Исправления и перерасчеты заработной платы (А.Д. Радченко, журнал "БУХ.1С", N 1, январь 2016 г.)

Исправления и перерасчеты заработной платы

А.Д. Радченко,

специалист компании ООО "1С-Корпоративные системы управления"

Журнал "БУХ.1С", N 1, январь 2016 г.

В программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8" редакции 3.0 начиная с версии 3.0.24*(1) усовершенствован механизм исправления первичных документов, касающихся расчета и перерасчета заработной платы, а также пособий за прошлые периоды, удержанного из зарплаты НДФЛ и исчисленных страховых взносов. Об этом в статье расскажет А.Д. Радченко, специалист компании ООО "1С-Корпоративные системы управления", являющейся центром компетенции по ERP-решениям фирмы "1С" (1С:Центр ERP), имеющей статус "1С:Центр сетевой компетенции", участника проекта "1С:Консалтинг".

В работе расчетчика достаточно часто встречаются ситуации, когда необходимо частично или полностью изменить данные ранее введенных документов, напрямую или косвенно участвующих в расчете зарплаты. Ситуации могут быть связаны со счетными ошибками бухгалтера, кадровыми и организационными изменениями в компании, индексацией заработной платы, "опоздавшего" больничного. Бывают и курьезные случаи, например, выплата двух зарплат сотруднику - за себя и за однофамильца. Нередко обнаруживаются ошибки и при проведении инвентаризации.

Законодательство о корректировке зарплаты - о чем важно помнить

При корректировке заработной платы как в сторону увеличения, так и уменьшения, нужно следовать нормам законодательства. Так, согласно Трудовому кодексу РФ перерасчет зарплаты производится, например, в случае индексации заработной платы (ст. 134 ТК РФ). Излишне начисленная зарплата может быть удержана (ст. 137 ТК РФ):

для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы;

для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса;

для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда;

при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска.

Обратите внимание, что излишне выплаченную зарплату, в том числе при неправильном применении норм трудового законодательства, нельзя удержать, за исключением:

счетной ошибки*(2);

если органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина работника в невыполнении норм труда или простое;

если заработная плата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.

В других случаях работник может возместить ошибочно выданную зарплату только в добровольном порядке (п. 3 ст. 1109 ГК РФ).

Примечание. ИС 1С:ИТС. Об удержаниях из заработной платы сотрудника по инициативе работодателя; по исполнительным листам; по инициативе работника читайте в "Справочнике кадровика" в разделе "Кадры и оплата труда" http://its.1c.ru/db/stafft#content:34237:hdoc.

Новые возможности "1С:Зарплаты и управления персоналом 8" по исправлению зарплаты

Механизм исправления первичных учетных документов и перерасчета заработной платы давно существует в типовых продуктах "1С:Предприятия", автоматизирующих расчет зарплаты: "1С:Зарплата и кадры 7.7", "1С:Зарплата и управление персоналом 8" (ред. 2.5) и других программах, включающих в себя компоненты расчета заработной платы. В программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8" (ред. 3.0) этот механизм усовершенствован и сделан более удобным для пользователя.

Исправить документы, и принять исправления к учету можно тремя способами:

ввести документ "задним числом" - это, например, "забытый документ", который не был своевременно принят к учету;

исправить документ прошлого периода;

сторнировать документ.

Рассмотрим, как отражать каждую из этих ситуаций в программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8" редакции 3.0.

Ввод документа "задним числом" - "забытый документ"

Данный способ позволяет зарегистрировать в базе документ, относящийся к прошедшему периоду.

Пример 1

Предположим, что в конце февраля 2015 года расчетчику поступил листок нетрудоспособности за январь 2015 года. Зарплата за январь уже рассчитана и выплачена ранее. Работнику выплачен оклад за полный месяц.

Создадим документ Больничный лист с месяцем регистрации Февраль 2015. Период больничного листа укажем - с 16 по 31 января (рис. 1).

