Учет воинских перевозочных документов в учреждениях МВД и Минобороны (С. Валова, журнал "Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 3, март 2016 г.)

Учет воинских перевозочных документов в учреждениях МВД и Минобороны

С. Валова,

редактор журнала

"Силовые министерства и ведомства:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Журнал "Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 3, март 2016 г., с. 60-68.

В силу специфики деятельности учреждения силовых ведомств применяют бланки строгой отчетности, которые отсутствуют в других государственных учреждениях. К таким бланкам, в частности, относятся военные билеты, денежные аттестаты, перевозочные документы. Конкретный их перечень устанавливается руководителями федеральных органов исполнительной власти, в которых федеральным законом предусмотрена военная служба. Как должен быть организован учет перевозочных документов, рассмотрим в статье.

В соответствии со ст. 20 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ "О статусе военнослужащих" военнослужащие имеют право на проезд на безвозмездной основе:

1) железнодорожным, воздушным, водным и автомобильным (за исключением такси) транспортом:

- в служебные командировки;

- в связи с переводом на новое место военной службы;

- к местам использования реабилитационных отпусков, на лечение и обратно;

- на избранное место жительства при увольнении с военной службы (военнослужащие, проходящие военную службу по призыву, и курсанты военных профессиональных образовательных организаций или военных образовательных организаций высшего образования до заключения с ними контракта о прохождении военной службы - также к местам использования дополнительных отпусков (за исключением зимнего каникулярного отпуска));

2) на грузовых машинах и в пассажирских автобусах воинской части, выделяемых для обеспечения организованной перевозки военнослужащих к месту военной службы и обратно.

Для обеспечения проезда и провоза личного имущества железнодорожным, воздушным, водным и автомобильным транспортом общего пользования, за исключением такси, военнослужащим выдаются перевозочные документы. Они относятся к бланкам строгой отчетности и подлежат соответствующему учету.

Внутриведомственными приказами силовых ведомств утверждены положения о порядке оформления, использования, хранения воинских перевозочных документов и обращения с ними. Так, основным нормативным документом, регулирующим порядок учета воинских перевозочных документов в системе МВД, является Положение о порядке оформления, использования, хранения и обращения с воинскими перевозочными документами в системе Министерства внутренних дел Российской Федерации, утвержденное Приказом МВД РФ от 22.08.2003 N 667 (далее - Положение N 667).

В Минобороны порядок учета воинских перевозочных документов определен Приказом Министра обороны РФ от 06.06.2001 N 200 "Об утверждении Руководства по оформлению, использованию, хранению и обращению с воинскими перевозочными документами в Вооруженных Силах Российской Федерации" (далее - Руководство N 200).

Виды воинских перевозочных документов

Перечень воинских перевозочных документов определен отраслевыми приказами. В силу п. 3 Руководства N 200, п. 5 Положения N 667 к ним относятся:

1) требование формы 1, применяемое для оформления пассажирских билетов на проезд одиночно следующих военнослужащих, граждан, уволенных с военной службы, и членов их семей (близких родственников) и воинских команд железнодорожным, воздушным и водным транспортом;

2) требование-накладная формы 2, используемое для оформления перевозки воинских эшелонов, транспортов, грузов, караулов, железнодорожного подвижного состава, направляемого в плановый ремонт и возвращающегося из ремонта, личного имущества военнослужащих и членов их семей;

3) требование формы 3, предназначенное для оформления пассажирских билетов на проезд одиночно следующих военнослужащих, граждан, уволенных с военной службы, и членов их семей (близких родственников) и воинских команд автомобильным (за исключением такси) транспортом. Также данный документ применяется для оформления пассажирских билетов на проезд граждан, уволенных с военной службы, членов семей (близких родственников) военнослужащих и граждан, уволенных с военной службы, железнодорожным и водным транспортом в пригородном сообщении. Требования формы 3 обмениваются на пассажирские билеты в билетных кассах станций (вокзалов) отправления;

4) талон багажный, используемый для оформления перевозки багажа или грузового багажа.

Отметим, что формы перечисленных документов приведены в соответствующих приложениях к ведомственным отраслевым приказам.

Обеспечение воинскими перевозочными документами происходит за счет средств федерального бюджета путем централизованного снабжения органов ОВД и военных управлений, объединений, соединений, воинских частей и организаций Минобороны.

