, созданная для передачи дел нотариуса, передает в установленные указанным пунктом сроки печать нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в территориальный орган. Неиспользованные, испорченные, продублированные или имеющие технический брак бланки, а также бланки для совершения нотариальных действий передаются комиссией в нотариальную палату по акту сдачи бланков нотариуса (рекомендуемый образец приведен в приложении N 3). Указанные акты от имени передающей стороны подписывают члены комиссии.

VII. Номенклатура дел

7.1. Учет нотариальных документов, группировка нотариальных документов в дела, хранение дел нотариусом, занимающимся частной практикой, осуществляются в соответствии с Типовой номенклатурой дел нотариуса, утвержденной приказом Минюста России от 15.12.2022 N 555

(зарегистрирован Минюстом России 28.09.2022, регистрационный N 70259)

(далее - Типовая номенклатура дел нотариуса).

7.2. Номенклатура дел ведется в электронной форме в ЕИС и состоит из двух разделов: "Совершение нотариальных действий" и "Организация нотариальной деятельности".

В раздел "01. Совершение нотариальных действий" включаются дела, предусмотренные Типовой номенклатурой дел нотариуса.

В раздел "02. Организация нотариальной деятельности" включаются дела, предусмотренные приложением N 4. Сроки хранения дел, включенных в раздел "02. Организация нотариальной деятельности" устанавливаются в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации и предусматриваются приложением N 4.

7.3. Каждая запись в номенклатуре дел должна содержать следующие сведения:

1) индекс дела;

2) заголовок дела;

3) срок хранения;

4) количество единиц хранения (дел или томов дела, если дело содержит несколько томов. Наследственное дело учитывается как единица хранения независимо от наличия и количества его томов);

5) количество единиц хранения (дел или томов дела, если дело содержит несколько томов), не оконченных производством и перешедших на следующий год. Наследственное дело учитывается как единица хранения независимо от наличия и количества его томов;

6) статус (не начато, уничтожено);

7) примечание.

ЕИС обеспечивается заполнение сведений, предусмотренных подпунктами 1-3 настоящего пункта.

Сведения номенклатуры дел за календарный год, предусмотренные подпунктами 4-6 настоящего пункта, ежегодно вносятся нотариусом в ЕИС в течение трех месяцев с начала следующего календарного года.

В качестве сведений, предусмотренных подпунктом 4 настоящего пункта, по окончании календарного года вносится количество томов дела, находящихся в производстве.

В качестве сведений, предусмотренных подпунктом 5 настоящего пункта, вносится количество единиц хранения, не оконченных производством и перешедших на следующий год.

В качестве сведений, предусмотренных подпунктом 7 настоящего пункта, вносятся иные сведения, которые нотариус считает необходимым отразить.

По окончании календарного года или в случае прекращения полномочий нотариуса в течение календарного года итоговая запись формируется в ЕИС на основании сведений номенклатуры дел нотариуса и содержит сведения об общем количестве наследственных дел, находящихся в производстве в календарном году, в том числе количестве перешедших на следующий календарный год, общем количестве иных дел за календарный год, в том числе количестве дел, перешедших на следующий календарный год, отдельно по срокам хранения наследственных дел и иных дел: постоянного, временного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет включительно). Итоговая запись подписывается усиленной квалифицированной подписью (далее - УКЭП) нотариуса, а в случае прекращения полномочий нотариуса в связи со смертью или по решению суда - УКЭП председателя комиссии в соответствии с пунктом 10.12 настоящих Правил.

Технические ошибки, допущенные при внесении сведений в номенклатуру дел нотариуса, итоговую запись исправляются незамедлительно при их обнаружении.

Уполномоченный работник нотариальной палаты имеет доступ к просмотру записей номенклатуры дел нотариуса, включая итоговую запись.

7.4. Номенклатура дел предназначена для использования в качестве основного документа при определении сроков хранения дел в целях отбора дел для передачи в соответствующий архив или для уничтожения.

Изменение сроков хранения, установленных номенклатурой дел (приложение N 4), запрещается.

7.5. При введении законодательными актами Российской Федерации новых нотариальных действий до внесения изменений в Типовую номенклатуру дел нотариус использует номенклатурное дело с индексом 01-31. После внесения дополнений в Типовую номенклатуру дел нотариальные документы, находящиеся в номенклатурном деле с индексом 01-31 по окончании календарного года помещаются в соответствующее номенклатурное дело, предусмотренное изменениями в Типовой номенклатуре дел. В случае если к году вступления в силу изменений в Типовую номенклатуру дел срок хранения нотариального документа истек, такой нотариальный документ в соответствующее номенклатурное дело не помещается и подлежит уничтожению в порядке, предусмотренном разделом X настоящих Правил.

7.6. Дела, которые не окончены производством в текущем календарном году, являются переходящими делами.

Не могут быть переходящими делами реестры регистрации нотариальных действий нотариуса, за исключением реестра нотариальных действий, совершенных удаленно, и сделок, удостоверенных двумя и более нотариусами, и реестра уведомлений о залоге движимого имущества на бумажном носителе, номенклатурные дела, предусмотренные разделом 01 номенклатуры дел, оконченные производством, если иное не предусмотрено настоящими Правилами.

VIII. Формирование дел на бумажном носителе

8.1. Все имеющиеся у нотариуса, занимающегося частной практикой, документы на бумажном носителе формируются в дела посредством их группировки в соответствии с номенклатурой дел и систематизируются внутри дела, за исключением книг, журналов и реестров, хранящихся в ЕИС, если иное не установлено пунктами 13.1 - 13.3 настоящих Правил.

8.2. Дело состоит из сгруппированных в отдельной папке документов, соответствующих по содержанию заголовку номенклатурного дела.

8.3. В дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел.

Внутри дела документы систематизируются в хронологическом порядке, если Правилами не установлено иное. В делах, содержащих переписку по различным вопросам, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

8.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

- помещать в дела документы в соответствии с заголовками дел номенклатуры дел;

- группировать в дела документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- не помещать в дела документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.

По объему дело не должно превышать 250 листов. Если количество листов в деле превышает 250, дело подразделяется на тома.

Приложения к документам, независимо от даты их составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Если после помещения приложения в дело его объем составит свыше 250 листов, то приложение может формироваться в отдельный том, о чем в документе делается отметка.

В случаях если дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносятся заголовок и индекс дела, а также порядковый номер тома.

8.5. Постановления нотариуса, связанные с оформлением наследственных дел, помещаются в конкретные наследственные дела.

8.6. Постановления об отложении нотариальных действий или об отказе в их совершении помещаются в соответствующие номенклатурные дела вместе с документами, в отношении которых они вынесены.

В случае если указанные документы не остаются в делах нотариуса, постановления помещаются в соответствующее номенклатурное дело.

Постановления об отложении нотариальных действий, совершаемых удаленно, или об отказе в совершении нотариальных действий удаленно хранятся в электронной форме в ЕИС.

IX. Оформление дел на бумажном носителе и составление описей дел

9.1. Оформление дела (далее - тома дела) состоит из комплекса работ по подготовке дела к хранению, включающего описание дела на обложке, брошюровку, нумерацию листов, составление листа-заверителя и внутренней описи.

9.2. Дела подлежат оформлению при их заведении и после окончания ведения дела после завершения календарного года (за исключением переходящих дел).

9.3. Оформление дела при его заведении состоит из оформления обложки дела (рекомендуемый образец приведен в приложении N 5) (дела постоянного хранения помещаются в твердую обложку), на которой указываются следующие реквизиты:

наименование нотариальной палаты;

фамилия, имя и отчество (при наличии) нотариуса, занимающегося частной практикой, наименование нотариального округа;

номенклатурный индекс. Индекс переносится из номенклатуры дел, если дело состоит из нескольких томов, индекс дополняется номером тома;

номер дела. Указывается порядковый номер дела по описи дел постоянного и свыше 10 лет срока хранения. Номер дела не заполняется при оформлении дел сроком хранения десять лет и менее;

заголовок дела (переносится из номенклатуры дел);

дата дела. Датой начала дела является дата поступления первого документа, включенного в дело. Датами начала и окончания дела, содержащего нотариальные документы, являются даты первого и последнего нотариального документа. Датой начала наследственного дела является дата первого поступившего документа, а датой окончания наследственного дела является дата окончания производства по наследственному делу. Дата дела оформляется словесно-цифровым способом. Дата начала и окончания дела может не указываться на обложках дел, содержащих документы, даты которых отражаются в заголовках дел. На обложках реестров, книг, журналов датами начала и окончания дела являются даты первой и последней записи в реестре, книге, журнале. Датами начала и окончания личного дела работника являются даты приказов о приеме и увольнении работника;

срок хранения дела (заполняется в соответствии с номенклатурой дел).

9.4. После окончания дела проводится его полное или частичное оформление в зависимости от сроков хранения дела, устанавливаемых в соответствии с номенклатурой дел.

9.5. Исчисление срока хранения дел производится с 1 января года, следующего за годом их окончания.

9.6. Частично оформляются дела, хранящиеся 10 лет и менее.

9.7. При частичном оформлении дела осуществляются пересистематизация документов, нумерация листов (карандашом в правом верхнем углу листа). Дело прошивается, составляется лист-заверитель дела. Внутренняя опись документов дела может не составляться.

9.8. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Полное оформление дела предусматривает:

нумерацию листов в деле;

составление листа-заверителя дела (за исключением наследственных дел);

составление внутренней описи документов дела;

брошюровку (подшивку) дела;

проставление даты окончания дела, которой является дата последнего документа, включенного в дело, в соответствии с пунктом 9.3 настоящих Правил. Дата оформляется словесно-цифровым способом;

заполнение всех иных реквизитов обложки дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. При этом количество листов внутренней описи и лист-заверитель не учитываются при указании на обложке дела количества листов в деле.

9.9. При полном оформлении дела документы перегруппируются в хронологической последовательности с января по декабрь.

9.10. Все листы дела, подлежащего полному оформлению, включая помещенные в него конверты и вложения (за исключением вложений в конверты хранения), нумеруются простым карандашом. Лист-заверитель не нумеруется. Внутренняя опись нумеруется отдельно.

Нумерация производится арабскими цифрами в правом верхнем углу каждого листа документа. Если на листах ранее уже имелась нумерация, не совпадающая с новой, то прежний номер зачеркивается, новый номер ставится рядом.

Если дело состоит из нескольких томов, а том - из нескольких частей, листы в каждом томе или части нумеруются отдельно.

При наличии в нумерации листов ошибок (не более 5 ошибок в деле или томе) листы дела (тома) могут не нумероваться заново. При наличии

не более 5 не учтенных нумерацией листов допускается их нумерация литерным номером (обозначаемым не только цифрой, но и буквой), например, 2а, 2б и т.д. Допущенные в нумерации листов ошибки (как пропущенные номера листов, так и листы, обозначенные литерными номерами) оговариваются на листе-заверителе.

Если при нумерации листов в деле (томе) допущено более 5 ошибок, листы дела (тома) нумеруются заново.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

9.11. После завершения нумерации листов составляется лист-заверитель по установленной форме (рекомендуемый образец приведен в приложении N 6), который располагается в конце дела на отдельном листе. К наследственным делам лист-заверитель не составляется. В надписи, предусмотренной в абзаце втором пункта 9.14 настоящих Правил, слова "+ лист-заверитель" не указываются.

В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле (томе); оговариваются наличие документов за другие календарные годы, листы, обозначенные литерными номерами, пропущенные номера листов, склеенные или поврежденные листы; отражаются любые изменения в оформленных делах: изъятие, добавление документов и т.д. Это может быть сделано путем внесения изменений в существующий лист-заверитель (при этом старый текст зачеркивается так, чтобы он мог быть прочитан, вносится новый текст; изменения датируются, подписываются и заверяются оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации) или путем составления нового листа-заверителя, который подшивается в конце дела. При этом старый лист-заверитель зачеркивается и помещается в дело перед новым листом-заверителем. Старый лист-заверитель не нумеруется.

Лист-заверитель подписывается нотариусом с указанием его должности и даты составления заверительной надписи. Подпись нотариуса заверяется оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Запрещается излагать лист-заверитель на обложке дела или чистом обороте листа последнего документа.

9.12. Внутренняя опись документов наследственного дела составляется на отдельных листах (рекомендуемый образец приведен в приложении N 7). Каждый документ вносится во внутреннюю опись под самостоятельным порядковым номером, указываются дата документа, заголовок, номера листов, на которых расположен каждый документ.

На дела, формируемые по видам документов (договоры, завещания и т.д.), допускается составление внутренней описи документов дела по специальной форме (рекомендуемый образец приведен в приложении N 8). В этом случае в графу "Вид документа" вносится название нотариально удостоверенного документа, например: договор мены, договор купли-продажи. Для более удобного поиска документа в деле название удостоверенного документа дополняется фамилиями, именами и отчествами (при наличии) или инициалами лиц, обратившихся за совершением нотариальных действий, например, "Договор купли-продажи квартиры между (фамилия, имя, отчество (при наличии) и (фамилия, имя, отчество (при наличии)".

Наименования документов и копии документов, прилагаемых к удостоверенному документу, во внутреннюю опись не вносятся. При этом в графе "Номера листов дела" проставляются номера листов дела, занятые удостоверенным документом с приложениями.

Изменения состава документов дела (изъятие документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечание".

9.13. Внутренняя опись имеет итоговую запись, в которой цифрами и прописью указывается количество включенных в нее документов и листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается нотариусом с указанием его должности и даты составления описи и подшивается в начале дела.

9.14. После составления листа-заверителя и внутренней описи все документы, составляющие дело, помещаются в обложку, прошиваются прочной нитью или переплетаются с учетом возможного свободного чтения их текстов. Исключение составляют документы, помещенные в дело "Конверты хранения". Если текст документа близко расположен к левому краю листа, что после подшивки затруднит его чтение, к листу подклеивается полоска бумаги, которая прошивается при оформлении дела. На место склейки помещается оттиск печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Концы нити, которой прошиты документы дела, или места скрепления листов заклеиваются бумажной наклейкой, на которую ставится оттиск печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации таким образом, чтобы часть оттиска была расположена на бумажной наклейке, часть - на листе. При этом указывается следующая надпись: "В деле пронумеровано, прошито и скреплено печатью всего __ листов документов, + ___ листов внутренней описи, + лист-заверитель".

