Командировка: оформление документов (С.А. Николаев, журнал "Бухгалтерский учет", N 10, октябрь 2015 г.)

Командировка: оформление документов

С.А. Николаев,

эксперт по методологии

бухгалтерского учета и налогообложения

Журнал "Бухгалтерский учет", N 10, октябрь 2015 г., с. 133-136.

Работник направляется в командировку на основании письменного решения работодателя. Оформлять подобное решение, на наш взгляд, целесообразно в виде приказа по организации. Приказ (его заверенная копия) будет являться основанием для кадровой службы - при учете рабочего времени и для бухгалтерии - при начислении соответствующих выплат. Кроме того, с нашей точки зрения, именно в приказе оптимально устанавливать дату прибытия сотрудников из командировки.

Если в командировку отправляется непосредственно руководитель организации, то в приказе (который он непосредственно и подписывает) он должен сообщить о своем убытии с такого-то числа в такую-то организацию сроком на столько-то дней (или до такого-то числа). На время своего отсутствия директор (генеральный директор) обычно оставляет кого-то из сотрудников в качестве временно исполняющего обязанности руководителя. После возвращения из командировки руководитель сообщает о дате, когда приступает к обязанностям, после чего сотрудник, временно исполнявший обязанности директора, возвращается на свой участок работы.

Выдача аванса

Работодатель обязан обеспечить убывающего в командировку денежными средствами для оплаты проезда, найма жилого помещения и компенсации расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточных). Сумма аванса, который должен быть выдан работнику перед убытием в командировку, определяется, исходя из продолжительности командировки, стоимости проезда, расходов по найму жилого помещения и других предполагаемых трат.

Обычно на практике бухгалтером и самим командируемым составляется расчет (смета) необходимых средств. На основании этого расчета командируемый сотрудник должен написать заявление на имя руководителя организации о выдаче средств под отчет. И только на основании заявления с визой руководителя бухгалтерия имеет право выдать сотруднику денежные средства из кассы. При этом следует иметь в виду, что выдача новой подотчетной суммы без погашения имеющейся задолженности по ранее выданным в подотчет средствам не допускается.

В регистрах бухгалтерского учета выдача работнику аванса по командировке оформляется записью по дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и кредиту счета 50 "Касса". При перечислении средств на зарплатную или личную банковскую карту сотрудника производится запись по дебету счета 71 и кредиту счета 51 "Расчетные счета".

Следует обратить внимание на то, что лимит суточных, равно как и затрат на проезд и проживание, действующим законодательством не установлен. Размеры этих компенсационных выплат устанавливаются коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 158 ТК РФ).

С нашей точки зрения, целесообразно утвердить приказом руководителя:

- размер суточных при направлении сотрудников в командировки (они могут быть установлены равными для всех сотрудников организации или варьироваться в зависимости от должностей сотрудников и регионов командирования);

- лимит транспортных расходов (могут быть равными для всех сотрудников либо различаться в зависимости от должностей);

- предельные размеры расходов по найму жилья (также возможна градация по категории гостиниц и номеров в зависимости от занимаемых должностей);

- перечень и лимиты других затрат, возмещаемых при возвращении сотрудника при наличии оправдательных документов.

Для целей налогообложения прибыли расходы на командировки, в размере фактически понесенных и документально подтвержденных затрат признаются прочими расходами, связанными с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). К ним, в частности, относятся затраты на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы; на наем жилого помещения; суточные; стоимость оформления виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов; консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы. Подчеркнем, что перечень затрат на командировки не является исчерпывающим.

Важная деталь: при командировках внутри страны суммы суточных, превышающие 700 руб., облагаются НДФЛ. При зарубежных командировках максимальный размер суточных, не облагаемых НДФЛ, - 2 500 руб. (п. 3 ст. 217 НК РФ).

На практике возможна ситуация, когда командированный работник сообщает о том, что выделенных ему в поездку денежных средств недостаточно.

В подобной ситуации по решению руководства бухгалтерия обычно перечисляет сотруднику необходимую сумму. На наш взгляд, это нарушение кассовой дисциплины, ведь выдача новой суммы под отчет без отчета по ранее выданной сумме недопустима.

