Справки по требованию работников (В.Д. Тарасов, журнал "Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения", N 1, январь 2016 г.)

Справки по требованию работников

В.Д. Тарасов,

эксперт журнала "Отдел кадров государственного

(муниципального) учреждения"

Журнал "Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения", N 1, январь 2016 г., с. 38-47.

Справка с места работы - это документ, который часто требуется работникам. Он нужен, чтобы подтвердить фактическое место работы, занимаемую должность, размер заработной платы, стаж. Существует много разновидностей таких справок - для разных целей и представления в разные учреждения. В этой статье мы раскроем особенности оформления справок с места работы и расскажем, для чего они могут пригодиться.

Требования к справкам с места работы

Согласно ст. 62 ТК РФ работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи письменного заявления работником выдать трудовую книжку и копии документов, связанных с работой. Помимо этого, работодатель обязан по письменному требованию работника выдать ему различные справки, о которых и пойдет речь далее. Такие справки с места работы могут быть затребованы сторонними органами (организациями) или органами государственной власти для подтверждения тех или иных фактов, составляются они в произвольной форме на фирменном бланке организации. Но в любом случае они должны содержать обязательные реквизиты (ГОСТ 6.30-2003 *(1)), о которых мы и поговорим.

Реквизиты организации, выдавшей справку:

1) эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), размещаемые на бланке в соответствии с уставом или положением об организации;

2) наименование организации (должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах). При этом следует учитывать, что:

- над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии);

- сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации, пишут в скобках и помещают ниже полного или за ним;

- наименование филиала, территориального отделения указывают в том случае, если он (оно) является автором документа, и располагают ниже наименования организации;

3) код организации ОКПО;

4) ОГРН (в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами);

5) ИНН/КПП (в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами).

Также реквизиты организации могут содержать справочные данные, включающие почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Наименование адресата (кому предназначена справка). В качестве адресата могут быть указаны организации, их структурные подразделения, а также должностные или физические лица. При адресовании в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес. При этом наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Однако отметим, что в справке может отсутствовать адресат. В этом случае пишут "для предоставления по месту требования".

Дата документа - проставляется дата подписания справки. К этому реквизиту есть свои требования. Например, правильное оформление - "03.02.2016", допустимое - "03 февраля 2016 г." либо "2016.02.03".

Номер документа - это порядковый номер, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Отметим, что обычно справки регистрируются в общем порядке, и только те, что содержат персональные данные, регистрируются обособленно.

Место составления или издания документа указывают, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

Наименование документа (заголовок к тексту) - здесь непосредственно указывается "Справка". При необходимости можно также сформулировать заголовок к тексту, который отражает содержание документа и должен быть согласован с наименованием вида документа. Например, "Справка о доходах физического лица" или "Справка для получения кредита".

Текст справки должен содержать фактическую информацию. Для этого используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа.

Подпись. В данный реквизит включается:

- наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, сокращенное - на документе, оформленном на бланке);

- личная подпись и расшифровка подписи (по правилам сначала проставляются инициалы, а затем фамилия).

Приведем пример подписи на бланке учреждения.

Руководитель   личная подпись   К.И. Васильева

Если же подпись ставится не на бланке учреждения, то она отображается следующим образом:

Руководитель Тольяттинского управления

министерства образования и науки

Самарской области          личная подпись                  К.И. Васильева

При подписании справки несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. То есть первой идет наиболее высокая должность. Например, сначала подписывается руководитель (директор), а ниже уже будет подпись заместителя (главного бухгалтера и др.).

Печать организации. Исходя из требований действующего законодательства юридическое значение круглой печати заключается в удостоверении ее оттиском подлинности подписи лица, уполномоченного представлять юридическое лицо во внешних отношениях, а также того факта, что соответствующий документ исходит от юридического лица, являющегося самостоятельным участником гражданского оборота. То есть справки должны заверяться печатью организации.

К сведению. Согласно абз. 2 ст. 2, абз. 2 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2015 N 82-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ" для организаций, созданных в форме обществ с ограниченной ответственностью и акционерных обществ, отменена обязанность иметь печати, за исключением случаев, когда такая обязанность предусмотрена федеральным законом.

