Вопрос: Обязан ли работодатель (коммерческая организация) вести личные карточки работников (унифицированная форма Т-2)? Может ли работодатель личные карточки распечатывать (а не писать от руки) на листах формата А4 на тонкой бумаге (не картон)? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", сентябрь 2015 г.)

Обязан ли работодатель (коммерческая организация) вести личные карточки работников (унифицированная форма Т-2)? Может ли работодатель личные карточки распечатывать (а не писать от руки) на листах формата А4 на тонкой бумаге (не картон)?

Да, обязан. Обязательность ведения личной карточки по форме Т-2 установлена Правилами ведения и хранения трудовых книжек, в которых говорится, что с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Законодательство не содержит определенных требований к заполнению личной карточки формы Т-2. Следовательно, ее можно заполнять как в рукописном варианте, так и в печатном. Однако, в случае ведения личной карточки в печатном виде Вам придется каждый раз при внесении каких- либо изменений перепечатывать ее, а, следовательно, и заново собирать подписи работника. Вследствие чего, может возникнуть проблема, что работник просто откажется подписывать записи внесенные ранее.

Кроме этого, раздел II личных карточек военнообязанных граждан и призывников заполняется только вручную, записи производятся чернилами, шариковыми, гелиевыми и другими ручками черного и синего цветов, а отметки о проведении сверки с документами воинского учета военных комиссариатов - простым карандашом.

Так как личные карточки работников должны храниться 75 лет, то целесообразнее использовать для них картон, так как в противном случае личная карточка довольно скоро приходит в негодность. Но, поскольку никакие нормативные правовые акты не содержат указаний на то, что личная карточка может оформляться исключительно на картоне, работодатель вправе вести ее на простой бумаге.

Правовое обоснование:

В п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, указано, что с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Однако раздел II личных карточек должен вестись аккуратно, без помарок и неустановленных сокращений, четким и разборчивым почерком. Записи должны производиться чернилами, шариковыми, гелевыми и другими ручками черного или синего цветов, а отметки о проведении сверки с документами воинского учета военных комиссариатов (органов местного самоуправления) - простым карандашом (п. 7 Порядка заполнения раздела II "Сведения о воинском учете" личных карточек на военнообязанных и призывников, утвержденного Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.04.2008).

Согласно п. 658 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 личная карточка работника должна храниться 75 лет.

Информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", сентябрь 2015 г.