Ежемесячная отчётность СЗВ-М (А. Ларина, журнал "Практический бухгалтерский учет. Официальные материалы и комментарии (720 часов)", N 4, апрель 2016 г.)

Ежемесячная отчётность СЗВ-М

А. Ларина,

эксперт "ПБУ"

Журнал "Практический бухгалтерский учет. Официальные материалы и комментарии (720 часов)", N 4, апрель 2016 г., с. 60-66.

Комментарий к постановлению Правления ПФР от 01.02.16 N 83п "Об утверждении формы "Сведения о застрахованных лицах" (Зарегистрировано Минюстом России 18.02.16 за N 41142).

Дополнения, внесённые в конце прошлого года в Федеральный закон от 01.04.96 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования" (ст. 1, 11 и 17), с 2016 года вводят для работодателей дополнительную ежемесячную упрощённую отчётность по индивидуальному (персонифицированному) учёту.

Напомним, что с 2016 года в абзац 13 статьи 1 закона N 27-ФЗ в перечень отчётных периодов включён месяц. До этого отчётными периодами признавались первый квартал, полугодие, девять месяцев и календарный год.

Статью 11 закона N 27-ФЗ законодатель дополнил пунктом 2.2. Из него следует, что работодатель-страхователь обязан сообщать в территориальное отделение ПФР по месту регистрации о каждом работающем у него застрахованном лице. Перечень таких лиц приведён в пункте 4 самой формы СЗВ-М. Это застрахованные лица - работники, с которыми в отчётном периоде (месяце) заключены, продолжают действовать или прекращены:

- трудовые договоры;

- гражданско-правовые договоры, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг;

- договоры авторского заказа;

- договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательские лицензионные договоры, лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства.

Поэтому, например, в форме следует указывать женщин, находящихся в отпуске по уходу за ребёнком, ведь трудовой договор с такими работницами продолжает действовать. А вот если, например, уволенному в мае работнику по итогам 6 месяцев работы в июле будет выплачена премия, его указывать в форме СЗВ-М не нужно.

По перечисленным договорам пенсионное страхование распространяется также на иностранных граждан и лиц без гражданства, временно пребывающих в РФ (за исключением высококвалифицированных специалистов в понимании Федерального закона от 25.07.02 N 115-ФЗ "О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации"). Причём с 1 января 2015 года иностранные граждане и лица без гражданства, временно пребывающие в РФ, признаются застрахованными в системе ОПС независимо от продолжительности заключённых с ними трудовых или срочных трудовых договоров.

В отношении перечисленных застрахованных лиц в форме необходимо указывать следующие сведения:

- страховой номер индивидуального лицевого счёта (СНИЛС);

- фамилию, имя и отчество;

- идентификационный номер налогоплательщика (ИНН).

Как видим, форма не содержит сведений о самих выплатах работникам и начисленных взносах. Её роль в персонифицированном учёте несколько иная. Одной из причин представления ежемесячных сведений является изменение с 2016 года порядка индексации страховых пенсий.

С февраля 2016 года страховые пенсии были проиндексированы только неработающим пенсионерам. Таковыми ПФР признал лиц, которые не осуществляли трудовую деятельность по состоянию на 30 сентября 2015 года.

Пенсионеры, относящиеся к категории самозанятого населения, то есть состоящие на учёте в ПФР как индивидуальные предприниматели, нотариусы, адвокаты и т.п., в целях индексации пенсии считались работающими, если состояли на учёте в ПФР по состоянию на 31 декабря 2015 года.

Пенсионерам, прекратившим трудовую деятельность в период с 1 октября 2015 года по 31 марта 2016 года, предоставлена возможность уведомить об этом ПФР, подав заявление и представив соответствующие документы. Это можно сделать по 31 мая 2016 года.

Ежемесячная отчётность позволит оперативно выявлять недочёты и ошибки в персональных данных, которые могут негативно сказаться на пенсионных правах застрахованных лиц. Неполные (недостоверные) сведения не могут быть отражены в индивидуальном лицевом счёте застрахованного лица. За включение таких сведений в отчётность к страхователям (включая граждан, самостоятельно уплачивающих взносы) применяется ответственность, предусмотренная статьёй 17 закона N 27-ФЗ.

Территориальные же отделения ПФР по данной отчётности смогут отслеживать тех пенсионеров, кто перестал работать. Но произойдёт это со сдвигом на месяц, поскольку в месяце увольнения они будут числиться в числе работающих. Только в отчётности за следующий месяц пенсионщики, не обнаружив их среди работающих, смогут их отнести к неработающим лицам.

Поэтому прозвучавший из уст работников ПФР тезис о ненадобности обращения указанных пенсионеров в отделения фонда для осуществления индексации их пенсии позволит сохранить в бюджете ПФР сумму в виде её увеличения на один месяц.

