Предпринимателю-работодателю о новой форме отчетности по НДФЛ (Н.В. Фирфарова, журнал "Индивидуальный предприниматель: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь-февраль 2016 г.)

Предпринимателю-работодателю о новой форме отчетности по НДФЛ

Н.В. Фирфарова,

к.э.н., редактор журнала "ИП:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Журнал "Индивидуальный предприниматель: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь-февраль 2016 г., с. 17-27.

С 01.01.2016 налоговые агенты обязаны представлять в инспекцию ежеквартальный расчет исчисленных и удержанных сумм НДФЛ по форме 6-НДФЛ. Новая налоговая отчетность введена Федеральным законом от 02.05.2015 N 113-ФЗ. Данная обязанность напрямую касается и коммерсантов, использующих при осуществлении предпринимательской деятельности труд наемных работников. В этом случае они, выступая в качестве налоговых агентов, обязаны исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму НДФЛ в бюджет (п. 1 ст. 226 НК РФ), приняв во внимание законодательные нововведения 2016 года.

В статье речь пойдет о правилах и порядке составления налоговым агентом отчетности по форме 6-НДФЛ.

Расчет по форме 6-НДФЛ: общие моменты

Форма расчета сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ), утверждена Приказом ФНС России от 14.10.2015 N ММВ-7-11/450@. Кроме того, указанным документом установлен порядок заполнения и представления расчета сумм налога (далее - Порядок), а также формат его представления в электронном виде.

С 2016 года индивидуальный предприниматель обязан представить в инспекцию расчет сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных им как налоговым агентом, по всем физическим лицам - работникам предпринимателя*(1). Расчет должен быть представлен по месту его жительства. Что касается коммерсантов, которые состоят на учете в ИФНС по месту ведения деятельности в связи с применением системы налогообложения в ЕНВД, а также ПСНО, им необходимо сдать названную форму отчетности в налоговый орган по месту учета в связи с осуществлением такой деятельности (п. 2 ст. 230 НК РФ).

О способах представления расчета

Вышеупомянутый вид отчетности представляется налоговыми агентами в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи. При этом начиная с 01.01.2016 при численности наемных работников - физических лиц, получивших доходы в истекшем налоговом периоде 2015 года, до 25 человек налоговые агенты могут подавать сведения об их доходах и суммах исчисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ на бумажных носителях (абз. 6 п. 2 ст. 230 НК РФ).

Как подчеркнула ФНС в Письме от 05.11.2015 N БС-4-11/19263, представление сведений на бумажном носителе налоговым агентом, численность наемных работников которого составляет 25 человек и более, налоговым законодательством не предусмотрено.

К сведению. Напомним, что до 2016 года указанные сведения представлялись налоговым агентом на бумаге при численности физических лиц, получивших доходы в налоговом периоде, до 10 человек.

Об ответственности налогового агента

Датой представления расчета 6-НДФЛ считается:

- дата его фактического представления - при подаче лично или через представителя налогового агента в налоговый орган;

- дата его отправки почтовым отправлением с описью вложения - при отправке по почте;

- дата его отправки, зафиксированная в подтверждении даты отправки в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи оператора электронного документооборота.

Если налоговый агент добросовестно не исполнил обязанность по представлению расчета, это может иметь для него негативные последствия: взыскание штрафа за несвоевременное представление документа либо представление недостоверных сведений (п. 1.2 ст. 126 НК РФ).

Кроме того, с 01.01.2016 налоговые органы также вправе приостанавливать операции по банковским счетам (переводы электронных денежных средств) налоговых агентов в случае непредставления ими в инспекцию расчета сумм НДФЛ в течение 10 дней по истечении установленного срока (п. 4 ст. 1, ч. 3 ст. 4 Федерального закона N 113-ФЗ).

