Учет специальной одежды (И. Зернова, журнал "Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь 2016 г.)

Учет специальной одежды

И. Зернова,

эксперт журнала "Автономные учреждения:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Журнал "Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь 2016 г., с. 35-46.

В любом учреждении есть работники, которые заняты на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением. Эти работники должны обеспечиваться специальной одеждой. В статье напомним правила, в соответствии с которыми нужно обеспечивать работников спецодеждой, а также рассмотрим порядок отражения в бухгалтерском учете операций по поступлению, выдаче и списанию специальной одежды.

Общие положения

Право работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением, на получение специальной одежды закреплено положениями ст. 221 ТК РФ.

Обязанность по обеспечению данных работников спецодеждой возлагается на работодателя (ст. 212, 221 ТК РФ, п. 4 Правил N 290н*(1)). Выдаваемая работникам спецодежда должна пройти обязательную сертификацию или декларирование соответствия и выдаваться согласно типовым нормам, которые устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ.

Правомерность выдачи специальной одежды работникам подкрепляется результатами проведенной специальной оценки условий труда (п. 3 ст. 7 Федерального закона от 28.12.2013 N 426-ФЗ "О специальной оценке условий труда").

Кроме того, положениями п. 4 ст. 27 названного закона предусмотрено, что если до дня вступления в силу этого закона в учреждении в отношении рабочих мест была проведена аттестация рабочих мест по условиям труда, то специальная оценка условий труда в отношении таких рабочих мест может не проводиться в течение пяти лет со дня завершения данной аттестации, за исключением случаев возникновения обстоятельств, при которых проводится внеплановая специальная оценка условий труда.

Своевременная выдача спецодежды, а также ее хранение, стирка, сушка, ремонт и замена должны обеспечиваться за счет средств работодателя. В этих целях работодатель вправе выдавать работникам два комплекта соответствующей спецодежды с удвоенным сроком носки (п. 30 Правил N 290н).

Кроме того, ст. 221 ТК РФ также предусмотрено, что работодатель имеет право с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации или иного представительного органа работников и своего финансово-экономического положения устанавливать нормы бесплатной выдачи работникам спецодежды, улучшающие по сравнению с типовыми нормами защиту работников от имеющихся на рабочих местах вредных и (или) опасных факторов, а также особых температурных условий или загрязнения. Указанные нормы должны быть утверждены локальными нормативными актами работодателя на основании результатов проведения специальной оценки условий труда и с учетом мнения соответствующего профсоюзного или иного уполномоченного работниками органа и могут быть включены в коллективный и (или) трудовой договор с указанием типовых норм, по сравнению с которыми улучшается обеспечение работников средствами индивидуальной защиты (п. 6 Правил N 290н).

Правила обеспечения работников специальной одеждой

Обеспечение работников спецодеждой осуществляется на основании Правил N 290н. Согласно данному документу выдаваемая работникам спецодежда должна соответствовать полу, росту, размерам, а также характеру и условиям выполняемой ими работы.

Необходимо обратить внимание, что при выдаче спецодежды работникам нужно руководствоваться типовыми нормами, соответствующими осуществляемому работниками виду деятельности, установленными следующими документами:

