Иностранный работник: уменьшаем НДФЛ на сумму авансовых платежей (Е. Титова, журнал "Актуальная бухгалтерия", N 3, март 2016 г.)

Иностранный работник: уменьшаем НДФЛ на сумму авансовых платежей

Е. Титова,

эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ,

член Палаты налоговых консультантов

Журнал "Актуальная бухгалтерия", N 3, март 2016 г., с. 43-47.

Работодатель - налоговый агент имеет право уменьшить исчисленный налог на доходы сотрудника-иностранца на сумму фиксированных авансовых платежей, уплаченных им самостоятельно. Разбираемся, как правильно это сделать и как отразить в отчетности.

С 2015 года "безвизовые" иностранцы, за исключением отдельных категорий иностранных граждан, в случаях, предусмотренных законом, могут работать в России только на основании патента*(1). Патент выдается на срок от 1 до 12 месяцев с правом неоднократного продления на срок от месяца*(2). При этом срок его действия напрямую зависит от размера внесенного фиксированного авансового платежа по НДФЛ.

При первоначальном получении патента авансовый платеж уплачивается (самостоятельно по месту осуществления иностранцем деятельности на основании выданного патента) до дня его выдачи, а последующие платежи для продления патента должны быть уплачены до дня окончания срока его действия*(3). Только при таких обстоятельствах патент считается продленным, в ином случае его действие будет прекращено*(4).

Работодатель вправе отстранить сотрудника, срок патента у которого истек, от работы до тех пор, пока патент не будет переоформлен, или вовсе прекратить с ним трудовой договор*(5).

Фиксированный авансовый платеж

Базовый размер фиксированного авансового платежа составляет 1200 рублей в месяц*(6). Указанная величина ежегодно индексируется на коэффициент-дефлятор и региональный коэффициент.

Ежемесячная сумма фиксированного авансового платежа по НДФЛ = Базовый размер фиксированного авансового платежа х Коэффициент-дефлятор х Региональный коэффициент

На 2016 год коэффициент-дефлятор равен 1,514*(7) (в 2015 г. - 1,307)*(8).

Величина регионального коэффициента устанавливается законом субъекта РФ и зависит от региональных особенностей рынка труда. Если такой коэффициент на очередной календарный год не установлен, то его значение принимается равным 1*(9).

Пример

Гражданин Украины получил патент на право работы в Москве с 04.02.2016 сроком на один месяц. Стоимость патента составляет 4200 руб. в месяц (1200 х 1,514 x 2,3118*(10)).

Чтобы продлить патент еще на месяц, указанную сумму необходимо уплатить до 04.02.2016 (03.02.2016 - последний день оплаты). Далее для того, чтобы патент оставался действительным, производить оплату ежемесячного фиксированного платежа можно в любой день, предшествующий 4-му числу каждого месяца. Организация может предложить работнику (но не обязать) производить оплату фиксированного авансового платежа в определенный день, например 31, 1-го числа каждого месяца.

Порядок уменьшения налога на доходы физических лиц (НДФЛ)

Российские организации и индивидуальные предприниматели при выплате доходов иностранным гражданам, работающим на основании патента, признаются налоговыми агентами по НДФЛ*(11).

Налог, исчисленный с доходов таких работников, организации (ИП) могут уменьшить на сумму фиксированного авансового платежа, уплаченного за период действия патента применительно к текущему налоговому периоду (календарному году)*(12).

Для уменьшения суммы НДФЛ налоговый агент должен иметь*(13):

- письменное заявление работника;

- платежные документы, подтверждающие уплату работником фиксированных авансовых платежей;

- уведомление из налоговой инспекции, дающее право на уменьшение исчисленного НДФЛ на сумму фиксированных авансовых платежей (далее - Уведомление)*(14).

В случае отсутствия хотя бы одного из этих документов зачесть фиксированный авансовый платеж налоговый агент не вправе.

Если иностранный работник заключил трудовые договоры с несколькими работодателями, уменьшить сумму налога можно только у одного налогового агента, которого выбирает сам работник*(15). Поэтому прежде всего необходимо попросить иностранного работника написать заявление об уменьшении НДФЛ на сумму фиксированных платежей.

