Как вести книгу учета трудовых книжек и вкладышей в них? (М.В. Герш, журнал "Отдел кадров коммерческой организации", N 3, март 2016 г.)

Как вести книгу учета трудовых книжек и вкладышей в них?

М.В. Герш,

эксперт журнала "Отдел кадров коммерческой организации"

Журнал "Отдел кадров коммерческой организации", N 3, март 2016 г., с. 41-46.

Система делопроизводства любой, в том числе коммерческой организации предусматривает строгий учет и контроль движения документов. Это касается не только бухгалтерии, но и кадровой службы организации. На всех сотрудников, принимаемых на работу, должны быть заведены личные дела, а также оформлены трудовые книжки. Решением данных задач занимается специалист отдела кадров, который контролирует прибытия и выбытия указанных документов посредством заполнения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Обязанность ведения такого журнала для работодателей закреплена законодательно.

Поскольку трудовые книжки и вкладыши подлежат обязательной регистрации, работодатель должен отражать их поступление в компанию в установленном законодательно документе - книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В ней же впоследствии будет отражаться их перемещение. К слову, форма этой книги определена Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек".

Регистрируются книжки, уже имеющиеся у сотрудников, а также только что заведенные в организации для тех, кто начинает свой профессиональный путь. Работники второй категории получают пустой бланк книжки в компании. Также обязательно наличие приходно-расходной книги - в ней ведутся записи о купленных за счет компании пустых бланках самих трудовых книжек и вкладышей к ним. То есть используемый бланк должен быть оприходован (зарегистрирован).

Назначаем ответственное лицо

Сотрудник, отвечающий за ведение книги учета трудовых книжек, назначается приказом работодателя. Как правило, это лицо, уже назначенное ответственным за ведение и хранение трудовых книжек в организации. Приказ составляется в произвольной форме и обязательно должен содержать:

- фамилию, имя, отчество и должность лица, назначаемого ответственным;

- обязанности по ведению журнала;

- фамилию, имя, отчество, должность лица, на которого возлагаются указанные обязанности при отсутствии ответственного сотрудника.

В компаниях с большим штатом работников за журнал отвечает отдел кадров или специалист по персоналу. В небольших фирмах, в которых нет должности специалиста по кадрам, эти обязанности возлагаются на бухгалтера, секретаря или любого другого сотрудника. Если происходит смена ответственного лица, обязательно составляется акт приема-передачи трудовых книжек и вкладышей в них (в нем отражается в том числе фактическое наличие чистых бланков и невостребованных книжек уволенных работников). Затем издается приказ о назначении нового ответственного лица.

Заполняем книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Требования к оформлению книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них определены в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (далее - Правила ведения трудовых книжек).

Заполнение книги может продолжаться в течение нескольких лет и даже десятилетий - вплоть до момента полного использования страниц. В ее графах отражаются сведения:

о переданных в службу кадров трудовых книжках принятых на работу лиц;

о новых трудовых книжках, оформленных при приеме на работу сотрудников;

о выданных сотрудникам книжках (вкладышах к ним) при увольнении.

Трудовые книжки, которые передаются в кадровую службу организации при оформлении работника на должность, должны быть зарегистрированы без учета вкладыша отдельной строкой.

Разработанная Минтрудом типовая форма книги по учету трудовых книжек включает 13 граф (столбцов), при заполнении которых следует соблюдать определенные правила.

В графе 1 ставится порядковый номер регистрируемой трудовой книжки или вкладыша. Причем номера трудовой книжки и вкладыша в этой графе указываются подряд.

2-4-й столбцы содержат дату, месяц и год оформления (приема) сотрудника на работу. Дату указывают арабскими цифрами, без каких-либо сокращений (значения числа и месяца - двумя, а года - четырьмя цифрами). Эту дату нельзя путать с датой заполнения трудовой книжки. Бывают и такие ошибки в документах - ведь Трудовой кодекс предусматривает оформление трудовых книжек на работников, выполняющих свои обязательства на предприятии более пяти дней, а Правилами ведения трудовых книжек установлено, что оформление книжки при первичном оформлении на работу производится на протяжении недельного срока с момента приема работника на должность.

В графе 5 приводятся фамилия, имя, отчество владельца трудовой книжки - без сокращений, то есть указание инициалов исключено.

Графа 6: серия и номер книжки. Перечислим ряд особенностей трудовых книжек, выпущенных в разные периоды. Например, в бланке книжки от 1938 года не предусмотрено указание данных о ее серии и номере, поэтому в графе нужно поставить прочерк. В образце от 1974 года серия кодируется сочетанием букв и римских цифр (АТ-V) и далее следует номер, состоящий из семи цифр. В свою очередь, в образце от 2003 года - новейшем бланке - серия обозначена как ТК (для вкладышей - ВК), далее идет номер, также состоящий из семи цифр.

В графе 7 указывается должность в соответствии со штатным расписанием. Случается (например, в мелких фирмах), что оно отсутствует, а значит, отсутствуют должности как таковые. Тогда в 7-м столбце пишут конкретную трудовую функцию (рабочий, продавец, менеджер и пр.).

В графе 8 отражается наименование структурного подразделения (службы или отдела) в соответствии со штатным расписанием. Если такового не имеется, то ставится прочерк или графа остается пустой.

Графа 9: дата и номер документа, на основании которого сотрудник зачислен в штат. Иными словами, отражается информация о реквизитах распорядительного документа (приказа, распоряжения) или протокола собрания, которые и являются основанием для приема сотрудника на должность. Графа заполняется при регистрации трудовых книжек, а при оформлении вкладышей ссылки на приказы не отражаются.

Графа 10 содержит роспись специалиста - как правило, это работник отдела кадров, который принял от сотрудника трудовую книжку, или другое ответственное лицо, которое провело процедуру ее принятия и регистрации. Кадровый специалист отвечает за движение и хранение трудовых книжек.

Примечание. Две последние колонки заполняются только по факту увольнения владельца трудовой книжки.

В главе 11 фиксируется сумма средств, которая была уплачена работником за пустой бланк. Данная графа заполняется в случае, когда работодатель выдает бланк лицу, поступившему на работу (в целом) впервые. При этом компания взимает с него ровно столько, сколько потратила на покупку бланка. В компаниях с большими финансовыми возможностями пустые бланки выдаются безвозмездно (как правило, это предусмотрено во внутренних локальных документах), и тогда 11-й столбец остается пустым или ставится прочерк.

В 12-м столбце проставляется дата выдачи увольняющемуся сотруднику трудовой книжки и вкладыша - дата последнего дня работы.

В 13-м - увольняющийся своей подписью подтверждает тот факт, что трудовая книжка ему выдана на руки.

Часто в последний день работы сотрудник отказывается забрать трудовую или у него нет возможности получить ее на руки. В такой ситуации ответственное за ведение книжек лицо обязано направить по месту регистрации работника уведомление о необходимости прибыть за книжкой или же дать письменное согласие на отправку ее почтой. В этом случае в графах 12 и 13 должны быть отражены сведения о дате и номере уведомления (телеграммы, письма), отправленного в адрес работника, и дате отправки документа почтой. Квитанции и финансовые документы, которые были выданы почтовым отделением при отправке уведомления и трудовой книжки, подшивает в дело специалист кадровой службы.

Исправляем ошибки

Книга учета заполняется от руки и поэтому случаются описки, ошибочное внесение данных. Тогда требуется их грамотное исправление, но Правила по ведению трудовых книжек не содержат соответствующих норм. Поэтому при устранении ошибок следует руководствоваться общепринятыми правилами исправлений в различных регистрационных формах. Например, неверная запись зачеркивается и рядом делается приписка "Исправленному верить". При этом должна быть указана должность и обязательно проставляется подпись лица, которое произвело данное исправление. Если же неверная запись не зачеркивается, в той же графе строкой ниже пишут пояснение "Запись недействительна" и тут же вносят верную запись.

Ясно, что ведение книги учета требует от заполняющего ее лица внимательности, усидчивости и знания правил оформления.

Оформляем книгу учета

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них введена в оборот еще в 2003 году, но до сих пор встречаются трудности с ее оформлением. Если сотрудники ГИТ найдут даже самую незначительную ошибку, за этим последуют внушительные штрафы для работодателя. При оформлении данного документа надо учитывать такие правила:

ведение книги учета в твердом переплете - ведь этот документ имеет длительный срок его хранения (50 лет только в архиве самой организации);

каждая страница должна быть пронумерована;

книга должна быть прошита так, чтобы концы шнура или плотной нити были оклеены бланком "Прошнуровано, пронумеровано" с внутренней стороны задней обложки (или же на последней странице книги) с указанием количества прошнурованных и пронумерованных страниц (цифрами и прописью);

на приклеенном бланке "Прошнуровано, пронумеровано" ставят пломбу или сургучную печать. Печать должна частично попадать на бланк, нить и саму книгу. Другими словами, печать должна фиксировать край листка указанного бланка, концы шнура и обложку. Пломбирование устанавливается на выступающие концы шнура;

обязательно наличие заверительной (удостоверяющей) подписи ответственного лица с указанием количества пронумерованных и прошнурованных листов. При этом заверить книгу учета вправе только руководитель организации.

Обратите внимание! Правила ведения трудовых книжек не предполагают проставление в данной книге оттисков печатей организации или отдела кадров, на что указывают при проверках сотрудники Государственной инспекции труда.

Заключение

Все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, подлежат регистрации: им присваивается регистрационный номер, соответствующие сведения включаются в информационно-поисковую систему организации. Как правило, для этого не установлены строго определенные обязательные формы. Однако из этого правила есть исключение, связанное с регистрацией трудовых книжек. Бланки книжек и вкладышей в них учитываются в приходно-расходной книге, ведущейся в бухгалтерии, а заполненные книжки и вкладыши - в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, оформляемой кадровой службой или ответственным за ведение кадрового делопроизводства (в небольших организациях).

После заполнения книги учета до конца ведение новой книги начинается с очередного порядкового номера трудовых и вкладышей. Законченная книга остается на рабочем месте кадровика и не сдается в архив, так как используется при увольнении работников - в ней они расписываются за полученные трудовые книжки. В дальнейшем книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них в общем порядке (по описи) передается на хранение в архив организации.