9.15. Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и для выделения к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли, проводится ежегодно путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

Нотариусом составляется опись дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также акт о выделении к уничтожению документов (рекомендуемый образец приведен в приложении N 9).

9.16. Отбор документов для хранения или уничтожения осуществляются в соответствии с номенклатурой дел.

Отбор документов для уничтожения по номенклатурным делам, производство по которым окончено до принятия Типовой номенклатуры дел, производится:

в соответствии со сроками хранения, установленными номенклатурой дел (приложение N 4);

в соответствии со сроками хранения, установленными Примерной номенклатурой дел, утвержденной приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 19.12.2013 N 229 (зарегистрирован Минюстом России 31.12.2013, регистрационный N 30940) - в отношении номенклатурных дел, не предусмотренных Типовой номенклатурой дел и номенклатурой дел (приложение N 4);

по истечении 5 лет после года формирования номенклатурных дел, для которых срок хранения не был предусмотрен Примерной номенклатурой дел и не предусмотрен Типовой номенклатурой дел и номенклатурой дел (приложение N 4).

9.17. По истечении 10 лет хранения подлежат переформированию номенклатурные дела постоянного или свыше 10 лет срока хранения раздела 01 номенклатуры дел, за исключением наследственных дел и номенклатурных дел нотариусов, сложивших полномочия и государственных нотариальных контор, находящихся на временном хранении у нотариуса, занимающегося частной практикой. Переформирование производится в следующем порядке:

1) номенклатурное дело расшивается;

2) документы с истекшим сроком хранения в номенклатурном деле уничтожаются;

3) каждый нотариальный документ, подлежащий передаче в нотариальный архив, содержащийся в номенклатурном деле на бумажном носителе подлежит сканированию в отдельный файл в виде его электронного образа;

4) созданный файл электронного образа нотариального документа передается на хранение в ЕИС, и для обеспечения дальнейшего поиска электронного образа архивного нотариального документа на него заполняется индивидуальная карточка в ЕИС.

5) нотариальные документы на бумажном носителе для передачи их на хранение в нотариальный архив формируются в номенклатурные дела соответствующего индекса Типовой номенклатуры дел нотариуса, а документы к ним уничтожаются. В разделе "Примечания" описи дел указывается о переформировании соответствующего дела (тома дела). Переформированное номенклатурное дело должно быть полностью оформлено в соответствии с пунктом 9.8. настоящих Правил. Переформирование номенклатурного дела не производится, если документов, подлежащих уничтожению, в составе такого дела не имеется.

9.18.  Учет всех оконченных производством дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), за исключением наследственных дел, осуществляется посредством внесения информации о каждой единице хранения в электронную опись оконченных дел нотариуса, ведущуюся в электронной форме в ЕИС.

Электронная опись оконченных дел нотариуса содержит:

а) фамилию, имя, отчество (при наличии) нотариуса;

б) его нотариальный округ;

в) наименование нотариальной палаты субъекта Российской Федерации;

г) годовые разделы описи.

В течение трех месяцев после окончания календарного года в соответствующий годовой раздел описи вносятся сведения на оконченные производством дела постоянного хранения за соответствующий календарный год, оконченные производством дела временного хранения (свыше 10 лет), за соответствующий календарный год, за исключением наследственных дел.

Год, за который сформирован соответствующий раздел описи;

Порядковый номер каждой единицы хранения (начиная с 1 сквозная нумерация до прекращения нотариусом нотариальной деятельности);

Индекс дела (в соответствии с номенклатурой дел);

Заголовок дела (в соответствии с номенклатурой дел);

Номер тома (в случае, если дело состоит из нескольких томов);

Даты первого и последнего нотариального документа в деле (томе, если дело содержит несколько томов).

Срок хранения (в соответствии с номенклатурой дел);

Количество листов в деле (томе, если дело содержит несколько томов);

Индекс переформированного дела;

Примечание (указываются сведения о переформировании дела и дата передачи в нотариальный архив);

Технические ошибки, допущенные при внесении сведений в опись дел, исправляются незамедлительно при их обнаружении.

9.19. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером. Порядковый номер записи указывается на обложке дела (тома) в качестве номера дела.

9.20. Годовой раздел описи дел подписываются УКЭП нотариуса,а в случае прекращения полномочий нотариуса в связи со смертью или по решению суда - УКЭП председателя комиссии в соответствии с пунктом 10.12 настоящих Правил.

Уполномоченный работник нотариальной палаты имеет доступ к просмотру записей описи дел нотариусов, являющихся членами соответствующей нотариальной палаты.

9.21. В случае необходимости внесения дополнений или изменений в опись дел указанные дополнения или изменения подписываются УКЭП нотариуса.

9.22. Номенклатурные дела, которым присвоены резервные индексы в связи с введенными законодательством Российской Федерации нотариальными действиями, и оконченные производством до утверждения Типовой номенклатуры дел, подлежат переиндексации в соответствии с Типовой номенклатурой дел с указанием сроков хранения, установленными Типовой номенклатурой дел.

9.23. В случае необходимости изъятия или добавления документов в полностью оформленные дела постоянного или временного хранения (например, изъятие правоустанавливающих документов при расторжении договора) производятся переформирование и переоформление дела.

9.24. Добавление документов в дело производится в следующем порядке. Дело расшивается. При подшивке новых документов должно соблюдаться условие помещения вместе всех документов по одному вопросу. Меняется нумерация листов. Если в дело добавляется не более 5 листов, допускается проставление литерных номеров листов в соответствии с пунктом 9.10 настоящих Правил. Вносятся соответствующие изменения в лист-заверитель и внутреннюю опись, составляется справка о причинах переформирования и переоформления дела (за исключением наследственных дел), датируемая и подписываемая нотариусом, которая подшивается в конец дела перед листом-заверителем, нумеруется и включается во внутреннюю опись.

9.25. Документы, хранящиеся в номенклатурных делах нотариуса, в случае их возврата или изъятия (выемки) выдаются:

лицу, на имя которого были оформлены возвращаемые документы, или его представителю при предъявлении: заявления с указанием причин возврата документов; документа, удостоверяющего личность; документа, подтверждающего полномочия представителя; документа, послужившего основанием для возврата документа (например, соглашения о расторжении договора, при удостоверении соглашения не тем нотариусом, который удостоверял расторгаемый договор);

работникам суда, прокуратуры, органов следствия при предъявлении служебного удостоверения, документа, на основании которого производится изъятие.

9.26. Возврат или изъятие документов из дел нотариуса производится в следующем порядке. Дело расшивается, изымаются необходимые документы; на их место подшиваются копии, заверенные подписью и оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. В дело также подшивается документ, на основании которого производился возврат или изъятие (заявление лица, на имя которого оформлены возвращаемые документы, протокол выемки, определение (запрос) суда, иной документ, на основании которого производился возврат или изъятие). В случае направления возвращаемого или изъятого документа почтой составляется сопроводительное письмо, экземпляр которого подшивается в дело. Производится перенумерация листов. Если количество листов уменьшается на 5 или менее листов, их нумерация может не меняться, при этом на листе-заверителе делается отметка о пропущенных номерах. В случае увеличения количества листов в деле производится нумерация в порядке, предусмотренном пунктом 9.10 настоящих Правил.

9.27. Переформированные документы в деле прошиваются. Изменяется количество листов, указанное на листе-заверителе и на обложке дела.

9.28. В случае возвращения нотариусу ранее изъятых из его дел документов они вновь помещаются в дело, из которого изымаются их копии. Протокол выемки, определение (запрос) суда, иные документы, на основании которых производилось изъятие, подшиваются нотариусом в номенклатурное дело "Документы, на основании которых производилось изъятие документов или выдача информации о совершенных нотариальных действиях". Документы в деле вновь прошиваются. Копии документов уничтожаются.

9.29. Реестры, книги, журналы до внесения в них первой записи должны быть прошиты, листы их пронумерованы. Количество пронумерованных и сшитых листов указывается на оборотной стороне последних листов реестров, книг, журналов. В реестрах, книгах, журналах, ведение которых осуществляется нотариусами, занимающимися частной практикой, запись о количестве пронумерованных и сшитых листов заверяется подписью должностного лица и оттиском печати нотариальной палаты.

Выдача реестров, книг, журналов нотариусам, занимающимся частной практикой, регистрируется в нотариальной палате, при этом на реестрах, книгах, журналах проставляются даты выдачи и их регистрационные номера.

X. Временное хранение дел. Передача дел

10.1. Номенклатурные дела, предусмотренные номенклатурой дел, с даты их открытия до даты передачи в соответствующий нотариальный архив в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, подлежат временному хранению по месту их формирования.

10.2. Течение срока хранения дел начинается с 1 января года, следующего за годом окончания производства по делу.

10.3. Дела постоянного срока хранения по месту формирования хранятся не более 10 лет с года окончания производства по делу.

10.4. По истечении срока хранения дела временного срока хранения 10 лет и менее, уничтожаются.

10.5. Номенклатурные дела постоянного и свыше 10 лет срока хранения, хранящиеся по месту формирования и передаваемые в соответствующий нотариальный архив по описи, должны быть переформированы в соответствии с пунктом 9.17 настоящих Правил. Номенклатурные дела государственных нотариальных контор и нотариусов, прекративших полномочия, временно хранящиеся у нотариуса, передаются в нотариальный архив по описи без дополнительного оформления в соответствии с пунктами 9.8 и 9.17 настоящих Правил.

10.6. В случае возложения полномочий нотариуса, занимающегося частной практикой, на лицо, временно его замещающее, данному лицу передаются печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и номенклатурные дела текущего делопроизводства и находящиеся на временном хранении.

Журнал учета приема-передачи полномочий ведется в электронной форме в ЕИС, а в случае отсутствия технической возможности внесения записи о факте передачи полномочий в журнал приема-передачи полномочий ЕИС в соответствии с Порядком замещения временно отсутствующего нотариуса, утвержденным приказом Минюста России от 29.06.2015 N 148 (зарегистрирован Минюстом России 30.06.2016, регистрационный N 37822)*(9), и Порядком ведения реестров единой информационной системы нотариата, внесения в них сведений, в том числе порядком исправления допущенных в таких реестрах технических ошибок, утвержденным приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 30.09.2020 N 225 (зарегистрирован Минюстом России 05.10.2020, регистрационный N 60214)*(10), нотариус учитывает передачу полномочий в журнале учета приема-передачи полномочий, дел нотариуса и печати на бумажном носителе (рекомендуемый образец приведен в приложении N 10) с указанием причин, по которым регистрация передачи полномочий в электронной форме невозможна, в том числе: отсутствие возможности внесения сведений в единую информационную систему нотариата по техническим причинам (например, отсутствие электроснабжения, доступа к информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", ЕИС в связи с плановыми профилактическими работами).

10.7. Документы, подтверждающие уважительность причин невозможности исполнения нотариусом своих служебных обязанностей, формируются в соответствующее номенклатурное дело.

10.8. В случае длительного отсутствия нотариуса (более трех месяцев), невозможности исполнять им свои полномочия и (или) содержать архив, изменения территории его деятельности, дела и документы передаются по акту приема-передачи дел другому нотариусу, определенному приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой.

В случае отсутствия нотариуса, занимающегося частной практикой, которому могут быть переданы дела, дела передаются на временное хранение в нотариальную палату.

Срок передачи дел не должен превышать 30 дней с момента наступления обстоятельств, указанных в абзаце первом настоящего пункта Правил, если Правилами не установлено иное.

В случае временного отсутствия нотариуса (от 21 календарного дня до трех месяцев), если не имеется лица, замещающего его на основании статьи 20 Основ, наследственные дела для дальнейшего производства, алфавитные книги учета наследственных дел, книги учета наследственных дел до начала периода временного отсутствия нотариуса подлежат передаче другому нотариусу по акту приема-передачи дел. При этом наследственные дела оформляются в соответствии с пунктом 9.7 настоящих Правил, но без составления листа-заверителя дела. Другие номенклатурные дела в указанном случае не подлежат передаче.

В случаях длительного отсутствия нотариуса (более трех месяцев), невозможности исполнять им свои полномочия и (или) содержать архив, изменения территории его деятельности передаче подлежат все дела, сформированные нотариусом, занимающимся частной практикой, включая реестры, книги, журналы. При этом дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения должны быть полностью оформлены в соответствии с пунктом 9.8 настоящих Правил; дела со сроком хранения до 10 лет могут передаваться частично оформленными в соответствии с пунктом 9.7 настоящих Правил. Реестры, книги, журналы, не использованные нотариусом, занимающимся частной практикой, передаются в нотариальную палату.

10.9. Дела передаются на временное хранение по акту приема-передачи дел, подписываемому лицами, принимающими и передающими дела.

Дела вносятся в акт приема-передачи дел на временное хранение по разделам: "Нотариальные реестры, книги, журналы", "Наследственные дела", "Иные номенклатурные дела".

В конце акта приема-передачи дел на временное хранение делается итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество включенных в него дел.

Если объем акта приема-передачи дел на временное хранение превышает один лист, его листы прошиваются и нумеруются.

Экземпляры акта приема-передачи остаются у принимающих и передающих дела лиц. Один экземпляр незамедлительно направляется передающим дела лицом в нотариальную палату на бумажном носителе или в электронной форме.

10.10.  В случае прекращения полномочий нотариуса по собственной инициативе либо в связи с достижением возраста 75 лет, сформировавшего оконченные производством дела, а также оконченные производством и находящиеся у него на временном хранении номенклатурные дела государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимавшегося частной практикой и прекратившего полномочия, подлежат передаче в нотариальный архив нотариальной палаты субъекта Российской Федерации, членом которой являлся нотариус.