Заявление работника

Унифицированной формы такого заявления нет. Работник может написать его в произвольной форме. Однако если иностранных работников много (с разными сроками действия патентов), целесообразно разработать форму такого заявления. И в этом случае работнику останется только заполнить соответствующие строки (например, вписать сумму авансового платежа, период действия патента и т.п.) и подписать его. К заявлению обязательно должны быть приложены платежные документы, подтверждающие внесение работником фиксированных авансовых платежей.

Образец заявления

Подготовлено с использованием системы ГАРАНТ

Директору ООО "Автозапчасть"

от менеджера по продажам

Самойленко В.В.

Заявление

Прошу в течение 2016 года производить уменьшение исчисленной с моих доходов суммы НДФЛ на сумму уплаченных мною фиксированных авансовых платежей.

Приложение:

1) квитанция, подтверждающая уплату фиксированного авансового платежа (копия).

04.02.2016    Самойленко В.В.

-----------  -----------------

До тех пор, пока работодатель не получит такое заявление от работника, он не сможет обратиться в налоговый орган за получением уведомления, дающего право на уменьшение НДФЛ на сумму фиксированных платежей.

Периодичность представления такого заявления Налоговый кодекс не регламентирует. Как правило, заявление представляется по мере уплаты авансовых платежей.

Уведомление налогового органа

Заявление на получение уведомления направляется в налоговый орган по месту нахождения организации. Представить его можно как на бумажном носителе, так и в электронной форме (через личный кабинет налогоплательщика или по ТКС). Форма и формат заявления утверждены ФНС России*(16).

На рассмотрение заявления налоговому органу отведено 10 рабочих дней со дня его получения, Уведомление выдается в отношении каждого физлица. В совершении данного действия откажут, если*(17):

- в налоговом органе нет информации о заключении трудового или гражданско-правового договора и о выдаче плательщику патента;

- уведомление уже выдавалось применительно к соответствующему налоговому периоду в отношении указанного лица.

Получив уведомление, налоговый агент сможет учесть суммы уплаченных мигрантом фиксированных авансовых платежей при исчислении НДФЛ с его доходов за весь период действия патента*(18). При получении отказа уменьшение невозможно.

Как уменьшить НДФЛ на сумму фиксированных авансовых платежей в различных ситуациях, рассмотрим на примерах.

Пример

Вариант 1. Сумма НДФЛ меньше уплаченных иностранным работником фиксированных платежей.

Гражданин Украины был принят на работу в ООО "Автозапчасть" (г. Москва) 11.01.2016. При трудоустройстве он предъявил патент сроком на три месяца, оплаченную квитанцию на сумму 12 600 руб. (4200 руб. х 3 мес.) и написал заявление с просьбой зачесть уплаченный налог.

На следующий день бухгалтер организации обратилась в ИФНС с просьбой подтвердить право сотрудника на зачет фиксированных платежей в счет НДФЛ. 21 января организацией было получено уведомление на уменьшение налога с отраженной в нем суммой фиксированных платежей - 12 600 руб.

Зарплата Самойленко В.В. за январь - 30 000 руб. Ставка НДФЛ для иностранца с патентом - 13%*(19).

Сумма налога составила 3900 руб. (30 000 руб. х 13%). Учитывая, что исчисленная сумма НДФЛ за месяц меньше суммы уплаченного фиксированного авансового платежа на 300 руб. (3900 - 4200), на руки сотрудник получит всю сумму, которая ему была начислена (30 000 руб.). Оставшаяся сумма авансовых платежей будет учтена при расчете НДФЛ в последующие месяцы.

Если по итогам года сумма НДФЛ, исчисленная с доходов иностранца, все же получится меньше уплаченных им фиксированных платежей, то такая разница не будет считаться переплатой.

То есть если сумма исчисленного налога за налоговый период 201 6 г. составит 46 800 руб. (3900 руб. х 12 мес.), а сумма уплаченных налогоплательщиком фиксированных авансовых платежей за этот же период составит 50 400 руб. (4200 руб. х 12 мес.), то полученная разница 3600 руб. (50 400 - 46 800) иностранному работнику не возвращается*(20).

