Учет денежных документов в казенном учреждении (А. Нужин, журнал "Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь 2016 г.)

Учет денежных документов в казенном учреждении

А. Нужин,

эксперт журнала "Силовые министерства и ведомства:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Журнал "Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь 2016 г., с. 27-33.

Практически любая организация использует в своей деятельности денежные документы, не исключением являются и организации, подчиненные силовым министерствам и ведомствам. В статье рассмотрен порядок учета и отражения на счетах бюджетного учета операций с денежными документами.

Что относится к денежным документам?

Согласно п. 169 Инструкции N 157н*(1) денежными документами являются:

- оплаченные талоны на бензин и масла, на питание и т.п.;

- оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, турбазы;

- полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки, конверты с марками и марки государственной пошлины;

- т.п.

Поскольку приведенный перечень является открытым, следует уточнить, что не относятся к денежным документам:

1) немаркированные конверты (учитываемые на счете 105 36 "Прочие материальные запасы");

2) поздравительные почтовые открытки без марок (учитываемые на забалансовом счете 07 "Переходящие награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры");

3) воинские перевозочные документы, бланки трудовых книжек и вкладышей к ним (учитываемые на забалансовом счете 03 "Бланки строгой отчетности");

4) неоплаченные, полученные безвозмездно путевки в санатории и дома отдыха (учитываемые на забалансовом счете 08 "Путевки неоплаченные").

Кроме того, следует обратить внимание на разъяснения Минфина, приведенные в Письме от 03.06.2008 N 02-14-10а/1611.

В нем финансовое ведомство поясняет, что приобретенные карты эмитентов*(2), предназначенные для получения юридическими лицами, в том числе уполномоченными физическими лицами (держателями карт), предварительно оплаченных товаров, работ, услуг (карты ГСМ), необходимо рассматривать в целях ведения бюджетного учета как документы, подлежащие учету в порядке, установленном для учета бланков строгой отчетности. Таким образом, если отдельные подведомственные Минобороны учреждения приобретают топливные карты, то их следует учитывать на забалансовом счете 03 "Бланки строгой отчетности".

В своей учетной политике учреждение приводит перечень денежных документов, которые используются в финансово-хозяйственной деятельности.

Каков порядок учета денежных документов?

Организация учета денежных документов раскрыта в п. 170 Инструкции N157н.

В силу норм, приведенных в нем, денежные документы хранятся в кассе учреждения. Прием в кассу и выдача их из кассы оформляются приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002), при этом на них делается запись "Фондовый".

Приходные и расходные кассовые ордера с записью "Фондовый" отмечаются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов отдельно от приходных и расходных кассовых ордеров, оформляющих операции с денежными средствами.

Учет операций с денежными документами ведется на отдельных листах кассовой книги учреждения с проставлением на них записи "Фондовый". Аналитический учет денежных документов осуществляется по их видам в карточке учета средств и расчетов.

Для учета денежных документов в военно-медицинских учреждениях, медицинских частях и подразделениях Минобороны применяется книга учета наличных денежных средств, денежных документов и ценностей, принадлежащих больным, находящимся на лечении (ф. 6002405)*(3). На каждого больного, сдавшего наличные денежные средства, денежные документы и ценности, в книге отводится одна или несколько страниц. Все листы в книге (ф. 6002405) нумеруются. Количество листов указывается на последнем листе и заверяется подписями руководителя медицинского учреждения и начальника финансового органа. По окончании года выведенные в книге итоги оборотов за год заверяются подписью начальника финансового органа.

Бюджетный учет денежных документов

Операции, связанные с использованием денежных документов, отражаются на счете 0 201 35 000 "Денежные документы". Поступление денежных документов учитывается по дебету данного счета, их выдача - по кредиту (п. 50 Инструкции N 162н*(4)).

Содержание операции	Дебет	Кредит
Приобретены денежные документы	1 201 35 510	1 302 00 730
Поступили безвозмездно денежные документы от учреждений, подведомственных одному главному распорядителю бюджетных средств	1 201 35 510	1 304 04 000
Поступили безвозмездно денежные документы в рамках межведомственной передачи	1 201 35 510	1 401 10 180
Поступили безвозмездно денежные документы в рамках межбюджетной передачи	1 201 35 510	1 401 10 151
Поступили безвозмездно денежные документы от государственных, муниципальных и иных организаций	1 201 35 510	1 401 10 180
Выданы из кассы под отчет денежные документы	1 208 00 560	1 201 35 610
Переданы безвозмездно денежные документы учреждениям, подведомственным одному главному распорядителю бюджетных средств	1 304 04 000	1 201 35 610
Переданы безвозмездно денежные документы в рамках межведомственной передачи	1 401 20 241	1 201 35 610
Переданы безвозмездно денежные документы в рамках межбюджетной передачи	1 401 20 251	1 201 35 610
Переданы безвозмездно денежные документы государственным, муниципальным и иным организациям	1 401 20 241	1 201 35 610
Переданы безвозмездно денежные документы организациям, за исключением государственных и муниципальных организаций	1 401 20 242	1 201 35 610
Списаны денежные документы, уничтоженные, испорченные в результате форс-мажорных обстоятельств, на основании акта уничтожения, порчи	1 401 20 273	1 201 35 610

Рассмотрим примеры отражения операций с денежными документами.

Пример 1

В порядке внутриведомственных расчетов главный распорядитель бюджетных средств передал находящемуся в его ведении казенному учреждению Минобороны оплаченные маркированные конверты на сумму 3 000 руб. (1 000 шт. по цене 3 руб.).