Порядок составления расчета 6-НДФЛ

Форма 6-НДФЛ содержит обобщенную налоговым агентом информацию в целом по всем физическим лицам, получившим доходы от налогового агента (а не по каждому наемному работнику, в отличие от справки 2-НДФЛ), в том числе о датах и суммах фактически полученных доходов и удержанного налога.

Расчет составляется нарастающим итогом за первый квартал, полугодие, девять месяцев и год. Его форма заполняется на основании данных учета доходов, начисленных и выплаченных физическим лицам налоговым агентом, предоставленных им налоговых вычетов, исчисленного и удержанного НДФЛ, содержащихся в регистрах налогового учета.

В случае если инспекцией в ходе проведения проверки выявляются факты отсутствия учета объекта обложения НДФЛ в разрезе каждого физического лица, налоговый агент подлежит привлечению к ответственности, предусмотренной ст. 120 НК РФ, за грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения (п. 2 Письма ФНС России от 29.12.2012 N АС-4-2/22690).

К сведению. На основании ст. 120 НК РФ под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается отсутствие первичных документов, или счетов-фактур, или регистров налогового учета, систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение в регистрах налогового учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений.

В силу п. 2 ст. 230 НК РФ расчет сумм НДФЛ формируется ежеквартально и представляется:

- за первый квартал, полугодие, девять месяцев - не позднее последнего дня месяца, следующего за соответствующим периодом;за год - не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом.

Следовательно, первый раз индивидуальному предпринимателю - налоговому агенту необходимо представить расчет по форме 6-НДФЛ за I квартал 2016 года не позднее 30 апреля. Однако период с 30.04.2016 по 03.05.2016 выпадает на выходные дни (Постановление Правительства РФ от 24.09.2015 N 1017 "О переносе выходных дней в 2016 году"). Таким образом, отчетность по форме 6-НДФЛ необходимо направить в инспекцию не позднее 04.05.2016.

Форма 6-НДФЛ включает:

- титульный лист (страница 001);

- раздел 1 "Обобщенные показатели";

- раздел 2 "Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного НДФЛ".

Нюансы заполнения титульного листа

Как коммерсанту заполнить строки титульного листа? Для наглядности представим информацию в табличном виде.

Строка	Пояснения
Номер корректировки	При представлении первичного расчета проставляется "000", уточненного - номер корректировки ("001", "002" и т.д.)
Период представления (код)	Код периода представления (приложение 1 к Порядку): 21 - I квартал; 31 - полугодие; 33 - 9 месяцев; 34 - год
Налоговый период (год)	Четыре цифры, обозначающие соответствующий период*
Представляется в налоговый орган (код)	Код налогового органа, в который направляется расчет**
По месту нахождения (учета) (код)	Код места представления расчета (приложение 2 к Порядку): 120 - по месту жительства ИП; 320 - по месту осуществления деятельности коммерсанта
Налоговый агент	Указывается полностью, без сокращений, фамилия, имя, отчество (при наличии) предпринимателя в соответствии с документом, удостоверяющим его личность
Код по ОКТМО	ИП, признаваемые налоговыми агентами, отражают код по ОКТМО по месту жительства***. Коммерсанты, которые состоят на учете по месту осуществления деятельности в связи с применением спецрежима в виде ЕНВД и (или) ПСНО, указывают код по ОКТМО по месту ведения такой деятельности
Достоверность и полноту сведений, указанных в настоящем расчете, подтверждаю	В случае подтверждения сведений налоговым агентом проставляется 1; в случае подтверждения сведений его представителем - 2, а также указывается фамилия, имя, отчество лица (наименование организации) - представителя
Заполняется работником налогового органа	Отражаются сведения о способе представления расчета (приложение 3 к Порядку), количестве его страниц и количестве листов документа, подтверждающего полномочия представителя, если он представляет или подписывает расчет, дате его представления (получения), номере, под которым он зарегистрирован, фамилии и инициалах имени и отчества работника инспекции, его принявшего, подпись
* К примеру, 2016. ** Например, 5262, где 52 - код региона, 62 - код налогового органа. *** Коды по ОКТМО содержатся в ОК 033-2013 (ОКТМО) "Общероссийский классификатор территорий муниципальных образований" (утвержден Приказом Росстандарта от 14.06.2013 N 159-ст).

