Объясняем соискателю отказ в приеме на работу (Е. Ермилова, журнал "Актуальная бухгалтерия", N 2, февраль 2016 г.)

Объясняем соискателю отказ в приеме на работу

Е. Ермилова,

специалист по кадровому делопроизводству компании Acsour

Журнал "Актуальная бухгалтерия", N 2, февраль 2016 г., с. 50-56.

Компания может понести административную, а ее должностные лица - даже уголовную ответственность за непредоставление соискателю на открытую вакансию письменного объяснения причин отказа в приеме на работу. Грамотно составленное уведомление поможет избежать такой ответственности.

Достаточно велика вероятность возникновения ситуации, когда отвергнутый соискатель на открытую вакансию присылает запрос об объяснении причин отказа в приеме на работу. Ранее такое письмо можно было проигнорировать, но 11 июля 2015 года вступила в силу поправка в Трудовой кодекс, которая обязывает работодателей в срок не позднее семи рабочих дней давать соответствующие разъяснения в письменной форме*(1).

За непредоставление соискателю таких сведений предусмотрена административная ответственность*(2):

- предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 рублей; на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 рублей;

- в случае повторного нарушения - наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от одного года до трех лет; на юридических лиц - от 50 000 до 70 000 рублей.

Кроме того, помимо административного штрафа для должностных лиц предусмотрено уголовное наказание за необоснованный отказ в приеме на работу беременной женщине или женщине, имеющей детей в возрасте до трех лет*(3). Данное нарушение влечет:

- наложение штрафа в размере до 200 000 рублей или в размере заработной платы или иного дохода за период до 18 месяцев;

- либо обязательные работы на срок до 360 часов.

Рассмотрим, как фирме-работодателю составить грамотный отказ в приеме на работу неподходящим соискателям, на что обратить внимание при выборе кандидата, и в каких случаях отказ будет правомерным, а в каких - необоснованным.

На что нужно обратить внимание при выборе кандидата

Заключение трудового договора с конкретным лицом, ищущим работу, является правом, а не обязанностью компании. Трудовой кодекс не содержит норм, которые обязывают заполнять вакантные должности немедленно по мере их возникновения. Верховный Суд РФ указывает, что работодатель вправе самостоятельно, под свою ответственность принимать кадровые решения в целях эффективной экономической деятельности и рационального управления имуществом*(4).

Таким образом, компания может свободно отбирать максимально соответствующих особенностям работы кандидатов на должность, составив для нее подробную должностную инструкцию.

При этом специалистам отдела кадров и руководителям организаций в первую очередь нужно обратить внимание, не подпадает ли кандидат под категорию лиц, которых законодательство РФ запрещает принимать на работу.

Список таких категорий представлен ниже, но он не является исчерпывающим. В нем указаны наиболее распространенные категории.

Так, законодательство запрещает или ограничивает прием на открытую вакансию:

- лиц, не достигших 16 лет (за исключением выполнения легкого труда, не причиняющего вреда их здоровью, в свободное от получения основного общего образования время и без ущерба для освоения образовательной программы)*(5);

- лиц, не достигших 18 лет, для привлечения к работе по совместительству*(6), к работе вахтовым методом*(7); к работе с вредными и (или) опасными условиями труда, на подземных работах, а также к работам, выполнение которых может причинить вред их здоровью и нравственному развитию (игорный бизнес, работа в ночных кабаре и клубах, производство, перевозка и торговля спиртными напитками, табачными изделиями, наркотическими и иными токсическими препаратами, материалами эротического содержания); к работе, связанной с переноской и передвижением тяжестей, превышающих установленные для них предельные нормы*(8);

- лиц, не достигших 18 лет, для работы с наркотическими средствами и психотропными веществами, а также к деятельности, связанной с оборотом прекурсоров*(9);

- лиц, не достигших 18 лет, для работы, связанной с непосредственным обслуживанием или использованием денежных, товарных ценностей или иного имущества, требующей заключения письменного договора о полной материальной ответственности*(10);