Ведомственный учет воинских перевозочных документов

В первую очередь следует уделить внимание ведомственному учету перевозочных документов, который регламентирован отраслевыми приказами. Нормы Положения N 667 и Руководства N 200 очень схожи и имеют одинаковый смысл. Так, в соответствии с п. 53 Положения N 667 приказом начальника ОВД или командира подразделения внутренних войск из числа сотрудников ОВД, военнослужащих внутренних войск, проходящих службу по контракту, или гражданского персонала назначается лицо, ответственное за получение, учет, хранение, оформление, подписание и выдачу воинских перевозочных документов. Аналогичный порядок установлен п. 28 Руководства N 200, согласно которому также назначается лицо, ответственное за учет воинских перевозочных документов.

При убытии ответственного лица воинские перевозочные документы, книги учета и другие материалы передаются по акту другому лицу, временно назначенному ответственным лицом за их сохранность и учет. Данное назначение утверждается приказом начальника ОВД или командира воинской части. При передаче от одного ответственного лица другому производится внеочередная проверка наличия воинских перевозочных документов внутренней проверочной комиссией. Их наличие при передаче от одного ответственного лица другому проверяется полистно.

Дополнительно отметим, что в соответствии с п. 58 Положения N 667 ОВД или подразделения внутренних войск, получающие воинские перевозочные документы для снабжения ими прикрепленных ОВД или подразделений внутренних войск и для текущей потребности, ведут количественный учет этих документов в книгах учета бланков воинских перевозочных документов установленной формы.

По окончании квартала (до 5-го числа квартала, следующего за отчетным) ОВД или подразделения внутренних войск в книге учета бланков воинских перевозочных документов отражают (п. 65 Положения N 667):

- остаток воинских перевозочных документов на 1-е число отчетного квартала (по сериям и номерам);

- количество поступивших в течение отчетного квартала воинских перевозочных документов (по сериям и номерам);

- количество переданных другим органам внутренних дел или подразделениям внутренних войск воинских перевозочных документов (по сериям и номерам) за отчетный квартал;

- число испорченных органом внутренних дел или подразделением внутренних войск воинских перевозочных документов (по сериям и номерам) за отчетный квартал;

- количество утерянных органом внутренних дел или подразделением внутренних войск воинских перевозочных документов (по сериям и номерам) за отчетный квартал;

- количество выписанных воинских перевозочных документов (по сериям и номерам) за отчетный квартал;

- остаток воинских перевозочных документов на конец отчетного квартала (по сериям и номерам).

О выявленных фактах утраты бланков воинских перевозочных документов ОВД или подразделения внутренних войск немедленно уведомляют орган специальных перевозок с приложением копий акта об утрате и копий материалов служебной проверки (административного расследования) (п. 66 Положения N 667).

Согласно п. 28 Руководства N 200 учет и хранение бланков воинских перевозочных документов осуществляются в установленном порядке финансовыми органами воинских частей с отражением их в соответствующих регистрах бюджетного учета. Напомним, что нормы п. 338 Инструкции N 157н*(1) обязывают вести аналитический учет всех бланков строгой отчетности по каждому их виду и месту хранения в книге учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045), утвержденной Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 N 52н, с указанием:

а) их вида, серии и номера;

б) даты получения (выдачи) БСО;

в) условной цены, количества, а также подписи получившего их лица.

На основании данных по приходу и расходу бланков строгой отчетности выводится остаток на конец периода.

Дополнительно к книге (ф. 0504045) в учреждениях Минобороны, воинских частях составляется отчет об израсходованных бланках воинских перевозочных документов. Он должен содержать реестр (перечень) оправдательных документов (в частности, выписки из приказов командира воинской части, отпускные билеты, проездные и другие документы), подтверждающих законность выдачи и использования выданных под отчет бланков воинских перевозочных документов.

В соответствии с п. 32 Руководства N 200 отчет о наличии и движении воинских перевозочных документов представляют:

- к 10 января - командиры воинских частей, военные комиссары районов, городов без районного деления или иных равных им муниципальных (административно-территориальных) образований - командирам соединений, военным комиссарам субъектов РФ соответственно, у которых они состоят на снабжении бланками воинских перевозочных документов;

- к 20 января - начальники штабов соединений, командиры воинских частей, военные комиссары субъектов РФ - начальникам службы военных сообщений военных округов, флотов, начальнику военных сообщений на Каспийском морском и Нижне-Волжском речном бассейнах соответственно.

Остаток воинских перевозочных документов расшифровывается по сериям и номерам.

