Нарушения, связанные с ведением учета библиотечного фонда (Е. Шапкина, журнал "Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 3, март 2016 г.)

Нарушения, связанные с ведением учета библиотечного фонда

Е. Шапкина,

эксперт журнала "Учреждения культуры и искусства:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Журнал "Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 3, март 2016 г., с. 35-45.

Несмотря на то, что порядок учета библиотечного фонда утвержден нормативными документами, учреждения все-таки допускают в этой области ошибки. Нарушения выявляются при проведении контрольных мероприятий. В статье рассмотрим отдельные случаи нарушений бюджетными и автономными учреждениями порядка учета библиотечного фонда.

Прежде всего ознакомимся с определением библиотечного фонда. Согласно ст. 1 Федерального закона от 29.12.1994 N 78-ФЗ "О библиотечном фонде" библиотечный фонд - это совокупность документов различного назначения и статуса, организационно и функционально связанных между собой, подлежащих учету, комплектованию, хранению и использованию в целях библиотечного обслуживания населения.

В ходе проведения контрольных мероприятий выявляются следующие нарушения порядка учета документов библиотечного фонда.

Нарушение. Периодические издания, комплектующие библиотечный фонд, учитываются в составе объектов основных средств.

Согласно п. 53 Инструкции N 157н*(1) библиотечные фонды относятся к объектам основных средств и учитываются в учреждениях на счетах 0 101 27 000, 0 101 37 000.

Однако п. 38 Инструкции N 157н предусмотрено исключение из этого правила в отношении периодических изданий, комплектующих библиотечный фонд. В данном пункте указано, что периодические издания не являются объектами основных средств.

Таким образом, периодические издания, формирующие библиотечный фонд учреждения, не должны учитываться в составе объектов основных средств.

Их учет следует вести на забалансовом счете 23 "Периодические издания для пользования".

Периодические издания учитываются в условной оценке: один объект (номер журнала, годовой комплект газеты) - один рубль (п. 377 Инструкции N 157н).

Их выбытие по любым основаниям отражается в соответствии с решением комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов, оформленным первичным учетным документом (актом приема-передачи, актом на списание, иным актом).

Аналитический учет по счету следует вести по объектам учета в карточке количественно-суммового учета материальных ценностей.

Типовые корреспонденции счетов по оплате договоров на подписку, а также принятию к учету подписных периодических изданий необходимо отразить в бухгалтерском учете следующим образом:

Бюджетные учреждения Инструкция N 174н*		Автономные учреждения Инструкция N 183н**
Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
Перечисление предоплаты за подписку
0 206 26 560	0 201 11 610	0 206 26 000	0 201 11 000 0 201 21 000
Начислены расходы на подписку
1 109 хх 226 1 401 20 226	0 302 26 730	1 109 хх 226 1 401 20 226	0 302 26 000
Зачет авансового платежа по мере поступления номеров периодических изданий
0 302 26 830	0 206 26 660	0 302 26 000	0 206 26 000
Принятие к забалансовому учету периодических изданий при их поступлении
23		23
Списание с забалансового учета периодических изданий
	23		23
* Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденная Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 N 174н. ** Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утвержденная Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 N 183н.

Пример 1

Библиотека, имеющая статус бюджетного учреждения, оформила подписку на 2016 год на два вида периодических изданий (иное движимое имущество) на сумму 60 000 руб. Ежемесячная стоимость изданий составила 5 000 руб. Произведена предварительная оплата подписки за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности. Лицевой счет открыт в ОФК. В январе 2016 года поступили первые номера подписных изданий.

