Централизованное обеспечение учреждений материальными ценностями (Е. Шапкина, журнал "Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 2, февраль 2016 г.)

Централизованное обеспечение учреждений материальными ценностями

Е. Шапкина,

эксперт журнала "Казенные учреждения:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Журнал "Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 2, февраль 2016 г., с. 29-40.

Порядку учета операций по централизованному снабжению материальными ценностями посвящен разд. 6 Инструкции N 162н*(1). Поскольку значительная часть материальных ценностей поступает в казенные учреждения в рамках централизованных поставок, будет актуально рассмотреть правила отражения этих операций в бюджетном учете.

Общие положения

Из пункта 153 Инструкции N 162н следует, что под централизованным снабжением понимается обеспечение материальными ценностями учреждений-грузополучателей при осуществлении расчетов с поставщиками за эти материальные ценности учреждением-заказчиком, уполномоченным на заключение государственного или муниципального контракта на централизованное снабжение.

В силу п. 5 ст. 26 Федерального закона N 44-ФЗ*(2) и разъяснений Минэкономразвития, опубликованных в Письме от 06.08.2015 N Д28и-2264, в целях централизации закупок с 1 января 2016 года федеральный орган исполнительной власти, орган исполнительной власти субъекта РФ, орган местного самоуправления обязаны принять решение об осуществлении полномочий заказчика данными органами, их территориальными органами или учреждениями (при осуществлении названными органами функций и полномочий учредителя учреждений).

Согласно п. 10 ст. 26 Федерального закона N 44-ФЗ порядок взаимодействия заказчиков с уполномоченными органами, уполномоченными учреждениями определяется решениями о создании таких органов, учреждений либо решениями о наделении их полномочиями в соответствии с настоящей статьей.

При этом возможна частичная централизация на ведомственном уровне (централизация отдельных товаров, работ, услуг) способами, указанными в п. 5 ст. 26 Федерального закона N 44-ФЗ.

Однако возложение на такие уполномоченные органы, уполномоченные учреждения полномочий на обоснование закупок, определение условий контракта, в том числе на установление начальной (максимальной) цены контракта, и подписание контракта не допускается. Контракты подписываются заказчиками, для которых были предусмотрены поставщики (подрядчики, исполнители).

Участники централизованного снабжения

Исходя из положений разд. 6 Инструкции N 162н участниками централизованного снабжения являются:

- поставщик, с которым заключается государственный (муниципальный) контракт (договор) на поставку материальных ценностей;

- учреждение-заказчик, уполномоченное заключать государственный (муниципальный) контракт на централизованное снабжение и осуществляющее расчеты с поставщиком материальных ценностей;

- учреждение-грузополучатель, в адрес которого поступают материальные ценности.

Документальное оформление взаимосвязанных расчетов

Взаимосвязанные расчеты по централизованному снабжению между учреждением-заказчиком и учреждением-грузополучателем должны быть оформлены извещением (ф. 0504805) (в двух экземплярах) согласно первичным учетным документам, прилагаемым к нему (п. 154 Инструкции N 162н).

При формировании учреждением-заказчиком извещения об отправке поставщиком в адрес учреждения-грузополучателя материальных ценностей последний при получении такого извещения осуществляет внутренний контроль за принятием к учету материальных ценностей (их поступлением) с последующим уведомлением учреждения-заказчика посредством направления ему второго экземпляра извещения (ф. 0504805) о принятии к учету поступивших материальных ценностей. При неполучении материальных ценностей в период, достаточный для их транспортировки, учреждение-грузополучатель должно уведомить об этом учреждение-заказчика путем направления ему извещения.

В случае формирования извещения учреждением-грузополучателем о получении по централизованному снабжению материальных ценностей от поставщика два экземпляра указанного извещения направляются учреждению-заказчику.

При этом учреждение-заказчик при получении от учреждения-грузополучателя извещения (ф. 0504805) должно заполнить его в своей части и направить в подтверждение сформированных взаимосвязанных показателей один экземпляр такого извещения учреждению-грузополучателю.