Отрасль	Документ
	Название	Документ, которым утвержден
Все отрасли экономики	Типовые нормы бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты работникам сквозных профессий и должностей всех видов экономической деятельности, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением	Приказ Минтруда РФ от 09.12.2014 N 997н
	Нормы бесплатной выдачи работникам теплой специальной одежды и теплой специальной обуви по климатическим поясам, единым для всех отраслей экономики (кроме климатических районов, предусмотренных особо в Типовых отраслевых нормах бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты работникам морского транспорта; работникам гражданской авиации; работникам, осуществляющим наблюдения и работы по гидрометеорологическому режиму окружающей среды; постоянному и переменному составу учебных и спортивных организаций Российской оборонной спортивно-технической организации (РОСТО))	Постановление Минтруда РФ от 31.12.1997 N 70
	Типовые нормы бесплатной выдачи сертифицированной специальной сигнальной одежды повышенной видимости работникам всех отраслей экономики	Приказ Минздравсоцразвития РФ от 20.04.2006 N 297
Образование, наука, культура, здравоохранение, физическая культура и спорт:
высшие учебные заведения	Типовые отраслевые нормы бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты работникам высших учебных заведений	Постановление Минтруда РФ от 25.12.1997 N 66
организации Российской академии наук	Типовые отраслевые нормы бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты работникам организаций Российской академии наук	Постановление Минтруда РФ от 16.12.1997 N 63
организации культуры	Типовые отраслевые нормы бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты работникам организаций культуры	Постановление Минтруда РФ N 66
государственные архивы	Типовые отраслевые нормы бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты работникам государственных организаций	Постановление Минтруда РФ N 63
организации здравоохранения и социальной защиты населения, медицинских научно-исследовательских организаций и учебных заведений, производств бактерийных и биологических препаратов, материалов, учебных наглядных пособий, по заготовке, выращиванию и обработке медицинских пиявок	Типовые отраслевые нормы бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты работникам организаций здравоохранения и социальной защиты населения, медицинских научно-исследовательских организаций и учебных заведений, производств бактерийных и биологических препаратов, материалов, учебных наглядных пособий, по заготовке, выращиванию и обработке медицинских пиявок	Постановление Минтруда РФ от 29.12.1997 N 68
учебные и спортивные организации Российской оборонной спортивно-технической организации (РОСТО) - постоянный и переменный состав	Типовые отраслевые нормы бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты постоянному и переменному составу учебных и спортивных организаций российской оборонной спортивно-технической организации (РОСТО)	Постановление Минтруда РФ N 66

Кроме того, необходимо соблюдать положения Правил N 290н, предусматривающие некоторые особенности выдачи специальной одежды:

- при отсутствии профессий и должностей в соответствующих типовых нормах работодатель выдает работникам спецодежду, предусмотренную типовыми нормами для работников сквозных профессий и должностей всех отраслей экономики, а при отсутствии профессий и должностей в этих типовых нормах - типовыми нормами для работников, профессии (должности) которых характерны для выполняемых работ;

- бригадирам, мастерам, выполняющим обязанности бригадиров, помощникам и подручным рабочим, профессии которых указаны в соответствующих типовых нормах, выдается та же спецодежда, что и работникам соответствующих профессий;

- предусмотренная в типовых нормах спецодежда рабочих, специалистов и других служащих выдается названным работникам и в том случае, если они по занимаемой профессии и должности являются старшими и выполняют непосредственно те работы, которые дают право на получение этих средств индивидуальной защиты;

- работникам, совмещающим профессии или постоянно выполняющим совмещаемые работы, в том числе в составе комплексных бригад, помимо выдаваемой им спецодежды по основной профессии выдаются в зависимости от выполняемых работ и другие виды спецодежды, предусмотренные соответствующими типовыми нормами для совмещаемой профессии (совмещаемому виду работ);

- работникам, временно переведенным на другую работу, работникам и другим лицам, проходящим профессиональное обучение (переобучение) в соответствии с ученическим договором, учащимся и студентам образовательных учреждений начального, среднего и высшего профессионального образования на время прохождения производственной практики (производственного обучения), мастерам производственного обучения, а также другим лицам, участвующим в производственной деятельности работодателя либо осуществляющим в соответствии с действующим законодательством мероприятия по контролю (надзору) в установленной сфере деятельности, спецодежда выдается в соответствии с типовыми нормами и Правилами N 290н на время выполнения этой работы (прохождения профессионального обучения, переобучения, производственной практики, производственного обучения) или осуществления мероприятий по контролю (надзору);

