Вопрос: В нашей организации инспектор отдела кадров перешла на неполную (3 дня) рабочую неделю. Директор настаивает, чтобы на свои нерабочие дни инспектор оставляла ключ от сейфа с трудовыми книжками другому сотруднику или директору (на случай срочной необходимости в трудовой книжке у кого-то из сотрудников). Инспектор отказывается, мотив - ответственность за хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Можно ли приказом назначить ответственными двух лиц, а не одного? Как фиксировать время передачи ключа от сейфа от одного к другому или можно изготовить два ключа? Кто из двоих будет нести ответственность в случае, например, утери... (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", сентябрь 2015 г.)

В нашей организации инспектор отдела кадров перешла на неполную (3 дня) рабочую неделю. Директор настаивает, чтобы на свои нерабочие дни инспектор оставляла ключ от сейфа с трудовыми книжками другому сотруднику или директору (на случай срочной необходимости в трудовой книжке у кого-то из сотрудников). Инспектор отказывается, мотив - ответственность за хранение, учет и выдачу трудовых книжек. 1. Можно ли приказом назначить ответственными двух лиц, а не одного? 2. Как фиксировать время передачи ключа от сейфа от одного к другому или можно изготовить два ключа? 3. Кто из двоих будет нести ответственность в случае, например, утери трудовой книжки? 4. Какую ответственность перед работником, чья трудовая книжка утеряна, будет нести ответственное лицо и организация-работодатель?

Анализ действующего законодательства свидетельствует, что ведение трудовых книжек должно быть поручено одному лицу.

Должностное лицо, назначенное ответственным за ведение трудовых книжек, а также работодатель могут быть подвергнуты штрафу за утерю трудовых книжек работников.

Правовое обоснование:

В соответствии с п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 указанных Правил).

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации (п. 42 указанных Правил).

Согласно п. 45 указанных выше Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Статья 5.27 КоАП РФ устанавливает, что нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от одной тысячи до пяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток; на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.

Информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", сентябрь 2015 г.