Особенности трудовых отношений в филиалах организаций (Е.В. Давыдова, журнал "Отдел кадров коммерческой организации", N 12, декабрь 2015 г.)

Особенности трудовых отношений в филиалах организаций

Е.В. Давыдова,

эксперт журнала "Отдел кадров коммерческой организации"

Журнал "Отдел кадров коммерческой организации", N 12, декабрь 2015 г., с. 12-21.

Немало коммерческих компаний имеют филиалы в других областях и регионах нашей страны, а некоторые - и за ее пределами. Такая структура имеет значительные преимущества, например, по сравнению с открытием новых (дочерних) предприятий, и ее довольно часто выбирают работодатели.

Отдельного внимания здесь заслуживает организация кадровой работы филиала, в частности вопросы о том, кто должен заниматься оформлением приема и увольнения работников, привлечения их к дисциплинарной ответственности, где должны храниться трудовые книжки. Как регулируются трудовые отношения с работниками филиалов и каковы особенности таких отношений - расскажем в статье.

Филиал и его правовое положение

Согласно ст. 55 ГК РФ филиал - это обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть. Филиалы не являются юридическими лицами. Они наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом и действуют на основании утвержденных им положений.

Сведения о филиалах должны быть указаны в уставе создавшего их юридического лица, а сам филиал должен быть зарегистрирован в Едином государственном реестре юридических лиц (в налоговом органе по месту нахождения).

Филиалы осуществляют деятельность от имени создавшей их компании, которое и несет ответственность за их деятельность.

Ряд особенностей правового статуса и специфики деятельности филиалов отражены в специальных законах, регулирующих и определяющих деятельность отдельных видов юридических лиц и принятых в соответствии с ГК РФ, в частности федеральными законами от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" и от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью".

К сведению. Филиалы и представительства могут создаваться и за пределами Российской Федерации в соответствии с законодательством иностранных государств, если иное не предусмотрено международными договорами*(1).

Руководство деятельностью филиала осуществляет его руководитель, который назначается обществом и действует на основании его доверенности.

Поскольку филиалы не являются самостоятельными юридическими лицами, их деятельность регламентируется локальными нормативными актами организации, утвержденными руководителем организации. Но в филиалах могут быть составлены и свои локальные нормативные акты: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, штатное расписание и др., - законодательством это не запрещено.

Так как филиалы могут осуществлять все функции юридического лица, утверждать локальные акты вправе и руководитель организации, и руководитель филиала, если ему предоставлены полномочия.

Несколько слов о штатном расписании. Если в филиале существует отдельное штатное расписание, то в графу "Наименование организации" по форме Т-3 следует вносить наименование не филиала, а головной организации в соответствии с уставными документами, а филиал указывается в графе "Структурное подразделение". Однако, поскольку в филиале могут быть свои структурные подразделения, при составлении расписании рекомендуем название филиала писать в графе "Наименование организации" после названия организации, например: "ООО "Парадиз", Волгоградский филиал (г. Волгоград)".

А вот заключение коллективного договора в филиале прямо предусмотрено ст. 40 ТК РФ. При этом руководитель организации также наделяет руководителя филиала специальными полномочиями для проведения коллективных переговоров по подготовке и заключению коллективного договора.

Как будет осуществляться кадровая работа в сфере подбора работников, заключения с ними трудовых договоров, издания приказов, хранения трудовых книжек и т.п., решает работодатель. Этот порядок следует прописать в локальном нормативном акте, например в правилах внутреннего трудового распорядка, и в положении о филиале.

Трудовые отношения с руководителем филиала

Как уже было сказано, от имени организации в филиале действует руководитель. Действует он на основании положения о филиале и доверенности. Однако поскольку руководитель тоже является работником организации, то трудовые отношения с ним оформляются путем заключения трудового договора и издания приказа о приеме на работу. При этом заключению трудового договора с руководителем филиала предшествует назначение его на должность (ст. 16 ТК РФ, п. 3 ст. 55 ГК РФ).