Бюджетный учет перевозочных документов

Бюджетный учет воинских перевозочных документов осуществляется в соответствии с инструкциями N 157н, 162н *(2). Бланки воинских перевозочных документов, полученные ОВД или Минобороны, приходуются на основании накладной в день их получения.

Одновременно поступившие бланки документов принимаются к бухгалтерскому учету на забалансовый счет 03 в условной оценке: один бланк - один рубль (п. 337 Инструкции N 157н).

Учетной политикой учреждений МВД и Минобороны можно предусмотреть к забалансовому счету 03 дополнительные субсчета

/-----------------------------\              /-----------------------------\

|    03/1 "Бланки строгой     |              |    03/2 "Бланки строгой     |

|         отчетности"         |              |         отчетности"         |

|  (м. о. л. назначается по   |              |    (м. о. л. - сотрудник    |

|учреждению в целом, например,|              |  отдельного подразделения,  |

|    кассир или финансовый    |              |   ответственный за выдачу   |

|          работник)          |              |    воинских перевозочных    |

|                             |              |         документов)         |

\-----------------------------/              \-----------------------------/

Израсходованные бланки воинских перевозочных документов списываются один раз в месяц на основании отчета, утвержденного начальником органа внутренних дел или командиром воинской части.

На основании данного отчета также заполняется акт приема-передачи бланков строгой отчетности. Отражение в бухгалтерском учете выдачи бланков производится по той же стоимости, по которой они были приняты к учету ранее (п. 337 Инструкции N 157н).

Бухгалтерские записи по учету БСО будут следующими:

Содержание операции	Дебет	Кредит
Отражено поступление воинских перевозочных документов в силовое министерство (ведомство), учреждение	Забалансовый счет 03/1
Отражено внутреннее перемещение воинских перевозочных документов между ответственными лицами:
- списание с подотчета одного материально ответственного лица		Забалансовый счет 03/1
- принятие в подотчет другим материально ответственным лицом	Забалансовый счет 03/2
Отражено выбытие воинских перевозочных документов вследствие их порчи, выдачи		Забалансовый счет 03/2

Пример

В январе 2016 года воинская часть в централизованном порядке получила от вышестоящей организации 50 000 бланков перевозочных документов. В этом же месяце ответственное за хранение данных документов лицо выдало лицу, ответственному за их оформление, 500 бланков, 10 из которых в феврале 2016 года были оформлены и выданы военнослужащим. Ранее перевозочные документы не выдавались.

В бюджетном учете учреждения сделаны следующие проводки:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Получены централизованно от вышестоящей организации бланки строгой отчетности, оприходованные лицом, ответственным за их хранение	03/1		50 000
Выданы бланки лицу, ответственному за их оформление	03/2	03/1	500
Списаны израсходованные бланки строгой отчетности		03/2	10

Хранение воинских перевозочных документов

В силу норм, приведенных в отраслевых приказах, воинские перевозочные документы и их корешки должны храниться в закрытых и опечатанных металлических шкафах (сейфах) в служебных помещениях, сдаваемых под охрану (п. 33 Руководства N 200, п. 67-75 Положения N 667). Допуск к воинским перевозочным документам разрешается только лицу, ответственному за эти документы.

Обратите внимание! Корешки израсходованных и испорченных воинских перевозочных документов хранятся в таком же порядке в течение пяти лет после ревизии финансово-хозяйственной деятельности, а затем уничтожаются по акту установленной формы. В акте указываются наименования уничтоженных документов, количество, их серии и номера, а также период времени, за который они были выданы. Сам акт составляется в одном экземпляре и хранится в течение трех лет, после чего уничтожается (п. 69-71 Положения N 667, п. 33 Руководства N 200).

Для ведения переписки по вопросам обеспечения воинскими перевозочными документами (актами проверок, отчетами, накладными, справочными материалами и т.п.) в ОВД или подразделении внутренних войск ведется отдельное дело, срок хранения которого - пять лет после ревизии финансово-хозяйственной деятельности.

При утрате воинских перевозочных документов начальник ОВД или командир (начальник) подразделения внутренних войск обязан назначить служебную проверку (административное расследование), принять необходимые меры к розыску утраченных документов и в тот же день уведомить начальника довольствующего органа, выдавшего эти документы, с указанием их серий и номеров. Лица, виновные в утрате воинских перевозочных документов, привлекаются к ответственности согласно законодательству РФ.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н.

*(2) Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 N 162н.