Вопрос: При увольнении сотрудника организация оформляет приказ по передаче материальных ценностей (МЦ) от уволившегося другому сотруднику. Чья должностная обязанность (бухгалтера или секретаря) письменно оформить этот приказ и кто должен ознакомить с приказом получающего МЦ? На какие документы можно сослаться в данном случае? (газета "Финансовая газета", N 11, март 2017 г.)

При увольнении сотрудника организация оформляет приказ по передаче материальных ценностей (МЦ) от уволившегося другому сотруднику. Чья должностная обязанность (бухгалтера или секретаря) письменно оформить этот приказ и кто должен ознакомить с приказом получающего МЦ? На какие документы можно сослаться в данном случае?

И. Ланина

Газета "Финансовая газета", N 11, март 2017 г., с. 10.

В соответствии с законодательством РФ при смене материально ответственного лица обязательно должна проводиться инвентаризация вверенных ему материальных ценностей (п. 3 ст. 11 Федерального закона от 6.12.11 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.95 г. N 49 (далее - Методические указания по инвентаризации), п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 г. N 34н).

Инвентаризация проводится на основе приказа (распоряжения, постановления) руководителя. При составлении этого документа можно воспользоваться формами подобных приказов, приведенных в приложении к Методическим указаниям по инвентаризации или в постановлении Госкомстата России от 18.08.98 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" (унифицированная форма N ИНВ-22).

Следует иметь в виду, что с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению, поэтому организация вправе разработать форму приказа (распоряжения) самостоятельно.

Приказ регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (форма книги приведена в приложении 2 к Методическим указаниям по инвентаризации).

Обязанность по оформлению приказов может быть возложена на любого сотрудника: секретаря; бухгалтера; работника кадрового отдела и т.п. Все зависит от масштабов организации. Единого требования не существует.

Если в организации работает несколько человек, то, вероятнее всего, в ее штатном расписании не предусмотрены такие единицы, как секретарь и кадровик, чаще всего всеми документами в таких организациях занимается бухгалтер.

В крупных организациях могут быть служба делопроизводства, канцелярия, общий отдел, секретариат, бухгалтерия и т.д. В таких организациях оформление приказов закрепляется за конкретными службами.

Для того чтобы избежать путаницы в делопроизводстве, в организации следует разработать правила документооборота и технологию обработки учетной информации, которые должен утвердить руководитель организации (п. 4 Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" (ПБУ 1/2008), утвержденного приказом Минфина России от 6.10.08 N 106н).

При их разработке можно воспользоваться Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15.06.09 г. N 477, а также Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Минфином СССР 29.07.83 г. N 105.

Также в должностных инструкциях работников, которым будет поручено оформление приказов, должна быть записана данная обязанность.

Если по вине сотрудника передача не была произведена, или была выявлена недостача, работодатель должен сначала оформить увольнение, а после этого обратиться с иском в суд.

Аналогичная ситуация и с определением работника, который должен ознакомить с приказом заинтересованное лицо. Конечно, логично, если этим будет заниматься тот же сотрудник, который оформляет приказы, но это не является обязательным требованием, все зависит от масштабов организации. Вероятнее всего в организации, в которой работает несколько тысяч человек, а приказы пишет сотрудник канцелярии, этот сотрудник не будет заниматься еще и сбором подписей об ознакомлении с приказами.

Таким образом, все зависит от постановки документооборота в организации.

22 марта 2017 г.