Принятие к бюджетному учету материальных ценностей, поступивших в результате исполнения государственного (муниципального) контракта по централизованному снабжению, следует производить в порядке, установленном Инструкцией N 162н, на основании первичных учетных документов учреждения-заказчика (поставщика), содержащих дополнительно к обязательным реквизитам, определенным п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (п. 154 Инструкции N 162н), следующие реквизиты:

- полное наименование государственного (муниципального) заказчика;

- полное наименование учреждения (грузополучателя);

- реквизиты государственного (муниципального) контракта (договора), по которому осуществляется централизованная поставка;

- код классификации расходов соответствующего бюджета, по которому принимаются и (или) исполняются, согласно государственному (муниципальному) контракту на централизованное снабжение, бюджетные обязательства;

- иные реквизиты, предусмотренные учреждением-заказчиком в рамках учетной политики.

Бюджетный учет операций по централизованному снабжению

Рассмотрим порядок отражения в бюджетном учете учреждения-заказчика и учреждения-грузополучателя операций по централизованному снабжению учреждений материальными ценностями.

Учет у учреждения-заказчика. Порядок отражения в бюджетном учете учреждения-заказчика операций по централизованному снабжению учреждений материальными ценностями зависит от того, кто является их получателем в соответствии с условиями заключенных с поставщиками государственных (муниципальных) контрактов (договоров).

Когда поставщик отгружает материальные ценности непосредственно учреждениям-грузополучателям в рамках централизованного снабжения, в учете учреждения-заказчика отражаются расчеты с поставщиком и учреждениями-грузополучателями (п. 156 Инструкции N 162н).

В этом случае учреждение-заказчик производит бухгалтерские записи на основании полученных от поставщика оправдательных документов (счетов, накладных и др.), подтверждающих исполнение им обязанностей по поставке материальных ценностей учреждению-грузополучателю, и (или) извещений (ф. 0504805) учреждений-грузополучателей с приложением документов, подтверждающих поставку (п. 156 Инструкции N 162н).

Следует учитывать, что, если поставка по контракту (договору) осуществляется в адрес учреждений-грузополучателей, извещения могут формировать как учреждение-заказчик, так и учреждение-грузополучатель (п. 155 Инструкции N 162н). Порядок формирования извещений в таком случае должен быть предусмотрен учетной политикой учреждения-заказчика, а также условиями государственного (муниципального) контракта (договора) на централизованное снабжение.

Если извещение формируется учреждением-заказчиком, то стоимость отгруженных учреждениям-грузополучателям по централизованному снабжению материальных ценностей учреждение-заказчик должно учитывать на забалансовом счете 05 "Материальные ценности, оплаченные по централизованному снабжению" до момента их фактического получения учреждениями-грузополучателями. При получении извещений от учреждений-грузополучателей, подтверждающих поступление к ним материальных ценностей от поставщиков в рамках централизованного снабжения, стоимость этих ценностей учреждение-заказчик списывает с указанного забалансового счета.

В случае, когда поставка исполняется в пользу учреждения-заказчика с дальнейшей передачей материальных ценностей в рамках централизованного снабжения учреждениям-грузополучателям, вложения в данные материальные ценности учреждение-заказчик отражает в бюджетном учете при их получении от поставщика (п. 155 Инструкции N 162н).

Одновременно с передачей материальных ценностей учреждениям-грузополучателям учреждение-заказчик высылает им извещение с обязательным приложением первичных учетных документов (акта, распоряжения и др.) и (или) копий документов, представленных поставщиком в подтверждение исполнения им обязанности по поставке материальных ценностей в адрес учреждения-грузополучателя (п. 156 Инструкции N 162н).

При получении материальных ценностей учреждение-грузополучатель должно направить второй экземпляр извещения учреждению-заказчику (п. 155 Инструкции N 162н).

При поступлении материальных ценностей учреждению-грузополучателю в порядке централизованного снабжения от поставщика может обнаружиться недостача, порча, некомплектность. В таком случае оно должно отразить это в акте и направить его учреждению-заказчику. Следует отметить, что в бюджетном учете учреждения-грузополучателя никакие записи не производятся.

Учреждение-заказчик, в свою очередь, на основании поступившего от учреждения-грузополучателя акта должно отразить в бюджетном учете уменьшение задолженности перед поставщиком на сумму недостачи, порчи ценностей или некомплектности, выявленных при принятии материальных ценностей учреждением-грузополучателем (п. 159 Инструкции N 162н).

Договорами (контрактами) на поставку материальных ценностей в рамках централизованного снабжения может быть предусмотрен возврат поставщику тары, в которую упакованы поставляемые им материальные ценности, оговорены условия и сроки ее возврата.