Справки по месту требования

Сразу подчеркнем, что в зависимости от места требования содержание справок может различаться. Поэтому работник, заказывая справку, должен уточнить, куда он собираетесь ее представлять и какие сведения надо в ней отразить. Так или иначе, справки выдаются работнику безвозмездно.

Работники, как правило, обращаются к работодателю или в кадровую службу за справками, подтверждающими место работы, должность (профессию, специальность), стаж работы, размер заработной платы, размер начисленных и фактически уплаченных страховых взносов на обязательное пенсионное страхование. Далее расскажем о наиболее востребованных справках, обращая внимание на их назначение и место требования.

Для назначения пособий. В целях получения единовременного пособия при рождении ребенка, если оба родителя работают, помимо прочих документов предоставляется справка с места работы другого родителя о том, что пособие не назначалось. Если один из родителей работает, а другой - нет, пособие назначается и выплачивается тому, кто работает. При этом неработающий родитель должен получить такую же справку из соцзащиты.

Обратите внимание! Если оба родителя не работают или обучаются на очной форме обучения, пособие назначается и выплачивается соцзащитой. В этом случае нужны выписки из трудовой книжки о последнем месте работы.

На основании ч. 6 ст. 13 Федерального закона N 255-ФЗ*(2), п. 54 Порядка и условий назначения и выплаты государственных пособий гражданам, имеющим детей, утвержденных Приказом Минздравсоцразвития РФ от 23.12.2009 N 1012н, для назначения пособия по уходу за ребенком застрахованное лицо представляет среди прочих документов справку с места работы (службы) матери (отца, обоих родителей) ребенка о том, что она (он, они) не использует отпуск по уходу за ребенком и не получает соответствующее ежемесячное пособие.

Кроме того, в случаях, предусмотренных ч. 2.1 и 2.2 ст. 13 Федерального закона N 255-ФЗ, при обращении за назначением пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам к страхователю по одному из последних мест работы (службы, иной деятельности) застрахованное лицо представляет также справку (справки) с места работы (службы, иной деятельности) у другого страхователя (у других страхователей) о том, что назначение и выплата пособий этим страхователем не осуществляются.

Для предоставления дополнительных оплачиваемых выходных дней одному из родителей (опекуну, попечителю) для ухода за детьми-инвалидами. Согласно пп. "г" п. 3 Правил предоставления дополнительных оплачиваемых выходных дней для ухода за детьми-инвалидами, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 13.10.2014 N 1048, родитель (опекун, попечитель) представляет справку с места работы другого родителя (опекуна, попечителя), подтверждающую, что на момент обращения такие выходные в этом календарном месяце им не использованы или использованы частично, либо справку с места работы другого родителя (опекуна, попечителя) о том, что от этого родителя (опекуна, попечителя) не поступало заявления о предоставлении ему в данном календарном месяце дополнительных оплачиваемых выходных дней. Эта справка не требуется в случаях, названных в п. 5 указанных Правил.

Так, Апелляционным определением Алтайского краевого суда от 01.09.2015 N 33-8308/2015 отказано работнику организации в дополнительных выходных, поскольку справка с места работы о том, что их не получал другой родитель, предоставлена не была.

В соцзащиту. В соответствии с Федеральным законом от 05.04.2003 N 44-ФЗ орган социальной защиты населения осуществляет учет доходов и расчет среднедушевого дохода семьи и дохода одиноко проживающего гражданина для признания их малоимущими и оказания им государственной социальной помощи. Такой расчет производится на основании справки с места работы, в которой должны быть отражены суммы доходов членов семьи или одиноко проживающего гражданина за три последних календарных месяца, предшествующих месяцу подачи заявления об оказании государственной социальной помощи. Например, если работник подает документы в органы соцзащиты в январе 2016 года, то он должен представить справку о полученных доходах за октябрь, ноябрь и декабрь 2015 года. При этом доходы каждого члена семьи или одиноко проживающего гражданина учитываются до вычета налогов и сборов по законодательству РФ.

Обратите внимание! Перечень видов доходов, учитываемых при расчете среднедушевого дохода семьи и дохода одиноко проживающего гражданина для оказания им государственной социальной помощи, утвержден Постановлением Правительства РФ от 20.08.2003 N 512.