Отчет о командировке

После возвращения из командировки сотрудник обязан дать отчет по результатам поездки руководству и по осуществленным тратам - бухгалтерии. Отчет о командировке может быть проведен в любой устраивающей работника и работодателя форме (отчет, доклад, подписанный договор, приемопередаточный акт и пр.).

Иногда желаемый руководством результат командировки отсутствует (деловые переговоры не состоялись по вине контрагента, договор не подписан и т.п.), но тем не менее затраты, направленные на получение дохода (хотя тот и не был получен) все-таки были произведены.

С нашей точки зрения, подобные расходы можно признать в целях налогообложения прибыли. Ведь обоснованность расходов, учитываемых при расчете налоговой базы, должна оцениваться с учетом обстоятельств, свидетельствующих о намерениях налогоплательщика получить экономический эффект в результате реальной предпринимательской или иной экономической деятельности (постановление Пленума ВАС РФ от 12.10.06 N 53).

Отчет перед бухгалтерией о расходах должен быть подтвержден документально.

Нужно сказать, что обязательной для всех формы авансового отчета в настоящее время нет. Организация должна самостоятельно разработать и утвердить формы первичных учетных документов (п. 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете). На наш взгляд, при этом целесообразно воспользоваться формой отчета, разработанной Госкомстатом России, - ф. N АО-1 (постановление от 01.08.01 N 55).

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии. На лицевой стороне сотрудник указывает свои данные (Ф. И. О., должность) и наименование структурного подразделения (отдела, цеха, участка).

Исходя из многолетней практики работы, полагаем, что оптимальным является следующий порядок составления отчета.

Во-первых, в отчете указывается дата отбытия в командировку (число, месяц, год). Отметим, что днем выезда в командировку считается дата отправления транспортного средства - поезда, самолета, автобуса и т.д. от места (населенного пункта) постоянной работы, а не места проживания сотрудника. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки (пример 1).

Пример 1

К примеру, если поезд отправляется 5 октября в 23 часа 59 минут, то считается, что сотрудник убыл в командировку 5 октября. Но если поезд отправляется на 4 минуты позже (в 00 часов 03 минуты), то день выезда в командировку - 6 октября.

При нахождении станции, пристани или аэропорта за чертой населенного пункта следует учесть время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта. Еще раз подчеркнем, что под населенным пунктом следует понимать место нахождения организации, а не место жительства сотрудника. Поэтому считается, что сотрудник (даже в ночное время) в командировку убывает с места работы, а не из дома.

Если работник отправляется в командировку на служебном транспорте или на собственной машине (либо на чужой, управляя ей по доверенности), то срок убытия в командировку определяется по оправдательным документам. Ими могут служить путевой лист автомобиля, счета, квитанции, чеки АЗС, либо другие документы, подтверждающие маршрут следования.

Если проездные документы отсутствуют, то срок пребывания в командировке может быть подтвержден документами по найму жилого помещения в месте командирования. При проживании в гостинице та должна выдать квитанцию (талон) или иной документ, где должны быть указаны (п. 8 Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденных постановлением Правительства РФ от 25.04.97 N 490):

- наименование исполнителя (для индивидуальных предпринимателей - Ф. И. О., сведения о государственной регистрации);

- Ф. И. О. потребителя;

- сведения о предоставляемом номере (месте в номере);

- цену номера (места в номере);

- другие необходимые данные по усмотрению исполнителя.

Если сотрудник не может предъявить и документов о проживании, то срок пребывания в командировке он должен подтвердить служебной запиской либо иным документом принимающей стороны о фактическом там нахождении. Такой документ может быть составлен в произвольной форме. Но по сути своей он является дубликатом командировочного удостоверения, обязательное наличие которого было отменено с 8 января 2015 г. постановлением Правительства РФ от 29.12.14 N 1595. С нашей точки зрения, целесообразно продолжать использовать командировочные удостоверения по образцу ф. N Т-10 (утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.04 N 1).

Во-вторых, указывается способ проезда до места командировки (на основании билетов, квитанций, чеков и пр.). Если билет (авиационный, железнодорожный) приобретался в электронной форме (посредством сети Интернет), то к распечатанной квитанции на его приобретение (где указана полная стоимость) достаточно приложить посадочный талон на самолет или контрольный купон на поезд (письмо Минфина России от 14.01.14 N 03-03-10/438).