Возвратная тара должна быть возвращена поставщику в состоянии, пригодном для дальнейшего использования. Стоимость возвращенной учреждением-грузополучателем тары поставщик обязан вернуть учреждению-заказчику.

Операции, связанные с возвратом поставщику тары, отражаются в учете учреждения-заказчика на основании накладной на возврат тары, полученной от учреждения-грузополучателя. В накладной на возврат тары должны быть указаны дата возврата тары поставщику, ее количество и цена. Эти документы являются также основанием для предъявления учреждением-заказчиком поставщику счетов на возврат уплаченных ему за данную тару денежных средств (п. 161 Инструкции N 162н).

При возникновении разницы между ценой приобретения тары и ценой, по которой она возвращается поставщику, такая разница относится учреждением-заказчиком на финансовый результат.

Примечание. Под возвратной тарой понимают тару, предназначенную для повторного использования и подлежащую возврату поставщику.

Согласно п. 156, 159, 161 Инструкции N 162н операции по централизованному снабжению материальными ценностями следует отражать в бюджетном учете учреждения-заказчика следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит
Перечисление аванса поставщику
Перечислен аванс поставщику согласно условиям государственного (муниципального) контракта на централизованную поставку:
- основных средств	1 206 31 560	1 304 05 310
- нематериальных активов	1 206 32 560	1 304 05 320
- материальных запасов	1 206 34 560	1 304 05 340
Поступление материальных ценностей учреждению-грузополучателю
Отражено поступление материальных ценностей на основании полученных от поставщика оправдательных документов (счетов, накладных и др.) и (или) извещения учреждения-грузополучателя с приложением документов, подтверждающих поставку:
- основных средств	1 304 04 310	1 302 31 730
- нематериальных активов	1 304 04 320	1 302 32 730
- материальных запасов	1 304 04 340	1 302 34 730
Отражена стоимость материальных ценностей, отгруженных поставщиком по централизованному снабжению в адрес учреждений-грузополучателей на основании первичных документов поставщиков, подтверждающих отгрузку (извещение формируется учреждением-заказчиком):
- основных средств	1 304 04 310	1 302 31 730
- нематериальных активов	1 304 04 320	1 302 32 730
- материальных запасов	1 304 04 340	1 302 34 730
Отражена одновременно по забалансовому учету стоимость оплаченных и отгруженных грузополучателю материальных ценностей	Забалансовый счет 05
Списана с забалансового учета стоимость материальных ценностей, полученных учреждениями-грузополучателями по централизованному снабжению на основании полученных от них вторых экземпляров извещений		Забалансовый счет 05
Поступление материальных ценностей учреждению-заказчику для последующей передачи учреждению-грузополучателю
Отражена стоимость произведенных вложений на приобретение (создание, изготовление):
- основных средств	1 106 31 310	1 302 31 730
- нематериальных активов	1 106 32 320	1 302 32 730
- материальных запасов	1 106 34 340	1 302 34 730
Отражена передача учреждению-грузополучателю сформированных вложений в объекты:
- основных средств	1 304 04 310	1 106 31 410
- нематериальных активов	1 304 04 320	1 106 32 420
- материальных запасов	1 304 04 340	1 106 34 440
Окончательные расчеты с поставщиком
Произведен зачет ранее перечисленного поставщику аванса в рамках централизованного снабжения:
- основными средствами	1 302 31 830	1 206 31 660
- нематериальными активами	1 302 32 830	1 206 32 660
- материальными запасами	1 302 34 830	1 206 34 660
Произведен окончательной расчет с поставщиком за поставку:
- основных средств	1 302 31 830	1 304 05 310
- нематериальных активов	1 302 32 830	1 304 05 320
- материальных запасов	1 302 34 830	1 304 05 340
Выявление недостачи, порчи или некомплектности поставленных материальных ценностей
Отражены недостача, порча, некомплектность (основание - акты, поступившие от грузополучателя):
- основных средств	1 302 31 830	1 304 04 310
- нематериальных активов	1 302 32 830 1	1 304 04 320
- материальных запасов	302 34 830	1 304 04 340
Отправка возвратной тары поставщику
Предъявлен учреждением-заказчиком счет поставщику за возвратную тару	1 205 74 560	1 304 04 340
Отражена сумма разницы между ценой приобретения тары и ценой, по которой она возвращается поставщику	1 401 20 272	1 304 04 340
Поступили от поставщика денежные средства за возвратную тару	1 210 02 440 1 303 05 830	1 205 74 660