Для банка. Практика кредитования сейчас очень распространена. Однако перед принятием решения о предоставлении кредита банки по общему правилу проверяют своих потенциальных клиентов на кредитоспособность. Основным документом, отражающим финансовое состояние работника, является справка о доходах с места работы. Она не всегда может быть затребована по форме 2-НДФЛ. Зачастую используется произвольная форма справки или форма, установленная самим банком, но в любом случае в ней должны содержаться сведения о получаемом доходе и производимых удержаниях.

Для получения визы. Справка с места работы понадобится и для получения визы в целях подтверждения финансовых возможностей и доказательства намерения вернуться обратно. В этом случае документ должен отвечать некоторым критериям и содержать определенные данные.

Так, справка в обязательном порядке печатается на фирменном бланке учреждения, на котором содержатся все контактные данные. При этом сам документ может составляться в произвольной форме, но должен содержать информацию о занимаемой должности и среднемесячной или среднегодовой заработной плате.

Следует учитывать, что текст справки для получения визы при направлении работника в загранкомандировку будет отличаться от текста справки, когда работнику понадобится виза для пребывания в отпуске.

Совместителю. Работник вправе заключать трудовые договоры о выполнении в свободное от основной работы время другой регулярной оплачиваемой работы у того же работодателя или у другого (внутреннее и внешнее совместительство) (ст. 60.1 ТК РФ).

Трудовые отношения в рамках совместительства возникают на основании трудовых договоров, заключение которых допускается с неограниченным числом работодателей, если иное не предусмотрено федеральным законом (ст. 282 ТК РФ).

К сведению. Особенности работы по совместительству педагогических, медицинских, фармацевтических работников и работников культуры утверждены Постановлением Минтруда РФ от 30.06.2003 N 41.

К документам, предъявляемым при приеме на работу по совместительству (ст. 283 ТК РФ), относится в том числе справка о характере и условиях труда по основному месту работы (при приеме на работу с вредными и (или) опасными условиями труда).

Кроме того, ч. 5 ст. 66 ТК РФ и п. 20 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, предусмотрено, что сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) по желанию работника вносятся по месту основной работы в трудовую книжку на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. К таким документам относятся надлежащим образом заверенная копия приказа о приеме на работу (увольнении) и справка с места работы.

В справке должны быть:

- данные о приеме (увольнении) работника-совместителя (дата, должность, место работы, реквизиты приказа о приеме на работу (увольнении));

- запись о том, что он трудится по настоящее время (уволен с такой-то даты).

Также в справке должен быть указан реквизит "адресат". Можно, в частности, написать "для предоставления по основному месту работы".

О командировке. Справка данного вида работникам требуется не очень часто, обычно достаточно копии приказа о направлении в командировку. Но в некоторых случаях без справки не обойтись. Например, она может понадобиться: в ЗАГС для быстрой росписи, если один из молодоженов планирует ехать в длительную командировку; работнику-студенту, если у него нет возможности прийти на экзамен или занятия; для обоснования отсутствия в суде на рассмотрении дела.

В тексте справки необходимо отразить в том числе период отсутствия в этой местности и пункт назначения.

Для центра занятости. Справки этого вида необходимы бывшим работникам при постановке на учет в центр занятости для определения размера пособия (п. 2 ст. 3 Закона N 1032-1*(3)). Такая справка оформляется произвольно (Письмо Роструда от 08.11.2010 N 3281-6-2).

К сведению. Размер пособия по безработице рассчитывается в соответствии с Порядком N 62*(4).

В справке указываются: период работы в учреждении; режим работы; средний заработок за последние 3 месяца; были ли неоплачиваемые периоды за 12 месяцев до увольнения (отпуск по уходу за ребенком до достижения им 3 лет (в том числе отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет), отпуск без сохранения заработной платы, время простоя, вынужденного прогула по вине работника).

Уточним, что расчетным периодом являются последние 3 календарных месяца (с 1-го до 1-го числа), предшествующих месяцу увольнения. Однако ВС РФ в Определении от 08.06.2006 N КАС06-151 пришел к выводу, что п. 3 Порядка N 62 не запрещает включать в состав расчетного 3-месячного периода последний месяц работы, в котором произведено увольнение, если это отвечает интересам работника.