В-третьих, в отчете отражаются затраты на проживание в месте командировки. Они определяются на основании счета из гостиницы. Не компенсируются расходы на обслуживание в барах и ресторанах, в номере, стоимость пользования рекреационно-оздоровительными объектами (сауной, массажным салоном) (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Зато траты на бронирование номера, за пользование камерой хранения, сейфом подлежат возмещению, поскольку они попадают под определение дополнительных услуг, оказываемых в гостинице.

В-четвертых, в отчете приводится время убытия с места командировки (число, месяц, год). Срок убытия с места командировки определяется в том же порядке, как и убытие из основного места работы.

В-пятых, следует указать сумму затрат на проезд из места командировки.

В-шестых - сумму суточных. Они определяются за каждый день нахождения в командировке, включая дорогу, путем умножения установленного в организации размера суточных на количество дней. Если командировка продолжалась менее одного дня, суточные не выплачиваются (пример 2).

Пример 2

Сотрудник из Санкт-Петербурга направлен в командировку в Москву. Отправление поезда "Санкт-Петербург - Москва" - 00 часов 07 минут, время прибытия в Москву - 08 часов 50 минут. Оперативно решив все вопросы, работник в тот же день отправляется обратно, выехав из Москвы экспрессом в 16 часов 50 минут и прибыв в Санкт-Петербург в 23 часа 40 минут. Ему полагается компенсация проезда, но суточные оплате не подлежат, поскольку вся поездка длилась одни сутки. Однако если бы сотрудник взял билет на другой поезд, отходящий, допустим, в 23 часа 58 минут, то он был бы вправе получить суточные.

В-седьмых, следует привести в отчете суммы других фактически понесенных в месте командировки затрат. Их перечень нормативными актами не ограничен и целиком зависит от решения работодателя. Главное, чтобы затраты были направлены на решение тех задач, целью которых являлась поездка сотрудника, и были подтверждены документально.

После того, как работник составит авансовый отчет, бухгалтер должен проверить правильность его заполнения, включая арифметические операции. После этого он своей подписью подтверждает проверку отчета в указанной сумме и отдает его на подпись главному бухгалтеру. Последний, перепроверив и подписав отчет, передает его на утверждение руководителю организации. Утвердив отчет, руководитель берет на себя ответственность, что все указанные в нем суммы были потрачены командированным работником именно на те задачи, для решения которых он и был отправлен, и что никаких претензий организация к нему не имеет.

После утверждения отчета он вновь поступает в бухгалтерию. Утвержденная руководителем сумма затрат списывается на расходы (на дату утверждения отчета) записью по дебету счетов учета затрат и кредиту счета 71. Далее бухгалтер на основании кассовых (или банковских) документов проставляет в отчете сумму полученного работником аванса и определяет, кто кому и сколько должен (организация - сотруднику или наоборот).

Перерасход по авансовому отчету (если командированный потратил собственные средства) выдается (перечисляется) сотруднику, в сроки, установленные внутренним распорядком организации. При этом бухгалтерия производит учетную запись по дебету счета 71, кредиту счета 50 (51).

Если аванс был выдан в большей сумме, чем работник потратил (точнее, чем утвердил руководитель), он должен вернуть оставшиеся деньги в кассу. Если ранее средства были перечислены на банковскую карту, долг может быть удержан при перечислении заработной платы или при выдаче очередного аванса под командировку. Возврат денег учитывается записью по дебету счета 50 и кредиту счета 71. При удержании из зарплаты производится запись по дебету счета 70 и кредиту счета 71.

Литература

1. Налоговый кодекс Российской Федерации: часть вторая: [принят Государственной Думой 5 августа 2000 г., N 117-ФЗ, с изменениями и дополнениями].

2. Трудовой кодекс Российской Федерации: [принят Государственной Думой 21 декабря 2001 г., N 197-ФЗ, с изменениями и дополнениями].

3. О внесении изменений в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки и признании утратившим силу подпункта "б" пункта 72 изменений, которые вносятся в акты Правительства Российской Федерации по вопросам деятельности Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 25 марта 2013 г. N 257: постановление Правительства Российской Федерации от 29 июля 2015 г. N 771 // Собрание законодательства РФ. - 2015. - N 31. - Ст. 4701.