- женщин для выполнения работ, связанных с подъемом и перемещением вручную тяжестей, превышающих предельно допустимые нормы*(11);

- женщин для работ с вредными и (или) опасными условиями труда, а также для подземных работ (за исключением нефизических работ или работ по санитарному и бытовому обслуживанию)*(12);

- работников-совместителей, если они претендуют на работу в качестве руководителя организации при отсутствии разрешения уполномоченного органа или собственника организации по основному месту работы*(13);

- работников-совместителей, если они претендуют на работу, связанную (как и их основная деятельность) с управлением транспортными средствами или управлением движением транспортных средств*(14);

- лиц без документов, необходимых для приема на работу в соответствии с требованиями трудового законодательства *(15);

- лиц, претендующих при приеме на работу с вредными, тяжелыми или опасными условиями труда на должность на условиях совместительства, но не предоставивших документы, необходимые для приема на работу в соответствии с требованиями трудового законодательства*(16), а также справку о характере и условиях труда на основном месте работы*(17);

- иностранных граждан, не предоставивших разрешение на работу (за исключением некоторых категорий лиц*(18));

- лиц, не прошедших обязательный медицинский осмотр для работы: в организациях пищевой промышленности, общественного питания, торговли, в лечебно-профилактических и детских учреждениях; в организациях с вредными и (или) опасными условиями труда; связанной с движением транспорта*(19); в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях*(20);

- лиц, не достигших 18 лет и не прошедших обязательный медицинский осмотр*(21);

- дисквалифицированных лиц для работы на должностях руководителя организации, медицинского или фармацевтического персонала*(22);

- иностранных граждан, временно пребывающих в России, для работы на должности главного бухгалтера или иной должности, по которой на работника возлагается ведение бухгалтерского учета*(23).

Если указанных выше категорий среди соискателей нет, то следующим условием является наличие необходимого для должности пакета обязательных и дополнительных документов, установленного законодательством.

Если все документы в порядке и в наличии, то далее рассматривают деловые качества соискателя, его способность качественно и эффективно решать поставленные перед ним задачи в течение всего периода работы.

Конечно, компания сама принимает решение о том, кто из рассматриваемых кандидатов наиболее подходит с учетом формальных и неформальных требований, внутренних правил и ее корпоративной культуры. Однако при этом обязательно нужно руководствоваться положениями законодательства РФ и быть готовым объяснить законность и обоснованность отказа в заключении трудового договора.

Кроме того, есть мотивы, по которым запрещено отказывать в приеме на работу.

Так, работодатель нарушит действующее законодательство, если откажет соискателю на открытую вакансию по одной из перечисленных ниже причин:

- дискриминационный характер мотивов, не связанный с деловыми качествами (пол; возраст; имущественное, семейное, социальное и должностное положение; место жительства (в том числе наличие или отсутствие регистрации по месту жительства или пребывания); раса; цвет кожи; национальность; язык; происхождение; отношение к религии; убеждения; принадлежность или непринадлежность к общественным объединениям или каким-либо социальным группам)*(24);

- женщинам по мотивам, связанным с беременностью или наличием детей*(25);

- лицам, приглашенным на работу в письменной форме в порядке перевода от другого работодателя, в течение одного месяца со дня увольнения с прежнего места работы*(26);

- лицам, в отношении которых вступило в силу судебное решение, обязывающее работодателя заключить трудовой договор*(27);

- лицам, избранным по конкурсу на замещение соответствующих должностей*(28);

- инвалидам, направленным на трудоустройство в счет квоты рабочих мест*(29);

- ВИЧ-инфицированным гражданам, если отказ мотивирован их заболеванием*(30).

Указанные выше причины не являются исчерпывающими. При возникновении судебного спора вопрос о дискриминационном характере отказа в приеме на работу будет решаться с учетом рассмотрения всех обстоятельств дела.

Обратите внимание, что так часто встречающиеся в объявлениях о приеме на работу требования, касающиеся возраста работника, а также наличия постоянной или временной регистрации в городе, где открыта вакансия, являются причинами, носящими дискриминационный характер*(31).

