Филиалы государственных и муниципальных учреждений: особенности труда (Т.Ю. Комиссарова, журнал "Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения", N 2, февраль 2017 г.)

Филиалы государственных и муниципальных учреждений: особенности труда

Т.Ю. Комиссарова,

эксперт журнала "Отдел кадров государственного

(муниципального) учреждения"

Журнал "Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения", N 2, февраль 2017 г., с. 60-69.

Любое юридическое лицо может иметь филиалы и представительства - вне зависимости от организационно-правовой формы и формы собственности. Государственные и муниципальные учреждения не исключение, они также зачастую создают обособленные структурные подразделения в разных регионах нашей страны (а то и за ее пределами). Сегодня рассмотрим особенности трудовых отношений в таких подразделениях и расскажем, как ведется кадровый документооборот, кто должен заниматься приемом и увольнением сотрудников, где нужно хранить трудовые книжки.

Пара слов о филиалах с точки зрения закона

Для начала обратимся к Гражданскому кодексу за разъяснением, что же такое филиал (представительство). Ответ есть в ст. 55, согласно которой представительством является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения, которое представляет интересы юридического лица и осуществляет их защиту. Филиалом, в свою очередь, является обособленное подразделение, расположенное вне места нахождения организации и осуществляющее все ее функции или их часть, в том числе функции представительства. Важно помнить, что ни филиал, ни представительство (далее - филиал) не является юридическим лицом. Они наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом и действуют на основании утвержденных им положений.

Примечание. Представительства и филиалы должны быть указаны в Едином государственном реестре юридических лиц.

Руководители представительств и филиалов назначаются юридическим лицом и действуют на основании его доверенности.

Документация филиалов

Поскольку филиалы, по сути, - это структурные подразделения организации, их деятельность регламентируется ее локальными нормативными актами, утвержденными руководителем организации. Например, ГБУ Нижегородской области "Городецкая ЦРБ" имеет филиал в г. Заволжье. Соответственно при осуществлении деятельности филиал будет руководствоваться документами, утвержденными головной организацией - Городецкой ЦРБ.

Отметим, что в филиалах могут быть разработаны и утверждены свои локальные нормативные акты:

правила внутреннего трудового распорядка;

положение об оплате труда;

штатное расписание; и пр.

Это может сделать руководитель организации или руководитель филиала, если ему делегированы такие полномочия.

Кое-что скажем о документах филиала.

1. Штатное расписание. При заполнении унифицированной формы Т-3 в графу "Наименование организации" следует вносить наименование не филиала, а головной организации в соответствии с уставными документами, а наименование филиала указывать в графе "Структурное подразделение". Однако данный способ неудобен, если в филиале есть свои структурные подразделения. В таком случае при составлении расписания рекомендуем название филиала писать все-таки в графе "Наименование организации" после названия организации, например: "ГБУ Нижегородской области "Городецкая ЦРБ", Филиал N 1 "Заволжская городская больница".

2. Коллективный договор. Согласно ч. 1 ст. 40 ТК РФ это правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей. Частью 4 данной статьи прямо предусмотрена возможность заключения коллективного договора не только в организации в целом, но и в ее филиалах, представительствах и иных обособленных структурных подразделениях.

Отметим, что для коллективных переговоров по подготовке, заключению или изменению коллективного договора в филиале работодатель должен наделить необходимыми полномочиями руководителя этого филиала или иное лицо согласно требованиями законодательства.

Примечание. Действие коллективного договора, заключенного в филиале, распространяется лишь на его работников.

3. Правила внутреннего трудового распорядка. В силу ст. 189 ТК РФ данный документ регламентирует в соответствии с этим кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у конкретного работодателя. Поскольку в большинстве случаев филиалы находятся в других городах или даже регионах, у них может быть иной режим работы. Поэтому чаще всего в филиале разрабатываются свои правила внутреннего трудового распорядка.