- работники сторонних организаций при выполнении работ в производственных цехах и участках, где имеются вредные и (или) опасные производственные факторы, которые могут воздействовать на работников, должны быть обеспечены своим работодателем спецодеждой в соответствии с типовыми нормами, предусмотренными для работников соответствующих профессий и должностей организации, в которую их направляют;

- руководителям и специалистам, которые в соответствии с должностными обязанностями периодически посещают производственные помещения (площадки) и могут в связи с этим подвергаться воздействию вредных и (или) опасных производственных факторов, должна выдаваться соответствующая спецодежда как дежурным (на время посещения данных объектов);

- дежурная специальная одежда общего пользования выдаются работникам только на время выполнения тех работ, для которых они предназначены. Эта спецодежда с учетом требований личной гигиены и индивидуальных особенностей работников закрепляется за определенными рабочими местами и передается от одной смены другой;

- спецодежда, предназначенная для использования в особых температурных условиях, обусловленных ежегодными сезонными изменениями температуры, выдается работникам с наступлением соответствующего периода года, а с его окончанием сдается работодателю для организованного хранения до следующего сезона. Время пользования указанными видами спецодежды устанавливается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации или иного представительного органа работников и местных климатических условий. В сроки носки спецодежды, применяемой в особых температурных условиях, включается время ее организованного хранения;

- спецодежда, возвращенная работниками по истечении сроков носки, но пригодная для дальнейшей эксплуатации, используется по назначению после проведения мероприятий по уходу за ней (стирки, чистки, дезинфекции, дегазации, дезактивации, обеспыливания, обезвреживания, ремонта). Пригодность такой спецодежды к дальнейшему использованию, необходимость проведения и состав мероприятий по уходу за ней, а также процент износа устанавливаются уполномоченным работодателем должностным лицом или комиссией по охране труда (при наличии);

- в случае пропажи или порчи специальной одежды в установленных местах их хранения по не зависящим от работников причинам работодатель должен выдать им другую спецодежду. Работодатель также обеспечивает замену или ремонт специальной одежды, пришедшей в негодность до окончания срока носки по причинам, не зависящим от работника.

Организация контроля и учета за выдачей специальной одежды

Обязанность по организации учета и контроля за выдачей работникам спецодежды в установленные сроки возложена на работодателя (п. 13 Правил N 290н).

Сроки пользования спецодеждой исчисляются со дня фактической их выдачи работникам.

На каждого работника, кому положена такая одежда, заводится Карточка (книга) учета выдачи имущества в пользование (ф. 0504206), в ней фиксируются и выдача спецодежды работникам, и ее сдача.

Правилами N 290н предусмотрено, что работодатель вправе организовать учет выдачи работникам специальной одежды с применением программных средств (информационно-аналитических баз данных). Электронная форма учетной карточки должна соответствовать установленной форме личной карточки учета выдачи спецодежды. При этом в электронной форме названной карточки вместо личной подписи работника проставляются номер и дата документа бухгалтерского учета о получении спецодежды, на котором имеется личная подпись работника.

Допускается ведение карточек учета выдачи специальной одежды в электронном виде с обязательной персонификацией работника.

Работодатель вправе организовать выдачу спецодежды, не требующей проведения дополнительного инструктажа, посредством автоматизированных систем выдачи (вендингового оборудования). При этом требуются персонификация работника и автоматическое заполнение данных о выданной спецодежде в электронную форму карточки учета выдачи спецодежды.

В целях обеспечения хранения спецодежды работодатель должен предоставлять в соответствии с требованиями строительных норм и правил специально оборудованные помещения (гардеробные). В случае отсутствия у него технических возможностей для химчистки, стирки, ремонта, дегазации, дезактивации, обезвреживания и обеспыливания специальной одежды данные работы выполняются организацией, привлекаемой работодателем по гражданско-правовому договору (п. 32 Правил N 290н).

В зависимости от условий труда работодателем (в структурных подразделениях) могут устраиваться сушилки, камеры и установки для сушки, обеспыливания, дегазации, дезактивации и обезвреживания спецодежды (п. 33 Правил N 290н).