Дела, не оконченные производством, передаются нотариусу, определенному приказом территориального органа юстиции по согласованию с нотариальной палатой.

Передача подготовленных к архивному хранению номенклатурных дел, включая нотариальные архивные документы, хранившиеся у нотариуса, осуществляется в течение двух месяцев со дня прекращения полномочий нотариуса. При значительном объеме номенклатурных дел, подлежащих оформлению для временного или постоянного хранения, срок передачи номенклатурных дел продлевается нотариальной палатой.

Номенклатурные дела передаются нотариусом в нотариальный архив нотариальной палаты соответствующего субъекта Российской Федерации в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования нотариальных документов, утвержденными приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 15.12.2022 N 555 (зарегистрирован Минюстом России 05.10.2020, регистрационный N 60214).

Передача нотариусом номенклатурных дел оформляется актом приема-передачи в электронной форме, формируемым на основе описи номенклатурных дел за соответствующий календарный год, которая ведется ЕИС в соответствии с пунктом 9.18 настоящих Правил и содержащим фамилию, имя, отчество (при наличии) нотариуса, нотариальный округ, наименование нотариальной палаты субъекта Российской Федерации, год, за который сформированы номенклатурные дела и следующие разделы:

Порядковый номер;

Индекс переформированного дела;

Заголовок дела;

Номер тома (вносится, если дело содержит несколько томов);

Даты первого и последнего нотариального документа в деле (томе, если дело содержит несколько томов).

Срок хранения;

Количество листов в деле (томе, если дело содержит несколько томов);

Примечание.

10.11.  Номенклатурные дела нотариуса, сформированные до введения в действие Правил для архивного хранения и подлежащие передаче в нотариальный архив, подлежат переформированию в порядке, предусмотренном пунктом 9.17 настоящих Правил с присвоением переформированному делу индекса в соответствии с Типовой номенклатурой дел. В акт приема-передачи, формируемый в электронной форме в ЕИС, нотариус вносит индекс переформированного дела с указанием номера тома (если дело содержит несколько томов), количества листов в деле с указанием дат первого и последнего нотариального документа в деле (томе).

К переформированному делу в ЕИС присоединяются электронные образы всех имеющихся во вновь сформированном деле нотариальных документов на бумажном носителе.

10.12.  Оконченные производством номенклатурные дела нотариуса, занимавшегося частной практикой, который был освобожден от полномочий по решению суда либо полномочия которого были прекращены в связи с его смертью, передаются комиссией, созданной в соответствии с настоящим пунктом Правил, в нотариальный архив нотариальной палаты, членом которой являлся нотариус. Дела, производство по которым не окончено, передаются нотариусу, определенному приказом территориального органа юстиции по согласованию с нотариальной палатой.

Комиссия создается нотариальной палатой в течение пяти рабочих дней со дня прекращения полномочий нотариуса, занимающегося частной практикой.

Оформление дел к архивному хранению и их передача осуществляется комиссией в течение двух месяцев со дня прекращения полномочий нотариуса по акту приема-передачи дел (рекомендуемый образец приведен в приложении N 11), который от имени передающей стороны подписывается членами комиссии. При этом составление акта приема-передачи дел возлагается на членов комиссии. При значительном объеме номенклатурных дел, подлежащих оформлению для временного или постоянного хранения, срок передачи номенклатурных дел продлевается нотариальной палатой.

Нотариальная палата обязана обеспечить сохранность нотариальных документов. Со дня начала работы комиссии, созданной для передачи дел нотариуса, и до момента передачи этих дел другому нотариусу ответственность за сохранность документов возлагается персонально на председателя комиссии.

В случае невозможности передачи дел комиссией (отсутствие информации о месте нахождения подлежащих передаче дел, доступа к ним, наличие иных объективных причин, делающих невозможной передачу дел) председатель комиссии незамедлительно уведомляет об этом территориальный орган и нотариальную палату в целях обращения в суд для решения вопроса о принудительном изъятии подлежащих передаче дел.

При необходимости наследственные дела, алфавитные книги учета наследственных дел, книги учета наследственных дел могут быть переданы комиссией в первоочередном порядке по отдельному акту приема-передачи дел.

10.13. Номенклатурные дела принимаются в нотариальный архив нотариальной палаты соответствующего субъекта Российской Федерации в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования нотариальных документов, утвержденными приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 15.12.2022 N 555 (зарегистрирован Минюстом России 05.10.2020, регистрационный N 60214).

Не подлежат передаче документы, связанные с финансовой ответственностью нотариуса или исполнением обязанностей, установленных законодательством, не относящимся к законодательству о нотариате, в том числе обязанностей налогоплательщика и (или) работодателя или иных обязанностей.

XI. Уничтожение дел

11.1. Срок хранения номенклатурного дела исчисляется в годах, начиная с 1 января года, следующего за годом, в котором производство по делу было окончено. Отбор дел для уничтожения производится нотариусом, занимающимся частной практикой, после 1 января года, следующего за последним годом хранения номенклатурного дела.

11.2. Номенклатурные дела, срок хранения которых истек, выделяются для уничтожения.

Производится полистный просмотр дел с целью их отбора для уничтожения. Отбор дел к уничтожению по заголовкам на обложках не допускается. При наличии в деле нотариального документа, срок хранения которого не истек, номенклатурное дело подлежит хранению в течение установленного в номенклатуре дел срока, начинающего течь с 1 января года, следующего за годом окончания срока хранения такого нотариального документа.

11.3. Отобранные для уничтожения номенклатурные дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, составляемый в двух экземплярах.

Акт о выделении к уничтожению документов подписывается нотариусом, занимающимся частной практикой. Подпись нотариуса заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт.

Отбор документов для уничтожения производится после составления в порядке, предусмотренном пунктом 9.18. настоящих Правил, описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

11.4. Акт о выделении к уничтожению документов в течение трех месяцев после окончания календарного года представляется для согласования экспертной комиссии, которой проверяется правильность отбора документов для уничтожения (проводится экспертиза ценности документов).

На основании экспертизы ценности документов экспертная комиссия определяет необходимость исключения отобранных для уничтожения дел из акта о выделении к уничтожению документов.

В случае принятия экспертной комиссией решения об исключении из представленного акта дел его текст изменяется подготовившим данный акт нотариусом (работником), ответственным за делопроизводство.

11.5. Акт о выделении к уничтожению документов, согласованный экспертной комиссией, представляется на утверждение в нотариальную палату.

11.6. Дела, отобранные для уничтожения, должны быть уничтожены нотариусом, занимающимся частной практикой, в течение 30 дней со дня утверждения акта.

11.7. Дела уничтожаются любым доступным способом, отвечающим требованиям о неразглашении содержащейся в них информации и невозможности восстановления текста уничтоженных документов.

На акте о выделении к уничтожению документов делается отметка о дате и способе уничтожения дел. Отметка подписывается нотариусом, занимающимся частной практикой, с проставлением даты и заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

11.8. Один экземпляр акта о выделении к уничтожению документов с отметкой об уничтожении дел хранится в делах нотариуса, другой - передается нотариусом в нотариальную палату.

XII. Особенности формирования и оформления отдельных видов дел

Формирование и оформление наследственных дел

12.1. Основанием для начала производства по наследственному делу является получение нотариусом от заинтересованного лица первого документа, свидетельствующего об открытии наследства (заявления о принятии наследства, о выдаче свидетельства о праве на наследство, об отказе от наследства, о принятии мер к охране наследственного имущества, об управлении наследственным имуществом, о вынесении постановления о выплате денежных средств на достойные похороны наследодателя, о выдаче свидетельства о праве собственности пережившего супруга на долю в общем имуществе супругов, о согласии быть исполнителем завещания, о выдаче свидетельства, удостоверяющего полномочия исполнителя завещания, и т.д.).

12.2. Документы, относящиеся к наследственному делу, могут быть представлены нотариусу в форме бумажного документа или электронного документа на личном приеме, по почте, другим лицом, а также с использованием технических средств, в том числе информационно-телекоммуникационных сетей или ЕИС.

12.3. Возврат подлинного документа заявителю производится под расписку, которая может быть оформлена в виде отдельного документа, помещаемого в дело, или в виде соответствующей записи на остающейся в делах нотариуса копии возвращаемого подлинного документа.

12.4. Для начала производства по наследственному делу нотариус регистрирует наследственное дело в реестре наследственных дел ЕИС. В случае отсутствия возможности регистрации наследственного дела в реестре наследственных дел ЕИС по техническим причинам нотариус присваивает наследственному делу номер в порядке, предусмотренном для формирования уникального номера, формируемого ЕИС в соответствии с Порядком ведения реестров ЕИС.

После устранения причин невозможности регистрации наследственного дела в реестре наследственных дел ЕИС нотариус незамедлительно регистрирует наследственное дело в реестре наследственных дел ЕИС.

12.5. Документ, послуживший основанием для начала производства по наследственному делу, регистрируется в день поступления в книге учета наследственных дел. До регистрации поступившего документа нотариус проверяет отсутствие в ЕИС наследственного дела в отношении конкретного наследодателя. В случае, если в ЕИС имеется наследственное дело, производство по которому открыто у другого нотариуса в отношении того же наследодателя, поступивший документ регистрируется нотариусом в журнале входящей корреспонденции ЕИС и направляется нотариусу по компетенции.

12.6. Книга учета наследственных дел ведется в электронной форме в ЕИС и содержит следующие сведения:

1) об уникальном номере наследственного дела в реестре наследственных дел ЕИС;

2) о фамилии, имени, отчестве (при наличии) наследодателя;

3) о дате открытия наследства;

4) о месте открытия наследства;

5) о порядковом номере записи, начиная с единицы, всех заявлений, поступивших к наследственному делу;

6) о фамилии, имени, отчестве (при наличии) заявителя для граждан либо о полном наименовании заявителя для юридического лица или публично-правового образования. Если документ получен нотариусом через представителя, помимо фамилии, имени, отчества (при наличии) заявителя - сведения о фамилии, имени, отчестве (при наличии) законного или уполномоченного представителя;

7) о дате поступления заявления;

8) о содержании заявления (вид заявления);

9) о дате выдачи и реестровом номере свидетельства о праве на наследство, свидетельства о праве собственности на долю в общем имуществе супругов, выдаваемого пережившему супругу, свидетельства об удостоверении полномочий исполнителя завещания;

10) примечание (содержит сведения, которые нотариус считает необходимым отразить).

В случае отсутствия возможности внесения сведений о поступивших документах в книгу учета наследственных дел в ЕИС по техническим причинам нотариус на поступившем документе указывает дату его поступления, уникальный номер наследственного дела в реестре наследственных дел ЕИС и незамедлительно регистрирует поступивший документ после устранения причин невозможности его регистрации в книге учета наследственных дел ЕИС.

Со дня введения в действие Правил записи в книге учета наследственных дел на бумажном носителе не производятся.

Заявления, поступившие к наследственным делам, производство по которым начато до вступления в силу Правил, регистрируются в книге учета наследственных дел ЕИС после регистрации или внесения изменений в реестре наследственных дел ЕИС для присвоения уникального номера наследственного дела.

12.7. Документ, послуживший основанием для начала производства по наследственному делу, а также все последующие заявления регистрируются в книге учета наследственных дел. Порядковый номер зарегистрированного заявления, дата регистрации, номер наследственного дела указываются в верхнем левом углу документа.

12.8. Помимо документа, послужившего основанием для начала производства по наследственному делу, в книге учета наследственных дел регистрируются все поступившие по конкретному наследственному делу заявления, в том числе заявления, поступившие в период производства по наследственному делу, оформленные ненадлежащим образом или поступившие с нарушением установленных законом сроков. Например, регистрируются в книге учета наследственных дел заявления о принятии наследства, поданные по истечении 6 месяцев, установленных для принятия наследства; заявления, переданные нотариусу не наследником или направленные по почте, если на них не засвидетельствована подлинность подписи наследника, поскольку данные документы могут служить основанием для отказа в выдаче свидетельства о праве на наследство, если лицо, подавшее ненадлежащее оформленное заявление, не направит нотариусу в установленный срок иное заявление, оформленное в соответствии с законом, или судом не будет восстановлен срок для принятия наследства. Порядковый номер зарегистрированного документа, дата регистрации, номер наследственного дела указываются в верхнем левом углу документа.

12.9. Поручение о принятии мер по охране или управлению наследственным имуществом, полученное от нотариуса по месту открытия наследства, регистрируется в книге учета поручений о принятии мер по охране наследства и управлению им, которая ведется в электронной форме в ЕИС. Порядковый номер зарегистрированного документа, дата регистрации, номер наследственного дела указываются в верхнем левом углу документа. Книга учета поручений о принятии мер по охране наследства и управлению им содержит следующие сведения:

1) о порядковом номере, начиная с единицы, всех поручений, поступивших в текущем календарном году;

2) о дате поступления поручения;

3) о фамилии и инициалах нотариуса, направившего поручение, о наименовании его нотариального округа;

4) о фамилии, имени, отчестве (при наличии) наследодателя;

5) о месте нахождения наследственного имущества;

6)  о конкретных мерах, принятых по охране наследственного имущества, например: произведена опись наследственного имущества; входящие в состав наследства наличные деньги внесены в депозит нотариуса (с указанием реестрового номера, за которым зарегистрировано внесение в депозит наличных денег, наименования банка, в котором находится депозитный счет нотариуса и т.д.); с банком заключен договор хранения входящих в состав наследства валютных ценностей, драгметаллов, камней, не требующих управления ценных бумаг (с указанием наименования и места нахождения банка, реквизитов договора);

7) о дате принятия мер по охране имущества;

8) об оценке наследственного имущества;

9) об объекте доверительного управления;

10)  о дате заключения договора доверительного управления;

11)  о доверительном управляющем (фамилия, имя, отчество (при наличии), место жительства гражданина или наименование и место нахождения юридического лица);

12) примечание (содержит сведения о дате и способе сообщения об исполнении поручения направившего его нотариусу, а также иные сведения, которые нотариус считает необходимым отразить).