Оформляем отказ в заключении трудового договора

Случаи отказа в приеме на работу можно условно разделить на две категории:

- прием на работу прямо запрещен или ограничен законодательством РФ (см. выше);

- соискатель по своим деловым качествам не соответствует требованиям, установленным для претендента на конкретную должность.

Компания может столкнуться с различными ситуациями, в которых необходимо отказать соискателю в приеме на работу. Например, представленные документы не соответствуют требованиям должности; работы, которые необходимо будет ежедневно выполнять новому сотруднику, по медицинским или возрастным показателям ему противопоказаны. Также не исключена ситуация, когда на момент подачи резюме соискателем фирма уже приняла решение в пользу другого соискателя, откликнувшегося ранее, и, таким образом, причиной отказа в приеме на работу стало отсутствие открытых вакансий.

Кроме того, компания может отказать кандидату в приеме на работу в связи с несоответствием деловых качеств, требования к которым закрепляются в должностной инструкции или иных локальных нормативных актах.

Согласно законодательству РФ деловые качества работника включают в себя способности его выполнять определенную трудовую функцию с учетом имеющихся у него профессионально-квалификационных качеств (например, наличие определенной профессии, специальности, квалификации), личностных качеств (например, состояние здоровья, наличие определенного уровня образования, опыт работы по данной специальности, в данной отрасли)*(32).

При этом фирма вправе предъявить к соискателю и иные требования, не установленные законодательством РФ, но обязательные для заключения трудового договора в силу прямого предписания федерального закона, либо которые необходимы в дополнение к типовым или типичным профессионально-квалификационным требованиям в силу специфики той или иной работы (например, владение одним или несколькими иностранными языками, способность работать на компьютере)*(33).

Следовательно, компания может указать в вакансии дополнительные требования к должности, на которую претендует соискатель.

Однако в случае возникновения трудовых споров придется обосновать необходимость установления перечня дополнительных требований. Перечень должен отражать особенности осуществления функций той или иной должности и характер труда. Например, дополнительное требование о том, чтобы соискатель, претендующий на должность инженера-землеустроителя, владел навыками работы в специализированных программах (например, MapInfo или AutoCAD), может быть обусловлено необходимостью выполнять работу, которая предусматривает компьютерную обработку и корректировку землеустроительной информации. Кроме того, компания вправе требовать от соискателя наличие необходимого опыта в соответствующей сфере деятельности или по определенной специальности (профессии), специализированных знаний для выполнения ежедневных трудовых функций.

Таким образом, для подготовки наиболее обоснованного уведомления об отказе в заключении трудового договора рекомендуем составлять подробные и актуальные должностные инструкции, отражающие работу в конкретной организации. В них необходимо перечислить квалификационные требования к должности и реальные дополнительные знания и навыки.

Зачастую руководители отделов персонала и производственных отделов к такому важному документу относятся весьма формально. Не секрет, что должностные инструкции составляются на основе шаблонов, порой единственным изменением в которых является наименование организации и фамилия ее руководителя. Детальная проработка функциональных обязанностей с указанием целого ряда особенных навыков, определенного уровня образования и опыта работы по специальности в дальнейшем позволит компании законно и обоснованно отказать неподходящему кандидату в приеме на работу, а новому сотруднику быстро войти в курс дела на новом месте.

Если же в должностных инструкциях не закреплены указанные выше требования, то для аргументирования отказа в трудоустройстве необходимо ссылаться на нормы, отраженные в законодательных актах РФ.

Примеры оформления отказа в приеме на работу

Унифицированной формы отказа в приеме на работу не существует. Он может быть оформлен в виде уведомления или письма (см. примеры оформления ниже и на с. 55, 56). При этом документ должен содержать обязательные реквизиты:

- наименование организации;

- дату и исходящий номер;

- причины отказа в приеме на работу со строгим соблюдением требований статьи 64 Трудового кодекса;

- подпись лица, имеющего полномочия по принятию решений о приеме на работу (на основании учредительных документов);

- печать организации.