Бухгалтерский учет специальной одежды

В силу п. 99 Инструкции N 157н*(2) спецодежду нужно учитывать в составе материальных запасов учреждения. Для ее учета следует применять счета (п. 31 Инструкции N 183н*(3)):

- 0 105 25 000 "Мягкий инвентарь - особо ценное движимое имущество учреждения";

- 0 105 35 000 "Мягкий инвентарь - иное движимое имущество учреждения".

Поступление специальной одежды. Основным способом поступления спецодежды в учреждение является ее приобретение у поставщиков. К бухгалтерскому учету ее следует принимать по фактической стоимости.

При этом расходы на приобретение специальной одежды нужно относить на статью 340 "Увеличение стоимости материальных запасов" КОСГУ (Указания о применении бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденные Приказом Минфина РФ от 01.07.2013 N 65н).

Если специальная одежда приобретается:

а) в рамках одного договора, то ее принятие к бухгалтерскому учету отражается следующей корреспонденцией счетов:

Дебет счетов 0 105 25 000 "Мягкий инвентарь - особо ценное движимое имущество учреждения", 0 105 35 000 "Мягкий инвентарь - иное движимое имущество учреждения"

Кредит счетов 0 208 34 000 "Расчеты с подотчетными лицами по приобретению материальных запасов", 0 302 34 000 "Расчеты по обязательствам по приобретению материальных запасов";

б) в рамках нескольких договоров, то изначально надо сформировать фактическую стоимость спецодежды (п. 51 Инструкции N 183н):

Дебет счетов 0 106 24 000 "Вложения в материальные запасы - особо ценное движимое имущество учреждения", 0 106 34 000 "Вложения в материальные запасы - иное движимое имущество учреждения"

Кредит счетов 0 208 34 000 "Расчеты с подотчетными лицами по приобретению материальных запасов", 0 302 34 000 "Расчеты по обязательствам по приобретению материальных запасов".

Затем необходимо принять специальную одежду к бухгалтерскому учету по сформированной фактической стоимости (п. 34 Инструкции N 183н):

Дебет счетов 0 105 25 000 "Мягкий инвентарь - особо ценное движимое имущество учреждения", 0 105 35 000 "Мягкий инвентарь - иное движимое имущество учреждения"

Кредит счетов 0 106 24 000 "Вложения в материальные запасы - особо ценное движимое имущество учреждения", 0 106 34 000 "Вложения в материальные запасы - иное движимое имущество учреждения".

Выдача и списание специальной одежды. Из пункта 108 Инструкции N 157н следует, что отпуск спецодежды нужно производить либо по фактической стоимости каждой единицы, либо по средней фактической стоимости. Выбранный метод должен быть утвержден учетной политикой учреждения. Средняя фактическая стоимость определяется путем деления общей фактической стоимости группы (вида) спецодежды на ее количество, складывающейся соответственно из средней фактической стоимости (количества) остатка на начало месяца и поступившей спецодежды в течение текущего месяца на дату ее выбытия (отпуска).

Обратите внимание, что Приказом Минфина РФ от 29.08.2014 N 89н в Инструкцию N 157н были внесены изменения, после чего изданы Методические рекомендации по переходу на новые положения Инструкции N 157н, доведенные Письмом Минфина РФ от 19.12.2014 N 02-07-07/66918.

Согласно п. 2.5 названных рекомендаций выбытие материальных запасов, имеющих нормативный срок эксплуатации (носки), выданных в личное (индивидуальное) пользование работникам (сотрудникам) для выполнения ими служебных (должностных) обязанностей (специальной одежды, специальной обуви, форменной одежды, вещевого имущества, одежды и обуви, а также спортивной одежды и обуви и др.), требуется отражать следующей корреспонденцией счетов:

Дебет счетов 0 401 20 272 "Расходование материальных запасов", 0 109 хх 272 "Расходование материальных запасов в себестоимости готовой продукции, работ, услуг"

Кредит соответствующих счетов аналитического учета счета 0 105 05 000 "Мягкий инвентарь" с одновременным отражением на забалансовом счете 27 "Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)".