Рассмотрим, какие нарушения допустила библиотека при отражении указанных операций в бухгалтерском учете и как отразить эти операции правильно:

N п/п	Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
1	Бухгалтерские записи, оформленные библиотекой
1.1	Произведена предварительная оплата периодических изданий	2 206 26 560	2 201 11 610	60 000
1.2	Отражено формирование первоначальной стоимости первых номеров подписных изданий	2 106 31 310	2 302 26 730	5 000
1.3	Произведен зачет предварительной оплаты	2 302 26 830	2 206 26 660	5 000
1.4	Приняты первые номера периодических изданий к учету в качестве основных средств	2 101 37 310	2 106 31 310	5 000
2	Правильные бухгалтерские записи
2.1	Произведена предварительная оплата периодических изданий	2 206 26 560	2 201 11 610	60 000
2.2	Отнесены расходы по подписке на периодические издания на себестоимость оказываемых услуг (на основании документов, подтверждающих поступление периодических изданий)	2 109 60 226	2 302 26 730	5 000
2.3	Произведен зачет предварительной оплаты первых номеров подписных изданий	2 302 26 830	2 206 26 660	5 000
2.4	Приняты к забалансовому учету первые номера подписных изданий (два вида подписных изданий х 1 руб.)	23		2

Библиотеке следует внести исправления в учет, а именно сторнировать проводки 1.2, 1.4 и произвести дополнительные бухгалтерские записи 2.2 и 2.4.

Нарушение. При поступлении документов библиотечного фонда их принятие осуществлялось без соблюдения требований, установленных Порядком N 1077*(2).

Документы библиотечного фонда могут поступать в учреждение различными способами (за счет поступления обязательного экземпляра, покупки, подписки, обмена, дарения, пожертвования, копирования оригиналов и другими способами).

Разделом IV Порядка N 1077 предусмотрено, что принятие документов к учету должно осуществляться на основании первичных документов (накладной, акта), в которых указывается список поступлений, с учетом следующих особенностей:

- при безвозмездном поступлении документов их прием оформляется актом о приеме документов (п. 4.1.1);

- прием документов, поступающих от юридического, физического лица в виде дара, оформляется договором пожертвования в соответствии с ГК РФ с указанием их назначения "Для пополнения библиотечного фонда" (п. 4.1.2);

- прием документов от читателей взамен утерянных и признанных равноценными утраченным оформляется актом о приеме документов взамен утерянных, в котором указываются Ф.И.О. читателя, сведения об утерянных изданиях и о принятых изданиях, подписи читателя и принимающей стороны (п. 4.1.3).

В соответствии с п. 4.4 Порядка N 1077 при приеме в библиотечный фонд документы должны быть подвергнуты первичной обработке и индивидуальному учету. Каждому экземпляру присваивается регистрационный номер, который закрепляется за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки. Он проставляется непосредственно на документе и отражается в регистрационной книге и карточке регистрации. Эти номера в случае исключения документов из фонда библиотеки не могут быть присвоены вновь принятым изданиям.

Документы, включаемые в фонд библиотеки, следует промаркировать (п. 4.5). Требования, которые должны соблюдаться при маркировке, заключаются в обозначении принадлежности, эстетике, долговечности маркировочного знака, сохранности текста или другой знаковой информации. Для этого могут быть использованы штемпели, книжные знаки, индивидуальные штриховые коды и другие виды маркировки (п. 4.5 Порядка N 1077).

На принятых первичных учетных документах нужно сделать запись, подтверждающую, что поступившие документы приняты в библиотечный фонд как объект особо ценного движимого имущества (ОЦДИ) или как объект иного движимого имущества. Эти документы затем передаются в бухгалтерию для включения в учет библиотечного фонда (п. 4.8, 4.9 Порядка N 1077).

Нарушение. На документы библиотечного фонда стоимостью до 3 000 руб. не начислялась амортизация.

Согласно п. 92 Инструкции N 157н начисление амортизации на объекты движимого имущества должно осуществляться в следующем порядке:

- на объекты библиотечного фонда стоимостью до 40 000 руб. включительно амортизация начисляется в размере 100% балансовой стоимости при выдаче объекта в эксплуатацию;

- на объекты основных средств стоимостью свыше 40 000 руб. амортизация начисляется в соответствии с рассчитанными в установленном порядке нормами амортизации;

- на объекты основных средств стоимостью до 3 000 руб. включительно, за исключением объектов библиотечного фонда, нематериальных активов, амортизация не начисляется;

- на иные объекты основных средств стоимостью от 3 000 до 40 000 руб. включительно амортизация начисляется в размере 100% балансовой стоимости при выдаче объекта в эксплуатацию.