Все полномочия руководителя филиала (в том числе на подписание кадровых документов и совершение иных действий в сфере кадрового делопроизводства) следует прописать как в доверенности, так и в трудовом договоре. В области кадрового производства это могут быть права:

- на принятие и увольнение работников филиала;

- на подписание трудовых договоров;

- на издание приказов, внесение записей в трудовые книжки;

- на применение дисциплинарных взысканий и поощрений;

- на заключение договоров о материальной ответственности;

и др.

К сведению. Согласно п. 20 Постановления Пленума ВС РФ N 6, Пленума ВАС РФ N 8 от 01.07.1996 "О некоторых вопросах, связанных с применением части первой Гражданского кодекса Российской Федерации" полномочия руководителя филиала (представительства) должны быть удостоверены доверенностью. Они не могут основываться лишь на указаниях, содержащихся в учредительных документах юридического лица, положении о филиале (представительстве) и т.п., либо явствовать из обстановки, в которой действует руководитель филиала.

Поэтому имейте в виду: в случае отсутствия документального подтверждения полномочий на подписание кадровых документов действия руководителя филиала будут признаны незаконными, если работник обратится в суд, в связи с тем, что документы подписало лицо, не имеющее на это право.

Итак, трудовой договор с руководителем филиала заключает руководитель организации или иное уполномоченное им лицо, на неопределенный срок.

Обратите внимание! Положение ч. 2 ст. 59 ТК РФ, согласно которой срочный трудовой договор может заключаться по соглашению сторон с руководителями, заместителями руководителей и главными бухгалтерами организаций независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности, на руководителей филиала не распространяется. Срочный трудовой договор с ними может быть заключен, только если трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, а именно в случаях, предусмотренных ч. 1 ст. 59.

Обязательны для включения в трудовой договор с руководителем филиала (и со всеми остальными работниками) согласно ст. 57 ТК РФ сведения о месте работы. А если подразделение организации находится в другой местности, то есть за пределами административно-территориальных границ населенного пункта, где расположена сама организация, место работы обозначается с указанием данного подразделения и его местонахождения (п. 16 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации").

Таким образом, в пункте "Место работы" надо сделать запись: "Местом работы работника является Общество с ограниченной ответственностью "Парадиз" (ООО "Парадиз", Волгоградский филиал, расположенный в г. Волгограде)".

Обратите внимание! В трудовом договоре с руководителем может быть предусмотрено условие об испытании. При этом продолжительность испытания для него, в отличие от остальных работников, не может превышать не три, а шесть месяцев (ст. 70 ТК РФ).

В течение недели с момента трудоустройства в трудовую книжку руководителя вносится запись о приеме на работу. О том, как вносить эту запись, расскажем в следующем разделе.

Отметим, что помимо особенностей оформления трудовых отношений с руководителем филиала имеются другие, связанные с его переводом и увольнением. Статьей 73 ТК РФ, например, установлен отдельный порядок перевода по медицинским показаниям. Так, трудовой договор с руководителем филиала, представительства, нуждающимся в соответствии с медицинским заключением во временном или в постоянном переводе на другую работу, при отказе от перевода либо отсутствии у работодателя соответствующей работы прекращается по п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. Работодатель имеет право с письменного согласия указанного работника не прекращать с ним трудовой договор, а отстранить его от работы на срок, определяемый соглашением сторон. В период отстранения зарплата руководителю не начисляется, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами, коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.

Что касается увольнения, кроме общих оснований для этого, для руководителя филиала (представительства) установлены специальные основания увольнения по инициативе работодателя. Трудовой договор с руководителем может быть расторгнут работодателем в случае:

- принятия этим работником необоснованного решения, повлекшего за собой нарушение сохранности имущества организации, неправомерное его использование или иной ущерб имуществу организации (п. 9 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);

- однократного грубого нарушения трудовых обязанностей (п. 10 ч. 1 ст. 81).

Прием и увольнение работников филиала

Если работу с кадровой документацией осуществляет сотрудник филиала, то его обязанности должны быть зафиксированы в трудовом договоре и должностной инструкции. А в соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила), работодатель организации своим приказом должен назначить лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек работников филиала. Таким лицом может быть и сотрудник, занимающийся кадровой работой в данном подразделении, и сам руководитель филиала.

