Вопрос: Работник принес трудовую книжку неустановленного образца. Его отправили на предыдущее место работы для оформления дубликата. Можно ли в дубликат внести записи на основании трудовой книжки неустановленного образца, т.к. записи в нее внесены действительные и законодательством не установлен ограниченный перечень документов, подтверждающих работу, или заставить работника бегать по организациям и собирать дополнительные справки? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", сентябрь 2016 г.)

Работник принес трудовую книжку неустановленного образца. Его отправили на предыдущее место работы для оформления дубликата. Можно ли в дубликат внести записи на основании трудовой книжки неустановленного образца, т.к. записи в нее внесены действительные и законодательством не установлен ограниченный перечень документов, подтверждающих работу, или заставить работника бегать по организациям и собирать дополнительные справки?

В дубликат трудовой книжки вносятся сведения о приеме на работу, переводах и увольнениях на основании документов, подтверждающих такие сведения. Такими документами могут быть приказы о приеме на работу, переводах и увольнении, трудовые договоры, которые имеются у работника и/или запрашиваются у работодателей. В графе 4 трудовой книжки указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Трудовая книжка неустановленного образца, имеющаяся у работника, не может являться документом, на основании которого вносятся записи в дубликат трудовой книжки.

Правовое обоснование:

Согласно ст. 66 ТК РФ работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

В соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225):

- лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления (п. 31);

- при оформлении дубликата трудовой книжки, осуществляемом в соответствии с настоящими Правилами, в него вносятся:

а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;

б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения (п. 32).

На основании Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69):

- дубликат трудовой книжки заполняется в соответствии с разделами 1-6 указанной Инструкции (п. 7.1).

- если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе "Сведения о работе" в графе 3, прежде всего, вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.

Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.

Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 - причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу. Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю (п. 7.2).

Информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", сентябрь 2016 г.