"Зарплатный" аванс: способы начисления и учета в 1С (журнал "БУХ.1С", N 5, май 2016 г.)

"Зарплатный" аванс: способы начисления и учета в 1С

Эксперты 1С

Журнал "БУХ.1С", N 5, май 2016 г.

ГАРАНТ:

См. Консультации для пользователей систем автоматизации бухучета "1С"

По трудовому законодательству заработная плата должна выплачиваться работникам не реже, чем каждые полмесяца. Первая часть выплачиваемой зарплаты традиционно называется "авансом". В этой статье эксперты 1С рассказывают о порядке расчета аванса в "1С:Зарплате и управлении персоналом 8" редакции 3.0 - о том, как установить в программе дату выплаты, выбрать способы начисления (фиксированной суммой, процентом от тарифа или расчетом за первую половину месяца), - а также об особенностях исчисления НДФЛ налоговым агентом при выплате аванса.

Понятие "аванс", его расчет и выплата работникам

В соответствии со статьей 136 ТК РФ заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка организации, коллективным договором, трудовым договором. Традиционно принято зарплату за первую половину месяца называть словом "аванс", хотя в Трудовом кодексе понятия "аванс" не закреплено.

Дискуссии о правомерности использования этого термина возникают в связи с широко известным значением слова в гражданском законодательстве, но четкого определения этого термина и в нем нет. Упоминание об авансе (или задатке) есть, например, в пункте 3 статьи 380, пункте 2 статьи 711, статьях 735, 823 ГК РФ.

В юридической литературе аванс - это имущественное предоставление, вручаемое должником кредитору в счет будущих платежей за выполнение работ, оказание услуг или за передачу имущества (см., например, Большой юридический словарь / Под ред. А.Я. Сухарева. - 3-е изд., доп. и перераб. - М.: ИНФРА-М, 2007).

На самом деле, у слова "аванс" много омонимов. Среди них есть даже "аванс" с мореходным значением - путь, проходимый кораблем за один оборот винта*(1). В XIX веке авансом называли разницу между номиналом и стоимостью векселя*(2). Во множественном числе слово "авансы" может означать поступки, неофициального характера, предполагающие намерения к сближению*(3). В юридическом словаре, среди прочих, есть и значение трудового права - зарплата за первую половину месяца*(4).

Устанавливая аванс в локальных нормативных актах компании (например, в Положении о заработной плате), нужно указать дату выплаты и порядок расчета зарплаты за первую половину месяца. Строгого значения для понятия "полмесяца" нет, но можно принять решение, что выплата зарплаты за текущий месяц, рассчитывается на 15-е число месяца и выплачивается не позднее 20-го числа месяца.

Второй расчет зарплаты за месяц производится по состоянию на последнее число месяца и выплачивается не позднее, например, 7-го числа следующего месяца. Это не противоречит Трудовому кодексу РФ - в нем нет норм о том, что дважды в месяц должна быть выплачена зарплата именно за этот месяц.

Обратите внимание, статья 136 ТК РФ не предусматривает исключений для сотрудников, принятых на работу накануне дня выплаты аванса. В Положении о заработной плате можно предусмотреть особые правила для вновь принимаемых на работу сотрудников.

Говоря о порядке расчета зарплаты за первую половину месяца, принято ссылаться на Постановление Совета Министров СССР от 23.05.1957 N 566 (далее - Постановление), действующее в части, не противоречащей ТК РФ. В этом Постановлении оговаривается, что минимальный размер аванса должен быть не ниже тарифной ставки рабочего за отработанное время. Не следует распространять Постановление, определяющее расчет зарплаты рабочих по тарифной ставке, на всех работающих. Для других категорий сотрудников законодательство не содержит ограничений на величину аванса. Он может быть назначен и фиксированной суммой и долей оклада или другим методом.

Учет авансов в "1С:Зарплате и управлении персоналом 8" (ред. 3.0)

В программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8" редакции 3.0 Дата выплаты аванса устанавливается в карточке Организации на закладке Учетная политика и другие настройки по ссылке Бухучет и выплата зарплаты (рис. 1).

Дата устанавливается конкретным числом расчетного месяца (по умолчанию стоит 20). Число выплаты аванса отражается в отчете о настройке Учетной политики организации (в карточке Организации по кнопке Настройки организации).

На основании этого числа автоматически ежемесячно формируется Дата выплаты аванса, которая по умолчанию устанавливается в документах, предусматривающих вариант Выплаты денежных средств С авансом. К таким документам относятся, например, Больничный лист, Отпуск, Командировка, Премии, Материальная помощь и другие (рис. 2).

В программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8" редакции 3.0 способ расчета аванса устанавливается и изменяется в кадровых документах Прием на работу, Кадровый перевод на закладке Оплата труда.

Сотруднику можно выбрать один из трех способов начисления аванса (рис. 3):

Фиксированной суммой;

Процентом от тарифа;

Расчетом за первую половину месяца.

Проверить установку начисления аванса можно в кадровом отчете Штатные сотрудники.

Вариант Фиксированной суммой не требует предварительного расчета, и аванс выплачивается ровно в указанном размере.

При выборе варианта Процентом от тарифа, расчет конкретной суммы аванса происходит при заполнении платежной ведомости.

Если выбран вариант Расчетом за первую половину месяца, то перед выплатой сумму аванса следует начислить документом Начисление за первую половину месяца в меню Зарплата -> Все начисления.

Начисление зарплаты производится за период от начала месяца (или даты приема сотрудника в текущем месяце) по дату, указанную в поле Расчет первой половины месяца до.

Зарплату за первую половину месяца можно, в соответствии с принятым в организации Положением о заработной плате, исчислять из расчета только оклада или оклада, премий и доплат.

Чтобы указать, что вид оплаты используется для начисления аванса, нужно при настройке вида Начисления установить флаг Начисляется при расчете первой половины месяца.

Выплата аванса не признается получением дохода для целей исчисления НДФЛ. Так как датой фактического получения дохода при выплате зарплаты в соответствии с пунктом 2 статьи 223 НК РФ признается последний день месяца, за который сотруднику начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором. Разъяснения по этому вопросу есть в письме ФНС России от 15.01.2016 N БС-4-11/320.

В документе Начисление за первую половину месяца расчет налога на доходы физических лиц, так же как и других удержаний, производится только для того, чтобы получить сумму к выплате.

Выплата аванса производится платежной ведомостью (документы Ведомость в банк, Ведомость в кассу, Ведомость перечислений на счета, Ведомость выплаты через раздатчика). В поле Выплачивать нужно указать вид выплаты Аванс.

Сумма К выплате для каждого сотрудника зависит от выбранного способа расчета. Если были зарегистрированы документы, предусматривающие межрасчетную выплату В аванс, то начисленная в них сумма прибавится к величине аванса, и исчисленный в этих документах НДФЛ может быть удержан при выплате. Кроме того, при выплате аванса может быть удержан НДФЛ в счет ранее исчисленного.

Например, в случае получения сотрудником натурального дохода, налог на доходы физических лиц следует удержать сразу при первой же возможности. Таким образом, несмотря на то, что с аванса этот налог не удерживается, в платежной ведомости на выплату аванса может указываться НДФЛ.

Для сотрудников, принятых на работу после даты общей выплаты аванса, нет необходимости начислять аванс отдельно, поскольку правило выплаты зарплаты не реже раза в полмесяца соблюдается - уже в ближайшие полмесяца будет произведен расчет за месяц. Законодательство не требует двукратной выплаты зарплаты в календарном месяце. Рабочий месяц у каждого сотрудника может быть исчислен индивидуально по аналогии с расчетом права на отпуск.

Однако если в соответствии с Положением о заработной плате предусматривается выплата аванса вне зависимости от даты приема на работу, то в программе всегда можно создать документ - платежную ведомость на выплату аванса, - и заполнить ее вручную.

Все начисленные и выплаченные суммы авансов будут учтены при расчете заработной платы за месяц и последующем формировании платежных ведомостей на выплату зарплаты.

От редакции. Подробнее о формировании отчета о способах расчета аванса списком по всем сотрудникам смотрите видеоролик экспертов 1С по ссылке http://buh.ru/articles/faq/47160/.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) К.И. Самойлов. Морской словарь. М. - Л.: Государственное Военно-морское Издательство НКВМФ Союза ССР, 1941.

*(2) Энциклопедический словарь Ф.А. Брокгауза и И.А. Ефрона. - С.-Пб.: Брокгауз-Ефрон, 1890-1907.

*(3) А.П. Евгеньева. Малый академический словарь. - М.: Институт русского языка Академии наук СССР, 1957-1984.

*(4) Л.В. Тихомирова, М.Ю. Тихомиров. Краткий юридический словарь / под ред. М.Ю. Тихомирова. - М.: Изд. Тихомирова М.Ю., 2010.