Порядок заполнения раздела 1

В данном разделе указываются обобщенные по всем наемным работникам предпринимателя суммы начисленного дохода, исчисленного и удержанного НДФЛ нарастающим итогом с начала налогового периода.

Строка	Пояснения
010	Ставка налога, с применением которой исчислена сумма НДФЛ
020	Сумма дохода, начисленного нарастающим итогом с начала налогового периода (обобщенная по всем физическим лицам)
025	Сумма дохода в виде дивидендов по всем наемным работникам
030	Сумма вычетов нарастающим итогом с начала налогового периода
040	Сумма НДФЛ, исчисленного нарастающим итогом с начала налогового периода ((стр. 020 - стр. 030) х стр. 010)
045	Сумма налога на доходы в виде дивидендов, исчисленного нарастающим итогом с начала налогового периода (стр. 040 - (стр. 025 х 13%))
050	Сумма фиксированных авансовых платежей, принимаемая в уменьшение суммы налога, исчисленного с начала налогового периода

Обратите внимание! Если налоговый агент выплачивал физическим лицам в течение налогового периода (периода представления) доходы, облагаемые по разным ставкам, раздел 1 по вышеназванным строкам заполняется для каждой из ставок налога.

В случае если показатели соответствующих строк раздела 1 не могут быть размещены на одной странице, заполняется необходимое количество страниц.

В разделе 1 итоговые показатели по всем ставкам по строкам 060-090 заполняются на первой странице.

Строка	Пояснения
060	Количество физических лиц, получивших в налоговом периоде облагаемый доход*
070	Общая сумма удержанного НДФЛ
080	Сумма налога, не удержанная налоговым агентом, нарастающим итогом с начала налогового периода
090	Сумма налога, возвращенная налоговым агентом налогоплательщикам (ст. 231 НК РФ), нарастающим итогом с начала налогового периода
* В случае увольнения и приема на работу в течение одного налогового периода одного и того же сотрудника количество физических лиц не корректируется (п. 3.3 Порядка).

Пример 1

Индивидуальный предприниматель в I квартале 2016 года начислил доход 10 наемным работникам. В II квартале (апреле) уволились 3 человека, затем (в июне) было принято 5 человек, причем двое из них - прежние уволенные сотрудники.

Какое количество физических лиц, получивших в налоговом периоде налогооблагаемый доход, необходимо отразить коммерсанту по строке 060 по итогам полугодия?

Для расчета суммы НДФЛ за полугодие налоговому агенту нужно использовать данные по 13 (10 + 5 - 2) физическим лицам - наемным работникам, получившим в налоговом периоде налогооблагаемый доход.

Порядок заполнения раздела 2

В данном разделе указываются даты фактического получения физическими лицами дохода, даты удержания НДФЛ, сроки его перечисления и обобщенные по всем физическим лицам суммы фактически полученного дохода и удержанного налога.

Строка	Пояснения
100	Дата фактического получения доходов по строке 130 *
110	Дата удержания НДФЛ с суммы фактически полученных доходов по строке 130
120	Дата, не позднее которой должна быть перечислена сумма НДФЛ
130	Обобщенная сумма фактически полученных доходов (без вычитания суммы удержанного налога) в указанную в строке 100 дату
140	Обобщенная сумма удержанного налога в обозначенную в строке 110 дату
* Строка 100 заполняется с учетом положений ст. 223 НК РФ (Письмо ФНС России от 13.11.2015 N БС-4-11/19829).

Обратите внимание! Если в отношении различных видов доходов с одной датой их фактического получения имеются различные сроки перечисления налога, то строки 100-140 заполняются по каждому сроку перечисления налога отдельно.