12.10. Все документы, относящиеся к конкретному наследственному делу, помещаются в наследственное дело (рекомендуемый образец приведен в приложении N 12). К таким документам относятся документы, связанные с оформлением наследства конкретного наследодателя, в том числе документы, касающиеся подтверждения полномочий исполнителя завещания, принятия мер к охране и управлению наследственным имуществом, экземпляр свидетельства о праве на наследство, документ о выдаче свидетельства о праве на наследство в налоговый орган по установленной форме, запросы суда, соответствующая переписка нотариуса и т.д.

12.11.  После выдачи всех свидетельств о праве на наследство всем наследникам на все наследственное имущество, сведения о котором имеются в наследственном деле, и в установленных законом случаях - свидетельства о праве собственности пережившему супругу производство по наследственному делу оканчивается, и дело оформляется для временного хранения (глава IX настоящих Правил).

12.12.  Наследственное дело оформляется для временного хранения в случае окончания производства по нему без выдачи свидетельства о праве на наследство, если:

а)  нотариусу поступило решение суда, вступившее в законную силу, разрешившее по существу вопросы, относящиеся к конкретному наследственному делу. Дело считается оконченным со дня поступления нотариусу вступившего в законную силу решения суда;

б)  по имеющимся у нотариуса сведениям все наследственное имущество по наследственному делу, которое начато на основании заявления лица о вынесении нотариусом постановления о предоставлении банком денежных средств, находящихся во вкладе или на счете наследодателя, необходимых для его похорон, состоит из вклада (счета) в банке. Если в указанном случае размер денежных средств на вкладе (счете) меньше или равен размеру средств, которые могут быть выданы на похороны наследодателя в соответствии с законодательством Российской Федерации, и в течение срока, установленного для принятия наследства, не поданы новые документы по указанному наследственному делу, по истечении года со дня открытия наследственное дело считается оконченным;

в) призванные к наследованию наследники не обратились к нотариусу с заявлением о выдаче свидетельства о праве на наследство либо не получили свидетельство о праве на наследство в течение трех лет со дня открытия производства по наследственному делу;

г) наследственное имущество отсутствует;

д) умер(ли) единственный наследник (все наследники), принявший(ие) наследство, но не получивший(ие) свидетельство о праве на наследство.

е) нотариусом вынесено постановление об отказе выдать свидетельство о праве на наследство, и наследники не устранили препятствий к выдаче свидетельства о праве на наследство, послужившие основанием к отказу в выдаче свидетельства о праве на наследство, отказ не обжалован в судебном порядке, решение суда не обязывает нотариуса совершить указанное нотариальное действие.

12.13. При подготовке оконченного наследственного дела для временного хранения:

а) в дело подшиваются следующие документы:

копия свидетельства о смерти наследодателя;

заявления о принятии наследства, в том числе образы заявлений, поступивших в электронной форме, на бумажном носителе (в хронологическом порядке);

заявления о выдаче свидетельства о праве на наследство, в том числе образы заявлений, поступивших в электронной форме, на бумажном носителе (в хронологическом порядке);

иные заявления, в том числе образы заявлений, поступивших в электронной форме, на бумажном носителе (в хронологическом порядке);

документы, подтверждающие основание наследования (завещание, документы о степени родства, об усыновлении, о нахождении на иждивении наследодателя и другие) или их копии;

справка о последнем месте жительства наследодателя или иной документ, на основании которого определено место открытия наследства;

документы, подтверждающие принадлежность наследства наследодателю;

документы о стоимости наследственного имущества;

запросы нотариуса для установления состава наследственного имущества и ответы на них;

свидетельства о праве на наследство, свидетельства о праве собственности на долю в общем имуществе супругов по заявлению пережившего супруга, свидетельства об удостоверении полномочий исполнителя завещания;

сообщения в налоговый орган о направлении сведений о выданном свидетельстве о праве на наследство;

иные документы;

б) листы дела нумеруются, составляется внутренняя опись.

12.14.  Оконченное наследственное дело возобновляется при поступлении заявления о выдаче дополнительного свидетельства о праве на наследство или нового свидетельства о праве на наследство в случае аннулирования ранее выданного, свидетельства о праве собственности пережившему супругу. При этом в книге учета наследственных дел регистрируются заявления, послужившие основанием для возобновления наследственного дела. Дата регистрации заявления является датой возобновления дела. Возобновленное наследственное дело оканчивается выдачей дополнительного свидетельства о праве на наследство или нового свидетельства о праве на наследство в случае аннулирования ранее выданного, либо в случаях, предусмотренных пунктом 12.12 настоящих Правил. Дело не переформировывается, новые документы помещаются в конец наследственного дела, вносятся необходимые изменения в обложку дела и дополнения во внутреннюю опись. В случае отсутствия места во внутренней описи для ее дополнения указанные дополнения излагаются на отдельном листе, который скрепляется с внутренней стороной обложки дела, на месте скрепления проставляется оттиск печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Дело сшивается с вновь приобщенными документами в хронологическом порядке. На аннулированном свидетельстве о праве на наследство делается отметка: "Аннулировано. Постановление об аннулировании от ____________ (указывается дата вынесения постановления), зарегистрировано в реестре за N ___________".

В случае выдачи из нотариального архива наследственного дела для возобновления производства по нему, такое дело подлежит передаче в нотариальный архив в соответствии с пунктами 12.19, 12.20 настоящих Правил.

12.15.  Учет всех наследственных дел осуществляется посредством внесения информации о каждом наследственном деле, производство по которым начато в соответствующем календарном году, в электронную опись наследственных дел нотариуса, ведущуюся в электронной форме в ЕИС.

Электронная опись наследственных дел нотариуса содержит:

а) фамилию, имя, отчество (при наличии) нотариуса;

б) его нотариальный округ;

в) наименование нотариальной палаты субъекта Российской Федерации;

г) индекс дела (в соответствии с номенклатурой дел);

д) годовые разделы описи.

В течение трех месяцев после окончания календарного года в соответствующий годовой раздел описи вносятся сведения о начатых производством наследственных делах:

год, в котором начато производство по наследственным делам;

порядковый номер каждой единицы хранения (начиная с 1 сквозная нумерация до прекращения нотариусом нотариальной деятельности);

уникальный номер наследственного дела;

номер тома (в случае, если наследственное дело состоит из нескольких томов);

дата наследственного дела;

срок хранения (в соответствии с номенклатурой дел);

количество листов в наследственном деле (томе, если наследственное дело содержит несколько томов);

год окончания производства по наследственному делу;

примечание (указывается уникальный номер наследственного дела, переданного в нотариальный архив).

Технические ошибки, допущенные при внесении сведений в опись наследственных дел, исправляются незамедлительно при их обнаружении.

12.16.  Каждое наследственное дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если наследственное дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером. Порядковый номер записи указывается на обложке дела (тома) в качестве номера дела.

12.17.  Годовой раздел описи наследственных дел подписываются УКЭП нотариуса, занимающегося частной практикой, а в случае прекращения полномочий нотариуса в связи со смертью или по решению суда - УКЭП председателя комиссии в соответствии с пунктом 10.12 настоящих Правил.

Уполномоченный работник нотариальной палаты имеет доступ к просмотру записей описи дел нотариусов, являющихся членами соответствующей нотариальной палаты.

12.18.  В случае необходимости внесения дополнений или изменений в опись наследственных дел указанные дополнения или изменения подписываются УКЭП нотариуса, занимающегося частной практикой.

12.19.  По истечении 10 лет после окончания производства по наследственному делу в соответствии с пунктом 12.11, подпунктом "б" пункта 12.12 настоящих Правил, такое наследственное дело передается в нотариальный архив по акту приема-передачи в электронной форме, формируемому на основе описи наследственных дел за соответствующий календарный год, которая ведется ЕИС.

Каждый нотариальный документ (свидетельства о праве на наследство, свидетельства о праве собственности на долю в общем имуществе супругов, выданные пережившему супругу, свидетельства об удостоверении полномочий исполнителя завещания) подлежит сканированию в отдельный файл в виде электронного образа. В наследственном деле остаются:

заявления, поступившие в наследственное дело;

нотариальные документы (свидетельства о праве на наследство, свидетельства о праве собственности на долю в общем имуществе супругов, выданное пережившему супругу, свидетельства об удостоверении полномочий исполнителя завещания);

постановление нотариуса о возмещении расходов, вызванных болезнью и похоронами наследодателя;

постановления об отказе в совершении нотариального действия.

Остальные документы из наследственного дела изымаются и уничтожаются.

12.20.  По истечении 10 лет после окончания производства по наследственному делу в соответствии с подпунктами "а", "в", "г", "д", "е" пункта 12.12 настоящих Правил, такое наследственное дело, оформленное в соответствии с пунктом 12.14 настоящих Правил, передается в нотариальный архив по акту приема-передачи в электронной форме, формируемому на основе описи наследственных дел за соответствующий календарный год, которая ведется ЕИС, в соответствии с пунктом 12.21 настоящих Правил.

12.21.  Акт приема-передачи содержит фамилию, имя, отчество (при наличии) нотариуса, нотариальный округ, наименование нотариальной палаты субъекта Российской Федерации, год, за который сформированы наследственные дела, и следующие разделы:

порядковый номер;

уникальный номер наследственного дела;

номер тома (вносится, если наследственное дело содержит несколько томов);

дата наследственного дела;

срок хранения;

количество листов в деле (томе, если наследственное дело содержит несколько томов);

примечание.

12.22.  Наследственные дела, не имеющие уникального номера в реестре наследственных дел ЕИС, до передачи в нотариальный архив должны быть зарегистрированы в реестре наследственных дел ЕИС.

Направление наследственных дел по принадлежности

12.23.  Передача нотариусом наследственного дела по принадлежности другому нотариусу (если после определения места открытия наследства по месту нахождения движимого имущества в случаях, установленных законом, выявлено входящее в состав наследства недвижимое имущество, находящееся в другом месте, и т.д.) производится в следующем порядке:

документы подшиваются в наследственное дело;

составляется внутренняя опись документов;

изготавливаются копии документов наследственного дела, включая копию обложки, которые заверяются подписью нотариуса;

подлинное наследственное дело с сопроводительным письмом направляется заказной бандеролью (заказным письмом) или курьером нотариусу по принадлежности.

12.24.  Если нотариус, в компетенцию которого входит ведение конкретного наследственного дела, неизвестен, дело с сопроводительным письмом направляется нотариусу, указанному в заявлении лица (лиц), принявшего (принявших) наследство, а при отсутствии согласия лица (лиц), принявшего (принявших) наследство, или его (их) заявления - нотариусу по месту открытия наследства по усмотрению нотариуса, передающего наследственное дело.

12.25.  В делах нотариуса, передавшего наследственное дело по принадлежности, хранится копия наследственного дела с сопроводительным письмом и уведомлением оператора почтовой связи, а в случае доставки наследственного дела курьером - отметка получателя о вручении заказной бандероли (заказного письма) нотариусу по месту открытия наследства или территориальному органу. Листы копии наследственного дела и документов, подтверждающих доставку подлинного наследственного дела получателю, нумеруются, прошиваются и заверяются подписью и оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Нотариус, передавший наследственное дело по принадлежности, при регистрации в реестре наследственных дел единой информационной системы нотариата сведений, подтверждающих факт регистрации наследственного дела к имуществу конкретного наследодателя, делает соответствующую отметку об этом в поле "Особые отметки" реестра наследственных дел единой информационной системы нотариата с указанием причин передачи наследственного дела.

12.26.  Нотариус, получивший наследственное дело, направленное ему по принадлежности, регистрирует дело в порядке, предусмотренном для регистрации первого документа, поступившего по конкретному наследственному делу в соответствии с пунктами 12.5 - 12.8 настоящих Правил. Нотариус, который уже открыл наследственное дело к имуществу данного наследодателя, при получении по принадлежности наследственного дела от другого нотариуса регистрирует его как заявление, поступившее после заведения наследственного дела в соответствии с пунктом 12.5 настоящих Правил.

Нотариус, получивший наследственное дело, направленное ему по принадлежности, при регистрации в реестре наследственных дел единой информационной системы нотариата сведений, подтверждающих факт регистрации наследственного дела к имуществу конкретного наследодателя, делает соответствующую отметку об этом в поле "Особые отметки" реестра наследственных дел единой информационной системы нотариата с указанием причин получения наследственного дела.

В наследственное дело помещаются все полученные по принадлежности документы, включая сопроводительное письмо и обложку, в которой дело поступило (в случае помещения поступившего дела в новую обложку).

12.27.  Если один из наследников, принявших наследство, умирает до получения свидетельства о праве на наследство и при этом место открытия оставшегося после него наследства не совпадает с местом открытия принятого им наследства, копия наследственного дела, в котором умерший значится наследником, направляется нотариусу, ведущему наследственное дело, в котором умерший значится наследодателем. Копия наследственного дела, в котором умерший значится наследником, направляется по запросу нотариуса, ведущего наследственное дело, в котором умерший значится наследодателем.

12.28.  Направление копии наследственного дела от одного нотариуса другому нотариусу осуществляется путем создания отправителем электронного образа наследственного дела, который включает в себя электронные образы всех документов, находящихся в наследственном деле, а также обложки наследственного дела, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью отправителя, и направления адресату с использованием единой информационной системы нотариата.

При невозможности направления копии наследственного дела в электронной форме копия наследственного дела направляется в следующем порядке:

снимаются копии всех документов, находящихся в наследственном деле, а также обложки наследственного дела;

заверяется подписью и оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации копия каждого документа, находящегося в наследственном деле, в том числе копия внутренней описи;

прошиваются листы копий документов;

нумеруются листы копий документов наследственного дела, количество прошитых листов заверяется подписью и оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации;

копия наследственного дела с сопроводительным письмом направляется по принадлежности заказной бандеролью, заказным письмом или курьером.