На забалансовом счете 27 специальная одежда учитывается по балансовой стоимости и числится на нем до момента ее фактического списания. Аналитический учет спецодежды ведется в карточке количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041) в разрезе пользователей имущества, мест его нахождения, по видам имущества, его количеству и стоимости (п. 386 Инструкции N 157н).

Такие же новые положения содержатся в проекте приказа о внесении изменений в Инструкцию N 183н.

Основаниями для списания спецодежды являются:

- физический износ по причине непригодности к дальнейшей эксплуатации - на основании акта о списании мягкого инвентаря (ф. 0504143);

- хищения, недостачи, потери - на основании надлежаще оформленных актов, с отражением стоимости материальных ценностей на уменьшение финансового результата текущего финансового года, с одновременным предъявлением к виновным лицам сумм причиненных ущербов (п. 112 Инструкции N 157н);

- потери при чрезвычайных обстоятельствах - на основании надлежаще оформленных актов, с отнесением на чрезвычайные расходы текущего финансового результата (п. 113 Инструкции N 157н).

Списание специальной одежды с забалансового счета 27 осуществляется по стоимости, по которой она была ранее принята к забалансовому учету. Установленный для соответствующих групп (видов) спецодежды порядок определения ее стоимости при выбытии не должен изменяться в течение отчетного года (п. 110 Инструкции N 157н). Списанная спецодежда уничтожается в присутствии комиссии по поступлению и выбытию объектов нефинансовых активов.

Пример

Автономным учреждением за счет средств субсидии, выделенной на выполнение государственного задания, приобретена спецодежда на сумму 8 000 руб., принятая на учет в составе иного движимого имущества учреждения. Вся приобретенная специальная одежда передана в пользование работникам учреждения. Стоимость спецодежды, выданной в личное пользование работников, отнесена на себестоимость оказываемых услуг в составе накладных расходов. Оплата произведена с лицевого счета учреждения, открытого в ОФК. Учреждением произведено списание спецодежды, приобретенной за счет средств от приносящей доход деятельности, в результате физического износа и непригодности к дальнейшему использованию (в сумме 2 400 руб.).

В бухгалтерском учете автономного учреждения эти операции нужно отразить следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Поступила специальная одежда в учреждение	4 105 35 000	4 302 34 000	8 000
Произведена оплата поставленной спецодежды	4 302 34 000	4 201 11 000	8 000
Отражена передача спецодежды в пользование работникам	4 109 70 272 Забалансовый счет 27 (субсидия на выполнение госзадания)	4 105 35 000	8 000
Списана спецодежда в результате физического износа и из-за невозможности ее дальнейшего использования		Забалансовый счет 27 (приносящая доход деятельность)	2 400

* * *

Подведем итог вышесказанному.

Согласно ст. 212, 221 ТК РФ работодатель обязан:

- приобретать за счет собственных средств специальную одежду, прошедшую обязательную сертификацию или декларирование;

- обеспечивать лиц, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением, спецодеждой в соответствии с установленными нормами;

- обеспечивать хранение, стирку, сушку, ремонт и замену такой одежды;

- организовать учет выданной работникам спецодежды в пользование на забалансовом счете 27.

Пунктом 4 ст. 5.27.1 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность за необеспечение работников средствами индивидуальной защиты. Размер административного штрафа, налагаемого на должностных лиц в этом случае, составляет от 20 000 до 30 000 руб., на юридических лиц - от 130 000 до 150 000 руб.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Межотраслевые правила обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты, утв. Приказом Минздравсоцразвития РФ от 01.06.2009 N 290н.

*(2) Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н.

*(3) Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 N 183н.