С 2016 года действует новый порядок исчисления и удержания НДФЛ, изложенный в п. 3 ст. 226 НК РФ. Ранее (до этой даты) исчисление сумм НДФЛ производилось налоговым агентом нарастающим итогом с начала налогового периода по итогам каждого месяца применительно ко всем доходам, в отношении которых применялась налоговая ставка 13%. С 2016 года порядок расчета налога изменен. Налоговые агенты исчисляют НДФЛ также нарастающим итогом с зачетом налога, удержанного в предыдущие месяцы текущего налогового периода. Однако сумма НДФЛ рассчитывается на дату фактического получения дохода, устанавливаемую в соответствии со ст. 223 НК РФ. Иными словами, сумма налога определяется столько раз в течение месяца, сколько раз налоговый агент являлся источником выплаты доходов физического лица (до этого года налог исчислялся один раз на конец месяца исходя из всех произведенных в этом месяце выплат, подлежащих налогообложению по ставке 13%).

Датой получения дохода признается дата, на которую доход считается фактически полученным для целей включения его в налогооблагаемую базу. В пункте 1 ст. 223 НК РФ разъяснено, как установить момент получения физическим лицом дохода. Он зависит от вида дохода.

В силу названной нормы дата фактического получения дохода определяется следующим образом.

Вид дохода	Налоговая норма статьи 223 НК РФ	Дата получения дохода
Доход в денежной форме	Подпункт 1 п. 1	День выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц
Доход в натуральной форме	Подпункт 2 п. 1	День передачи доходов в натуральной форме
Материальная выгода от экономии на процентах при получении заемных (кредитных) средств	Подпункт 7 п. 1	Последний день каждого месяца в течение срока, на который были предоставлены заемные (кредитные) средства
Доход в виде зачета встречных однородных требований	Подпункт 4 п. 1	Дата зачета встречных однородных требований
Командировочные выплаты	Подпункт 6 п. 1	Последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки
Оплата труда	Пункт 2	Последний день месяца, за который наемному работнику был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (контрактом)
Оплата труда в случае прекращения трудовых отношений до истечения календарного месяца	Абзац 2 п. 2	Последний день работы, за который наемному работнику начислен доход

Исчисленную сумму налога налоговые агенты обязаны удержать непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ). При этом удержание производится за счет любых денежных средств, выплачиваемых как самому налогоплательщику, так и третьим лицам (по его поручению).

При выплате коммерсантом наемному работнику дохода в натуральной форме или получении последним дохода в виде материальной выгоды удержание исчисленного НДФЛ осуществляется предпринимателем за счет любых доходов, выплачиваемых им налогоплательщику в денежной форме. При этом удерживаемая сумма налога не может превышать 50% суммы дохода, выплачиваемого в денежной форме.

С 2016 года действует новый порядок уплаты сумм НДФЛ в бюджет. В соответствии с п. 6 ст. 226 НК РФ суммы НДФЛ должны быть перечислены не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода. Исключение составляют:

- пособия по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком);

- оплата отпусков.

При выплате данных доходов налоговые агенты обязаны вносить в бюджет суммы исчисленного и удержанного налога не позднее последнего числа месяца, в котором они выплачены.

По общему правилу, установленному п. 7 ст. 226 НК РФ, совокупная сумма НДФЛ уплачивается в бюджет по месту жительства индивидуального предпринимателя - налогового агента в ИФНС. Налоговые агенты - коммерсанты, состоящие на учете в налоговом органе в качестве плательщиков ЕНВД, а также применяющие ПСНО, с доходов наемных работников обязаны перечислять исчисленные и удержанные суммы НДФЛ в бюджет по месту своего учета в связи с осуществлением соответствующей деятельности.

Пример 2

В I квартале 2016 года бизнесмен осуществляет предпринимательскую деятельность с привлечением 15 наемных работников. Оклад работника согласно трудовому договору составляет 25 000 руб. и выплачивается равными частями:

- за первую половину месяца - 28-го числа этого месяца;

- за вторую половину месяца - 11-го числа следующего месяца.