Трудовые договоры с работниками заключаются от имени руководителя филиала, если у него есть соответствующие полномочия. При этом в качестве работодателя будет выступать не филиал, а сама организация. В преамбуле трудового договора следует писать: "Общество с ограниченной ответственностью "Парадиз" в лице директора Волгоградского филиала ООО "Парадиз" Петрова Ивана Васильевича, действующего на основании Доверенности N ... от ..., именуемое в дальнейшем Работодателем". В реквизитах договора указываются реквизиты головной организации.

Обратите внимание! До подписания трудового договора работников необходимо ознакомить под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

На основании трудового договора руководитель филиала издает приказ о приеме на работу, который объявляется новичку под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.

На основании приказа ответственный сотрудник делает запись в трудовую книжку. Образец записи приводим ниже.

N записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4
...	...	...	...	...	...
				"Общество с ограниченной
				ответственностью "Парадиз"
				(ООО "Парадиз")
5	17	10	2015	Принята на работу во Владимирский	Приказ от 17.10.2015
				филиал на должность секретаря.	N 17-кф

На работника заводится личная карточка по унифицированной форме Т-2, в которой он проставляет свою подпись.

Увольнение работников филиала также осуществляется на основании приказа руководителя филиала в общем порядке, установленном Трудовым кодексом. При этом, если работник увольняется по собственному желанию, заявление он пишет на имя руководителя организации.

Вопрос может возникнуть при заполнении трудовой книжки - можно ли проставлять в ней печать филиала? Здесь сразу отметим, что в свете последних изменений законодательства ООО и АО вправе самостоятельно решать, иметь им печать или нет. Однако Роструд в Письме от 15.05.2015 N 1168-6-1 высказал мнение, что согласно требованиям в абз. 1 п. 35 Правил, абз. 2 п. 2.2, абз. 2 п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69, заверение печатью записи в трудовой книжке обязательно.

Никаких больше разъяснений по этому вопросу не дается, но большинство специалистов на сегодняшний момент призывают руководствоваться разъяснениями Роструда и ставить печати в трудовых книжках.

Насчет того, какая печать должна быть (организации или филиала), Роструд в Письме от 22.11.2012 N 1450-6-1 указал, что не следует слишком формально подходить к толкованию положения абз. 1 п. 35 Правил, согласно которому при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника, поскольку это может существенно затруднить для работодателя выполнение предусмотренных законодательством обязанностей при увольнении работников. Заверить записи в трудовой книжке можно, например, печатью кадровой службы или другой печатью работодателя, которая содержит информацию о его наименовании и месте нахождения, что позволит подтвердить факт работы у данного работодателя.

Таким образом, считаем, что печать филиала, отвечающую приведенным требованиям, можно использовать для заверения записей в трудовых книжках работников филиалов.

Примечание. Письма Роструда не являются нормативными правовыми актами и носят рекомендательный характер.

Ликвидация филиала

В силу различных причин работодатель может принять решение о закрытии филиала, то есть о его ликвидации. Поскольку такое основание увольнения Трудовым кодексом не установлено, работники филиала подлежат увольнению по общим основаниям. По каким - давайте разбираться.

Согласно ч. 4 ст. 81 ТК РФ, если работодатель принял решение закрыть филиал, расположенный в другой местности, а сама организация при этом продолжает свою деятельность, расторжение трудовых договоров с работниками производится по правилам, предусмотренным для случаев ликвидации организации. То есть работодатель должен предупредить работников о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения. При этом трудовые договоры могут быть расторгнуты и ранее двух месяцев - с выплатой работнику дополнительной компенсации в размере его среднего заработка, исчисленного пропорционально времени, оставшемуся до истечения срока предупреждения об увольнении (ст. 180 ТК РФ).