Отказ из-за отсутствия деловых качеств

Подготовлено с использованием системы ГАРАНТ

Общество с ограниченной ответственностью "Актив" (ООО "Актив") 123321, Москва, ул. Главная, д. 11 тел. 8 (495) 200-00-02 факс 8 (495) 200-00-01 ИНН/КПП 8877665544/4455667788 24.02.2016 N 12-исх

Красновой Ольге Андреевне 101102, Москва, пр. Малый, д. 37, кв. 13

Уведомление
об отказе в заключении трудового договора в связи с отсутствием необходимых деловых качеств

Уважаемая Ольга Андреевна!

В ответ на Ваш письменный запрос от 20.02.2016 с требованием сообщить причину отказа в приеме на работу сообщаем следующее. Вы направляли свое резюме на вакантную должность специалиста по работе с клиентами, в котором указали владение иностранным языком (английским) на разговорном уровне. Хотели бы обратить Ваше внимание, что при выполнении работ на данной должности необходимо ежедневно взаимодействовать с иностранными клиентами, составлять техническую сопроводительную документацию на испанском языке, а также готовить необходимые документы в специализированной программе AutoCAD. К сожалению, в связи со спецификой работы компании применение английского языка не требуется, знаний работы с программами Word и Excel не достаточно.

В связи с отсутствием у Вас необходимых деловых качеств вынуждены отказать Вам в заключении трудового договора по должности "специалист по работе с клиентами".

На основании части 6 статьи 64 Трудового кодекса Вы имеете право обжаловать отказ в заключении трудового договора в суде.

Генеральный директор        Орлов         А.В. Орлов

                       ---------------  --------------

Отказ из-за несоответствия квалификационным требованиям

Подготовлено с использованием системы ГАРАНТ

Общество с ограниченной ответственностью "Актив" (ООО "Актив") 123321, Москва, ул. Главная, д. 11 тел. 8 (495) 200-00-02 факс 8 (495) 200-00-01 ИНН/КПП 8877665544/4455667788 24.02.2016 N 13-исх

Кузнецову Эдуарду Георгиевичу 101102, Москва, пр. Ленинский, д. 189, кв. 124

Уведомление
об отказе в заключении трудового договора в связи с несоответствием требованиям, установленным должностной инструкцией

Уважаемый Эдуард Георгиевич!

В ответ на Ваш письменный запрос от 20.02.2016 с требованием сообщить причину отказа в приеме на работу сообщаем следующее. В соответствии с требованиями квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного Постановлением Минтруда России от 21. 08.1998 N 37, приказом генерального директора от 01.08.2015 N 14-од была введена в действие должностная инструкция аудитора, которая предусматривает требования к квалификации работника. В соответствии с должностной инструкцией претендент на должность аудитора должен иметь высшее профессиональное (экономическое) образование, дополнительную специальную подготовку, стаж бухгалтерской работы не менее 3 лет или среднее профессиональное (экономическое) образование, дополнительную специальную подготовку, стаж бухгалтерской работы не менее 5 лет.

Внимательно изучив представленное Вами резюме, а также копии документов (диплома о высшем образовании, зачетной книжки, трудовой книжки), мы пришли к выводу, что в настоящее время Вы имеете высшее образование по специальности "маркетолог", обучаетесь на 5 курсе Финансово-промышленной академии и имеете стаж работы бухгалтером 1 год 11 месяцев в ООО "Пассив".

В связи с несоответствием Ваших деловых качеств требованиям к квалификации аудитора, необходимой для эффективного анализа финансовой деятельности организаций, вынуждены отказать Вам в заключении договора по указанной должности.

На основании части 6 статьи 64 Трудового кодекса Вы имеете право обжаловать отказ в заключении трудового договора в суде.