Примечание. Некоторые общие вопросы могут быть частично урегулированы положением о филиале.

В этом же документе определяется, как осуществлять кадровую работу - подбор работников, заключение с ними трудовых договоров, издание приказов, хранение трудовых книжек и т.п. Отметим, что законодательством не установлено, как должно осуществляться кадровое делопроизводство в организациях, имеющих обособленные подразделения. Поэтому работодатель имеет право выбрать, кто будет заниматься приемом и увольнением работников филиалов, издавать приказы, связанные с трудовой деятельностью, оформлять трудовые книжки, где они хранятся, составляется ли отдельное штатное расписание для филиала и т.п. Если обособленных подразделений в организации немного и штат работников в них небольшой, кадровое делопроизводство, как правило, осуществляется централизованно. При такой организации документооборота:

все кадровые документы (приказы, акты, трудовые договоры и т.д.) подписываются руководителем организации, а не филиала;

все документы, в том числе трудовые книжки, хранятся в головной организации (по месту ее нахождения);

ведет кадровую документацию и передает ее в головную организацию обычно один из работников обособленного подразделения.

Если же штат филиала достаточно большой, данные функции передаются руководителю филиала и он издает, составляет и подписывает все кадровые документы.

Прием на работу руководителя филиала

Первым делом оформляются трудовые отношения с руководителем филиала. В положении о филиале прописывается наименование соответствующей должности и порядок назначения на нее.

Руководитель филиала действует на основании положения о филиале и доверенности. Именно в ней наиболее подробно расписываются полномочия руководителя филиала (в том числе на подписание кадровых документов и совершение иных действий в сфере кадрового делопроизводства).

Поскольку руководитель тоже является работником организации, трудовые отношения с ним оформляются путем заключения трудового договора и издания приказа о приеме на работу. При этом заключению договора с руководителем филиала предшествует назначение его на должность (ст. 16 ТК РФ, п. 3 ст. 55 ГК РФ).

Трудовой договор с руководителем филиала заключает руководитель организации (или иное уполномоченное им лицо) на неопределенный срок.

Можно ли с руководителем филиала заключить срочный трудовой договор?

Трудовые договоры заключаются на неопределенный срок или на срок не более пяти лет. Срочный договор оформляется, когда трудовые отношения нельзя установить на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, а именно в случаях, предусмотренных ч. 1 ст. 59 ТК РФ. В случаях, предусмотренных ч. 2 ст. 59, срочный договор может заключаться по соглашению его сторон без учета характера предстоящей работы и условий ее выполнения. В данной части названы и руководители, их заместители, главные бухгалтеры.

Однако эта норма на руководителей филиалов не распространяется. Срочный трудовой договор с ними разрешается заключить, только если трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения (в случаях, предусмотренных ч. 1 ст. 59).

Сведения, подлежащие включению в трудовой договор с руководителем, названы в ст. 57 ТК РФ. К обязательным условиям относятся сведения о месте работы, а когда сотрудник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, - место работы с указанием обособленного подразделения и его местонахождения.

К сведению. Что считать иной местностью - разъяснил Пленум ВС РФ в п. 20 Постановления от 17.03.2004 N 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации" (далее - Постановление N 2): это местность за пределами административно-территориальных границ соответствующего населенного пункта.

Отметим, что место работы с указанием местонахождения филиала - обязательное условие для всех трудовых договоров, заключаемых с работниками филиала. Таким образом, в пункте "Место работы" надо сделать запись: "Местом работы работника является Государственное бюджетное учреждение здравоохранения Нижегородской области "Городецкая ЦРБ", Филиал N 1 "Заволжская городская больница", г. Заволжье Нижегородской области".

В трудовом договоре с руководителем можно предусмотреть условие об испытании. Продолжительность последнего должна быть не более шести месяцев (ст. 70 ТК РФ). Такой увеличенный срок испытания (для обычных работников он не превышает три месяца) обусловлен занимаемой должностью.