Вариант 2. Сумма НДФЛ больше уплаченных иностранным работником фиксированных платежей.

Предположим, что за январь зарплата Самойленко В.В. составила 45 000 руб.

Сумма НДФЛ - 5850 руб. (45 000 руб. х 13%).

В этом случае на руки иностранцу будет выдано 43 350 руб. (45 000 - (5850 - 4200)).

В учете будут сформированы следующие проводки:

Дебет 20 Кредит 70

- 45 000 руб. - начислена зарплата за январь;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДФЛ"

- 1650 руб. (5850 - 4200) - удержан НДФЛ в момент выплаты дохода физическому лицу;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДФЛ" Кредит 51

- 1650 руб. - сумма НДФЛ перечислена в бюджет;

Дебет 70 Кредит 50 (51) - 43 350 руб. - перечислена зарплата работнику.

Расчет суммы НДФЛ, подлежащего уплате в бюджет, можно отразить в бухгалтерской справке (см. образец ниже).

Бухгалтерская справка

Подготовлено с использованием системы ГАРАНТ

Общество с ограниченной ответственностью "Автозапчасть"

Бухгалтерская справка N 2

г. Москва

31 января 2016 года

N п/п	Содержание факта хозяйственной жизни	Дата	Бухгалтерская проводка	Сумма
1	2	3	4	5
1	Уменьшение суммы НДФЛ (5850 руб.), исчисленного с дохода Самойленко В.В. (гр. Украины) за январь 2016 г. на сумму уплаченного им фиксированного авансового платежа (4200 руб.)	31.01.16	Дебет 70 Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДФЛ"	1650 руб. (5850 - 4200)

Примечание: сумма НДФЛ уменьшена на основании уведомления ИФНС России N 24 по г. Москве от 21.01.2016 N 291

Бухгалтер   Иванова

          -------------

Главный бухгалтер   Соболева

                  --------------

Уведомление за 2015 год получено в 2016 году

Что делать в ситуации, когда налог уже не только исчислен, но и уплачен в бюджет, при этом отчетность по НДФЛ еще не подана?

Нормы главы 23 Налогового кодекса не регулируют порядок действий налогового агента при получении Уведомления после окончания соответствующего налогового периода, но до момента представления в налоговый орган отчетности по НДФЛ за указанный период.

В письме ФНС России*(21) говорится о том, что после получения от налогового органа Уведомления налоговый агент при уменьшении исчисленного НДФЛ вправе учитывать суммы уплаченных ранее фиксированных авансовых платежей за период действия патента независимо от даты получения Уведомления.

Полагаем, что в такой ситуации учесть данные о перечисленных иностранным работником суммах фиксированных авансовых платежей в 2015 году необходимо при заполнении справки по форме 2-НДФЛ *(22) за 2015 год, отразив в ней сумму излишне удержанного у иностранного сотрудника НДФЛ*(23) (см. образец на с. 47).

Пример заполнения Справки 2-НДФЛ

Подготовлено с использованием системы ГАРАНТ

Приложение N 1
к приказу Федеральной налоговой службы
от 30 октября 2015 г. N ММВ-7-11/485@

Форма 2-НДФЛ

Код по КНД 1151078

   Штрих-код                       СПРАВКА О ДОХОДАХ ФИЗИЧЕСКОГО ЛИЦА 

   3990 8018                 за  2015    год N   15     от   18.    03. 2016    

                                --------      ---------    ---- ------ ---------

                          Признак   1   номер корректировки 00   в ИФНС (код) 7724 

                                  -----                    ----              -----

1. Данные о налоговом агенте

Код по ОКТМО   61701000               Телефон                     ИНН  7724733800       КПП  772401001

             ----------------------           -----------------       ----------------      -----------------

Налоговый агент      ООО "Автозапчасть"

                ---------------------------------------------------------------------------------------------

2. Данные о физическом лице - получателе дохода

ИНН в Российской Федерации                                ИНН в стране гражданства

                           ------------------------------                         ---------------------------

Фамилия   Самойленко                          Имя    Вадим                 Отчество*  Викторович

        -------------------------------------     -------------------------           -----------------------