В бюджетном учете данная операция будет отражена следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
В учете главного распорядителя
Переданы конверты подведомственному учреждению	1 304 04 340	1 201 35 610	3 000
В учете казенного учреждения
Поступили конверты от вышестоящей организации	1 201 35 510	1 304 04 340	3 000

Пример 2

Учреждение приобрело маркированные почтовые открытки в количестве 100 шт. по цене 8 руб. за штуку и маркированные конверты в количестве 50 шт. по цене 5 руб. за штуку на общую сумму 1 050 руб. Затем подотчетному лицу было выдано 5 открыток и 20 конвертов на сумму 140 руб.

Работник представил утвержденный командиром воинской части авансовый отчет на сумму 140 руб.

В бюджетном учете данная операция будет отражена следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Поступили маркированные открытки и конверты	1 201 35 510	1 302 21 730	1050
Оплачены поставщику открытки и конверты	1 302 21 830	1 304 05 221	1050
Выданы в подотчет открытки и конверты	1 208 21 560	1 201 35 610	140
Представило подотчетное лицо утвержденный авансовый отчет об израсходованных открытках и конвертах	1 401 20 221	1 208 21 660	140

Инвентаризация денежных документов

Денежные документы, как и другие финансовые активы, подлежат инвентаризации. Нередко инвентаризация в силовых министерствах и ведомствах проводится в соответствии с ведомственными документами. Например, порядок инвентаризации денежных документов в Минобороны определен Приказом Министра обороны РФ от 16.10.2010 N 1365, а также п. 3.39-3.43 Методических указаний по инвентаризации*(5). Инвентаризация проводится путем полистного пересчета денежных документов по видам и номиналам одновременно с проверкой денежной наличности в кассе.

Результаты инвентаризации оформляются инвентаризационной описью бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086)*(6). Данная опись составляется комиссией учреждения по видам документов и материально ответственным лицам, с указанием места проведения инвентаризации, распиской материально ответственного лица. В ней отражаются наименование и код бланков строгой отчетности, единица измерения, сведения о результатах инвентаризации (по недостаче и излишкам - количество и сумма) и пр.

Инвентаризационная опись (ф. 0504086) подписывается председателем и всеми членами комиссии учреждения, осуществляющей инвентаризацию.

Хотелось бы обратить внимание на порядок отражения в учете результатов инвентаризации: излишков и недостач денежных документов.

В соответствии с п. 50 Инструкции N 162н излишки денежных документов учитываются следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит
Отражены неучтенные денежные документы, выявленные в кассе казенного учреждения при проведении инвентаризации	1 201 35 510	1 401 10 180

Недостача и порча денежных документов, выявленных в ходе инвентаризации, отражаются следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит
Списаны с учета денежные документы в сумме выявленных недостач, хищений, порчи	1 401 10 172	1 201 35 610
Выбыли денежные документы по причине уничтожения, порчи в результате форс-мажорных обстоятельств на основании акта уничтожения, порчи	1 401 20 273	1 201 35 610

На практике нередко возникает следующий вопрос: подлежит ли отражению информация о недостаче денежных документов при заполнении сведений о недостачах и хищениях денежных средств и материальных ценностей (ф. 0503176) в пояснительной записке?

Порядок формирования сведений о недостачах и хищениях денежных средств и материальных ценностей (ф. 0503176) в составе пояснительной записки установлен Инструкцией N 191н*(7).

Согласно положениям п. 171 названной инструкции информация в приложении содержит обобщенные за отчетный период аналитические данные об объемах ущерба, причиненного имуществу, хищений имущества субъекта бюджетной отчетности на основании соответствующих аналитических счетов счета 0 209 00 000 "Расчеты по ущербу и иным доходам".

Пунктом 2.3 Письма Минфина РФ от 03.02.2015 N 02-07-07/4545 предусмотрено отражение информации обо всех недостачах и хищениях, исключая сведения по расчетам по иным доходам.

Таким образом, в состав информации о недостачах и хищениях может быть включена в том числе информация о недостаче денежных документов и иных финансовых активов, отраженная на счете 0 209 82 000 "Расчеты по недостачам иных финансовых активов".

Минфин в Письме от 10.04.2015 N 02-07-10/20394 обратил внимание на следующий момент. В случае, когда у субъекта отчетности отражаются показатели, не предусмотренные в рекомендациях, доведенных письмом финансового ведомства, субъект отчетности раскрывает особенности формирования отдельных показателей форм и сведений в текстовой части пояснительной записки.

* * *

Кратко сформулируем основные выводы:

1. Учет денежных документов в учреждениях силовых министерств и ведомств ведется на счете 201 35 000 "Денежные документы". К ним относятся оплаченные талоны на ГСМ, на питание и т.п., оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, турбазы, полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки, конверты с марками и марки государственной пошлины. Полный перечень денежных документов отражается в учетной политике учреждения.

2. Денежные документы хранятся в кассе учреждения. Прием в кассу и выдача их из кассы оформляются приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002), при этом делается запись "Фондовый".

3. Денежные документы подлежат инвентаризации. Излишки денежных документов отражаются по кредиту счета 1 401 10 180, их недостача ставится на виновное лицо. Стоимость денежных документов при их выбытии в результате недостач, хищений и порчи списывается в дебет счета 1 401 10 172.

4. Недостача денежных документов раскрывается в пояснительной записке при составлении бюджетной отчетности.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н.

*(2) В данном случае эмитенты, не являющиеся кредитными организациями.

*(3) Форма утверждена Приказом Министра обороны РФ от 28.03.2008 N 139 "О формах документов, используемых в финансово-хозяйственной деятельности Вооруженных Сил Российской Федерации".

*(4) Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 N 162н.

*(5) Утверждены Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 N 49.

*(6) Форма утверждена Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 N 52н.

*(7) Инструкция о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной отчетности об исполнении бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, утв. Приказом Минфина РФ от 28.12.2010 N 191н.