Рис. 1. Суммарные значения начислений и перерасчетов на первой странице документа

Суммарные значения начислений и отдельно суммарные значения выполненных перерасчетов отражаются на первой странице документа. Это позволяет пользователю визуально контролировать результаты расчета. Перерасчеты начислений прошлых периодов отделены от начислений и отражаются на отдельной закладке документа Перерасчет прошлого периода.

Исправление документа прошлого периода

Данный способ используется, если в текущем периоде производится корректировка информации, содержащейся в документе, принятом к учету в прошлом периоде.

Пример 2

В практике возникают ситуации, требующие исправления: - в документ был введен неправильный период; - в документе был выбран не тот сотрудник; - работнику, к примеру, был предоставлен отпуск с 01.02.2015 по 28.02.2015, отпускные выплачены 29.01.2015. Затем с письменного согласия работника он был отозван из отпуска с 15.02.2015.

В документе, который проведен и оплачен в прошлом периоде, становятся видимы и доступны команды Исправить и Сторнировать (рис. 2). Рядом с кнопками отражается комментарий, поясняющий почему данный документ не рекомендуется исправлять в самом документе.

Рис. 2. Исправление и сторнирование в документах прошлого периода

Сторнирование документа

Данный способ исправления позволяет отменить результаты действия документа, проведенного в прошедшем периоде.

Пример 3

Ситуации, требующие сторнирования документа прошлого периода: - в прошедшем периоде введен и оплачен больничный, который позже был признан недостоверным; - работнику ошибочно была установлена доплата; - работнику, к примеру, предоставлен отпуск с 01.02.2015 по 28.02.2015, отпускные выплачены 29.01.2015. Затем с письменного согласия этого работника его отпуск был целиком отменен 02.02.2015.

Обратите внимание на особенности механизма сторнирования в программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8" (ред. 3.0):

команда Сторнировать расположена непосредственно в исправляемом документе рядом с кнопкой Исправить. Внешний вид и совместное размещение кнопок показаны на рисунке 2;

документ Сторнирование проводится, что позволяет сначала подготовить документ, а позже применить его действие, либо отменить действие ранее проведенного документа, если это по каким-либо причинам необходимо.

Документ Сторнирование начислений позволяет не только сторнировать произведенные ранее начисления, но и вводить новые начисления, которые зависят от сторнируемых - закладка Доначисления и перерасчеты (рис. 3).

Рис. 3. Документ "Сторнирование начислений", закладка "Сторнировано"

Исправление и сторнирование документов прошедшего периода - ответы на частые вопросы

В практике у пользователей нередко возникают вопросы по исправлению, сторнированию или перерасчету заработной платы. Ответим на те, которые задаются чаще всего.

В документах текущего периода команды "Исправить" и "Сторнировать" не видны. Когда в документе появляются команды исправления и сторнирования?

Кнопки появляются в документе, по которому уже была произведена выплата зарплаты либо проведен документ Отражение зарплаты в бухучете.

Когда в документе появляется закладка "Пересчет - Пересчет прошлого периода", либо "Пересчет начислений", "Пересчет пособий", "Доначисления, перерасчеты"?

Если это - документ прошедшего периода или документ - "исправление".

Почему не рассчитываются удержания?

Удержания рассчитываются в текущем расчетном периоде с учетом предыдущего результата расчета прошлых периодов.

Формы команд в зависимости от состояния документа

В зависимости от состояния документа, который может быть исправлен, по-разному отражаются команды Исправить и Сторнировать, а также ссылки на исправительные и исправляемые документы. Возможны следующие варианты:

Документ еще не имеет смысла исправлять (рис. 4).

Рис. 4. Документ еще не имеет смысла исправлять

Документ уже лучше корректировать через механизм исправлений, а не перепроводить существующий экземпляр документа (рис. 5).

Рис. 5. Документ можно исправить или сторнировать

Документ уже исправлен (рис. 6).

Рис. 6. Документ исправлен

Документ уже сторнирован (рис. 7).

Рис. 7. Документ сторнирован

Документ - исправление документа предыдущего периода.