В течение недели с момента трудоустройства в трудовую книжку руководителя вносится запись о приеме на работу.

Особенности трудовых отношений с руководителем филиала

О нюансах приема на работу мы рассказали. Но это не все: для руководителей филиалов определены особенности при переводе и увольнении.

1. Перевод по медицинским показаниям. По общему правилу ст. 73 ТК РФ при необходимости (по медзаключению) временного или постоянного перевода на другую работу руководитель филиала при отказе от перевода либо отсутствии у работодателя соответствующей работы увольняется в соответствии с п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. Однако работодателю предоставлено право с письменного согласия руководителя филиала не прекращать с ним трудовые отношения, а отстранить от работы на срок, определяемый соглашением сторон. В период отстранения зарплата такому работнику не начисляется, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами, коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.

2. Специальные основания для увольнения. Трудовым кодексом, кроме общих оснований для увольнения, для руководителя филиала (представительства) установлены специальные основания расторжения трудового договора по инициативе работодателя. В частности, трудовой договор может быть расторгнут:

- по п. 9 ч. 1 ст. 81 ТК РФ - принятие руководителем филиала необоснованного решения, повлекшего за собой нарушение сохранности имущества организации, неправомерное его использование или иной ущерб имуществу организации;

- по п. 10 ч. 1 ст. 81 - однократное грубое нарушение трудовых обязанностей.

К сведению. В качестве грубого нарушения трудовых обязанностей руководителем филиала или представительства следует, в частности, расценивать неисполнение возложенных на этих лиц трудовым договором обязанностей, которое могло повлечь причинение вреда здоровью работников либо причинение имущественного ущерба организации (п. 49 Постановления N 2).

Особенности трудовых отношений с работниками филиала

Трудовые договоры с работниками заключаются от имени руководителя филиала, если у него есть соответствующие полномочия. При этом в качестве работодателя будет выступать не филиал, а сама организация.

Соответственно, в преамбуле трудового договора следует писать: "Государственное бюджетное учреждение Нижегородской области "Городецкая ЦРБ" в лице главного врача Филиала N 1 "Заволжская городская больница" в г. Заволжье Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании доверенности от... N... и положения о филиале, утвержденного Распоряжением от. N..., именуемое в дальнейшем Работодатель".

На основании подписанного трудового договора руководитель филиала издает приказ о приеме на работу, который объявляется новичку под подпись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.

На основании приказа производится запись в трудовую книжку.

Примечание. До подписания трудового договора работников необходимо ознакомить под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Напомним, что согласно п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, работодатель приказом должен назначить лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек работников филиала. Таким лицом может быть и сотрудник, занимающийся кадровой работой в данном подразделении, и сам руководитель филиала.

N записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4
...	...	...	...	...	...
				Государственное бюджетное
				учреждение Нижегородской области
				"Городецкая ЦРБ"
5	13	05	2011	Принята на должность бухгалтера	Приказ от 13.05.2011
				в Филиал N 1 "Заволжская городская	N 64
				больница" в г. Заволжье.

На работника заводится личная карточка по унифицированной форме Т-2, в которой он ставит свою подпись.

Увольнение работников филиала также осуществляется на основании приказа руководителя филиала в общем порядке, установленном Трудовым кодексом. При этом, если работник увольняется по собственному желанию, заявление он пишет на имя руководителя организации.

Какой печатью заверять запись об увольнении - печатью головной организации или филиала?

Запись можно заверить любой печатью работодателя, содержащей информацию о наименовании работодателя и месте его нахождения. Это формально позволит подтвердить факт работы у данного работодателя. По мнению Роструда, высказанному в Письме от 22.11.2012 N 1450-6-1, применение иной, не гербовой печати организации не должно влечь за собой нарушение прав работников.

Ликвидация филиала или сокращение в нем

Данные организационные изменения заслуживают особого внимания.

