Вопрос: Как отразить в бюджетном учете операции по выдаче (перечислению) работникам денежных средств под отчет на командировочные расходы, а также по принятию к учету расходов на командировки? (журнал "Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 9, сентябрь 2016 г.)

Как отразить в бюджетном учете операции по выдаче (перечислению) работникам денежных средств под отчет на командировочные расходы, а также по принятию к учету расходов на командировки?

Ю. Ершов,

эксперт журнала "Казенные учреждения:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Журнал "Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 9, сентябрь 2016 г., с. 73-76.

Данные операции отразятся в бюджетном учете на основании Инструкции N 162н*(1) следующими корреспонденциями счетов:

- при выдаче командировочных расходов из кассы учреждения:

Содержание операции	Дебет	Кредит
Выданы из кассы учреждения наличные денежные средства подотчетному лицу на командировочные расходы	1 208 12 560	1 201 34 610 Забалансовый счет 18
Приняты к учету командировочные расходы согласно утвержденному руководителем авансовому отчету (ф. 0504505)	1 401 20 212 1 109 хх 212	1 208 12 660
Возвращены неиспользованные подотчетные суммы, полученные для оплаты командировочных расходов, в кассу учреждения*	1 201 34 610 Забалансовый счет 18	1 208 12 660
* В данном случае исходим из того, что неиспользованные подотчетные суммы возвращаются в кассу учреждения.

- при перечислении командировочных расходов на расчетную (дебетовую) банковскую карту учреждения, предназначенную для осуществления расчетов с подотчетными лицами:

Содержание операции	Дебет	Кредит
Перечислены командировочные расходы на расчетную (дебетовую) банковскую карту учреждения, предназначенную для осуществления расчетов с подотчетными лицами	1 210 03 560 Забалансовый счет 17	1 304 05 212
Сняты подотчетным лицом с расчетной (дебетовой) банковской карты наличные денежные средства на оплату командировочных расходов через банкомат	1 208 12 560	1 210 03 660 Забалансовый счет 18
Списаны с расчетной (дебетовой) банковской карты денежные средства в оплату командировочных расходов
Приняты к учету командировочные расходы согласно утвержденному руководителем авансовому отчету (ф. 0504505)	1 401 20 212 1 109 хх 212	1 208 12 660
Возвращены неиспользованные подотчетные суммы на командировочные расходы на расчетную (дебетовую) банковскую карту учреждения через банкомат или пункт выдачи наличных денежных средств*	1 201 23 510 Забалансовый счет 17	1 208 12 660
Зачислены на лицевой счет учреждения денежные средства, внесенные с использованием расчетной (дебетовой) карты*	1 304 05 212	1 201 23 610 Забалансовый счет 18
* В данном случае исходим из того, что неиспользованные подотчетные суммы возвращаются на расчетную (дебетовую) банковскую карту и зачисляются на лицевой счет учреждения.

- при перечислении командировочных расходов на зарплатную банковскую карту работника:

Содержание операции	Дебет	Кредит
Перечислены командировочные расходы на зарплатную банковскую карту работника	1 208 12 560	1 304 05 212
Приняты к учету командировочные расходы согласно утвержденному руководителем авансовому отчету (ф. 0504505)	1 401 20 212 1 109 хх 212	1 208 12 660
Отражен неиспользованный остаток подотчетной суммы, подлежащий удержанию из заработной платы работника*	1 304 03 830	1 208 12 660
Удержан из заработной платы работника остаток подотчетной суммы*	1 302 11 830	1 304 03 730
* В данном случае исходим из того, что неиспользованные подотчетные суммы удерживаются из заработной платы работника.

Обоснование. В случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан возмещать ему (ст. 168 ТК РФ):

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Согласно Указаниям N 65н*(2) расходы на возмещение работникам (сотрудникам) расходов, связанных со служебными командировками, подлежат отражению по соответствующему виду расходов 112 "Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда", 122 "Иные выплаты персоналу государственных (муниципальных) органов, за исключением фонда оплаты труда", 134 "Иные выплаты персоналу и сотрудникам, имеющим специальные звания", 142 "Иные выплаты персоналу, за исключением фонда оплаты труда" с увязкой в целях ведения бюджетного учета с подстатьей 212 "Прочие выплаты" КОСГУ (см. также письма Минфина РФ от 16.05.2016 N 02-05-11/27777, от 25.03.2016 N 02-05-10/16883).

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 1 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами" (п. 212 Инструкции N 157н*(3), п. 83 Инструкции N 162н). Соответственно, при выдаче работникам денежных средств под отчет на командировочные расходы применяется счет 1 208 12 000 "Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам".

Денежные средства под отчет на командировочные расходы могут выдаваться (перечисляться):

- из кассы учреждения;

- на расчетную (дебетовую) банковскую карту учреждения, предназначенную для осуществления расчетов с подотчетными лицами. Особенности осуществления операций по обеспечению денежными средствами учреждений с использованием таких карт определены в разд. V Правил N 10н*(4);

- на зарплатную банковскую карту работника. Действующим законодательством не предусмотрено запрета на выдачу командировочных расходов посредством перечисления денежных средств на зарплатные банковские карты работников (письма Минфина РФ от 28.01.2014 N 02-03-09/3057, Минфина РФ N 02-03-10/37209, Федерального казначейства N 42-7.405/5.2-554 от 10.09.2013). При этом такой способ предоставления денежных средств под отчет обязательно должен быть указан в нормативном акте, определяющем учетную политику учреждения (ст. 8 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в разрезе подотчетных лиц, видов выплат и видов расчетов в карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051) либо журнале по расчетам с подотчетными лицами (п. 218 Инструкции N 157н).

Произведенные подотчетным лицом командировочные расходы принимаются к учету на основании утвержденного руководителем авансового отчета (ф. 0504505) с приложением к нему оправдательных документов.

1 сентября 2016 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 N 162н.

*(2) Указания о порядке применения бюджетной классификации РФ, утв. Приказом Минфина РФ от 01.07.2013 N 65н.

*(3) Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н.

*(4) Правила обеспечения наличными денежными средствами организаций, лицевые счета которым открыты в территориальных органах Федерального казначейства, финансовых органах субъектов РФ (муниципальных образований), утв. Приказом Федерального казначейства от 30.06.2014 N 10н.