Оформление командировки в "1С:Зарплате и управлении персоналом 8" (журнал "БУХ.1С", N 2, февраль 2016 г.)

Оформление командировки в "1С:Зарплате и управлении персоналом 8"

Эксперты 1С

Журнал "БУХ.1С", N 2, февраль 2016 г.

ГАРАНТ:

См. Консультации для пользователей систем автоматизации бухучета "1С"

В документе "Командировка" программы "1С:Зарплаты и управлении персоналом 8" ред. 3.0 появились новые функции - возможность оплаты длительной командировками по частям, оформление отсутствия сразу по нескольким местам работы, назначение заместителя на период командировки. О них - в статье экспертов 1С.

Оплата длительной командировки по частям

Служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Работодатель обязан выдать командированному работнику аванс на оплату проезда, наем жилого помещения и дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) (п. 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, далее - Положение). Поэтому до начала командировки необходимо определить ее продолжительность, чтобы правильно рассчитать размер аванса.

Кроме возмещения командировочных расходов работнику на период командировки гарантируются сохранение места работы и среднего заработка (ст. 167 ТК РФ). Средний заработок за период командировки должен быть выплачен в сроки, установленные для выплаты заработной платы, так как находясь в командировке, сотрудник исполняет свои трудовые обязанности, предусмотренные трудовым договором. Если эти сроки приходятся на период нахождения работника в командировке, то по просьбе командированного работника работодатель пересылает ему заработную плату.

На основании пункта 11 Положения в случае пересылки работнику, находящемуся в командировке, по его просьбе заработной платы, расходы по ее пересылке несет работодатель.

Срок служебной командировки - это период со дня выезда работника в командировку по день возращения из нее (абз. 2 п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ N 749 от 13.10.2008). Работодатель самостоятельно определяет срок командировки в зависимости от объема, сложности и других особенностей служебного поручения (абз. 1 п. 4 Положения). Командировка может быть как однодневной, так и длительной. Максимальный срок командировки законодательством не установлен.

Поскольку законодательство не дает определения длительной командировки, будем считать таковой поездку, которая началась в одном месяце, а закончилась - в другом. В программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8" ред. 3.0, начиная с версии 3.0.24, появилась возможность оплачивать длительные командировки частями. Для этого в документ добавлен переключатель Оплата длительной командировки. По умолчанию переключатель установлен в положение Оплатить период командировки целиком. Если командировка заканчивается в будущих месяцах, то появляется возможность установить его в положение Оплачивать командировку в конце каждого месяца. При таком положении переключателя в самом документе Командировка оплата начисляется только за первый месяц. На оставшийся период сотруднику автоматически назначается временное плановое начисление, которое будет рассчитано при начислении зарплаты в последующие месяцы, причем в качестве среднего заработка будет использовано значение, рассчитанное в документе Командировка при ее оформлении.

Регистрация отсутствия совместителя по другим местам работы

В соответствии с пунктом 9 Положения сотруднику, работающему по совместительству, средний заработок сохраняется у того работодателя, который направил его в командировку.

В случае направления работника в командировку одновременно по основной работе и работе, выполняемой на условиях совместительства, средний заработок сохраняется у обоих работодателей, а возмещаемые расходы по командировке распределяются между командирующими работодателями по соглашению между ними.

В программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8" ред. 3.0 при оформлении командировок сотруднику, который занят в организации, как по основному месту работы, так и по совместительству, нужно оформить отсутствие по всем его рабочим местам. Начиная с версии 3.0.24, оформление таких отсутствий упрощено. Теперь при выборе в документе Командировка сотрудника, имеющего совместительство программа позволяет оформить отсутствие совместителя прямо из документа Командировка. По ссылке Отсутствия по другим местам работы становятся доступны кнопки для создания новых документов для совместителя, а в таблице показываются уже оформленные на этот период отсутствия (чтобы избежать дублирования документов). Пользователю предоставляется возможность выбрать вариант создаваемого документа: Командировка, Отпуск или Отпуск без оплаты. Документ Командировка следует выбрать, если работник направлен в командировку одновременно и по основной работе и по совместительству. Если сотрудник отправляется в командировку только по одному из мест работы, то по остальным местам он оформляет отпуск. Тип отпуска (ежегодный или неоплачиваемый) определяется по согласованию сотрудника с администрацией с учетом остатков неиспользованных отпусков.

После выбора варианта отсутствия программа автоматически создает частично заполненный документ соответствующего типа. Необходимо убедиться, что в этом документе выбран именно сотрудник, работающий на другом рабочем месте, внести в документ отсутствия (Командировка, Отпуск или Отпуск без оплаты) недостающую информацию и провести его. Ссылка на вновь созданный документ отсутствия доступна из первичного документа Командировка.

Назначение заместителя на период командировки

В программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8" ред. 3.0 при оформлении длительной командировки можно Освободить ставку на период отсутствия, установив соответствующий флаг, а можно назначить замещающего сотрудника.

Для формирования приказа об исполнении обязанностей отсутствующего сотрудника или выполнении должностных обязанностей по этой позиции штатного расписания следует по кнопке Создать на основании документа Командировка создать документ Совмещение должностей. Автоматически сформируется документ, в котором будет указана информация о ФОТе (фонд оплаты труда) командированного сотрудника или ФОТе его должности по штатному расписанию. Во вновь созданном документе пользователю надо выбрать замещающего сотрудника, выбрать вариант увеличения объема работ:

исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника;

совмещаемую должность по штатному расписанию;

расширение зон обслуживания.

Вариант доплаты может быть назначен:

разницей в окладе;

процентом от ФОТа замещаемого сотрудника или совмещаемой должности;

фиксированной суммой.

Пример

Сотрудник направлен в командировку с 01.12.2015 по 29.02.2015.

Переключатель Оплата длительной командировки установлен в положение Оплачивать командировку в конце каждого месяца (рис. 1). По другим местам работы, где сотрудник работает по совместительству, зарегистрирован Отпуск без оплаты.

В документе Командировка на закладке Начислено (подробно) начислена оплата только за один месяц - декабрь. Средний заработок за час составил 188,68 руб. На период 01.01.2016-29.02.2016 сотруднику автоматически назначено временное плановое начисление Командировка, которое будет рассчитываться ежемесячно в этом периоде при начислении зарплаты (рис. 2). По местам работы по совместительству оплата не начисляется. При расчете планового временного начисления Командировка в качестве среднечасового заработка используется сумма 188,68 руб., рассчитанная в документе Командировка при оформлении, а количество дней берется из графика рабочего времени (табеля).