Письмо УФНС России по г. Москве от 5 июня 2009 г. N 16-15/057712 О перечне документов являющихся основанием для принятия к учету в целях налогообложения прибыли расходов на командировки, произведенных иностранной организацией, осуществляющей деятельность в РФ через постоянное представительство

Письмо УФНС России по г. Москве от 5 июня 2009 г. N 16-15/057712

ГАРАНТ:

См. дополнительно в Энциклопедии хозяйственных ситуаций: "Расходы на командировки по территории РФ"

Вопрос: Иностранная организация осуществляет деятельность в Российской Федерации через постоянное представительство. Какие документы являются основанием для принятия к учету в целях налогообложения прибыли расходов на командировки, в том числе на выплату суточных?

Ответ: В соответствии со статьей 246 НК РФ иностранные организации, осуществляющие свою деятельность в РФ через постоянные представительства, признаются плательщиками налога на прибыль в РФ.

Объектом налогообложения по налогу на прибыль для иностранных организаций признается прибыль, которая определяется как разность между всеми относящимися к постоянному представительству доходами и всеми произведенными этим постоянным представительством расходами, исчисленными в соответствии с положениями главы 25 НК РФ.

На основании пункта 1 статьи 252 НК РФ налогоплательщик вправе уменьшить полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, перечисленных в статье 270 Кодекса).

Расходами для целей налогообложения прибыли признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных в статье 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, которые, в частности, включают затраты на выплату суточных.

В соответствии с Федеральным законом от 22.07.2008 N 158-ФЗ "О внесении изменений в главы 21, 23, 24, 25 и 26 части второй НК РФ и некоторые другие акты законодательства Российской Федерации о налогах и сборах" начиная с 1 января 2009 года налогоплательщики вправе принимать для целей исчисления налоговой базы по налогу на прибыль расходы на выплату суточных в размере фактических затрат.

При этом в статье 168 ТК РФ предусмотрено, что порядок и размер возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Согласно статье 9 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, и содержат обязательные реквизиты. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, указанные в статье 9 Закона N 129-ФЗ.

Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 утверждены унифицированные формы первичной документации по учету труда и его оплаты.

При направлении работника в командировку должны быть оформлены следующие документы:

- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку по формам N Т-9 и Т-9а;

- командировочное удостоверение - форма N Т-10. Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Суточные выплачиваются только за дни пребывания в командировке, количество которых определяется на основании отметок в командировочном удостоверении;

- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме N Т-10а.

Кроме того, на основании пункта 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением Совета директоров Банка России от 22.09.93 N 40, работник не позднее трех дней по возвращении из командировки обязан составить авансовый отчет (форма N АО-1).

Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 утверждена форма авансового отчета.

К авансовому отчету должны быть приложены оправдательные документы: авиа- и (или) железнодорожные билеты (подтверждающие расходы на проезд), счета гостиниц (подтверждающие расходы на проживание) и другие документы, подтверждающие произведенные расходы. При заграничных командировках к авансовому отчету прилагаются ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы (подтверждающие время пребывания работника в загранкомандировке).

Следовательно, основанием для признания в целях налогообложения прибыли расходов, связанных с оплатой суточных, являются:

- коллективный договор или локальный нормативный акт, в котором определен размер возмещения расходов, связанных со служебными командировками;

- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;

- командировочное удостоверение, содержащее отметки о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки;

- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;

- авансовый отчет с приложением оправдательных документов (в том числе ксерокопий страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы);

- документы, подтверждающие расходы на питание в период нахождения работника в командировке;

- другие документы, подтверждающие расходы, связанные со служебной командировкой.

Заместитель руководителя Управления ФНС России по г. Москве советник государственной гражданской службы РФ 1-го класса

А.Н. Чугунова