Здесь же хотим обратить внимание на Апелляционное определение Костромского областного суда от 13.04.2015 N 33-507, в котором суд удовлетворил требование об обязании зарегистрировать гражданина в качестве безработного и назначить пособие по безработице, поскольку отсутствие справки с последнего места работы о средней заработной плате за последние 3 месяца работы не препятствует регистрации истца в качестве безработного. Кроме того, указано, что при отсутствии справки пособие по безработице гражданам, стремящимся возобновить трудовую деятельность после длительного (более одного года) перерыва, устанавливается в размере минимальной величины пособия по безработице. Аналогичное мнение приведено и в Определении Приморского краевого суда от 10.03.2015 N 33-1969.

Установленные формы справок

Если справку нельзя выдать в произвольной форме, а требуется применять установленную нормативно-правовым актом форму, не должно допускаться ее изменение, иначе выданный документ посчитают недействительным.

Справка по форме 2-НДФЛ. Как известно, работодатели ежегодно отчитываются в ИФНС по доходам, выплачиваемым работникам, а также удержанным с них суммам НДФЛ. Для этого подается справка 2-НДФЛ *(5) за налоговый период.

К сведению. Начиная с I квартала 2016 года справки о доходах работников представляются в налоговые органы ежеквартально по форме 6-НДФЛ (утверждена Приказом ФНС РФ от 14.10.2015 N ММВ-7-11/450@).

Учреждения, выступающие в роли налоговых агентов, обязаны выдавать справки по форме 2-НДФЛ также физическим лицам по их заявлениям (п. 3 ст. 230 НК РФ). Причем законодательство не ограничивает количество таких справок. Значит, налоговый агент не может отказать работнику, в том числе бывшему, если он повторно обратится за справкой 2-НДФЛ.

Отметим, что справки по форме 2-НДФЛ налоговый агент обязан выдать работникам и в случае неудержания НДФЛ с их доходов - не позднее 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом, в котором возникли соответствующие обстоятельства (п. 5 ст. 226 НК РФ). В таком случае на физическое лицо возлагается обязанность самостоятельно уплатить налог в бюджет. При этом на основании справки по форме 2-НДФЛ работник должен самостоятельно представить в налоговый орган декларацию по форме 3-НДФЛ не позднее 30 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом, и уплатить НДФЛ не позднее 15 июля года, следующего также за истекшим налоговым периодом (ст. 228, 229 НК РФ).

Справка о сумме заработной платы (утверждена Приказом Минтруда РФ от 30.04.2013 N 182н) выдается работнику при увольнении или по его письменному заявлению в соответствии с п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона N 255-ФЗ в целях осуществления выплат страхового обеспечения застрахованным лицам при наступлении страховых случаев, предусмотренных указанным федеральным законом.

* * *

В заключение хотим отметить несколько важных моментов:

- выдача справок - не право, а обязанность работодателя, который отвечает за достоверность представленной в ней информации;

- объем сведений, содержащихся в справке с места работы, зависит от того, кому она предназначена. При этом не следует превышать запрашиваемые объемы информации и указывать лишние сведения, не интересующие адресата справки;

- справка выдается лично в руки только самому заявителю, предоставлять ему сведения о трудовой деятельности другого работника работодатель не имеет права по Федеральному закону от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных".

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации".

*(2) Федеральный закон от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обеспечении пособиями по временной нетрудоспособности, по беременности и родам граждан, подлежащих обязательному социальному страхованию".

*(3) Закон РФ от 19.04.1991 N 1032-1 "О занятости населения в Российской Федерации".

*(4) Постановление Минтруда РФ от 12.08.2003 N 62 "Об утверждении Порядка исчисления среднего заработка для определения размера пособия по безработице и стипендии, выплачиваемой гражданам в период профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации по направлению органов службы занятости".

*(5) Приказ ФНС РФ от 30.10.2015 N ММВ-7-11/485@ "Об утверждении формы сведений о доходах физического лица, порядка заполнения и формата ее представления в электронной форме".