Статус налогоплательщика   6        Дата рождения   01.  01. 1981    Гражданство (код страны)  804

                        ----------                ---- ---- --------                         ----------------

Код документа, удостоверяющего личность:   10     Серия и номер документа   ЕН 650215

                                        ---------                         -----------------------------------

Адрес места жительства в Российской Федерации: Почтовый индекс     141212      Код субъекта     50

                                                               ---------------               ----------------

Район  Пушкинский р-н                  Город                       Населенный пункт  Лесные поляны

      --------------------------------       ---------------------                  -------------------------

Улица    Ленина ул                 Дом    1               Корпус                  Квартира   7

      ----------------------------     -----------------        -----------------          ------------------

Код страны проживания:              Адрес

                      ------------        -------------------------------------------------------------------

3. Доходы, облагаемые по ставке   13   %

                                -------

/---------------------------------------------------\   /---------------------------------------------------\

|Месяц |   Код   |  Сумма дохода  |  Код  |  Сумма  |   | Месяц |   Код   | Сумма дохода  |  Код  |  Сумма  |

|      | дохода  |                |вычета | вычета  |   |       | дохода  |               |вычета |  вычета |

|------+---------+----------------+-------+---------|   |-------+---------+---------------+-------+---------|

|  12  |  2000   |     45 000     |       |         |   |       |         |               |       |         |

|------+---------+----------------+-------+---------|   |-------+---------+---------------+-------+---------|

|      |         |                |       |         |   |       |         |               |       |         |

|------+---------+----------------+-------+---------|   |-------+---------+---------------+-------+---------|

|      |         |                |       |         |   |       |         |               |       |         |

|------+---------+----------------+-------+---------|   |-------+---------+---------------+-------+---------|

|      |         |                |       |         |   |       |         |               |       |         |

|------+---------+----------------+-------+---------|   |-------+---------+---------------+-------+---------|

|      |         |                |       |         |   |       |         |               |       |         |

|------+---------+----------------+-------+---------|   |-------+---------+---------------+-------+---------|

|      |         |                |       |         |   |       |         |               |       |         |

|------+---------+----------------+-------+---------|   |-------+---------+---------------+-------+---------|

|      |         |                |       |         |   |       |         |               |       |         |

|------+---------+----------------+-------+---------|   |-------+---------+---------------+-------+---------|

|      |         |                |       |         |   |       |         |               |       |         |

|------+---------+----------------+-------+---------|   |-------+---------+---------------+-------+---------|

|      |         |                |       |         |   |       |         |               |       |         |

|------+---------+----------------+-------+---------|   |-------+---------+---------------+-------+---------|

|      |         |                |       |         |   |       |         |               |       |         |

|------+---------+----------------+-------+---------|   |-------+---------+---------------+-------+---------|

|      |         |                |       |         |   |       |         |               |       |         |

|------+---------+----------------+-------+---------|   |-------+---------+---------------+-------+---------|

|      |         |                |       |         |   |       |         |               |       |         |

|------+---------+----------------+-------+---------|   |-------+---------+---------------+-------+---------|

|      |         |                |       |         |   |       |         |               |       |         |

|------+---------+----------------+-------+---------|   |-------+---------+---------------+-------+---------|

|      |         |                |       |         |   |       |         |               |       |         |

|------+---------+----------------+-------+---------|   |-------+---------+---------------+-------+---------|

|      |         |                |       |         |   |       |         |               |       |         |

\---------------------------------------------------/   \---------------------------------------------------/

4. Стандартные, социальные, инвестиционные и имущественные налоговые вычеты

Код вычета	Сумма вычета	Код вычета	Сумма вычета	Код вычета	Сумма вычета	Код вычета	Сумма вычета

Уведомление, подтверждающее право на социальный налоговый вычет:    N_____  Дата ___.___.____  Код ИФНС _____

Уведомление, подтверждающее право на имущественный налоговый вычет: N_____  Дата ___.___.____  Код ИФНС _____

5. Общие суммы дохода и налога

Общая сумма дохода	45 000	Сумма налога удержанная	5850
Налоговая база	45 000	Сумма налога перечисленная	5850
Сумма налога исчисленная	5850	Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом	4000
Сумма фиксированных авансовых платежей	4000	Сумма налога, не удержанная налоговым агентом

Уведомление, подтверждающее право

на уменьшение налога на фиксированные авансовые платежи:            N 90    Дата  11.01.2016  Код ИФНС 7724

                                                                     -----       --- -- ----           -----

Налоговый агент (1 - налоговый агент, 2 - уполномоченный представитель):       1

                                                                          ---------

                                  Соболева Л.С.

-------------------------------------------------------------------- ----------------------

                           (ФИО)*                                          (подпись)

Наименование документа, подтверждающего полномочия представителя ____________________________________________

______________________________

* Отчество указывается при наличии

При этом налоговый агент обязан сообщить своему работнику о сумме излишне удержанного налога в течение 10 дней со дня обнаружения такого факта, по сути, со дня получения уведомления из налогового органа*(24). Возврат налога за 2015 год будет осуществляться на основании письменного заявления налогоплательщика*(25).

Отражение в отчетности

С 2016 года данные о перечисленных иностранным работником суммах фиксированных авансовых платежей учитываются при заполнении не только справки по форме 2-НДФЛ, но и Расчета по форме 6-НДФЛ*(26). В справке по форме 2-НДФЛ сумма фиксированных платежей указывается в Разделе 5. Там же нужно отразить реквизиты налогового уведомления (номер и дату уведомления, а также код налогового органа, выдавшего уведомление), подтверждающего право на уменьшение налога. В Расчете по форме 6-НДФЛ сумма фиксированных авансовых платежей, принимаемая в уменьшение суммы исчисленного налога с начала налогового периода, обобщенная по всем физическим лицам, указывается по строке 050 Раздела 1 "Обобщенные показатели".

-------------------------------------------------------------------------

*(1) абз. 1 п. 4 ст. 13, п. 1 ст. 13.3 Федерального закона от 25.07.2002 N 115-ФЗ (далее - Закон N 115-ФЗ)

*(2) п. 5 ст. 13.3 Закона N 115-ФЗ

*(3) п. 4 ст. 227.1 НК РФ

*(4) абз. 3, 4 п. 5 ст. 13.3 Закона N 115-ФЗ

*(5) ч. 1 ст. 327.5, п. 5 ч. 1 ст. 327.6 ТК РФ

*(6) п. 2 ст. 227.1 НК РФ

*(7) приказ Минэкономразвития России от 20.10.2015 N 772

*(8) приказ Минэкономразвития России от 29.10.2014 N 685

*(9) абз. 2 п. 3 ст. 227.1 НК РФ

*(10) ст. 1 Закона г. Москвы от 26.11.2014 N 55

*(11) пп. 1, 2 ст. 226, подп. 2 п. 1, п. 6 ст. 227.1 НК РФ

*(12) п. 6 ст. 227.1 НК РФ

*(13) абз. 3 п. 6 ст. 227.1 НК РФ

*(14) утв. приказом ФНС России от 17.03.2015 N ММВ-7-11/109@

*(15) абз. 2 п. 6 ст. 227.1 НК РФ

*(16) приказы ФНС России от 13.11.2015 N ММВ-7-11/512@, от 08.12.2015 N ММВ-7-6/566@

*(17) п. 6 ст. 227.1 НК РФ

*(18) письмо ФНС России от 23.09.2015 N БС-4-11/16682@

*(19) абз. 3 п. 3 ст. 224 НК РФ

*(20) п. 7 ст. 227.1 НК РФ; письмо ФНС России от 16.03.2015 N ЗН-4-11/4105

*(21) письмо ФНС России от 23.09.2015 N БС-4-11/16682@

*(22) утв. приказом ФНС России от 30.10.2015 N ММВ-7-11/485@

*(23) п. 15 Обзора практики рассмотрения судами дел, связанных с применением главы 23 Налогового кодекса, утв. Президиумом ВС РФ 21.10.2015; письмо УФНС России по г. Москве от 16.10.2015 N 20-15/109294

*(24) абз. 6 п. 1 ст. 231 НК РФ

*(25) п. 1 ст. 231 НК РФ

*(26) приказ ФНС России от 14.10.2015 N ММВ-7-11/450@