Исходя из вышеизложенного амортизация должна начисляться на все документы библиотечного фонда в соответствии с указанным в п. 92 Инструкции N 157н порядком.

Пример 2

Автономное учреждение культуры для пополнения библиотечного фонда закупило книги (иное движимое имущество) на сумму 48 000 руб. Стоимость одного экземпляра не превышает 3 000 руб. Книги приобретены за счет средств целевой субсидии. Оплата поставщику произведена с лицевого счета, открытого в ОФК.

Рассмотрим, какие нарушения допустило учреждение при отражении указанных операций в бухгалтерском учете и как их исправить:

N п/п	Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
1. Бухгалтерские записи, оформленные учреждением
1.1	Отражено формирование первоначальной стоимости документов библиотечного фонда	5 106 31 000	5 302 31 000	48 000
1.2	Отражен перевод капитальных вложений в документы библиотечного фонда с кода вида деятельности 5 на код вида деятельности 4	5 304 06 000	5 106 31 000	48 000
		4 106 31 000	4 304 06 000
1.3	Приняты к учету объекты библиотечного фонда по сформированной стоимости	4 101 37 000	4 106 31 000	48 000
1.4	Отражена выдача в эксплуатацию документов библиотечного фонда	4 101 37 000	4 101 37 000	48 000
2. Недостающая корреспонденция счетов
2.1	Начислена амортизация на документы библиотечного фонда при их выдаче в эксплуатацию	4 109 70 271	4 104 37 000	48 000

Учреждению следует доначислить амортизацию на документы библиотечного фонда (бухгалтерская запись 2.1). В учетной политике в этом случае надо предусмотреть, формируют или нет амортизационные отчисления себестоимость оказываемых учреждением услуг. Если они учитываются при формировании себестоимости, то необходимо отразить в качестве каких расходов (прямых, накладных, общехозяйственных).

В данном случае амортизационные отчисления формируют себестоимость оказываемых учреждением услуг в составе накладных расходов.

Нарушение. Не соблюдался порядок списания исключенных документов библиотечного фонда. Исключенные документы библиотечного фонда не принимались к учету в качестве макулатуры.

Исключение документов из библиотечного фонда допускается по следующим причинам: утрата, ветхость, дефектность, устарелость по содержанию, непрофильность (п. 5.1 Порядка N 1077).

Выбытие документов библиотечного фонда следует отражать актом о списании исключенных объектов библиотечного фонда по форме 0504144, утвержденной Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 N 52н (далее - Приказ N 52н), с приложением к нему списка исключенных объектов библиотечного фонда.

В нем необходимо указывать сведения о количестве и общей стоимости исключаемых документов, причину исключения и направление выбытия исключаемых документов.

При списании объектов библиотечного фонда по причине утраты к акту и списку прилагаются документы, подтверждающие утрату (пояснительная записка, в случае кражи или хищения - протокол, акт, заключение уполномоченных органов, при возмещении ущерба - финансовый документ о возмещении ущерба).

Акт о списании должен быть подписан председателем и членами комиссии по списанию объектов библиотечного фонда и утвержден руководителем учреждения.

Отражение в бухгалтерском учете выбытия документов библиотечного фонда до утверждения в установленном порядке решения об их списании (выбытии) и реализация мероприятий, предусмотренных актом о списании, не допускаются (п. 52 Инструкции N 157н).

После утверждения акта о списании следует осуществить мероприятия по перераспределению и реализации списанных объектов библиотечного фонда (п. 5.7 Порядка N 1077).

Например, документы библиотечного фонда, исключенные по причинам ветхости, дефектности, устарелости по содержанию следует принять к учету в качестве макулатуры, которую нужно сдать в пункты вторичного сырья.

При этом фактическая стоимость макулатуры должна определяться комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов исходя из их текущей оценочной стоимости на дату принятия к бухгалтерскому учету (п. 106 Инструкции N 157н).

При отсутствии пунктов вторсырья или в случаях, когда сдача документов на переработку экономически нецелесообразна, библиотеки вправе уничтожить исключенные документы на месте в присутствии лиц, которыми составлен акт об уничтожении списанных объектов библиотечного фонда.

В акте о списании отражаются наименование, номер и дата документа, подтверждающего факт сдачи списанных объектов в пункт вторичного сырья, или акта об уничтожении списанных объектов библиотечного фонда. Документ прилагается к акту о списании со списком.

Документы библиотечного фонда, исключенные по причине непрофильности, могут передаваться по актам в обменный фонд в целях дальнейшей передачи на безвозмездной основе библиотекам или реализации физическим и юридическим лицам.

По завершении мероприятий, предусмотренных актом о списании исключенных объектов библиотечного фонда, первый экземпляр акта со списком и документом, подтверждающим выбытие, должен быть передан в бухгалтерию, второй экземпляр остается в подразделении, осуществляющем учет библиотечного фонда.

На основании акта о списании исключенных объектов фонда библиотечное подразделение и бухгалтерия вносят изменения в соответствующие учетные документы.

Пример 3

В автономном учреждении осуществляется списание объектов библиотечного фонда на основании оформленного и утвержденного в установленном порядке акта о списании исключенных документов библиотечного фонда (иного движимого имущества) на сумму 80 000 руб. Данные документы были приобретены за счет средств субсидии на выполнение государственного задания. Амортизация начислена в размере 100%. Макулатура, образовавшаяся в результате списания документов библиотечного фонда, принята к бухгалтерскому учету. Ее вес составил 40 кг. Комиссией по поступлению и выбытию активов установлена оценочная стоимость макулатуры: 10 руб. за 1 кг. Макулатура сдана в пункт вторичного сырья по той же цене, по которой она была принята к учету. На лицевой счет учреждения, открытого в ОФК, поступили денежные средства за реализованную макулатуру.

Приведем в таблице основные бухгалтерские проводки по списанию документов библиотечного фонда и принятию к учету макулатуры:

Бюджетные учреждения (Инструкция N 174н)		Автономные учреждения (Инструкция N 183н)
Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
Списание документов библиотечного фонда (на основании утвержденного акта о списании)
0 104 (27) 37 410	0 101 (27) 37 410	0 104 (27) 37 000	0 101 (27) 37 000
0 401 10 172		0 401 10 172
Принятие макулатуры к учету
0 105 36 340	0 401 10 172	0 105 36 000	0 401 10 172
Начисление дохода от реализации макулатуры
0 209 83 560*	0 401 10 172	0 209 83 000*	0 401 10 172
Списание стоимости реализованной макулатуры
0 401 10 172	0 105 36 440	0 401 10 172	0 105 36 000
Поступление средств от реализации макулатуры на лицевой счет учреждения
0 201 11 510	0 209 83 660*	0 201 11 000	0 209 83 000*
* Применение указанных счетов предусмотрено изменениями, вносимыми Приказом Минфина РФ от 31.12.2015 N 227н в п. 150 Инструкции N 174н и Приказом Минфина РФ от 31.12.2015 N 228н в п. 178 Инструкции N 183н. Предполагается, что эти изменения необходимо учитывать с 1 января 2016 года. Стоит отметить, что на момент написания статьи данные приказы находятся на регистрации в Минюсте.

В бухгалтерском учете учреждения указанные операции отражаются следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Отражено списание документов библиотечного фонда	4 104 37 000	4 101 37 000	80 000
Принята к учету макулатура, образовавшаяся в результате списания библиотечного фонда	2 105 36 000	2 401 10 172	400
Начислен доход от реализации макулатуры	2 209 83 000	2 401 10 172	400
Списана реализованная макулатура	2 401 10 172	2 105 36 000	400
Поступили денежные средства от реализации макулатуры	2 201 11 000	2 209 83 000	400

Нарушение. Внутренним нормативным актом учреждения не утверждались графики проведения инвентаризации документов библиотечного фонда.

Согласно п. 7.2 Порядка N 1077 проверка библиотечного фонда в плановом порядке осуществляется в следующие сроки:

- документы, имеющие в оформлении драгоценные металлы и (или) драгоценные камни, - ежегодно;

- фонд редких и ценных книг - один раз в 5 лет;

- фонды библиотек до 50 тыс. учетных единиц - один раз в 5 лет;

- фонды библиотек от 50 до 200 тыс. учетных единиц - один раз в 7 лет;

- фонды библиотек от 200 тыс. до 1 млн. учетных единиц - один раз в 10 лет;

- фонды библиотек от 1 до 10 млн. учетных единиц - один раз в 15 лет;

- фонды библиотек от 10 до 20 млн. учетных единиц - один раз в 20 лет;

- фонды библиотек свыше 20 млн. учетных единиц - 1 млн. экземпляров в год.

При этом плановая проверка библиотечного фонда может осуществляться поэтапно в соответствии с графиком проведения проверки всего фонда или его части (в том числе редких и ценных книг) с определением сроков и количества планируемого объема работы.

Проверка всего фонда или его части завершается составлением акта о результатах проведения проверки на наличие документов библиотечного фонда и приложением к нему списка документов, отсутствующих по неустановленной причине (п. 7.4 Порядка N 1077).

В акте фиксируются сведения о количестве документов библиотечного фонда по данным учета; документов, имеющихся в наличии; документов, отсутствующих в библиотечном фонде по неустановленной причине. В акте также указываются номер и дата акта о проведении предыдущей проверки. Акт с приложением списка документов, отсутствующих по неустановленной причине, должен быть подписан председателем и членами комиссии и утвержден руководителем учреждения.

В случае выявления в процессе проверки фонда отсутствующих документов и невозможности установления виновных лиц убытки по недостачам списываются в соответствии с действующим законодательством.

* * *

При организации и ведении учета документов библиотечного фонда бюджетным (автономным) учреждениям необходимо в первую очередь руководствоваться Порядком N 1077, инструкциями N 157н, 174н, 183н. Поступление и списание библиотечного фонда осуществляется на основании первичных документов, оформленных в соответствии с Приказом N 52н. Правильность применения этих документов проверяется в ходе контроля за полнотой и обоснованностью ведения учета библиотечного фонда.

Выявленные нарушения в корреспонденции счетов по отражению операций, связанных с поступлением и движением библиотечного фонда, подлежат исправлению в порядке, установленном п. 18 Инструкции N 157н. Согласно положениям указанного пункта, если ошибка за отчетный период обнаружена до момента представления бухгалтерской (финансовой) отчетности и не требует изменения данных в регистрах бухгалтерского учета (журналах операций), она исправляется путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм и текста так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и написания над зачеркнутым исправленного текста и суммы. Одновременно в регистре бухгалтерского учета, в котором производится исправление ошибки, на полях против соответствующей строки за подписью главного бухгалтера делается надпись "Исправлено".

В остальных случаях, как правило, ошибочная проводка сторнируется и дополнительно производится правильная бухгалтерская запись. Указанные исправительные записи оформляются бухгалтерской справкой (ф. 0504833), содержащей информацию по обоснованию внесения исправлений, наименование исправляемого регистра бухгалтерского учета (журнала операций), его номер (при наличии), а также период, за который он составлен.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н.

*(2) Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда, утв. Приказом Минкультуры РФ от 08.10.2012 N 1077.