Учет у учреждения-грузополучателя. Порядок отражения в бюджетном учете учреждения-грузополучателя операций по централизованному снабжению материальными ценностями зависит от того, когда они поступают в учреждение: до получения извещения от учреждения-заказчика об отправке материальных ценностей в адрес учреждения-грузополучателя или после его получения:

а) если материальные ценности поступили в учреждение до получения извещения от учреждения-заказчика и прилагаемых к нему первичных документов, учреждение-грузополучатель должно принять их к учету на забалансовый счет 22 "Материальные ценности, полученные по централизованному снабжению".

Пользоваться имуществом до получения от заказчика извещения с прилагаемыми к нему документами допускается только при наличии разрешения уполномоченного органа исполнительной власти, главного распорядителя бюджетных средств.

При получении указанных документов учреждение-грузополучатель должно возвратить второй экземпляр извещения учреждению-заказчику с отметкой о получении материальных ценностей (п. 157, 158 Инструкции N 162н).

Как было сказано выше, учетной политикой учреждения-заказчика, а также условиями государственного (муниципального) контракта (договора) на централизованное снабжение может быть предусмотрена обязанность учреждения-грузополучателя самостоятельно формировать извещения при получении материальных ценностей от поставщика. В таком случае учреждение должно принять их к учету на забалансовом счете 22. Одновременно с этим учреждение должно составить и направить в адрес учреждения-заказчика извещение. После получения от заказчика второго экземпляра извещения, подтверждающего сформированные взаимосвязанные показатели, указанные материальные ценности списываются с забалансового счета 22 (п. 158 Инструкции N 162н);

б) если материальные ценности поступили в учреждение после получения извещения от учреждения-заказчика об отправке поставщиком в адрес учреждения-грузополучателя материальных ценностей учреждение-грузополучатель отражает их в учете в составе нефинансовых активов в пути. После получения материальных ценностей от поставщика учреждение-грузополучатель отражает в учете сумму вложений в указанные ценности и направляет учреждению-заказчику второй экземпляр извещения с отметкой о получении материальных ценностей в рамках централизованного снабжения.

Согласно п. 157, 158 Инструкции N 162н операции по централизованному снабжению материальными ценностями следует отражать в бюджетном учете учреждения-грузополучателя следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит
Поступление материальных ценностей до получения извещения от учреждения-заказчика
Приняты на забалансовый счет материальные ценности, поступившие от поставщика до получения извещения от заказчика	Забалансовый счет 22
Отражено поступление материальных ценностей на основании полученного от учреждения-заказчика извещения и прилагаемых к нему первичных учетных документов на поставку:
- основных средств	1 106 31 310 1 101 xx 310	1 304 04 310
- нематериальных активов	1 106 32 320 1 102 xx 320	1 304 04 320
- материальных запасов (в том числе возвратной тары)	1 106 34 340 1 105 xx 340	1 304 04 340
Отражено одновременно выбытие принятых на забалансовый счет материальных ценностей		Забалансовый счет 22
Поступление материальных ценностей после получения извещения от учреждения-заказчика
Отражена стоимость материальных ценностей, отправленных поставщиком учреждению-грузополучателю согласно представленным им документам, но не поступивших к моменту получения извещения от учреждения-заказчика на передачу:
- основных средств	1 107 31 310	1 304 04 310
- материальных запасов	1 107 33 340	1 304 04 340
Отражено поступление материальных ценностей, указанных в извещении и прилагаемых к нему документах на поставку:
- основных средств	1 106 31 310 1 101 xx 310	1 107 31 410
- материальных запасов (в том числе возвратной тары)	1 106 34 340 1 105 xx 340	1 107 33 440
Отправка возвратной тары поставщику
Отражен возврат тары поставщику	1 304 04 340	1 105 36 440

Пример 1

Учреждением-заказчиком заключен контракт на поставку трех комплектов мебели (иного движимого имущества) для дошкольного учреждения на сумму 240 000 руб. По условиям контракта:

- учреждение-заказчик производит предварительную оплату в размере 30% (72 000 руб.) от суммы контракта;

- мебель поставляется непосредственно дошкольному учреждению.