При этом текущий период уже закрыт и если требуется повторное исправление или отмена документа, то лучше это делать через механизм исправления/сторнирования (рис. 8).

Рис. 8. Документ-исправление в закрытом периоде

Документ является исправлением документа предыдущего периода и при этом сам уже исправлен (повторное исправление) (рис. 9).

Рис. 9. Документ-исправление повторно исправлен

Документ является исправлением документа предыдущего периода и при этом сторнирован. Редактировать его нельзя (рис. 10).

Рис. 10. Документ-исправление сторнирован

Возможности "1С:Зарплаты и управления персоналом 8" в части перерасчета заработной платы

Перерасчет начисленной зарплаты

Перерасчеты регистрируются при изменении данных для расчета зарплаты в периодах, за которые уже была произведена выплата заработной платы. Причинами регистрации перерасчетов являются изменения:

состава начислений;

значений показателей;

отработанного времени.

При отмене проведения документа Начисления зарплаты и взносов, информация о сотрудниках и периодах, за которые были перерасчеты, восстанавливается и может быть исправлена повторно. Если причина перерасчета зарегистрирована в программе - в форме документа Начисление зарплаты и взносов появляется информационная надпись, в которой сообщается о необходимости перерасчитать документ (см. рис. 11). Если нажать по гиперссылке Подробнее, то открывается форма со списком периодов и причин возникновения перерасчетов.

Рис. 11. Сообщение о необходимости перерасчета и кнопка "Доначислить сейчас"

При нажатии на кнопку Доначислить сейчас создается документ Начисление зарплаты в текущем периоде, и в нем заполняется табличная часть Доначисления, перерасчеты.

Перерасчет пособий

Аналогично примеру перерасчета зарплаты, на закладке Перерасчет пособий отражаются результаты перерасчета или доначисления пособий за прошлые периоды (рис. 12).

Рис. 12. Перерасчет пособий

Перерасчет пособий выполняется автоматически в случае внесения исправлений в существующие приказы на отпуск по уходу за ребенком. Также необходимость перерасчета можно зарегистрировать вручную в разделе Зарплата -> Перерасчеты.

Если нет необходимости в создании отдельного документа перерасчета зарплаты следующим расчетным периодом, период не закрыт и зарплата не выплачена - есть возможность пересчитать текущий документ Начисление зарплаты и взносов. Если сотрудников, по которым требуется перерасчет, в документе много - можно перезаполнить документ по кнопке-меню Заполнить в шапке документа. В выпадающем списке доступны:

полное перезаполнение документа;

перезаполнение с сохранением ручных изменений;

дополнение данными работников, не включенных в документ.

Если требуется пересчитать зарплату только одного работника - это можно сделать, указав строку начислений с нужным сотрудником, правым кликом мыши вызвать контекстное меню и выбрать пункт меню Пересчитать сотрудника.

Документ "Доначисление, перерасчет"

Документ Доначисление, перерасчет - это созданный в специальном режиме документ Начисление зарплаты. Если период "закрыт", т. е. зарегистрирована выплата зарплаты или ее отражение в бухгалтерском учете, у пользователя появляется возможность ввода документа Доначисление, перерасчет. Он содержит реквизиты, необходимые для выполнения межрасчетной выплаты и предназначен для использования в случаях, когда требуется выплатить доначисленную зарплату до окончания расчетного периода (рис. 13).

Рис. 13. Документ "Доначисление, перерасчет"

Перерасчет документов среднего заработка

Необходимость перерасчета документов среднего заработка определяется автоматически при регистрации начисленной зарплаты. Программа определяет перечень документов, в которых используются данные о среднем заработке за период в котором произведены изменения. Если изменились сведения о начислениях и отработанном времени - регистрируется запись перерасчета. При этом на форме документа среднего заработка отображается информационная надпись в которой сообщается о необходимости перерасчитать средний заработок и сам документ, по гиперссылке Подробнее, так же, как и в документе Начисление зарплаты открывается форма со списком периодов и причин возникновения перерасчетов. Пользователь самостоятельно выбирает что ему делать - перерасчитать документ или же оформить его исправление. Если перерасчет затрагивает начисления прошлых периодов - результат перерасчета отражается в табличной части Перерасчет прошлого периода документа среднего заработка.