Генеральный директор        Орлов         А.В. Орлов

                       ---------------  --------------

Отказ в связи с отсутствием вакансии

Подготовлено с использованием системы ГАРАНТ

Общество с ограниченной ответственностью "Актив" (ООО "Актив") 123321, Москва, ул. Главная, д. 11 тел. 8 (495) 200-00-02 факс 8 (495) 200-00-01 ИНН/КПП 8877665544/4455667788 24.02.2016 N 14-исх

Данилову Роману Алексеевичу 101102, Москва, пр. Средний, д. 2, кв. 32

Уведомление
об отказе в заключении трудового договора в связи с отсутствием вакансии

Уважаемый Роман Алексеевич!

В ответ на Ваш письменный запрос от 20.02.2016 с требованием сообщить причину отказа в приеме на работу сообщаем следующее. В настоящее время в связи с отсутствием в штатном расписании вакантной должности экономиста планового отдела, к сожалению, вынуждены Вам отказать в заключении трудового договора. Внимательно ознакомившись с Вашим резюме, хотели бы сообщить, что в случае открытия вакансии, соответствующей Вашему опыту, знаниям и навыкам, мы обязательно с Вами свяжемся.

На основании части 6 статьи 64 Трудового кодекса Вы имеете право обжаловать отказ в заключении трудового договора в суде.

Генеральный директор        Орлов         А.В. Орлов

                       ---------------  --------------

Отказ в связи с отсутствием членства в СРО

Подготовлено с использованием системы ГАРАНТ

Общество с ограниченной ответственностью "Актив" (ООО "Актив") 123321, Москва, ул. Главная, д. 11 тел. 8 (495) 200-00-02 факс 8 (495) 200-00-01 ИНН/КПП 8877665544/4455667788 24.02.2016 N 15-исх

Трофимовой Анне Николаевне 101102, Москва, пр. Большой, д. 12, кв. 12

Уведомление
об отказе в заключении трудового договора в связи с непредставлением обязательных для оформления приема документов

Уважаемая Анна Николаевна!

В ответ на Ваш письменный запрос от 20.02.2016 с требованием сообщить причину отказа в приеме на работу сообщаем следующее.

Вакантная должность оценщика, на которую Вы отправляли свое резюме, в соответствии со статьей 15 Федерального закона от 29.07.1998 N 135-ФЗ "Об оценочной деятельности в Российской Федерации" требует от оценщика в обязательном порядке состоять в саморегулируемой организации оценщиков. Данный факт подтверждается специальным документом - свидетельством о членстве. В обязанности оценщика входит подписание отчетов об оценке.

Как следует из представленных Вами документов (копии трудовой книжки, копии дипломов о высшем образовании и о дополнительной подготовке), а также указания в Вашем сопроводительном письме информации о том, что в саморегулируемой организации оценщиков Вы не состоите, основания для допуска Вас к работе (подписание отчетов об оценке) и заключения трудового договора по профессии оценщик отсутствуют.

На основании части 6 статьи 64 Трудового кодекса Вы имеете право обжаловать отказ в заключении трудового договора в суде.

Генеральный директор        Орлов         А.В. Орлов

                       ---------------  --------------

Отказ по медицинским показаниям

Подготовлено с использованием системы ГАРАНТ

Общество с ограниченной ответственностью "Актив" (ООО "Актив") 123321, Москва, ул. Главная, д. 11 тел. 8 (495) 200-00-02 факс 8 (495) 200-00-01 ИНН/КПП 8877665544/4455667788 24.02.2016 N 16-исх

Миронову Александру Ивановичу 101102, Москва, пр. Нижний, д. 21, кв. 80

Уведомление
об отказе в заключении трудового договора по медицинским показаниям

Уважаемый Александр Иванович!

В ответ на Ваш письменный запрос от 20.02.2016 сообщаем Вам, что, к сожалению, мы не имеем возможности предоставить Вам работу по должности "диспетчер управления воздушным движением".