На основании полученных от поставщика оправдательных документов, подтверждающих поставку мебели, учреждение-заказчик оформило и направило в адрес дошкольного учреждения извещение в двух экземплярах. При поступлении мебели дошкольным учреждением было выявлено, что один комплект оказался с видимыми повреждениями, о чем был составлен соответствующий акт, который был направлен учреждению-заказчику. Этот комплект мебели был возвращен поставщику. Учреждение-заказчик произвело окончательный расчет за два комплекта мебели. Второй экземпляр извещения на принятие к учету двух комплектов мебели был направлен дошкольным учреждением учреждению-заказчику.

В бюджетном учете эти операции следует отразить следующим образом:

а) в учете учреждения-заказчика:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Перечислен аванс поставщику	1 206 31 560	1 304 05 310	72 000
Отражено поступление трех комплектов мебели для дошкольного учреждения на основании полученных от поставщика оправдательных документов, подтверждающих исполнение им обязанностей по поставке	1 304 04 310	1 302 31 730	240 000
Отражена одновременно на забалансовом счете стоимость оплаченной и отгруженной дошкольному учреждению мебели	Забалансовый счет 05		240 000
Отражено уменьшение задолженности по комплекту мебели, возвращенному вследствие обнаружения видимых повреждений поверхности (основание - акт, поступивший от дошкольного учреждения)	1 302 31 830	1 304 04 310	80 000
Произведена одновременно корректировка забалансового счета на стоимость возвращенного комплекта мебели (методом "красное сторно")	Забалансовый счет 05		(80 000)
Произведен зачет ранее перечисленного поставщику аванса	1 302 31 830	1 206 31 660	72 000
Произведен окончательный расчет с поставщиком за поставку мебели ((240 000 - 72 000 - 80 000) руб.)	1 302 31 830	1 304 05 310	88 000
Списана стоимость мебели с забалансового счета после получения от дошкольного учреждения извещения		Забалансовый счет 05	160 000

б) в учете дошкольного учреждения:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Отражена стоимость мебели, отправленной дошкольному учреждению поставщиком, но не поступившей к моменту получения извещения от учреждения-заказчика	1 107 31 310	1 304 04 310	240 000
Произведена корректировка стоимости мебели в результате выявленных повреждений (основание - акт) (методом "красное сторно")	1 107 31 310	1 304 04 310	(80 000)
Отражена сумма вложений в приобретение мебели, указанной в извещении и прилагаемых к нему документах	1 106 31 310	1 107 31 410	160 000
Приняты к учету комплекты мебели в составе основных средств	1 101 36 310	1 106 31 410	160 000

Пример 2

Учреждением-заказчиком в рамках централизованного снабжения заключен контракт на поставку компьютеров (иное движимое имущество) на сумму 100 000 руб. Согласно условиям договора предоплата составляет 30% (30 000 руб.) от суммы контракта. Компьютеры поступили на склад учреждения-заказчика, последним было оформлено и направлено казенному учреждению извещение. Компьютеры были переданы казенному учреждению и приняты им к учету.

В бюджетном учете данные операции следует отразить следующими бухгалтерскими записями:

а) в учете учреждения-заказчика:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Перечислен аванс поставщику	1 206 31 560	1 304 05 310	30 000
Отражено поступление компьютеров на склад учреждения-заказчика	1 106 31 310	1 302 31 730	100 000
Отражена передача компьютеров учреждению-грузополучателю	1 304 04 310	1 106 31 440	100 000
Произведен зачет ранее перечисленного поставщику аванса	1 302 31 830	1 206 31 660	30 000
Произведен окончательный расчет с поставщиком за поставку компьютеров ((100 000 - 30 000) руб.)	1 302 31 830	1 304 05 310	70 000

б) в учете казенного учреждения

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Отражено поступление сформированных вложений в компьютеры на основании извещения учреждения-заказчика	1 106 31 310	1 304 04 310	100 000
Приняты к учету поступившие компьютеры	1 101 34 310	1 106 31 310	100 000

* * *

В этой статье приведена корреспонденция счетов по отражению операций по централизованному снабжению материальными ценностями в бюджетном учете учреждений-заказчиков и учреждений-грузополучателей.

-------------------------------------------------------------------------

(1) Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 N 162н.

*(2) Федеральный закон от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд".