Вопрос: Сотрудник федерального бюджетного учреждения был направлен в загранкомандировку. Расходы по данной командировке осуществляются за счет средств гранта. Страна командировки - США. Аванс сотруднику выдавался только на перелет и проживание. С учетом особенностей системы общественного транспорта сотрудник был вынужден брать в аренду автомобиль, а также приобретать бензин. В качестве документов, подтверждающих расходы на аренду автомобиля и приобретение бензина, сотрудник представил квитанции в долларах США и выписку по операциям по банковской карточке (Сбербанк) в рублях. Подлежат ли данные расходы денежному возмещению? Как это отразить в авансовом отчете? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, май 2016 г.)

Сотрудник федерального бюджетного учреждения был направлен в загранкомандировку. Расходы по данной командировке осуществляются за счет средств гранта. Страна командировки - США. Аванс сотруднику выдавался только на перелет и проживание. С учетом особенностей системы общественного транспорта сотрудник был вынужден брать в аренду автомобиль, а также приобретать бензин. В качестве документов, подтверждающих расходы на аренду автомобиля и приобретение бензина, сотрудник представил квитанции в долларах США и выписку по операциям по банковской карточке (Сбербанк) в рублях.

Подлежат ли данные расходы денежному возмещению? Как это отразить в авансовом отчете?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Возмещение расходов, указанных в вопросе, может быть осуществлено федеральным бюджетным учреждением за счет средств гранта в случае, если:

- в Плане ФХД предусмотрено соответствующее направление расходов;

- расходы на аренду автомобиля и приобретение бензина произведены работником с разрешения или ведома работодателя;

- осуществляемые учреждением расходы можно соотнести с расходами на проведение научных или иных исследований, на которые выделяются средства гранта.

В Авансовом отчете (форма 0504505) сведения о фактически понесенных сотрудником в командировке расходах следует отразить на основании первичных документов, оформленных на территории иностранного государства в соответствии с обычаями его делового оборота. Сведения о сумме произведенных расходов должны быть указаны как в иностранной валюте, так и в рублях, например, по курсу обмена, действовавшему на момент проведения платежа. Такой курс обмена может быть подтвержден справкой (выпиской) о движении денежных средств на счете сотрудника - держателя банковской карты.

Обоснование вывода:

Согласно ст. 167, ст. 168 ТК РФ при направлении в служебную командировку работодатель обязан возместить работнику:

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов РФ, федеральных государственных учреждений определяются нормативными правовыми актами Правительства РФ (часть вторая ст. 168 ТК РФ).

Так, госучреждения, созданные на базе федерального имущества, при выплате (возмещении) командировочных расходов должны руководствоваться:

- постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений" (далее - Постановление N 729);

- постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 N 812 "О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников, заключивших трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работников государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений";

- приказом Минфина России от 02.08.2004 N 64н "Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников, заключивших трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работников государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений".

В то же время, если иное не установлено соответствующими нормативными правовыми актами, федеральные бюджетные учреждения могут выплачивать командировочные расходы в размерах, превышающих установленные (смотрите, например, п. 3 Постановления N 729). При этом следует учитывать размер соответствующих нормативных затрат и экономии субсидии на выполнение государственного задания, а также объем поступлений от приносящей доход деятельности (смотрите, в частности, письмо Минфина России от 08.10.2012 N 02-13-06/4132).

По общему правилу поступление и расходование средств грантов отражается в рамках вида финансового обеспечения (деятельности) 2 "Приносящая доход деятельность (собственные доходы учреждения)".

Расходование полученных средств в виде грантов осуществляется на основании сметы, составленной соискателем гранта при направлении пакета документов на конкурс. При составлении сметы обосновывается потребность в ресурсах, необходимых для проведения научных или иных исследований, на которые выделяются средства гранта. Получатель гранта имеет право за счет выделенных средств производить любые расходы, предусмотренные условиями получения гранта.