Управление перерасчетами

Для улучшения удобства работы и более быстрого доступа к данным о перерасчетах в программе создано рабочее место Перерасчеты - инструмент управления перерасчетами. Форма рабочего места доступна через меню Зарплата -> Сервис -> Перерасчеты. Рабочее место представляет собой обработку, содержащую две табличные части Зарплата и Отпуска, больничные и другие межрасчетные документы.

В таблице Зарплата можно для каждой зарегистрированной записи открыть данные сотрудника, данные документа, являющегося причиной перерасчета, оформить документ Доначисление, перерасчет или удалить запись из списка, если она не соответствует действительности. Если необходимо, пользователь может вручную добавить запись перерасчета для любого сотрудника за требуемый период.

В таблице Отпуска, больничные и др. межрасчетные документы аналогичные действия доступны с документами среднего заработка.

Существует возможность оформить исправление документа или пересчитать непосредственно сам документ среднего заработка. Если по данному документу выплата уже была произведена - программа предупреждает об этом и предоставляет возможность отменить перезаполнение документа.

Также существует возможность удаления неактуальных записей перерасчета.

Перерасчет НДФЛ

В программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8" (ред. 3.0) предусмотрена возможность перерасчета НДФЛ, удержанного из зарплаты сотрудника в прошлых периодах.

Эта возможность предоставляется документом Перерасчет налога на доходы физических лиц. Документ позволяет автоматически заполнить табличную часть списком сотрудников, по которым необходимо перерасчитать НДФЛ, или добавить запись вручную; ввести стандартные, имущественные и личные вычеты; сформировать печатную форму регистра налогового учета по НДФЛ (рис. 14).

Рис. 14. Перерасчет НДФЛ

Перерасчет страховых взносов

В "1С:Зарплате и управлении персоналом 8" (ред. 3.0) предусмотрена возможность перерасчета страховых взносов. Документ Перерасчет страховых взносов позволяет рассчитать страховые взносы с начала налогового периода по месяц регистрации. В документе имеются реквизиты, позволяющие отразить произведенный перерасчет в отчетности как самостоятельное доначисление в соответствии со статьей 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ или отразить перерасчет "задним числом" для формирования уточненного расчета РСВ-1 за прошлый период. Документ имеет две табличных части Исчисленные взносы и Сведения о доходах, в которых в результате автоматического расчета отражаются изменения по сравнению с ранее созданным расчетом страховых взносов (рис. 15).

Рис. 15. Перерасчет страховых взносов

* * *

Подводя итоги, можно отметить, что новые возможности программы "Зарплата и управление персоналом 8" (ред. 3.0) позволяют более полно охватить круг задач, возникающих перед бухгалтером по отражению в учете исправлений первичных документов и перерасчета заработной платы, налогов и взносов.

От редакции. О новых возможностях программы "1С:Зарплата и управление персоналом 8" (ред. 3.0) читайте статьи:

"Суммированный учет рабочего времени в "1С:Зарплате и управлении персоналом 8" (ред. 3.0)" - N 9 (сентябрь) "БУХ.1С" за 2015 год (стр. 22);

"Учет территорий в программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8" - N 7 (июль) за 2015 год (стр. 19);

на сайте http://buh.ru/articles/documents/44934/, http://buh.ru/articles/documents/43084/.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) С обзором новых версий программы "1С:Зарплата и управления персоналом 8" редакции 3.0 и других решений 1С можно ознакомиться на сайте 1С:ИТС в разделе "Технологическая поддержка прикладных решений" - "Информация об обновлениях программных продуктов "1С:Предприятие" http://its.1c.ru/db/updinfo/.

*(2) Под счетной ошибкой понимается арифметическая ошибка, допущенная при арифметических подсчетах (письмо Роструда от 01.10.2012 N 1286-6-1, определение ВС РФ от 20.01.2012 N 59-В11-17).