Сведения о застрахованных

Форма умещается на одном листе. Пока от ПФР нет никакой информации о порядке заполнения и сдачи этой формы, о формате представления отдельных сведений, поэтому работодателям придётся домысливать "упрощённые" нюансы самостоятельно или обращаться за разъяснением в свои отделения фонда. Те, кто ведёт учёт на компьютерах, могут попробовать обратиться к разработчикам своих программ. Ведь они формируют их так, чтобы данные учёта можно было выгружать в соответствующие формы отчётности. И эти специалисты сейчас изучают форму СЗВ-М не менее тщательно, чем бухгалтеры.

Ну а теперь непосредственно о содержании сведений, включаемых в форму.

В числе таких сведений, во-первых, указаны реквизиты страхователя (регистрационный номер в ПФР, наименование, ИНН/КПП).

Регистрационный номер страхователя представляет собой двенадцатизначный цифровой код, состоящий из последовательности цифр, характеризующих слева направо следующее:

- код базового отделения ПФР (XXX);

- код района (города) (PPP);

- порядковый номер записи о страхователе в территориальном органе ПФР.

Такая структура кода определена порядком регистрации и снятия с регистрационного учёта в территориальных органах ПФР страхователей, производящих выплаты физическим лицам (утв. постановлением Правления ПФР от 13.10.08 N 296п).

Регистрационный номер присваивается страхователю при постановке на учёт.

ИНН для организации - это десятизначный цифровой код, для физического лица - двенадцатизначный цифровой код. В дополнение к ИНН только организациям присваивается код причины постановки на учёт, или КПП. Его структура представляет собой девятизначный код (п. 1-5 Порядка и условий присвоения, применения, а также изменения идентификационного номера налогоплательщика, утв. приказом ФНС России от 29.06.12 N ММВ-7-6/435@).

Сведения о регистрационном номере страхователя в ПФР, об ИНН и КПП указываются в выписке из ЕГРЮЛ, которую в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, можно получить здесь: https://egrul.nalog.ru/.

Ошибки, связанные с неверным указанием регистрационного номера, ИНН, КПП, затруднят определение, от кого именно поступили сведения о застрахованных. Поэтому такие ошибки лучше не допускать.

Во-вторых, в форме нужно указывать отчётный период (месяц, за который представляется форма). Сведения о месяце отчётного периода следует отражать в следующем формате: 01 - январь, 02 - февраль, 03 - март, 04 - апрель, 05 - май, 06 - июнь, 07 - июль, 08 - август, 09 - сентябрь, 10 - октябрь, 11 - ноябрь, 12 - декабрь.

В-третьих, предусмотрено три типа представления формы: исходная, дополняющая, отменяющая.

Впервые подаваемой страхователем форме сведений о застрахованных лицах за данный отчётный период присвоен тип "исходная" (код "исхд").

Форма, подаваемая с целью дополнения ранее принятых ПФР сведений о застрахованных лицах за данный отчётный период, имеет тип "дополняющая" (код "доп").

Пример 1

Сотрудник начал трудовую деятельность 25 апреля 2016 года, и ему ИФНС ещё не присвоила ИНН. Отчёт СЗВ-М был сдан без указания ИНН по этому застрахованному лицу.

16 мая сотрудник представил в бухгалтерию организации копию свидетельства о постановке на учёт в налоговом органе на территории РФ с присвоенным ИНН. Этот документ был датирован 30 апреля 2016 года.

В этом случае работодатель представит в отделение ПФР форму сведений с кодом "доп", указав по этому работнику данные об ИНН.

Если нужно отменить ранее неверно поданные сведения о застрахованных лицах за указанный отчётный период, страхователь должен указать тип формы "отменяющая" (код "отмн").

Пример 2

В форме отчётности СЗВ-М за апрель 2016 года в сведениях о застрахованном лице работодатель-страхователь допустил ошибку в указании имени застрахованного лица (вместо имени Наталия было указано Наталья). Имена на первый взгляд похожие, но с юридической точки зрения разные. Если не исправить имя, у страхователя и застрахованного возможны проблемы с ПФР.

Фамилия, имя, отчество и СНИЛС должны соответствовать данным страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, выданного ПФР.

Если страхователь сдаёт отчётность по телекоммуникационным каналам связи, то такая ошибка не пройдёт контроль и будет выявлена. Но если страхователь сдаёт бумажную отчётность, то такая ошибка может быть выявлена позже срока, установленного для сдачи отчётности.

Предположим, что ошибка в имени работницы была выявлена в мае 2016 года, после сдачи отчёта.

В этом случае работодатель-страхователь должен представить в ПФР две формы за апрель по данному застрахованному - одну с кодом "отмн" (с прежним именем Наталья) и другую с кодом "доп" (с уточнённым именем Наталия).

Описки, подобные приведённой в примере 2, управления ПФР порой расценивают как сведения, не соответствующие данным бухгалтерского и кадрового учёта. Но, как показывает практика, суды отклоняют доводы пенсионщиков, если иные сведения о застрахованном работнике указаны правильно (например постановление ФАС Волго-Вятского округа от 22.10.12 N А28-2360/2012).

Из содержания приказа об утверждении формы СЗВ-М нельзя определить правила написания фамилии, имени, отчества застрахованного лица.

Разработчики программного обеспечения утверждают, что символьные элементы должны вводиться заглавными буквами (например ИВАНОВ ПЕТР СИДОРОВИЧ).

Если проводить аналогию с такой формой отчётности, как РСВ-1 ПФР, то в методичке по проверке этой формы сказано, что элементы "Фамилия", "Имя", "Отчество" должны заполняться обязательно в русской транскрипции. Допускается наличие одного из элементов "Фамилия" и (или) "Имя". Элемент "Отчество" не обязателен. На это исключение указано и в форме СЗВ-М.

Приведём образец заполнения формы.

Форма СЗВ-М (образец)

Сведения о застрахованных лицах

     1. Реквизиты страхователя (заполняются обязательно):

     Регистрационный номер в ПФР          087-706-789101

                                 ----------------------------------------

     Наименование (краткое)           ООО "Артик"

                            ---------------------------------------------

     ИНН      7718123456           КПП        771801234

          -----------------------      ----------------------------------

     2. Отчётный период 04 календарного года 2016 (заполняется обязательно)

                        --                   ----

     (01 - январь,  02 - февраль,   03 - март,   04 - апрель,   05 - май,

     06 - июнь,  07 - июль,  08 - август,  09 - сентябрь,   10 - октябрь,

     11 - ноябрь, 12-декабрь)

     3. Тип формы (код) исхд (заполняется обязательно одним из кодов:

                       ------

     "исхд", "доп", "отмн")

     "исхд" - исходная   форма,  впервые   подаваемая   страхователем   о

     застрахованных лицах за данный отчётный период

     "доп" - дополняющая  форма,  подаваемая  с  целью  дополнения  ранее

     принятых  ПФР  сведений  о  застрахованных  лицах за данный отчётный

     период

     "отмн" - отменяющая форма, подаваемая с целью отмены  ранее  неверно

     поданных  сведений  о  застрахованных  лицах  за  указанный отчётный

     период

     4. Сведения о застрахованных лицах:

     (указываются данные о застрахованных лицах - работниках, с  которыми

     в отчётном периоде заключены, продолжают действовать или  прекращены

     трудовые договоры,  гражданско-правовые  договоры, предметом которых

     является  выполнение  работ,  оказание  услуг,  договоры  авторского

     заказа, договоры об отчуждении исключительного права на произведения

     науки,  литературы,  искусства,  издательские лицензионные договоры,

     лицензионные   договоры   о   предоставлении   права   использования

     произведения науки, литературы, искусства)

N п/п	Фамилия, имя, отчество (при наличии) застрахованного лица (заполняются в именительном падеже)	Страховой номер индивидуального лицевого счёта (заполняется обязательно)	ИНН (заполняется при наличии у страхователя данных об ИНН физического лица)
1	ЛАВРУШИНА ИННА ПЕТРОВНА	015-732-123-00	771512345697
2	СИМОНОВ ИВАН ФЕДОРОВИЧ	018-123-456-11	291234567877
3	ВАСЕЧКИН ПЕТР СЕРГЕЕВИЧ	026-678-123-33	772698765466

           Генеральный директор              Петров      Петров В.В

   ------------------------------------  ------------  -------------

    Наименование должности руководителя     (Подпись)     (Ф.И.О.)

         Дата

     05.05.2016             М.П.

    (ДД.ММ.ГГГГ)     (при её наличии)

Форму с перечисленными сведениями нужно представлять в отделение ПФР ежемесячно не позднее 10-го числа месяца, следующего за отчётным периодом (п. 2.2 ст. 11 закона N 27-ФЗ). Первую отчётность по форме СЗВ-М в 2016 году нужно сдать не позднее 10 мая, а далее - ежемесячно.

В эти же сроки застрахованное лицо может получить копию этих сведений у работодателя.

Ответственность за непредставление отчётности СЗВ-М

Законом N 385-ФЗ статья 17 закона N 27-ФЗ дополнена новой, четвёртой частью. Согласно ей страхователя могут оштрафовать за непредставление в установленный срок либо представление неполных и (или) недостоверных сведений, предусмотренных пунктом 2.2 статьи 11 закона N 27-ФЗ. Размер штрафа составляет 500 руб. в отношении каждого застрахованного лица, по которому допущено нарушение требований по представлению персональных данных. Штрафы будут взыскивать отделения ПФР в порядке, установленном статьями 19 и 20 закона N 212-ФЗ.