Как заполнить расчет 6-НДФЛ по итогам I квартала 2016 года, если налоговые вычеты наемникам не предоставляются, возврат налога не осуществляется?

Что изменится в работе?

В отношении дохода в виде оплаты труда применяется ставка налога 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ). Датой его получения признается последний день месяца, за который наемному работнику был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (п. 2 ст. 223 НК РФ), то есть 31.01.2016, 29.02.2016, 31.03.2016.

В силу п. 4 ст. 226 НК РФ удержать НДФЛ из дохода работника необходимо при его фактической выплате, то есть 11.02.2016, 11.03.2016, 11.04.2016, а перечислить - не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода, то есть не позднее 12.02.2016, 14.03.2016 (так как 12 и 13 марта - выходные дни), 12.04.2016.

Данные по I кварталу 2016 года представим в таблице.

Месяц, за который выплачена заработная плата	Сумма заработной платы работников, руб.	Сумма НДФЛ, руб.	Дата фактического получения дохода	Дата удержания НДФЛ	Дата перечисления НДФЛ в бюджет
Январь	375 000	48 750	31.01.2016	11.02.2016	12.02.2016
Февраль	375 000	48 750	29.02.2016	11.03.2016	14.03.2016
Март	375 000	48 750	31.03.2016	11.04.2016	12.04.2016
Итого	1 125 000	146 250	-	-	-

Порядок заполнения разделов 1 и 2 расчета 6-НДФЛ представлен на стр. 27.

/-\             /-\        /-----------------------\

| |  штрих-код  | |    ИНН | | | | | | | | | | | | |

\-/  1520 1027  \-/        \-----------------------/

                           /-----------------\       /-----\

                       КПП | | | | | | | | | |  Стр. | | | |

                           \-----------------/       \-----/

Раздел 1. Обобщенные показатели

     Ставка налога, %

    /---\

010 |1|3|

    \---/

     Сумма начисленного дохода                    В том числе сумма начисленного дохода в виде

                                                  дивидендов

    /-----------------------------\ /---\         /-----------------------------\ /---\

020 |1|1|2|5|0|0|0|-|-|-|-|-|-|-|-| |-|-|     025 |0|-|-|-|-|-|-|-|-|-|-|-|-|-|-| |-|-|

    \-----------------------------/.\---/         \-----------------------------/.\---/

     Сумма налоговых вычетов                       Сумма исчисленного налога

    /-----------------------------\ /---\         /-----------------------------\

030 |0|-|-|-|-|-|-|-|-|-|-|-|-|-|-| |-|-|     040 |1|4|6|2|5|0|-|-|-|-|-|-|-|-|-|

    \-----------------------------/.\---/         \-----------------------------/

     В том числе сумма исчисленного налога         Сумма фиксированного аванского платежа

     на доходы в виде дивидендов

    /-----------------------------\               /-----------------------------\

045 |0|-|-|-|-|-|-|-|-|-|-|-|-|-|-|           050 |0|-|-|-|-|-|-|-|-|-|-|-|-|-|-|

    \-----------------------------/               \-----------------------------/

Итого по всем ставкам

     Количество физических лиц, получивших         Сумма удержанного налога

     доход

    /-------------\                               /-----------------------------\

060 |1|5|-|-|-|-|-|                           070 |1|4|6|2|5|0|-|-|-|-|-|-|-|-|-|

    \-------------/                               \-----------------------------/

     Сумма налога, не удержанная налоговым         Сумма налога, возвращенная налоговым агентом

     агентом

    /-----------------------------\               /-----------------------------\

080 |0|-|-|-|-|-|-|-|-|-|-|-|-|-|-|           090 |0|-|-|-|-|-|-|-|-|-|-|-|-|-|-|

    \-----------------------------/               \-----------------------------/

Раздел 2. Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц

     Дата фактического получения дохода/          Сумма фактически полученного дохода/