В соответствии со статьями 213 и 328 Трудового кодекса, а также Федеральными авиационными правилами "Медицинское освидетельствование летного, диспетчерского состава, бортпроводников, курсантов и кандидатов, поступающих в учебные заведения гражданской авиации" работники, занятые на работах, связанных с движением транспорта, при поступлении на работу обязаны проходить предварительные медицинские осмотры.

По результатам медицинского заключения от 16.02.2016 N 234/15-МО-ГА, выданного Городской клинической больницей N 12, в связи с выявленными медицинскими противопоказаниями для осуществления работы, связанной с управлением воздушным движением, отсутствуют основания для допуска Вас к работе и заключения трудового договора по профессии диспетчера управления воздушным движением.

На основании части 6 статьи 64 Трудового кодекса Вы имеете право обжаловать отказ в заключении трудового договора в суде.

Генеральный директор        Орлов         А.В. Орлов

                       ---------------  --------------

На основании доверенности в строгом соответствии с уставными документами, локальными нормативными актами компании отказ в приеме на работу может быть подписан не директором, а иным ее уполномоченным должностным лицом. Таким лицом может быть, например, исполнительный директор, финансовый директор, заместитель генерального директора, руководитель отдела кадров.

После того, как уведомление подготовлено, его необходимо зарегистрировать в журнале исходящей документации с указанием не только номера документа и исполнителя, но и способа направления адресату и датой отправления.

Передать уведомление соискателю компания может двумя способами:

- путем личного вручения соискателю (в таком случае факт получения уведомления можно зафиксировать на копии документа с собственноручной подписью соискателя и указанием его полного фамилии, имени, отчества, даты и времени получения);

- почтовым отправлением с описью вложения и уведомлением о вручении.

Имея на руках документы с точным указанием времени вручения, организация обезопасит себя от штрафных санкций, связанных с нарушением срока предоставления ответа.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) ч. 5 ст. 64 ТК РФ в ред. Федерального закона от 29.06.2015 N 200-ФЗ

*(2) ст. 5.27 КоАП РФ

*(3) ст. 145 УК РФ

*(4) пост. Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2 (далее - Постановление N 2)

*(5) ст. 63, 348.8 ТК РФ; абз. 2, 3, 4 п. 6 пост. Пленума ВС РФ от 28.01.2014 N 1

*(6) ч. 5 ст. 282 ТК РФ

*(7) ст. 298 ТК РФ

*(8) ст. 265 ТК РФ

*(9) п. 4 Правил допуска лиц к работе с наркотическими средствами и психотропными веществами, утв. пост. Правительства РФ от 06.08.1998 N 892

*(10) ч. 1 ст. 244 ТК РФ

*(11) ч. 2 ст. 253 ТК РФ; пост. Правительства РФ от 06.02.1993 N 105

*(12) ч. 1 ст. 253 ТК РФ; пост. Правительства РФ от 25.02.2000 N 162

*(13) ст. 276 ТК РФ

*(14) ч. 1 ст. 329 ТК РФ

*(15) ст. 65 ТК РФ

*(16) ст. 65 ТК РФ

*(17) ст. 65, 283 ТК РФ

*(18) п. 4 ст. 13 Федерального закона от 25.07.2002 N 115-ФЗ (далее - Закон N 115-ФЗ)

*(19) ч. 1, 2 ст. 213 ТК РФ

*(20) ст. 324 ТК РФ

*(21) ст. 69, 266 ТК РФ

*(22) ст. 3.11 КоАП РФ

*(23) п. 3 ст. 14 Закон N 115-ФЗ

*(24) ч. 2 ст. 64 ТК РФ

*(25) ч. 3 ст. 64 ТК РФ

*(26) ч. 4 ст. 64 ТК РФ

*(27) ст. 16, 391 ТК РФ

*(28) ст. 16, 18, 332 ТК РФ

*(29) ст. 16 ТК РФ; пп. 1, 2 ст. 13 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1

*(30) ст. 17 Федерального закона от 30.03.1995 N 38-ФЗ

*(31) ст. 64 ТК РФ; Постановление N 2

*(32) п. 10 Постановления N 2

*(33) Постановление N 2