"1С:Предприятие 8": автоматизация типографии (М. Гейн, "Финансовая газета", N 18, апрель 2009 г.)

"1С:Предприятие 8": автоматизация типографии

ГАРАНТ:

См. Консультации для пользователей систем автоматизации бухучета "1С"

Компания "Вива Стар" (г. Москва) оказывает широкий спектр услуг в области полиграфического дизайна, допечатной и послепечатной подготовки, а также офсетной печати с использованием современного оборудования Ryobi Limited. Типография выполняет работы по печати журналов, плакатов, каталогов и брошюр, буклетов и листовок, упаковки и другой полиграфической продукции. Часть оборудования используется по договору лизинга. На складах предприятия хранится около 4000 наименований материалов. Центральный офис компании находится в г. Москве, производственное подразделение - в г. Подольске Московской области.

Предпосылки автоматизации

Для ведения бухгалтерского и налогового учета в компании использовалось прикладное решение "1С:Бухгалтерия 7.7". Ведение управленческого учета было реализовано в отдельной информационной базе. В связи с расширением предприятия, распределением отделов по разным территориям и появлением новых задач возникла необходимость в обеспечении информационного обмена между информационными базами, а также в дальнейшем развитии автоматизированной системы.

Для выполнения работ по проекту автоматизации была выбрана компания "АВРО-БУС" (1С:Франчайзи, г. Москва).

К конечному продукту предъявлялись требования в части повышения скорости выполнения заказов за счет автоматизации обмена данными между удаленными подразделениями, автоматизации процессов планирования и контроля бюджетов, обеспечения надежности и безопасности информации, а также в части отражения в системе всех специфических учетных задач компании.

Было принято решение о дальнейшем развитии автоматизированной системы на основе решения "1С:Бухгалтерия 8" на платформе "1С:Предприятие 8". После перевода информационной системы на "1С:Бухгалтерию 8" специалисты компании получили доступ к новым возможностям для ведения учета и анализа информации. Кроме того, продукты на платформе "1С:Предприятие 8" предоставляют гибкие и удобные механизмы для обмена данными между различными информационными базами, что было особенно важно для выполнения проекта.

Реализация проекта автоматизации

В рамках проекта на предприятии автоматизирован учет основных средств, материалов, денежных средств, учет налога на добавленную стоимость, взаиморасчетов и другие участки учета.

Кроме того, автоматизирован ряд направлений, работа по которым ранее выполнялась вручную. Это учет займов, кредитов и векселей, а также учет оборудования, полученного в лизинг. В системе реализована возможность бюджетирования. Настроен обмен данными между удаленными информационными базами предприятия.

Для получения информации о списанных материалах, определения количества продукции, выпущенной за период, количества и стоимости отгруженной продукции и полуфабрикатов, товаров и услуг, работ и материалов в системе предусмотрен ряд отчетов. С помощью специальных интерфейсов реализовано разграничение прав доступа к информации для руководства компании и специалистов отдела снабжения. Предусмотрена особая система нумерации документов, позволившая сократить время на их поиск и обработку.

После завершения проекта автоматизации специалисты компании "АВРО-БУС" провели обучение пользователей. В настоящее время продолжается сопровождение системы в рамках абонентского обслуживания.

Обмен между информационными базами

В системе автоматизирован обмен данными между информационными базами отдела продаж, типографии и управленческой информационной базой. Обмен выполняется в течение всего производственного цикла, начиная от поступления заказа до передачи готовой продукции клиенту.

В результате исключен повторный ввод данных, пользователи оперативно получают всю необходимую информацию по счетам на оплату, а также операциям по выпуску и реализации продукции.

Бюджетирование

Система позволяет планировать бюджет на год. В процессе планирования регистрируются плановые суммы доходов в разрезе видов деятельности и плановые суммы расходов в разрезе статей затрат. Предусмотрено формирование бюджетов на основании фактических данных предыдущего периода с корректировкой на заданный процент.

Для уточнения данных в бюджетах доходов и расходов используется документ "Корректировка бюджета". Этот документ заполняется на основании последнего документа "Корректировка бюджета", а в случае его отсутствия - по данным бюджета на год.

Возможны два варианта автоматического заполнения документа. Первый используется для корректировки бюджета доходов и предусматривает увеличение/уменьшение дохода по выбранному виду деятельности на заданный процент; второй предназначен для корректировки бюджета расходов и заключается в увеличении/уменьшении расхода по выбранной статье затрат на определенный процент. Предусмотрена возможность сравнения данных до и после корректировки.

Для сравнения плановых и фактических данных используется план-фактный анализ. Фактические данные, необходимые для анализа, поступают из подсистемы бухгалтерского учета.

Автоматизация финансового планирования и анализа позволила в несколько раз сократить трудозатраты сотрудников на эту деятельность.

Учет по займам, кредитам и векселям

В системе автоматизирован весь цикл операций по займам, кредитам и векселям от заключения договора до возврата займа.

Предусмотрено хранение данных по договорам займа. Формирование проводок на сумму начисленного процента выполняется с использованием документа "Начисление процентов по займам, кредитам и векселям". При этом проценты могут начисляться как по всем векселям и займам, так и выборочно. Предусмотрена возможность изменения величины ставки "процента годовых" в течение периода действия договора, в том числе посредине месяца. Реализована также возможность перевода договоров о краткосрочных кредитах и займах в долгосрочные.

Результаты автоматизации

В результате выполнения проекта автоматизации в системе отражены особенности учета компании. Значительно сократились трудозатраты на операции, которые ранее выполнялись вручную, сотрудники работают в едином информационном пространстве. Обмен данными между информационными базами обеспечивает слаженную и бесперебойную работу подразделений, существенно сокращает временные затраты на обработку и ввод данных и ускоряет обслуживание клиентов компании. Автоматизированная система позволила руководству компании оперативно анализировать текущую ситуацию на предприятии для принятия более обоснованных управленческих решений, и это привело в итоге к сокращению разрыва между плановыми и фактическими финансовыми показателями.

М. Гейн,

1С:Франчайзи "АВРО-БУС"

Контактный телефон (495) 234-44-41

"Финансовая газета", N 18, апрель 2009 г.