12.29.  В подлинное наследственное дело помещается сопроводительное письмо о направлении копии дела нотариусу.

Передача наследственного дела или его копии по принадлежности осуществляется в течение 7 рабочих дней со дня получения нотариусом, передающим наследственное дело или его копию, документа, послужившего основанием для передачи (заявления наследника, запроса нотариуса).

Принятие закрытого завещания

12.30.  Конверт с закрытым завещанием в запечатанном нотариусом конверте, экземпляр свидетельства о принятии закрытого завещания, распоряжение об отмене закрытого завещания - в случае его отмены завещателем посредством совершения распоряжения - помещаются в дело "Конверты хранения".

12.31.  Для обеспечения целостности конверта хранения и конверта с закрытым завещанием конверты хранения помещаются в папки из твердого материала, оснащенные специальными средствами, позволяющими содержать в них документы без механического повреждения (с зажимами, прозрачными файлами и т.д.).

12.32.  Все документы, относящиеся к одному закрытому завещанию, группируются вместе и нумеруются в соответствии с пунктом 9.10 настоящих Правил, но не прошиваются.

Помимо самого конверта хранения в дело помещается экземпляр Свидетельства о принятии закрытого завещания.

12.33.  Объем дела "Конверты хранения" (количество размещенных в нем конвертов хранения, включая свидетельства о принятии закрытых завещаний и иные документы) определяется самим нотариусом, исходя из принципа обеспечения сохранности и целостности закрытых завещаний.

12.34.  При незначительном количестве принятых нотариусом в течение календарного года закрытых завещаний дело "Конверты хранения" может быть переходящим.

12.35.  Конверт хранения и относящееся к нему свидетельство о принятии закрытого завещания изымаются из дела при вскрытии закрытого завещания, на их место помещается справка об изъятии документа, содержащая сведения о причине и дате изъятия документов (рекомендуемый образец приведен в приложении N 13).

Вскрытие и оглашение закрытого завещания

12.36.  Поданное на личном приеме у нотариуса заявление о представлении свидетельства о смерти лица, совершившего закрытое завещание, с предъявлением подлинника свидетельства о смерти завещателя в день его подачи регистрируется в книге учета дел закрытых завещаний (рекомендуемый образец приведен в приложении N 14).

В деле у нотариуса остается копия свидетельства о смерти завещателя, подлинник свидетельства о смерти возвращается заявителю.

12.37.  При направлении по почте с сопроводительным документом свидетельства о смерти (повторного свидетельства о смерти) лица, совершившего закрытое завещание, в журнале регистрации входящей корреспонденции и в книге учета дел закрытых завещаний в день получения регистрируется сопроводительный документ. При направлении свидетельства о смерти завещателя без сопроводительного документа изготавливается копия свидетельства о смерти, которая в день поступления к нотариусу регистрируется в журнале регистрации входящей корреспонденции и книге учета дел закрытых завещаний. Подлинный экземпляр свидетельства о смерти завещателя возвращается заявителю.

Конверт, в котором поступило по почте свидетельство о смерти лица, совершившего закрытое завещание, хранится в деле закрытого завещания.

12.38.  При поступлении документа, послужившего основанием для начала производства по вскрытию закрытого завещания, нотариусом заводится индивидуальное дело "Закрытое завещание" с присвоением ему номера. Номер дела обозначается арабскими цифрами и состоит из порядкового номера, под которым документ зарегистрирован в книге учета дел закрытых завещаний, и года открытия дела. Например, 3-2005,где 3 - порядковый номер конкретного дела закрытого завещания в соответствии с регистрацией в книге учета дел закрытых завещаний;2005 -  год открытия дела закрытого завещания.

12.39.  Документы, относящиеся к конкретному закрытому завещанию, помещаются в обложку дела закрытого завещания (рекомендуемый образец приведен в приложении N 15).

12.40.  Наследникам по закону лица, совершившего закрытое завещание, заказным письмом направляется извещение о вскрытии закрытого завещания, в котором содержатся сведения о дате, месте и времени вскрытия и оглашения закрытого завещания (рекомендуемый образец приведен в приложении N 16). Уведомление о вручении извещения хранится в деле нотариуса.

12.41.  В дело закрытого завещания помещаются все документы, связанные с вскрытием и оглашением конкретного закрытого завещания, включая конверт хранения, конверт, в который завещателем было помещено закрытое завещание, свидетельство о принятии закрытого завещания, подлинник закрытого завещания (или любое иное вложение, изъятое из конверта, переданного нотариусу завещателем), подлинник протокола вскрытия и оглашения закрытого завещания.

12.42.  Производство по конкретному закрытому завещанию считается оконченным, и дело готовится для временного хранения (глава IX настоящих Правил) после выдачи наследникам по завещанию копии протокола о вскрытии и оглашении закрытого завещания.

Производство по делу закрытого завещания может быть окончено и дело подготовлено для временного хранения, если наследниками по завещанию копия протокола о вскрытии и оглашении закрытого завещания не получена в течение года с момента вскрытия и оглашения закрытого завещания.

Депозит нотариуса

12.43.  Запись в книге учета депозитных операций производится:

в день принятия нотариусом наличных денежных сумм и ценных бумаг от должника, что подтверждается актом приема-передачи;

не позднее одного рабочего дня, следующего за днем подтверждения банком зачисления на публичный депозитный счет безналичных денежных средств по распоряжению нотариуса;

не позднее одного рабочего дня, следующего за днем подтверждения депозитарием или держателем реестра записи об обременении бездокументарных ценных бумаг по распоряжению нотариуса (в случае наличия в договоре должника с лицом, осуществляющим учет прав на бездокументарные ценные бумаги, оснований и условий списания ценных бумаг и их зачисления кредитору, без представления распоряжения кредитора, по распоряжению третьих лиц).

12.44.  При принятии от должника в депозит нотариуса безналичных денежных средств, наличных денежных сумм и ценных бумаг в отношении каждого кредитора формируется самостоятельный том депозитного дела. В депозитное дело в отношении конкретного кредитора помещаются:

заявление или копия заявления должника либо образ на бумажном носителе заявления на совершение нотариального действия удаленно;

акт приема-передачи наличных денежных сумм и ценных бумаг от должника;

распоряжение или копия распоряжения нотариуса о принятии безналичных денежных средств, наличных денежных сумм на публичный депозитный счет нотариуса;

экземпляр извещения о внесении в депозит нотариуса денег или ценных бумаг кредитора нотариусом (рекомендуемый образец приведен в приложении N 17);

почтовая квитанция об отправке кредитору извещения о внесении в депозит нотариуса денег или ценных бумаг;

распоряжение нотариуса о перечислении (выдаче) денег с публичного депозитного счета нотариуса кредитору или должнику по основаниям, предусмотренным гражданским законодательством, или в казну Российской Федерации;

акт приема-передачи ценных бумаг кредитору;

выписка с публичного депозитного счета нотариуса;

иные документы.

Том депозитного дела в отношении конкретного кредитора может быть переходящим.

12.45.  При депонировании движимых вещей (в том числе наличных денежных сумм, документарных ценных бумаг), безналичных денежных средств или бездокументарных ценных бумаг при исполнении обязательств по заявлению сторон формируется одно депозитное дело, в которое помещаются:

совместное заявление сторон обязательства либо образ на бумажном носителе соответствующего заявления на совершение нотариального действия удаленно;

акт приема-передачи наличных денежных сумм и ценных бумаг от должника;

распоряжение нотариуса о принятии на публичный депозитный счет безналичных денежных средств, наличных денежных сумм или бездокументарных ценных бумаг;

требование кредитора о передаче ему безналичных денежных средств или бездокументарных ценных бумаг;

документы, подтверждающие наступление срока и/или условий для передачи депонированного имущества кредитору;

распоряжение нотариуса о перечислении кредитору денежных средств с публичного депозитного счета нотариуса;

распоряжение депозитарию или держателю реестра о необходимости производства записи об обременении бездокументарных ценных бумаг;

распоряжение депозитарию или держателю реестра о необходимости производства записи о списании бездокументарных ценных бумаг;

выписка с публичного депозитного счета нотариуса при депонировании безналичных денежных средств;

иные документы.

В депозитное дело помещаются документы по обращениям граждан

и юридических лиц для депонирования движимых вещей, безналичных денежных средств или бездокументарных ценных бумаг, поступающие в течение календарного года. В случае ненаступления срока и (или) условий выдачи кредитору имущества в календарный год его депонирования такое номенклатурное дело может быть переходящим.

12.46.  При депонировании движимых вещей, безналичных денежных средств или бездокументарных ценных бумаг у нотариуса, удостоверившего сделку, из которой возникло соответствующее обязательство, самостоятельное депозитное дело по депонированию имущества не формируется. К сделке, хранящейся в соответствующем номенклатурном деле, в которой участвовал должник, приобщаются:

заявление должника или совместное заявление сторон нотариально удостоверяемой сделки о принятии на депонирование движимых вещей, безналичных денежных средств или бездокументарных ценных бумаг либо образ на бумажном носителе соответствующего заявления на совершение нотариального действия удаленно;

акт приема-передачи движимых вещей (в том числе наличных денежных сумм и документарных ценных бумаг);

распоряжение нотариуса о принятии на публичный депозитный счет безналичных денежных средств, наличных денежных сумм или бездокументарных ценных бумаг;

требование кредитора о передаче депонированного имущества;

документы, подтверждающие наступление срока и/или условий для передачи депонированного имущества кредитору;

распоряжение депозитарию или держателю реестра о необходимости производства записи об обременении бездокументарных ценных бумаг;

распоряжение депозитарию или держателю реестра о необходимости производства записи о списании бездокументарных ценных бумаг;

распоряжение нотариуса о передаче депонированного имущества кредитору;

акт приема-передачи кредитору ценных бумаг;

выписка с публичного депозитного счета нотариуса при депонировании безналичных денежных средств;

иные документы.

12.47.  При депонировании движимых вещей, безналичных денежных средств или бездокументарных ценных бумаг в целях исполнения обязательств по сделке, удостоверенной другим нотариусом, в номенклатурное дело, предусмотренное пунктом 12.45 настоящих Правил, приобщаются документы, предусмотренные пунктом 12.46 настоящих Правил, и копия сделки, удостоверенной другим нотариусом.

12.48.  При принятии в депозит наличных денежных средств, выявленных при описи наследственного имущества, производится запись в книге учета депозитных операций и алфавитной книге учета кредиторов. В акте описи наследственного имущества отражается регистрационный номер учетной записи в книге учета депозитных операций. В графе 15 книги учета депозитных операций отражается номер наследственного дела, в котором хранится акт описи наследственного имущества. Самостоятельное номенклатурное дело по принятию в депозит нотариуса наличных денежных средств, выявленных при описи наследственного имущества, не формируется.

12.49.  Книга учета депозитных операций ведется в электронной форме в ЕИС. Каждая запись в книге содержит:

1) регистрационный номер, присваиваемый нотариусом с начала года (через дефис с годом, в котором внесена запись);

2) дату внесения имущества в депозит (на депонирование);

3) наименование (при наличии) и краткое содержание документа, послужившего основанием для внесения имущества, дату и номер его регистрации в журнале регистрации входящей корреспонденции;

4) сведения о заявителе (депоненте, должнике): фамилия, имя, отчество (при наличии), место жительства (место пребывания) гражданина либо наименование и адрес юридического лица. Если имущество вносится третьим лицом, например, конкурсным управляющим, указываются его данные и данные должника;

5) основание внесения имущества в депозит (на депонирование);

6) сведения о лице, для которого внесено имущество: фамилия, имя, отчество (при наличии), место жительства (место пребывания) гражданина либо наименование и адрес юридического лица;

7) сведения о депонированном имуществе;

8) способ принятия депонированного имущества;

9) реестровый номер нотариального действия, в связи с совершением которого осуществляется внесение имущества в депозит (на депонирование);

10) сведения о выдаче (возврате или перечислении в бюджет) депонированного имущества (дата, способ и основание выдачи, а также лицо, которому выдано имущество: фамилия, имя, отчество (при наличии), место жительства (место пребывания) гражданина либо наименование и адрес юридического лица;

11) примечания (в том числе, отметка об окончании дела производством и основаниях окончания).

В случае принятия удаленно безналичных денежных средств в депозит нотариуса или на депонирование сведения о заявителе и лице, для которого внесено имущество, заполняются в объеме, предусмотренном в заявлении о совершении нотариального действия удаленно.

12.50.  Заявление должника о внесении денежных средств и ценных бумаг с целью исполнения обязательств, или заявление должника по нотариально удостоверяемой сделке, или совместное заявление кредитора и должника при депонировании движимых вещей, безналичных денежных средств или бездокументарных ценных бумаг регистрируются в день поступления в журнале регистрации входящей корреспонденции.

Распоряжения нотариуса о принятии на публичный депозитный счет безналичных денежных средств, наличных денежных сумм или бездокументарных ценных бумаг и распоряжения нотариуса о перечислении (выдаче) денег с публичного депозитного счета нотариуса кредитору или должнику по основаниям, предусмотренным гражданским законодательством, или в казну Российской Федерации регистрируются в журнале регистрации исходящей корреспонденции.

12.51.  Лицу, внесшему в депозит или передавшему на депонирование движимые вещи, в том числе наличные денежные средства, ценные бумаги, а также безналичные денежные средства или бездокументарные ценные бумаги, нотариусом в подтверждение внесения или передачи указанного имущества может быть выдана справка, оформленная на личном бланке нотариуса, заверенная подписью и оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. В случае принятия удаленно безналичных денежных средств в депозит нотариуса или на депонирование указанная справка выдается в обязательном порядке в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса.

XIII. Нотариальные действия, совершенные удаленно. Сделки, удостоверенные двумя и более нотариусами

13.1. Файлы нотариальных документов в электронной форме, выданных нотариусом в результате совершения нотариального действия удаленно или удостоверения сделок двумя и более нотариусами, а также электронные документы к указанным нотариальным действиям хранятся в ЕИС в течение сроков, установленных Типовой номенклатурой дел, за исключением случаев, когда Типовой номенклатурой дел не предусмотрено хранение нотариусом экземпляра нотариального документа. Доступ к указанным документам имеет только нотариус (нотариусы), совершивший (совершившие) соответствующее нотариальное действие.

13.2. В случае обращения удаленно к нотариусу для принятия безналичных денежных средств в депозит нотариуса или на депонирование в номенклатурные дела помещаются образы на бумажном носителе документов, предусмотренных пунктами 12.45 - 12.47 настоящих Правил.

Не требуется формирование самостоятельного номенклатурного дела по иным нотариальным действиям, совершенным удаленно.

13.3. В случае удостоверения сделки двумя и более нотариусами в соответствующее номенклатурное дело каждого нотариуса помещаются образ на бумажном носителе экземпляра сделки, подписанного простой электронной подписью каждого участника сделки и усиленной квалифицированной электронной подписью каждого нотариуса, экземпляр сделки на бумажном носителе, подписанный собственноручно участником сделки, присутствовавшим у нотариуса, формирующего номенклатурное дело, а также предусмотренные Регламентом документы, их копии или образы электронных документов на бумажном носителе.

XIV. Порядок ведения реестров регистрации нотариальных действий

14.1. Ведущийся на бумажном носителе реестр регистрации нотариальных действий используются в течение календарного года. Ведущиеся на бумажном носителе реестр регистрации уведомлений о залоге движимого имущества, представленных нотариусу на бумажном носителе, и реестр регистрации нотариальных действий, совершенных удаленно, и сделок, удостоверенных двумя и более нотариусами, могут быть переходящими.

14.2. Нотариус может вести несколько томов реестра регистрации нотариальных действий (далее - том) одновременно. При одновременном ведении нескольких томов нотариус издает приказ, в котором возлагает на помощника нотариуса или лицо, обеспечивающее деятельность нотариуса, ответственность за ведение томов.

При заведении нового тома издается дополнительный приказ. Нотариус вправе самостоятельно осуществлять записи в любом томе, независимо от того, на какого помощника нотариуса или лицо, обеспечивающее деятельность нотариуса, возлагается ответственность за ведение тома. При увольнении помощника нотариуса или лица, обеспечивающего деятельность нотариуса, на которое возложена ответственность за ведение тома, нотариус вправе возложить ответственность за ведение данного тома на нового помощника нотариуса или лицо, обеспечивающее деятельность нотариуса.

14.3. При ведении реестра регистрации нотариальных действий каждому тому присваивается цифровой номер тома, например: 1, 2, 3.

По окончании тома нотариус заводит следующий по порядку том.

14.4. При регистрации нотариальных действий в каждом томе применяется нумерация от единицы до последнего порядкового номера записи нотариального действия в томе.

14.5. Нотариус вправе вести одновременно один том реестра регистрации уведомлений о залоге движимого имущества, представленных нотариусу на бумажном носителе и один том реестра регистрации нотариальных действий, совершенных удаленно, и сделок, удостоверенных двумя и более нотариусами. Каждому тому соответствующего реестра присваивается цифровой номер тома, например: 1, 2, 3. По окончании тома нотариус заводит следующий по порядку том.

14.6. При назначении нотариуса на должность в другой нотариальный округ того же субъекта Российской Федерации в течение одного календарного года регистрация нотариальных действий осуществляется в следующем (следующих) по порядку томе (томах) реестра регистрации нотариальных действий, за номером тома, записи в котором окончены в прежнем нотариальном округе. Например, при окончании записи в прежнем нотариальном округе в томе N 5 запись нотариальных действий в текущем календарном году в новом нотариальном округе начинается с тома N 6. При этом нотариусом оформляется на личном бланке распоряжение (рекомендуемый образец приведен в приложении N 18) о начале и основаниях начала использования в новом нотариальном округе соответствующего номера тома. Указанное распоряжение помещается в первый том реестра регистрации нотариальных действий, начатый в новом нотариальном округе за соответствующим номером, скрепляется с последним чистым листом реестра регистрации нотариальных действий, на месте скрепления проставляется оттиск печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Распоряжение не является организационно-распорядительным документом.

XV. Особенности работы с электронными документами

15.1. Нотариусом принимаются, создаются и используются электронные документы:

исходно создаваемые в электронной форме без предварительного документирования их на бумажном носителе;

полученные в результате сканирования документов на бумажных носителях.

15.2. Юридическая значимость электронных документов, представляемых нотариусу для совершения нотариальных действий, подтверждается усиленной квалифицированной электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Обращения граждан и организаций, поступившие в форме электронного документа, в том числе не подтвержденные электронной подписью, рассматриваются в порядке, предусмотренном Правилами.

15.3. При получении электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, нотариус осуществляет проверку ее подлинности.

Проверка подлинности усиленной квалифицированной электронной подписи, с помощью которой подписаны электронные документы, осуществляется с использованием средств единой информационной системы нотариата либо с использованием специального программного обеспечения, имеющегося у нотариуса.

15.4. Электронные документы, исходящие от нотариуса, должны быть оформлены в соответствии с Правилами и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением собственноручной подписи нотариуса и оттиска печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Электронные документы, исходящие от нотариуса, должны быть оформлены в соответствии с правилами, установленными для направления запросов в государственные реестры, федеральные информационные ресурсы, государственные регистры, единую информационную систему нотариата.

Юридическая значимость электронных документов, создаваемых нотариусом, исходящих от нотариуса, подтверждается усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса.

15.5. Нотариус осуществляет ведение в ЕИС следующих электронных книг и журналов (далее - электронные журналы):

1) журнала регистрации входящей корреспонденции;

2) журнала регистрации исходящей корреспонденции;

3) журнала регистрации постановлений об отказе в совершении нотариального действия;

4) книги учета депозитных операций;

5) книги учета наследственных дел;

6) книги учета заявлений (поручений) о принятии мер по охране наследства и управлению им.

Хранение электронных журналов осуществляется средствами ЕИС.

Доступ к сведениям, содержащимся в журнале регистрации постановлений об отказе в совершении нотариального действия, имеет любой нотариус.

Доступ к сведениям, внесенным нотариусом в иные электронные журналы, имеет только нотариус, внесший соответствующие сведения, или нотариус, которому передан его архив.

15.6. Технические ошибки, допущенные при внесении сведений в разделы книг и журналов, ведущихся в ЕИС, исправляются незамедлительно при их обнаружении.

15.7. Электронные документы, исходящие от нотариуса, заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса в случаях, установленных законодательством Российской Федерации, и направляются адресату с использованием компьютерных сетей либо передаются на личном приеме на отчуждаемых машинных носителях (CD/DVD - ROM, флэш-картах или иных устройствах, используемых для хранения информации).

При поступлении электронных документов, информацию из которых необходимо приобщить к делу, в дело на бумажном носителе помещается образ электронного документа на бумажном носителе.

15.8. Электронные документы, в том числе номенклатура дел, описи дел, акты приема-передачи дел нотариуса в нотариальный архив, книги, журналы и реестры, хранящиеся в ЕИС, не формируются в дела на бумажных носителях, за исключением случаев, предусмотренных абзацем вторым настоящего пункта.

Если Типовой номенклатурой дел предусмотрено хранение нотариусом экземпляра нотариального документа, в соответствующее номенклатурное дело нотариуса помещается образ на бумажном носителе нотариального документа, оформленного в электронной форме, если иное не установлено пунктами 13.1 - 13.3 настоящих Правил.

15.9. Поступившие нотариусу или исходящие от нотариуса электронные документы, подлежащие регистрации подлежат хранению в течение сроков, предусмотренных номенклатурой дел для аналогичных документов на бумажном носителе, в форматах, установленных законодательством Российской Федерации.

XVI. Порядок контроля за исполнением Правил нотариусами, занимающимися частной практикой

16.1. Проверки исполнения нотариусами, занимающимися частной практикой, Правил могут быть плановыми и внеплановыми.

16.2. Проверки исполнения Правил осуществляются комиссией в составе не менее двух человек, в которую включаются представители территориального органа и нотариальной палаты.

16.3. Плановые проверки исполнения Правил проводятся в соответствии с ежегодными графиками проведения проверок, утверждаемыми приказами территориального органа по согласованию с нотариальной палатой, не позднее 15 декабря года, предшествующего году проведения проверок.

В случае невозможности соблюдения графика проведения проверок приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой в график могут быть внесены соответствующие изменения.

16.4. В графике проведения проверок указываются нотариальный округ, фамилия, имя, отчество (при наличии) нотариуса, подлежащего проверке, срок проведения проверки (календарный месяц).

16.5. Ежегодные графики доводятся территориальным органом до сведения нотариальной палаты и нотариусов, подлежащих проверке, в течение трех рабочих дней со дня утверждения графика, в том числе посредством размещения на официальном сайте территориального органа в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

16.6. Персональный состав комиссии, дата начала проверки и вопросы, по которым проводится проверка, утверждаются приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой по каждой проверке отдельно.

Срок проведения проверки не должен превышать 5 рабочих дней в пределах рабочего времени нотариуса. При необходимости срок проведения проверки может быть продлен приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой. Кандидатуры для включения в персональный состав комиссии представляются нотариальной палатой не позднее 20 числа месяца, предшествующего месяцу проведения проверки, определенному в ежегодном графике.

В случае непредставления нотариальной палатой указанных кандидатур и предложений о дате начала проверки территориальный орган определяет состав комиссии и дату начала проверки самостоятельно с уведомлением нотариальной палаты о принятом решении.

16.7. О конкретной дате плановой и повторной проверки члены комиссии информируются территориальным органом не позднее чем за 7 рабочих дней до ее проведения.

О дате прибытия проверяющих нотариус, подлежащий проверке, извещается территориальным органом не позднее чем за 5 рабочих дней до намеченной даты проверки.

О дате проведения внеплановой проверки уведомление нотариуса, подлежащего проверке, не требуется.

16.8. В случае невозможности участия члена комиссии в проведении проверки по уважительным причинам он должен известить об этом территориальный орган и нотариальную палату.

16.9. При возникновении непредвиденных обстоятельств, препятствующих кому-либо из членов комиссии принять участие в проведении проверки, приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой утверждается иное лицо, уполномоченное участвовать в проведении назначенной проверки.

16.10. В случае увольнения федерального государственного гражданского служащего территориального органа, сложения полномочий нотариусом, являющихся членами комиссии, по предложению территориального органа и нотариальной палаты в персональный состав комиссии приказом территориального органа вносятся соответствующие изменения.

В случае отсутствия при проведении проверки единственного представителя нотариальной палаты или территориального органа либо нотариуса, подлежащего проверке, принимается решение о переносе даты проведения проверки. При невозможности участия члена комиссии в проведении проверки в состав комиссии вносятся изменения.

16.11.  В ходе плановой проверки проводится проверка номенклатурных дел за период, прошедший с даты проведения предыдущей проверки.

В ходе проверки комиссия вправе делать копии документов в случае, если в них не содержится информация о персональных данных и (или) сведения, составляющие нотариальную тайну.

16.12.  Предметом плановой проверки являются следующие вопросы:

1) наличие и правильность оформления номенклатуры дел нотариуса, своевременность ее представления для утверждения, своевременность направления номенклатуры и итоговой записи в нотариальную палату;

2) наличие сведений в описи дел постоянного и временного свыше 10 лет сроков хранения, описи наследственных дел, правильность их составления (заполнения) и своевременность их направления в нотариальную палату;

3) правильность оформления номенклатурных дел временного и постоянного хранения (глава IX настоящих Правил);

4) соблюдение сроков хранения документов временного хранения;

5) соответствие количества номенклатурных дел номенклатуре дел нотариуса и итоговой записи;

6) правильность оформления документов (документирование нотариальной деятельности) (глава II настоящих Правил);

7) правильность обработки входящих и исходящих документов (главы III-IV настоящих Правил);

8) наличие, полнота и правильность оформления реестров, журналов на бумажном носителе и в электронном виде, предусмотренных Правилами (глава IX настоящих Правил);

9) своевременность внесения сведений в реестр нотариальных действий единой информационной системы нотариата. Проверка регистрации нотариусом нотариальных действий в реестре нотариальных действий ЕИС проводится с ограничением доступа к сведениям о содержании нотариального действия с использованием средств ЕИС.

Перед проведением плановой проверки нотариальная палата представляет членам комиссии справку, содержащую сведения о количестве нотариальных действий, зарегистрированных в реестре нотариальных действий ЕИС, а также сведения о количестве нотариальных действий, зарегистрированных несвоевременно.

Комиссия вправе проверить сведения о причинах несвоевременной регистрации нотариусом нотариального действия в ЕИС, в том числе путем направления запросов для подтверждения обстоятельств (сведений), указанных нотариусом.

При необходимости члены комиссии имеют право запрашивать объяснения от нотариуса по фактам выявленных нарушений Правил.

16.13.  По итогам проверки составляется справка по итогам проверки исполнения Правил (далее - справка) (рекомендуемый образец приведен в приложении N 19), в которой указываются следующие сведения:

фамилия, имя, отчество (при наличии) нотариуса;

реквизиты приказа территориального органа о назначении на должность нотариуса, номер записи в реестре нотариусов и лиц, сдавших квалификационный экзамен;

адрес электронной почты территориального органа и нотариальной палаты для направления возражений в электронной форме;

место нахождения нотариальной конторы;

нарушения, в случае их выявления в ходе проверки, с описанием нарушения и указанием нарушенной нормы Правил;

предложения по результатам проверки;

особое мнение членов комиссии (при наличии);

сведения о возражениях проверяемого нотариуса по итогам проверки (при наличии).

Выявленные и исправленные в ходе проведения проверки нарушения Правил включаются в справку с пометкой "Устранено в ходе проверки".

16.14.  Комиссия вправе отразить в справке положительный опыт соблюдения Правил нотариусом.

16.15.  Справка составляется в трех экземплярах не позднее 14 рабочих дней со дня проведения проверки и подписывается лицами, осуществляющими проверку.

По итогам проверки комиссия вправе принять одно или несколько следующих решений, которые отражаются в справке:

1) признать работу нотариуса удовлетворительной;

2) нотариусу в установленный комиссией срок исправить выявленные в ходе проверки нарушения Правил;

3) назначить повторную проверку;

4) направить материалы проверки в нотариальную палату для возбуждения дисциплинарного производства в соответствии с Кодексом профессиональной этики нотариусов в Российской Федерации и решения вопроса о привлечении нотариуса к дисциплинарной ответственности.

16.16.  При отсутствии согласованной позиции членов комиссии о решении по итогам проверки проводится согласительное совещание у начальника территориального органа или заместителя начальника территориального органа, курирующего данное направление, с участием президента нотариальной палаты или уполномоченного им лица. По итогам совещания начальник территориального органа или заместитель начальника территориального органа, курирующий данное направление, принимает одно или несколько решений по итогам проверки в соответствии с пунктом 16.15 настоящих Правил.

16.17.  В справке устанавливается срок для принятия мер по устранению выявленных нарушений Правил, который должен составлять не более 6 месяцев со дня окончания проверки.

Справка передается нотариусу, в отношении которого проводилась проверка, для ознакомления в течение одного рабочего дня после ее подписания. Справка может передаваться нотариусу лично, направляться по почте или электронной почте.

16.18.  В случае если нотариус, в отношении которого проводилась проверка, не согласен с замечаниями комиссии, указанными в справке, он вправе представить возражения в течение трех рабочих дней, со дня получения справки. Указанный срок может быть продлен по просьбе нотариуса решением комиссии.

Возражения могут быть направлены нотариусом в электронной форме на адреса электронной почты нотариальной палаты и территориального органа, указанные в справке.

Возражения нотариуса прилагаются к справке.

При наличии возражений на отраженные в справке нарушения Правил со стороны нотариуса комиссия повторно рассматривает справку в течение 30 рабочих дней со дня поступления возражений.

Нотариус вправе присутствовать при обсуждении результатов проверки.

Отсутствие проверяемого нотариуса при рассмотрении справки не препятствует ее рассмотрению.

Решение комиссии по итогам рассмотрения возражений отражается в дополнении к справке и направляется нотариусу, в нотариальную палату и территориальный орган в течение трех рабочих дней со дня его принятия.

16.19.  Экземпляры справок хранятся в территориальном органе, в нотариальной палате, у нотариусов, в отношении которых проводились проверки.

16.20.  В установленные справкой сроки нотариус направляет отчет о проделанной работе по устранению нарушений Правил в территориальный орган и нотариальную палату.

Несвоевременное представление отчета и невыполнение нотариусом решения комиссии о необходимости устранить выявленные нарушения является основанием для проведения повторной проверки. В этом случае решение о проведении повторной проверки принимается территориальным органом по согласованию с нотариальной палатой. При проведении повторной проверки комиссией проверяются вопросы применения норм Правил, по которым были выявлены нарушения при проведении плановой проверки.

Персональный состав комиссии, дата начала повторной проверки и вопросы, по которым проводится повторная проверка, утверждаются приказом территориального органа с учетом положений пункта 16.6 настоящих Правил в течение трех рабочих дней со дня принятия решения о проведении повторной проверки.

Повторная проверка проводится в порядке, установленном пунктом 16.11 - 16.12 настоящих Правил.

16.21.  Повторная проверка проводится не позднее чем через год после проведения плановой проверки, в ходе которой выявлены нарушения Правил и по результатам которой принято решение о проведении повторной проверки. Срок проведения повторной проверки может быть продлен в случае невозможности ее проведения по не зависящим от комиссии причинам (например, болезнь, отпуск нотариуса).

При повторной проверке проводится проверка исполнения Правил за период, прошедший после плановой проверки. По результатам повторной проверки составляется справка, содержащая помимо сведений, указанных в пункте 16.13 настоящих Правил, информацию об устранении нарушений, выявленных в ходе плановой проверки.

По итогам повторной проверки комиссия принимаются следующие решения, которые отражаются в справке:

1) признать работу нотариуса удовлетворительной;

2) нотариусу в установленный комиссией срок исправить выявленные в ходе проверки нарушения Правил;

3) направить материалы проверки в нотариальную палату для возбуждения дисциплинарного производства в соответствии с Кодексом профессиональной этики нотариусов в Российской Федерации и решения вопроса о привлечении нотариуса к дисциплинарной ответственности.

16.22. При отсутствии согласованной позиции членов комиссии о решении по итогам повторной проверки проводится согласительное совещание в порядке, предусмотренном пунктом 16.16 настоящих Правил.

16.23.  В случае выявления в ходе проверки нотариуса нарушений Правил нотариальной палатой могут быть применены меры дисциплинарной ответственности к нотариусу, допустившему:

1) систематические нарушения Правил, то есть одни и те же нарушения, выявленные двумя проверками;

2) утрату номенклатурных дел или их части;

3) неоднократную регистрацию в реестре нотариальных действий ЕИС нотариального действия не в день его совершения без объективных причин.

16.24. При поступлении в территориальный орган или нотариальную палату обращений (заявлений, жалоб) граждан и юридических лиц, в которых содержатся сведения о нарушении нотариусом Правил, по предложению нотариальной палаты или территориального органа может назначаться проведение внеплановой проверки исполнения данным нотариусом Правил.

16.25.  Внеплановая проверка проводится по конкретному факту, явившемуся основанием для внеплановой проверки. Персональный состав комиссии, дата начала внеплановой проверки и вопросы, по которым проводится внеплановая проверка, утверждаются приказом территориального органа в течение трех рабочих дней со дня принятия решения о проведении внеплановой проверки с учетом положений пункта 16.6 настоящих Правил.

Внеплановая проверка проводится в порядке, установленном пунктами 16.11 - 16.12 настоящих Правил, с учетом особенностей внеплановой проверки.

16.26.  Результаты внеплановой проверки оформляются и рассматриваются в порядке, предусмотренном пунктами 16.11 - 16.21 настоящих Правил.

По итогам внеплановой проверки комиссия вправе принять одно или несколько решений, предусмотренных пунктом 16.15 настоящих Правил.

Приложение N 1
к Правилам нотариального делопроизводства

Рекомендуемый образец

Акт об отсутствии документов или иных вложений
в почтовых отправлениях

Место составления

Настоящий акт составлен мной, _______________________________

фамилия, имя, отчество (при наличии)

_____________________________________________________________

должность нотариуса или иного лица, составившего акт,

__________________________________________________________________,

наименование нотариальной палаты и нотариального округа

в том, что при вскрытии конверта с почтовым отправлением, поступившим от _______________________________________________________, в нем не оказалось_______________________________________________________.

(самого документа (отдельных страниц), материалов,

указанных в приложении)

Настоящий акт составлен в 2 экземплярах.

Дата Подпись Расшифровка подписи

Приложение N 2
к Правилам нотариального делопроизводства

Рекомендуемый образец

Образец акта сдачи
личной печати нотариуса

Утверждаю ______________________

__________________________________

(наименование должности)

__________________________________

(подпись) (фамилия, имя, отчество

(при наличии)

"__" __________ 20___ г.

Акт сдачи личной печати нотариуса

Место составления

В связи с ________________________________________________________

(причина сдачи личной печати)

_____________________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество (при наличии) лица, сдающего печать, наименование

нотариальной палаты и нотариального округа

_____________________________________________________________________________

(фамилии, имена, отчества (при наличии) лиц - членов комиссии, сдающей печать)

передал(и) в _______________________________________________________

(территориальный орган Минюста России)

личную печать нотариуса с воспроизведением Государственного герба

Российской Федерации.

Шесть образцов оттиска печати:

Наименование должности лица,

передавшего печать

Подпись Расшифровка подписи

Дата

Наименование должности

лица, принявшего печать

Подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение N 3
к Правилам нотариального делопроизводства

Рекомендуемый образец

Образец акта сдачи
бланков нотариуса

Утверждаю ______________________

__________________________________

(наименование должности)

__________________________________

(подпись) (фамилия, имя, отчество

(при наличии)

"__" __________ 20___ г.

Акт сдачи бланков нотариуса

Место составления

В связи с _____________________________________________________

(причина сдачи бланков)

_____________________________________________________________________________

(фамилии, имена, отчества (при наличии) лиц - членов комиссии,

сдающей бланки)

переданы в ________________________________________________________

(нотариальная палата субъекта Российской Федерации)

следующие бланки:

N п/п	Наименование бланков	Количество	Номера бланков	Примечание
1	2	3	4	5

Наименование должностей

лиц, передавших бланки

Подписи Расшифровка подписей

Дата

Наименование должности

лица, принявшего бланки Подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение N 4
к Правилам нотариального делопроизводства

Номенклатура дел

Индекс дела	Заголовок дела	Срок хранения	Количество томов	Количество дел, не оконченных производством и перешедших на следующий год	Примечание
1	2	3	4	5	6
1. Совершение нотариальных действий
Включает дела, предусмотренные Типовой номенклатурой дел нотариуса
2. Иные документы, образующиеся в деятельности нотариуса
02-01	Реестр регистрации нотариальных действий*	75 лет
02-02	Реестр регистрации уведомлений о залоге движимого имущества, представленных нотариусу на бумажном носителе*	75 лет
02-03	Реестр регистрации запрещений отчуждения движимого и недвижимого имущества, а также арестов, наложенных судебными и следственными органами*	75 лет
02-04	Реестр регистрации нотариальных действий, совершенных удаленно, и сделок, удостоверенных двумя и более нотариусами*	75 лет
	Постановления об отказе в совершении нотариальных действий и документы к ним (1)	5 лет			(1) за исключением постановле-ний, вынесенных в связи с нотариальны-ми действиями, совершаемыми удаленно
02-09	Журнал учета приказов по личному составу	50 лет ЭПК (ст. 182 б)
02-10	Документы, подтверждающие уважительность причин отсутствия нотариуса, явившиеся основанием для передачи полномочий и дел нотариуса	10 лет
02-12	Личные дела работников (заявления, приказы (копии), выписки из них, распоряжения, приказы по личному составу, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы, должностные инструкции, соглашения и распоряжения о замещении временно отсутствующего нотариуса и др.) (1)	50 лет ЭПК (ст. 445, ст. 450, ст. 434 а)			(1)Трудовые договоры помещаются в личные дела работников
02-13	Переписка по вопросам нотариальной деятельности	5 лет ЭПК (ст. 70)
02-14	Справки и акты проверок исполнения профессиональных обязанностей нотариуса	10 лет
02-19	Акты о выделении дел (документов) к уничтожению и документы к ним*	Пост. (ст. 170)
02-20	Документы, на основании которых производилось изъятие документов или выдача информации о совершенных нотариальных действиях (постановления, протоколы выемки, определения (запросы) суда, справки об изъятии и др.)*	3 г. (1) (при невозвращении - протоколы, акты включаются в дело фонда - пост.) (ст. 176)			(1) после возвращения
02-21	Документы, обеспечивающие организацию исполнения требований Федерального закона от 07.08.2001 N 115-ФЗ "О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма" (1)	5 лет			(1) может храниться в электронном виде

* - передаются в нотариальную палату при сложении полномочий нотариуса

Приложение N 5
к Правилам нотариального делопроизводства

Рекомендуемый образец

Образец обложки дела

___________________________________________________________________________

(наименование нотариальной палаты)

___________________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество (при наличии) нотариуса, наименование

нотариального округа)

Индекс дела _____________________

Дело N*(11) ______________________

Том N ___________________________

___________________________________________________________________________

(заголовок дела)

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

_______________________

(дата начала дела)

_______________________

(дата окончания дела)

На ____________ листе(ах)

Срок хранения _______________

Приложение N 6
к Правилам нотариального делопроизводства

Рекомендуемый образец

Образец листа-заверителя дела

Лист-заверитель

В настоящем деле (томе) пронумеровано, прошито и скреплено печатью

________________________________ листов.

(цифрами и прописью)

В том числе:

литерные листы __________________________________________________

пропущенные номера _____________________________________________

Количество листов внутренней описи ________________________________

(цифрами и прописью)

Особенности формирования дела и физического состояния документов:

документы за другие календарные годы ______________________________

изъятые документы _______________________________________________

добавленные документы ___________________________________________

склеенные, поврежденные листы ____________________________________

Наименование должности Подпись Расшифровка подписи

Дата Печать

Приложение N 7
к Правилам нотариального делопроизводства

Рекомендуемый образец

Образец внутренней описи
документов наследственного дела

Внутренняя опись документов

N п/п	Заголовок (краткое содержание) документа	Дата документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5

Итого документов

_______________________________________

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи

_______________________________________

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица, Подпись Расшифровка

составившего внутреннюю

опись документов дела

Дата

Приложение N 8
к Правилам нотариального делопроизводства

Рекомендуемый образец

Образец внутренней описи
документов дела

Внутренняя опись документов

N п/п	Вид документа*(12)	Номера листов дела	Дата совершения нотариального действия	N п/п в реестре	Примечания
1	2	3	4	5	6

Итого документов

_______________________________________

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи

________________________________________

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица, Подпись Расшифровка

составившего внутреннюю

опись документов дела

Приложение N 9
к Правилам нотариального делопроизводства

Рекомендуемый образец

Образец акта о выделении
к уничтожению документов

УТВЕРЖДАЮ

Наименование органа, должность

_________ ____________________

(подпись) (фамилия, имя, отчество

(при наличии)

"__" _______________ 20__ г.

Фамилия, имя, отчество (при наличии) нотариуса,

его должность; наименование нотариальной палаты

и нотариального округа

АКТ
о выделении к уничтожению документов

В связи с истечением срока хранения отобраны для уничтожения как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение следующие дела (документы):

N п/п	Заголовок дела	Дата дела	Индекс дела	Номер дела (тома)	Срок хранения дела (тома)	Примечания
1	2	3	4	5	6	7

Итого к уничтожению отобрано ___________________________________ дел

(количество цифрами и прописью)

Подпись Расшифровка подписи

Дата Печать

Согласован Экспертной комиссией в составе:

Член комиссии Подпись Расшифровка подписи

Член комиссии Подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение N 10
к Правилам нотариального делопроизводства

Рекомендуемый образец

Образец журнала учета приема-передачи
полномочий, дел нотариуса и печати

ЖУРНАЛ
УЧЕТА ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ПОЛНОМОЧИЙ,
ДЕЛ НОТАРИУСА И ПЕЧАТИ

N п/п	Номер и дата приказа о замещении нотариуса	Сдача полномочий, дел и печати		Подписи		Основания передачи полномочий, предусмотренные перечнем уважительных причин, причины невозможности передачи полномочий в электронной форме	Прием полномочий, дел и печати		Подписи
		дата, время	номер тома реестра, передаваемый неиспользованный номер записи по реестру	нотариус	лицо, исполняющее обязанности нотариуса		дата, время	номер тома реестра, принимаемый неиспользованный номер записи по реестру	лицо, исполняющее обязанности нотариуса	нотариус
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11

Приложение N 11
к Правилам нотариального делопроизводства

Рекомендуемый образец

Образец акта приема-передачи дел

АКТ

приема-передачи дел

Место составления

Основание: приказ (орган, издавший приказ) от ________________ N ______.

В связи с ________________________________________________________

( причина передачи архива)

нотариус ____________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество (при наличии) нотариуса, наименование

_____________________________________________________________________________

нотариальной палаты и нотариального округа)

передал, а нотариус _________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество (при наличии) нотариуса,

_____________________________________________________________________________

наименование нотариальной палаты и нотариального округа)

принял на временное хранение:

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Номер наследственного дела или тома	Дата дела	Количество листов в деле (томе)	Срок хранения дела	Примечания
1	2	3	4	5	6	7	8

К передаче отобрано ______________________________________ дел (томов)

(количество дел цифрами и прописью)

Наименование должности(ей)

лица (лиц), передающего(их) дела Подпись(и) Расшифровка подписи(ей)

Дата

Наименование должности(ей)

лица (лиц), принимающего(их) дела Подпись(и) Расшифровка подписи(ей)

Дата

Приложение N 12
к Правилам нотариального делопроизводства

Рекомендуемый образец

Образец обложки
наследственного дела

_____________________________________________________________________________

(наименование нотариальной палаты и нотариального округа)

Нотариус __________________________________

(фамилия, имя, отчество (при

наличии) нотариуса)

Индекс дела ________________________

Дело N ____________________________

Том N _____________________________

НАСЛЕДСТВЕННОЕ ДЕЛО N

_____________________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество (при наличии) умершего)

умерший(ая) __________________________________________________________________

(дата смерти)

Начато _________________________________

(Дата заведения дела)

Окончено _______________________________

(Дата окончания дела)

Возобновлено ___________________________

(Дата возобновления дела)

Окончено _______________________________

(Дата окончания (возобновления)

На ___ листах

Срок хранения __________________________

Приложение N 13
к Правилам нотариального делопроизводства

Рекомендуемый образец

Образец справки
об изъятии документа

Справка об изъятии документа

В связи с назначенным на "__" __________ 20__ г. вскрытием закрытого

завещания, совершенного ___________________________________________,

(фамилия, имя, отчество (при наличии) завещателя)

из дела "Конверты хранения" мною, нотариусом _______________________,

(фамилия, имя, отчество

(при наличии)

изъяты листы дела _________________________________________________.

(указываются номера изъятых листов)

Подпись Расшифровка

Дата

Приложение N 14
к Правилам нотариального делопроизводства

Рекомендуемый образец

Образец книги учета дел
закрытых завещаний

Книга учета дел закрытых завещаний

N п/п дела	Фамилия, имя, отчество (при наличии) умершего завещателя	Число, месяц, год представления свидетельства о смерти завещателя	Число, месяц, год вскрытия закрытого завещания	Дата выдачи наследникам по завещанию копии протокола о вскрытии завещания	Примечание
1	2	3	4	5	6

Приложение N 15
к Правилам нотариального делопроизводства

Рекомендуемый образец

Образец обложки дела
закрытого завещания

Обложка дела закрытого завещания

_____________________________________________________________________________

(наименование нотариальной палаты и нотариального округа)

Нотариус __________________________________

(фамилия, имя, отчество

(при наличии)

Индекс дела _________________________

Номер дела ________________________________

Закрытое завещание

___________________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество (при наличии) умершего завещателя)

умершего(ей) ____________.

(дата)

Завещание вскрыто ____________

(дата)

Начато _______________________

(Дата заведения дела)

Окончено _____________________

(Дата окончания дела)

На ___ листах

Срок хранения ________________

Приложение N 16
к Правилам нотариального делопроизводства

Рекомендуемый образец

Образец извещения о вскрытии закрытого завещания

Извещение о вскрытии закрытого завещания

	Куда
	Кому

Я,________________________________________________________________

(указывается фамилия, имя, отчество (при наличии), должность,

_____________________________________________________________________________

место нахождения нотариуса)

сообщаю Вам, что "__" ________________________________ 20__ г. представлено

свидетельство о смерти лица _________________________________________

(указывается фамилия, имя, отчество

_____________________________________________________________________________,

(при наличии) лица, совершившего закрытое завещание)

совершившего закрытое завещание).

В соответствии с пунктом 4 статьи 1126 Гражданского кодекса Российской

Федерации*(13) по представлении свидетельства о смерти лица, совершившего

закрытое завещание, нотариус не позднее чем через пятнадцать дней со дня

представления свидетельства вскрывает конверт с завещанием.

Извещаю Вас о том, что в ___ часов ___ минут _________________ 20__ г.

по адресу _________________________________________________________

состоится вскрытие и оглашение закрытого завещания __________________

__________________________________________________________________.

(указывается фамилия, имя, отчество (при наличии) лица, совершившего

закрытое завещание)

Предлагаю Вам прибыть на вскрытие и оглашение закрытого завещания в качестве наследника по закону. Предъявление нотариусу документов,

удостоверяющих личность и подтверждающих Вашу принадлежность к наследникам завещателя по закону, является обязательным.

Дата Подпись

Приложение N 17
к Правилам нотариального делопроизводства

Рекомендуемый образец

Образец извещения о внесении
в депозит нотариуса денег
или ценных бумаг

Извещение о внесении в депозит нотариуса денег
или ценных бумаг

	Куда
	Кому

Я, __________________________________________________________________

(указываются фамилия, имя, отчество (при наличии), должность

_____________________________________________________________________________,

нотариуса, место нахождения нотариуса)

извещаю Вас о том, что "__" _____________ 20__ г. _____________________

_____________________________________________________________________________

(указываются данные, идентифицирующие лицо, внесшее депозит:

фамилия, имя, отчество (при наличии),

_____________________________________________________________________________

место жительства гражданина, наименование и место нахождения

юридического лица)

внесено в депозит нотариуса _________________________________________

(указываются наименование и количество

внесенного в депозит)

для передачи Вам в счет исполнения __________________________________.

(указывается обязательство должника)

Для получения указанных денег (ценных бумаг) Вам следует явиться в нотариальную контору по адресу ____________________________________

(указываются место нахождения нотариуса

_____________________________________________________________________________,

, а также дни и часы работы нотариуса)

имея при себе документ, удостоверяющий личность.

Если указанные деньги (ценные бумаги) не будут Вами получены до "__"________ 20__ г., они будут перечислены в бюджет Российской Федерации как невостребованные.*(14)

Дата Подпись

Приложение N 18
к Правилам нотариального делопроизводства

Рекомендуемый образец

Распоряжение

При регистрации нотариальных действий, совершенных мною в __________________ нотариальном округе, начать использование в____ году тома N ____ реестра регистрации нотариальных действий.

Основание: окончание регистрации нотариальных действий, совершенных мною в _______________ нотариальном округе в ____ году в томе N ______ реестра регистрации нотариальных действий.

Подпись Расшифровка подписи

М.П. Дата

Приложение N 19
к Правилам нотариального делопроизводства

Рекомендуемый образец

Образец справки по итогам проверки исполнения
Правил нотариального делопроизводства

СПРАВКА ПО ИТОГАМ ПРОВЕРКИ ИСПОЛНЕНИЯ
ПРАВИЛ НОТАРИАЛЬНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

В соответствии с _________________________________________________

(реквизиты приказа территориального органа о проведении

проверки исполнения Правил нотариального

делопроизводства)

комиссия в составе ________________________________________________________

(фамилии, имена, отчества (при наличии) членов комиссии)

провела ___________________________________________________проверку

(указывается вид проверки: плановая,

внеплановая, повторная)

исполнения Правил нотариального делопроизводства нотариусом

_____________________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество (при наличии) нотариуса, реквизиты приказа

территориального органа о назначении на должность нотариуса, номер

записи в реестре нотариусов и лиц, сдавших квалификационный экзамен)

по месту нахождения нотариальной конторы ___________________________.

(место нахождения нотариальной

конторы)

Проверка начата: _________________________________________________.

(час и день начала проверки)

Проверка закончена: ______________________________________________.

(час и день окончания проверки)

Адрес электронной почты территориального органа и нотариальной палаты для направления возражений нотариуса: ________________________.

По итогам проверки было выявлено:

нарушен (указывается пункт Правил нотариального делопроизводства).

Нарушение выразилось в (указывается, в чем выразилось нарушение).

По итогам проверки нотариусу предлагается:

(указываются конкретные предложения по исправлению нарушений).

Принято решение:

(указывается одно или несколько следующих решений):

1) признать работу нотариуса удовлетворительной;

2) нотариусу в установленный комиссией срок исправить выявленные в ходе проверки нарушения Правил;

3) назначить повторную проверку;

4) направить материалы проверки в нотариальную палату для возбуждения дисциплинарного производства в соответствии с Кодексом профессиональной этики нотариусов в Российской Федерации и решения вопроса о привлечении нотариуса к дисциплинарной ответственности.

Особое мнение членов комиссии

_____________________________________ (указывается при наличии).

Подписи членов комиссии _________________________________________

Возражения проверяемого по итогам проверки имеются/не имеются (нужное подчеркнуть).

-------------------------------------------

*(1) Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 4, ст. 445.

*(2) Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, N 10, ст. 357; Собрание законодательства Российской Федерации, 2021, N 1, ст. 57.

*(3) Регламент совершения нотариусами нотариальных действий, устанавливающий объем информации, необходимой нотариусу для совершения нотариальных действий, и способ ее фиксирования, утвержденный приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 30.08.2017 N 156 (зарегистрирован Минюстом России 06.09.2017, регистрационный N 48092), с изменениями, внесенными приказами Министерства юстиции Российской Федерации от 05.07.2019 N 134 (зарегистрирован Минюстом России 12.07.2019, регистрационный N 55244), от 31.03.2020 N 79 (зарегистрирован Минюстом России 08.04.2020, регистрационный N 58018), от 30.09.2020 N 230 (зарегистрирован Минюстом России 05.10.2020, регистрационный N 60213), от 24.11.2021 N 223 (зарегистрирован Минюстом России 29.11.2021, регистрационный N 66035).

*(4) Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, N 10, ст. 357; Собрание законодательства Российской Федерации, 2019, N 30, ст. 4128.

*(5) Требования к содержанию реестров единой информационной системы нотариата, утвержденные приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 30.09.2020 N 224 (зарегистрирован Минюстом России 05.10.2020, регистрационный N 60208), с изменениями, внесенными приказами Министерства юстиции Российской Федерации от 27.09.2022 N 203 (зарегистрирован Минюстом России 28.09.2022, регистрационный N 70259), от 15.12.2022 N 300 (зарегистрирован Минюстом России 15.12.2022, регистрационный N 70259).

*(6) Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, ст. 5021; 2022, N 1, ст. 1.

*(7) Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 30, ст. 3036.

*(8) Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 2, ст. 123; 2018, N 13, ст. 1808.

*(9) Порядок замещения временно отсутствующего нотариуса, утвержденный приказом Минюста России от 29.06.2015 N 148 (зарегистрирован Минюстом России 30.06.2016, регистрационный N 37822), с изменениями, внесенными приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 30.09.2022 N 210 (зарегистрирован Минюстом России 06.10.2022, регистрационный N 70403).

*(10) Порядок ведения реестров единой информационной системы нотариата, внесения в них сведений, в том числе порядок исправления допущенных в таких реестрах технических ошибок, утвержденный приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 30.09.2020 N 225 (зарегистрирован Минюстом России 05.10.2020, регистрационный N 60214) , с изменениями, внесенными приказами Министерства юстиции Российской Федерации от 10.12.2021 N 245 (зарегистрирован Минюстом России 15.12.2021, регистрационный N 66334), от 29.09.2022 N 207 (зарегистрирован Минюстом России 30.09.2022, регистрационный N 70308), от 15.12.2022 N 258 (зарегистрирован Минюстом России 30.09.2022, регистрационный N 70308).

*(11) Не заполняется при оформлении дел сроком хранения десять лет и менее.

*(12) В графу "Вид документа" вносится название удостоверенного документа, конкретизированное указанием лиц, обратившихся за совершением нотариального действия, например, "Завещание Иванова П.А.".

Документы и копии документов, прилагаемые к удостоверенному документу и подшитые в дело, во внутренней описи не упоминаются, но в графе 3 "Номера листов дела" проставляются номера листов дела, занятые удостоверенным документом с приложениями.

*(13) Собрание законодательства Российской Федерации, 2001, N 49, ст. 4552.

*(14) Последний абзац указывается в случаях, когда перечисление денежных средств в бюджет Российской Федерации предусмотрено статьей 142 Федерального закона от 26.10.2002 N 127-ФЗ "О несостоятельности (банкротстве)" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 43, ст. 4190; 2009, N 1, ст. 4; 2011, N 7, ст. 905; 2013, N 27, ст. 3481).