     Дата удержания налога/                       Сумма удержанного налога

     Срок перечисления налога

    /---\ /---\ /-------\                         /-----------------------------\ /---\

100 |3|1| |0|1| |2|0|1|6|                     130 |3|7|5|0|0|0|-|-|-|-|-|-|-|-|-| |-|-|

    \---/.\---/.\-------/                         \-----------------------------/.\---/

    /---\ /---\ /-------\                         /-----------------------------\

110 |1|1| |0|1| |2|0|1|6|                     140 |4|8|7|5|0|-|-|-|-|-|-|-|-|-|-|

    \---/.\---/.\-------/                         \-----------------------------/

    /---\ /---\ /-------\

120 |1|2| |0|2| |2|0|1|6|

    \---/.\---/.\-------/

    /---\ /---\ /-------\                         /-----------------------------\ /---\

100 |2|9| |0|2| |2|0|1|6|                     130 |3|7|5|0|0|0|-|-|-|-|-|-|-|-|-| |-|-|

    \---/.\---/.\-------/                         \-----------------------------/.\---/

    /---\ /---\ /-------\                         /-----------------------------\

110 |1|1| |0|3| |2|0|1|6|                     140 |4|8|7|5|0|-|-|-|-|-|-|-|-|-|-|

    \---/.\---/.\-------/                         \-----------------------------/

    /---\ /---\ /-------\

120 |1|4| |0|3| |2|0|1|6|

    \---/.\---/.\-------/

    /---\ /---\ /-------\                         /-----------------------------\ /---\

100 |3|1| |0|3| |2|0|1|6|                     130 |3|7|5|0|0|0|-|-|-|-|-|-|-|-|-| |-|-|

    \---/.\---/.\-------/                         \-----------------------------/.\---/

    /---\ /---\ /-------\                         /-----------------------------\

110 |1|1| |0|4| |2|0|1|6|                     140 |4|8|7|5|0|-|-|-|-|-|-|-|-|-|-|

    \---/.\---/.\-------/                         \-----------------------------/

    /---\ /---\ /-------\

120 |1|2| |0|4| |2|0|1|6|

    \---/.\---/.\-------/

    /---\ /---\ /-------\                         /-----------------------------\ /---\

100 |-|-| |-|-| |-|-|-|-|                     130 |-|-|-|-|-|-|-|-|-|-|-|-|-|-|-| |-|-|

    \---/.\---/.\-------/                         \-----------------------------/.\---/

    /---\ /---\ /-------\                         /-----------------------------\

110 |-|-| |-|-| |-|-|-|-|                     140 |-|-|-|-|-|-|-|-|-|-|-|-|-|-|-|

    \---/.\---/.\-------/                         \-----------------------------/

    /---\ /---\ /-------\

120 |-|-| |-|-| |-|-|-|-|

    \---/.\---/.\-------/

    /---\ /---\ /-------\                         /-----------------------------\ /---\

100 |-|-| |-|-| |-|-|-|-|                     130 |-|-|-|-|-|-|-|-|-|-|-|-|-|-|-| |-|-|

    \---/.\---/.\-------/                         \-----------------------------/.\---/

    /---\ /---\ /-------\                         /-----------------------------\

110 |-|-| |-|-| |-|-|-|-|                     140 |-|-|-|-|-|-|-|-|-|-|-|-|-|-|-|

    \---/.\---/.\-------/                         \-----------------------------/

    /---\ /---\ /-------\

120 |-|-| |-|-| |-|-|-|-|

    \---/.\---/.\-------/

/-\  Достоверность и полноту сведений, указанных на данной странице, подтверждаю:        /-\

| |            __________________(подпись)     ____________________(дата)                | |

\-/                                                                                      \-/

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Дополнительно см. Информацию ФНС России от 26.11.2015 "О разъяснении нового порядка расчета налога на доходы физических лиц налоговым агентом".