При расторжении трудового договора в связи с ликвидацией филиала работнику выплачивается выходное пособие в размере среднего месячного заработка, а также за ним сохраняется средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше двух месяцев со дня увольнения (с зачетом выходного пособия). В исключительных случаях средний месячный заработок сохраняется за уволенным в течение третьего месяца со дня увольнения по решению органа службы занятости населения, если в двухнедельный срок после увольнения работник обратился в этот орган и не был им трудоустроен (ст. 178 ТК РФ).

Обращаем ваше внимание на то, что увольнение по п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (в связи с ликвидацией филиала) осуществляется, только если филиал находится в иной местности, нежели головная организация. Если же филиал находится в одной с нею местности, увольнение будет осуществляться по п. 2 ч. 1 ст. 81 - в связи с сокращением численности или штата работников. Соответственно, в этом случае работодатель до увольнения должен предложить работникам филиала вакантные должности, имеющиеся в головной организации.

К сведению. В Определении КС РФ от 24.10.2013 N 1542-О указано, что ликвидация обособленного подразделения, расположенного в другой местности, фактически означает прекращение деятельности самой организации в данной местности. Соответственно, это делает невозможным перевод работников с их согласия на другую работу в ту же организацию в пределах той же местности.

Таким образом, при ликвидации филиала, находящегося в другой местности, работодатель не обязан предлагать работнику вакантные должности (если иное не закреплено в трудовом или в коллективном договоре).

Аналогичный подход применяется и при реальном сокращении численности или штата филиала. То есть если происходит сокращение в филиале, находящемся в другой местности, предлагать увольняемым вакантные должности в головной организации работодатель не обязан (если это не предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором). И наоборот, если и филиал, и сама организация находятся в одной местности, предлагать такие должности работодатель должен.

Итак, при увольнении работников в связи с ликвидацией филиала в трудовых книжках необходимо сделать следующую запись: "Трудовой договор расторгнут в связи с прекращением деятельности Волгоградского филиала в г. Волгограде, пункт 1 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации".

Нюансы времени отдыха работников филиала

В силу специфики деятельности филиала, а также климатических, географических и других особенностей режим для работников филиала может отличаться от режима работы организации. В этом случае работодатель, как правило, утверждает для филиала отдельные правила внутреннего трудового распорядка.

Независимо от того, одинаковые ли режимы работы установлены для работников филиала и головной организации, сложности могут возникнуть, когда законом субъекта РФ, в котором находится филиал организации, установлены свои нерабочие праздничные дни.

Статьей 112 ТК РФ определены нерабочие праздничные дни в Российской Федерации. При этом действующее законодательство позволяет субъектам РФ устанавливать на их территории нерабочие праздничные дни дополнительно к установленным федеральным законодательством (ст. 112 ТК РФ), что подтверждается судебной практикой (см. Постановление ФАС УО от 07.05.2007 N Ф09-2377/07-С5).

В подобных ситуациях действие нормативных актов субъекта РФ о нерабочем праздничном дне на его территории распространяется на работников филиала, находящегося в данном субъекте. И если работодателю необходимо, чтобы филиал работал в этот день так же, как и головной офис, ему придется привлечь работников филиала к работе в нерабочий праздничный день в соответствии со ст. 113 ТК РФ, соблюдая правила ст. 153 ТК РФ, согласно которой работа в праздник должна быть оплачена не менее чем в двойном размере. По желанию сотрудника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. Тогда работа в выходной или праздник оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит (ч. 3 ст. 153 ТК РФ).

В заключение

Подводя итог, рекомендуем работодателям при открытии нового филиала сразу определить, кто будет заниматься кадровой работой в филиале, и отразить это в соответствующих документах. Ну а если все же решили осуществлять ее централизованно, помните о сроках, установленных Трудовым кодексом для приема и увольнения работников. Сможете ли вы их соблюдать согласно требованиям законодательства? И уж конечно, не совершайте таких распространенных ошибок, как установление обязанности работников приезжать из филиала, находящегося в другой местности, за трудовыми книжками и расчетом при увольнении, поскольку работники этого делать не обязаны. Такие ошибки могут работодателю "выйти боком".

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Статья 5 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах", ст. 5 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью".