Журналы регистрации кадровой документации (Е. Кожанова, журнал "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 2, февраль 2016 г.)

Журналы регистрации кадровой документации

Е. Кожанова,

специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Журнал "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 2, февраль 2016 г., с. 46-52.

Как и в каких учетных формах регистрировать кадровую документацию - вопрос, актуальный всегда, потому что журналы регистрации в кадровом делопроизводстве требуют особого обращения, условий ведения и хранения. В статье мы разделили журналы регистрации кадровых документов на три категории: те, что требуют особого обращения, те, что непременно должны вестись в бумажном виде, и те, что могут быть электронными.

Книги учета с особым статусом

Как говорится: есть плохая и хорошая новости. Плохая - книги учета с особым вниманием просматриваются на предмет нарушений любыми проверяющими независимо от цели проверки. Хорошая - таких книг всего две. Расскажем, как их правильно оформить. Речь идет:

- о Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;

- Приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (правда, обычно она хранится в бухгалтерии, но проверяющие попросят ее у кадровиков).

Далее для удобства будем называть их коротко "книги учета". Напомним, что формы названных книг утверждены постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69. Эти журналы в готовом для заполнения виде можно легко купить в магазинах канцелярских товаров.

Примечание. См. статью "Опломбирование кадровых документов" на стр. 42 журнала N 1' 2015.

Книги учета должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, скреплены сургучной печатью или опломбированы (см. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, далее - Правила). Отсутствие какого-либо из этих элементов защиты однозначно воспринимается как нарушение трудового законодательства. Вопреки распространенному среди некоторых кадровиков мнению, все описанные в Правилах манипуляции с книгами учета осуществляются не после того, как они "закрыты", а в момент их заведения. Если нумерация, шнуровка и подпись директора не доставляют особых трудностей, то сургучная печать и пломбы могут поставить в тупик.

Конечно, сургуч - это вчерашний день. Несмотря на то что он относительно доступен для покупки, его еще нужно как-то растопить, нанести на книгу, не испортив ее, и - самое главное - поставить на эту массу со специфическим запахом металлическую печать, которую предварительно еще нужно изготовить.

Остается пломба. Поскольку в Правилах не говорится о том, какая именно пломба ставится на книги учета, кадровик может выбрать любой из существующих видов. Главное, чтобы она соответствовала требованиям ГОСТ 31282-2004 "Межгосударственный стандарт. Устройства пломбировочные. Классификация", введенного в действие приказом Ростехрегулирования от 16.06.2005 N 158-ст. Идеальный для документов вариант - пломба-наклейка, или пленочная пломба. Что говорит о них ГОСТ? Во-первых, пленочные пломбы - это пломбы, изготовляемые из полимерных материалов, обладающие индикаторной способностью и несущие силовую нагрузку от 0,05 до 0,2 кН (от 5 до 20 кгс) (п. 3.16). Во-вторых, пломба выполнена на однослойном или многослойном пленочном носителе с нанесенным на одну из сторон клеевым слоем. На поверхности и в материале пломбы выполнены идентификационные надписи и знаки (см. таблицу в п. 4.7).

Заказать наклейки-пломбы можно в специализированных компаниях. Стоят они недорого. Каждая наклейка имеет уникальный номер и используется строго однократно: при попытке отклеить на ней немедленно появляется надпись, например "Вскрыто", которая уже не исчезнет. А самое главное, это - пломба, разновидность которой утверждена государственным стандартом и которая сможет удовлетворить даже самую строгую проверку из трудовой инспекции.

Однозначно нельзя "пломбировать" по старинке, простой бумажной наклейкой. Действительно, раньше кадровики делали именно так, и подобная "пломба" даже соответствовала ГОСТ 18677-73 "Пломбы. Конструкция и размеры", утвержденному постановлением Госстандарта СССР от 28.04.1973 N 1115. Однако этот ГОСТ уже давно не действует и заменен тем, на который мы сослались выше.

Журналы учета кадровых документов на бумажных носителях

Чуть менее строго следует отнестись к журналам учета кадровых документов, которые нужно вести на бумажных носителях*(1). Это те журналы, форма которых требует собственноручной подписи работников организации. Например, журнал учета трудовых договоров, прямо в котором работник расписывается в получении своего экземпляра договора на руки (Пример 1).

Пример 1. Образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров

N п/п	Номер договора	Дата заключения	Ф.И.О. работника	Должность (профессия)	Экземпляр трудового договора получен		Примечание
					Дата	Подпись работника
<...>
123	946-ТД	01.02.2016	Коршунов Игорь Николаевич	Инженер 1 категории	01.02.2016	Коршунов
124	947-ТД	08.02.2016	Захарова Татьяна Васильевна	Офис-менеджер	08.02.2016	Захарова
125	948-ТД	15.02.2016	Новиков Иван Дмитриевич	Водитель	15.02.2016	Новиков
<...>

Примечание. О том, как вести и заполнять подобные журналы, читайте в статье "Тонкости ознакомления с кадровыми документами" на стр. 36 журнала N 11' 2014.

Журналы на бумажных носителях следует вести, соблюдая ряд нехитрых рекомендаций.

Прежде чем заводить журнал, нужно определиться с количеством граф в нем и решить, будет ли он иметь вертикальную или горизонтальную ориентацию. Как правило, если граф больше 5, а их содержимое предполагает текст длиннее, чем в одно-два слова, лучше выбрать горизонтальную ориентацию. "Тяжелая артиллерия" - целый разворот общей тетради большого формата. В любом случае лучше пусть в тетради остается свободное пространство, чем все будет убористо исписано. Не будем забывать: срок хранения документов по личному составу в большинстве случаев составляет 75 лет. Как показывает опыт, уже через десять лет мелкий почерк в журналах приходится разбирать с некоторым усилием.

Начинается журнал с подготовки обложки, нумерации страниц и составления заверительной надписи. Повторимся: эти манипуляции производятся до того, как кадровики начинают работать с журналом, а не после того, как он будет завершен.

На обложку помещается следующая информация:

- наименование организации;

- наименование структурного подразделения;

- наименование вида документа (журнал, книга учета каких-либо документов);

- дата внесения первой записи;

- дата внесения последней записи.

Это общепринятый минимум. Дополнительно на обложке можно разместить информацию о номере дела журнала по номенклатуре, сведения о лице, ответственном за ведение журнала, и т.д. Обложка наклеивается - лучше при помощи широкого скотча - на общую тетрадь, выбранную для этой почетной роли.

Некоторые организации (как правило, крупные) заказывают в типографии книги учета различных документов с уже готовыми обложками, пронумерованными и разлинованными страницами. Очень важно не заклеить обложку скотчем "наглухо": следует помнить, что через некоторое время на ней будет написана дата внесения последней записи, да и другие реквизиты могут со временем измениться. Приведем пример обложки завершенного журнала регистрации трудовых договоров (Пример 2).

Пример 2. Обложка закрытого журнала регистрации трудовых договоров

Открытое акционерное общество "Стройпром Электрик"
ОАО "СП Электрик"

Управление по персоналу

Журнал
регистрации трудовых договоров

Дело N 02-14

С 2014 года 03-15

Начат: 04 февраля 2013 г.

Окончен: 17 декабря 2015 г.

Ответственный за ведение журнала:

специалист                      Маклакова Олеся Валерьевна      Маклакова

с 11.08.2015 специалист         Иванчук Дарья Алексеевна          Иванчук

Многие кадровики, что называется, от греха подальше, оформляют бумажные журналы учета так же, как и книги, описанные в предыдущем разделе нашей статьи. Что ж, в этом есть доля здравого смысла, хотя пломбирование здесь совершенно не требуется. А вот нумерация страниц, прошивка и заверительные надписи встречаются довольно часто.

Нет никаких четких указаний относительно того, нумеровать ли в книге учета листы или все-таки страницы. Можно поступать так, как удобно. Главное - не смешивать эти два подхода внутри одного журнала. Прошивка традиционно выполняется в два или четыре прокола крепкой нитью. Концы нити лучше вывести изнутри и приклеить к оборотной стороне обложки небольшим аккуратным кусочком бумаги, на котором указывается количество страниц журнала, а затем с указанием должности, фамилии, инициалов и даты расписывается руководитель отдела кадров. Надпись заверяется печатью отдела кадров или организации, если она есть. Вновь повторимся: описанные действия - не обязанность (Пример 3).

Пример 3. Заверительная надпись

    Прошито и пронумеровано

    48 (сорок восемь) листов

Начальник Управления по персоналу

       Л.В. Ромашкина

/-           -\

|   Печать    |

|    ОАО      |

|"СП Электрик"|

\-           -/

04.02.2016

Записи в журнал вносятся ручкой синего или фиолетового цвета. Черную пасту не любят проверяющие, а красная и зеленая очень недолговечны и с годами растекаются (красная) или бледнеют (зеленая).

Фамилии, имена и отчества работников вносятся в журнал регистрации полностью, а наименования должностей должны совпадать со штатным расписанием. Это касается и бумажных, и электронных журналов, о которых мы будем говорить ниже.

Примечание. Подробнее о штатном расписании читайте статьи "Разрабатываем форму и утверждаем штатное расписание" на стр. 47 журнала N 11' 2014 и "Вносим изменения в штатное расписание" на стр. 46 журнала N 11' 2015.

Исправления в журнал регистрации вносятся так, чтобы можно было легко прочитать ошибочно внесенную запись. Поэтому использование корректора-замазки, клейкой корректирующей ленты и сплошного зачеркивания здесь не допускается. Новая запись выполняется здесь же, под тем же порядковым номером. В графу "Примечание" работником, ответственным за ведение журнала, помещается отметка о внесении исправления (Пример 4).

Пример 4. Исправление в бумажном журнале регистрации трудовых договоров

Номер записи	Номер договора	Дата заключения	Ф.И.О. работника	Должность (профессия)	Экземпляр трудового договора получен		Примечание
					Дата	Подпись работника
<...>
100	923-ТД	15.02.2016	Титова Римма Павловна	Менеджер по продажам Специалист по сбыту готовой продукции	15.02.2016	Подпись	Исправлено в графе "Должность" Д.А. Иванчук Подпись
<...>

Электронные журналы учета кадровых документов

Зачастую в отделах кадров остерегаются вести в электронном виде журналы учета каких-либо кадровых документов, при том что ничьих собственноручных подписей этот журнал не требует. Но бояться не нужно: электронный журнал регистрации уже довольно давно считается полноценным носителем информации и ни в чем не уступает бумажному, а кое-где и превосходит его, например, по уровню информационной защиты, удобству внесения и поиска данных.

Примечание. См. статью "Организуем работу с персональными данными сотрудников" на стр. 10 журнала N 2' 2015.

Примером электронного журнала регистрации может служить журнал регистрации приказов по личному составу (Пример 5).

Пример 5. Форма журнала регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении работников

Порядковый номер записи	Порядковый номер приказа	Дата издания приказа	Ф.И.О. работника	Структурное подразделение	Должность (профессия)	Табельный номер	Трудовой договор		Содержание приказа	Примечание
							Дата	Номер
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11

Очевидно, что никаких оснований вести этот журнал (как и многие другие) именно в бумажной форме нет. Чтобы окончательно развеять сомнения кадровиков "старой закалки", определим, что такое электронный документ. В ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" определено, что электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Таким образом, журнал регистрации, который ведется в электронной форме, уже является полноценным документом. Его не нужно распечатывать и выполнять над ним все описанные выше действия, которые принято производить над бумажными журналами. Весь жизненный цикл электронного документа происходит в электронном виде. По завершении года электронный журнал сохраняется в неизменяемом формате, выгружается на обособленный носитель информации (диск, флеш-карту), этот носитель должным образом надписывается, после чего хранится в течение положенного срока точно так же, как и бумажный журнал. Ссылки на нормативные и методические акты о хранении электронных документов приведены в следующем разделе нашей статьи.

Отметим, что постепенный перевод в электронный формат всех документов, какие только возможно, включая регистрационные формы, - тенденция, которая усиливается на российских предприятиях с каждым днем. Как мы выяснили, бояться этого не надо: электронный журнал регистрации - абсолютно полноценная учетная форма при условии, что не требует собственноручной подписи работника и/или кадровика.

Хранение журналов регистрации кадровых документов

Хранение журналов регистрации и книг учета кадровых документов, в том числе и электронных, осуществляется в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 N 526. Эти правила определяют общие принципы хранения документов, а источником сроков хранения (в отсутствие номенклатуры дел) является Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558.

Процитируем фрагмент статьи 695 указанного Перечня. В комментариях он не нуждается.

Номер статьи	Вид документа	Срок хранения документа	Примечания
1	2	3	4
695	Книги, журналы, карточки учета:		(1) После увольнения.
	а) приема, перемещения (перевода), увольнения работников	75 л.
	б) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов) трудовых соглашений	75 л.	(2) В зарубежные командировки - 10 л.
	в) выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним	75 л.	-
	г) бланков трудовых книжек и вкладышей к ним	5 л.
	д) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы	5 л.
	е) лиц, подлежащих воинскому учету	3 г. (1)
	ж) отпусков	3 г.
	з) работников, выбывающих в служебные командировки; прибывающих в организацию, куда работник командирован	5 л. (2)
	и) регистрации прибытия и выезда сотрудников и членов их семей, направленных в загранпредставительства и учреждения Российской Федерации, международные организации	75 л.

Установленные Перечнем сроки хранения актуальны абсолютно для всех организаций в нашей стране, и не имеет значения, ведется ли журнал регистрации на бумажном носителе или в электронной форме. Особенности хранения документов в электронной форме можно почерпнуть в упомянутых выше Правилах. Кроме того, на сайте Росархива (росархив.рф, archives.ru) можно ознакомиться с проектами Рекомендаций по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций*(2) и государственных и муниципальных архивах*(3). Проекты не новы (датированы 2012 годом) и, как мы отметили выше, не являются официальными документами. Но на сегодняшний день*(4) это единственное подробное руководство по хранению электронных документов.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Отметим, что обязанность вести журнал учета трудовых договоров трудовым законодательством не установлена. Но на практике договоры учитываются: это необходимо для идентификации. Обычно журнал бумажный, потому что в нем сразу же расписывается работник в получении своего экземпляра. Если бы журнал регистрации трудовых договоров был электронный, то все равно пришлось бы заводить бумажную форму для подписи в получении. Поэтому чаще всего он на бумажном носителе. Нумерацию и прошивку бумажных журналов можно назвать практикой делового оборота. Так делает большинство работодателей, хотя обязанности подобной нет.

*(2) http://archives.ru/documents/projects/recomendation-archive-organization- electronny-document.shtml.

*(3) http://archives.ru/documents/projects/recomendation-gosarchive-electronny -document.shtml.

*(4) Начало 2016 года.