Как вернуть трудовую книжку по почте? (А. Мишина, журнал "Расчет", N 1, январь 2016 г.)

Как вернуть трудовую книжку по почте?

А. Мишина

Журнал "Расчет", N 1, январь 2016 г., с. 34-35.

Согласно закону трудовая книжка должна передаваться лично в руки работнику в день его увольнения. Но как быть, если в последний рабочий день человека либо нет на месте, либо он демонстративно отказывается забрать документ? О тонкостях "заочного" возврата книжки Анна Мишина.

Согласно требованиям абзаца 4 статьи 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации трудовая книжка должна передаваться лично в руки работнику в день его увольнения. При этом, вопреки устоявшемуся бытовому мнению, не важно - рассчитался ли он с бухгалтерий и отметил ли весь "обходной лист".

Однако бывают ситуации, когда у работодателя не по его вине не получается передать документ. Это случается, например, тогда, когда увольняющегося человека в последний день нет на работе, или если он по какой-то причине отказывается ее забрать. Тогда на помощь руководителю и кадровику приходят правила абзаца 6 статьи 84.1 Трудового кодекса РФ. Согласно данной норме, если в день прекращения рабочего договора выдать трудовую книжку сотруднику невозможно, работодатель обязан инициировать процедуру отправки документа по почте.

Несмотря на то что основной алгоритм действий при пересылке вышеуказанного документа законодательно установлен, на практике такая процедура все равно порождает массу вопросов. Поэтому в данной статье я постараюсь указать некоторые "подводные камни", которые могут встретиться на "пути" работодателя при "заочной" передаче трудовой книжки.

Разговор с "несогласным"

Если сотрудник в свой последний рабочий день присутствует в компании, но отказывается получить трудовую книжку, его отказ следует тут же зафиксировать. Для этого можно составить акт, где будет четко указано место, дата и точное время, когда увольняющемуся было предложено забрать документ. Там же следует записать, чем бывший работник мотивировал свой отказ. Далее нужно указать, в присутствии каких именно сотрудников это произошло, и попросить свидетелей инцидента поставить в акте свои подписи. Завизировать документ должен и увольняющийся. Если же он откажется подписывать акт, об этом также следует поставить отметку.

После того, как бывший работник навсегда покинет компанию, кадровику нужно в этот же день направить ему по почте уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой. При этом работодатель для собственного же блага должен соблюсти два правила. Во-первых, уведомление должно быть в письменной форме. Поэтому следует избегать таких неоднозначных способов извещения, как телеграммы, или, тем более, устные пояснения. Во-вторых, извещение должно быть направлено таким способом, чтобы при необходимости вы могли подтвердить, что отослали именно уведомление и именно в день отказа сотрудника от личного получения трудовой книжки. Для этого нужно зарегистрировать извещение в журнале исходящей корреспонденции и там же хранить его копию, а отправить его надежнее всего письмом с уведомлением о вручении и описью вложения.

Кроме того, позаботьтесь, чтобы отправка была по всем известным вам адресам бывшего работника. При возникновении каких-либо вопросов это будет дополнительным доказательством вашей добросовестности и осмотрительности.

Обратите внимание, компания освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки именно со дня направления уведомления. Об этом говорится в части 6 статьи 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

"Бывают случаи, что письмо с "призывом о получении" возвращается обратно из-за истечения срока хранения на почте или отсутствия адресата, - предупреждает московский адвокат Сергей Воронин. - Однако это не должно вас волновать. Ведь именно факт вашей отправки (а не факт получения вашим бывшим сотрудником конверта!), является обстоятельством, освобождающим от материальной ответственности". Это подтверждает и судебная практика. Определение СК по гражданским делам Приморского краевого суда от 25 июля 2012 года N 33-6464, апелляционные определения СК по гражданским делам Белгородского областного суда от 18 сентября 2012 года N 33-2937 и СК по гражданским делам Иркутского областного суда от 19 июля 2012 года.

После отправки уведомления фирме остается только ждать. В течение всего времени ожидания трудовая книжка должна храниться в компании, ведь выслать документ хозяину без его ясно выраженного согласия предприятие не имеет права (п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных ПП РФ от 16 апреля 2003 г. N 225).

"Поэтому, оставляя трудовую книжку "до востребования" в вашей организации, обязательно сохраняйте и акт ее "хозяина" об отказе забрать документ, и квитанцию об отправке ему уведомления, опись этого письма, и само уведомление, если оно к вам вернулось - рекомендует Светлана Виканова, менеджер по персоналу одного из подмосковных складских комплексов. - Чтобы в случае предъявления к вам претензий вы имели возможность полноценно оправдать нахождение на предприятии чужих трудовых документов".

При увольнении - отсутствовал

Теперь рассмотрим ситуацию, когда владелец трудовой книжки действительно не имеет возможности самостоятельно ее забрать в последний день работы по причине отсутствия. Здесь возможны следующие варианты. Во-первых, работник мог заранее оформить свое согласие на пересылку ему трудовой книжки. Тогда компания без всяких затруднений вправе выслать ему документ по адресу, указанному в этом в согласии. Обратите внимание, после получения письменного согласия нужно отослать трудовую книжку в течение трех рабочих дней.

Если же в день увольнения в организации нет ни самого сотрудника, ни его письменного согласия на пересылку трудового документа, то работодателю следует действовать так же, как и в случае с личным отказом. Тут же составляется и направляется уведомление о необходимости явиться за книжкой или выслать согласие на ее пересылку и т.д. Здесь тоже существует несколько вариантов развития событий.

Вариант первый - бывший работник ответит на ваше письмо и согласится получить трудовую книжку по почте. Тогда отправлять ее лучше, опять же, письмом с описью вложения. При этом в личной карточке уволившегося и напротив его данных в книге учета движения трудовых книжек сотрудник кадровой службы предприятия должен указать дату отправления ценного письма. А после "прихода" уведомления о вручении - дату получения книжки адресатом.

"Совершая пересылку столь серьезного документа, - рассказывает Светлана Виканова, - я на всякий случай снимаю копию со всех его страниц. Ведь теоретически при пересылке может произойти что угодно, вплоть до утери. И в экстренных случаях подобная предусмотрительность будет очень кстати".

Примечание. Период взыскания среднего заработка за задержку выдачи трудовой книжки определяется начиная со даты прекращения трудового договора и оканчивая днем направления уволившемуся работнику уведомления о необходимости получить трудовую книжку.

Вариант второй - человек может предложить выдать книжку его доверенному лицу. В этом случае последний должен иметь нотариально оформленную доверенность от "хозяина" документа. В ней следует зафиксировать право доверенного лица на получение книжки доверителя, а также на выполнение иных действий, связанных с этим поручением (например, поставить свою подпись в книге учета движения трудовых книжек).

И вариант третий - письмо с уведомлением не получает ответа. В этом случае трудовая книжка сотрудника должна остаться на хранение в организации.