Получение доходов в виде гранта отражается в доходной и расходной частях Плана ФХД. При этом отражение должно быть увязано со сметами, графиками и иными документами, определяющими порядок получения и расходования средств гранта.

Таким образом, возмещение расходов, указанных в вопросе, может быть осуществлено федеральным бюджетным учреждением за счет средств гранта в случае, если:

- в Плане ФХД предусмотрено соответствующее направление расходов;

- расходы на аренду автомобиля и приобретение бензина произведены работником с разрешения или ведома работодателя;

- осуществляемые учреждением расходы можно соотнести с расходами на проведение научных или иных исследований, на которые выделяются средства гранта.

В соответствии с п. 216 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее - Инструкция N 157н), сумма произведенных подотчетным лицом расходов отражается в учете госучреждения на основании:

- Авансового отчета (форма 0504505), утвержденного в установленном порядке;

- прилагаемых к отчету документов, подтверждающих произведенные расходы.

При этом документы, прилагаемые подотчетными лицами к Авансовым отчетам (форма 0504505), должны подтверждать:

1) получение конкретного имущества, оказание (выполнение) определенных услуг (работ);

2) факт оплаты стоимости имущества (услуг, работ).

Отметим, что приложенные к Авансовому отчету (форма 0504505) оправдательные документы, оформленные на территории иностранных государств, должны быть оформлены в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы.

При этом основные требования для принятия указанных документов госучреждением к учету будут заключаться в следующем:

- в первичных учетных документах, составленных в соответствии с требованиями иностранного государства в отношении операций, осуществляемых на территории данного иностранного государства, должны содержаться реквизиты, отражающие суть совершенной операции;

- первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь заверенный согласно требованиям учетной политики построчный перевод на русский язык (п. 13 Инструкции N 157н, письмо Минфина России от 04.12.2014 N 02-07-10/64054).

Подотчетное лицо при оформлении Авансового отчета (форма 0504505) заполняет графы 1-6 на оборотной стороне о фактически израсходованных им суммах с указанием документов, подтверждающих произведенные расходы. При этом размер фактически произведенных расходов подлежит отражению как в рублях, так и в валюте.

Порядок отражения в бухгалтерском учете командировочных расходов в случае, когда в загранкомандировке расходы сотрудником осуществляются с применением рублевой банковской карты, нормативно не определен. В этом случае мы рекомендуем утвердить в учетной политике учреждения свой вариант учета командировочных расходов и расчетов с работниками по загранкомандировкам с учетом общих требований по учету обязательств, выраженных в иностранной валюте, определенных Инструкцией N 157н. Локальный документ (стандарт учета) учреждения будет являться обоснованием законности сумм возмещения командировочных расходов, выплачиваемых в рублях.

Принимать решение о порядке отражения в учете операций, связанных с зарубежной командировкой, следует исходя из конкретных обстоятельств, учитывая, что по смыслу ст. 168 ТК РФ работодатель обязан компенсировать работнику его фактические расходы.

В ситуации, когда оплата расходов в месте командировки производится с банковской карты, номинированной в рублях, при этом платеж проводится в иностранной валюте, расходы на командировочные расходы в этом случае могут быть определены исходя из истраченной суммы валюты согласно первичным документам по курсу обмена, действовавшему на момент проведения платежа. Курс обмена может быть подтвержден справкой (выпиской) о движении денежных средств на счете сотрудника - держателя банковской карты.

Рекомендуем также ознакомиться со следующими материалами:

- Энциклопедия решений. Учет расчетов по загранкомандировкам в госучреждении;

- Энциклопедия решений. Документы, прилагаемые сотрудниками госучреждения к авансовым отчетам;

- Энциклопедия решений. Учет расчетов по загранкомандировкам в госучреждении при выдаче аванса в российских рублях;

- Энциклопедия решений. Учет расчетов по загранкомандировкам в госучреждении при выдаче аванса в иностранной валюте.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

советник государственной гражданской службы 1 класса Левина Ольга

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Миллиард Мария

27 мая 2016 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.