В силу ч. 4 ст. 81 ТК РФ, если работодатель принял решение закрыть филиал, но организация продолжает свою деятельность, расторжение трудовых договоров с работниками производится по правилам, предусмотренным для случаев ликвидации организации (п. 1 ч. 1 ст. 81). Это значит, что работодатель должен соблюсти процедуру, установленную Трудовым кодексом:

уведомить работников о предстоящем увольнении в связи с закрытием филиала не менее чем за два месяца до предстоящего увольнения - персонально каждого и под подпись (сезонных работников - не менее чем за семь календарных дней, работников, заключивших трудовой договор на срок до двух месяцев, - не менее чем за три календарных дня);

уведомить службу занятости и профсоюз;

выплатить выходное пособие в размере среднего месячного заработка;

сохранить за уволенными средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше двух месяцев со дня увольнения (с зачетом выходного пособия), в исключительных случаях заработок сохраняется и за третий месяц.

Отметим, что трудовые договоры могут быть расторгнуты ранее двух месяцев - с выплатой сотруднику дополнительной компенсации в размере его среднего заработка, исчисленного пропорционально времени, оставшемуся до истечения срока предупреждения об увольнении (ст. 180 ТК РФ).

Обратите внимание! Увольнение работников в связи с ликвидацией филиала осуществляется, только если филиал находится в другой местности относительно головной организации. Когда филиал и головная организация находятся в одной местности, расторжение трудовых договоров должно осуществляться по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ - в связи с сокращением численности или штата работников.

При увольнении работников в связи с ликвидацией филиала в трудовых книжках делают следующую запись: "Трудовой договор расторгнут в связи с прекращением деятельности Филиала N 1 "Заволжская городская больница" в г. Заволжье, пункт 1 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации".

Если работодатель решил осуществить сокращение численности или штата сотрудников филиала, он обязан не только уведомить о предстоящем увольнении, но и дополнительно:

уведомить о сокращении профсоюз;

предложить работникам, попавшим под сокращение, вакантные должности.

Здесь надо помнить один момент: если происходит сокращение в филиале, находящемся в другой местности, предлагать увольняемым вакантные должности в головной организации работодатель не обязан (если это не предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором). И наоборот, если и филиал, и сама организация находятся в одной местности, предлагать такие должности работодатель должен. Например, если сокращение происходит в филиале Заволжья, а головная организация находится в Городце, вакансии, существующие в Городце, работодатель не обязан предлагать.

Изменение наименования или места нахождения филиала

Иногда филиалу приходится переезжать или менять наименование, например при структурной реорганизации. Как быть в таком случае?

Если меняется лишь наименование, нужно внести запись об этом в трудовые книжки - по аналогии с переименованием организации. В частности, на основании п. 3.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69, в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки делается запись "Филиал N 1 "Заволжская городская больниц" переименован в Филиал N 1 ГБУ "Городецкая ЦРБ", а в графе 4 отражается основание переименования - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

В случае смены места нахождения филиала нужно руководствоваться ст. 72 ТК РФ и в письменном виде заключить с работниками дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении определенных сторонами условий договора.

В заключение

Деятельность филиалов государственных и муниципальных учреждений имеет свои особенности, в том числе в отношении кадровых процедур - приема, перевода и увольнения. Кадровые процедуры могут совершаться как в головной организации - тогда документы подписывает руководитель учреждения, так и в филиале - тогда их подписывает руководитель филиала. Соответственно, трудовые книжки могут храниться как в головном учреждении, так и в филиале. Решать работодателю. Однако помните: если трудовые отношения регулируются централизованно, то нужно закрепить в локальном нормативном акте процедуру и сроки передачи кадровой документации, учитывая сроки, установленные ТК РФ. Если же принято решение о передаче полномочий по регулированию трудовых отношений непосредственно филиалу, необходимо правильно оформить доверенность на руководителя филиала, положение о филиале, приказ о назначении лица, ответственного за ведение и хранение трудовых книжек, и др.