Локальные нормативные акты: требования законодательства (Е.В. Давыдова, журнал "Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения", N 12, декабрь 2015 г.)

Локальные нормативные акты: требования законодательства

Е.В. Давыдова,

эксперт журнала "Отдел кадров

государственного (муниципального) учреждения"

Журнал "Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения", N 12, декабрь 2015 г., с. 29-40.

В предыдущем номере нашего журнала мы рассказывали о таких документах, регулирующих отношения между работниками и работодателем, как соглашения в сфере труда. А сейчас поговорим о документах не менее важных, но которые, в отличие от соглашений, есть в каждой организации - это локальные нормативные акты. Разрабатывает и утверждает локальные акты работодатель. Однако в некоторых случаях участие в этом принимают и работники - через их представительный орган или профсоюз. О том, какие требования предъявляются к локальным нормативным актам, как они разрабатываются, в каком порядке согласовываются, утверждаются и в каком порядке происходит ознакомление с ними работников, расскажем в статье.

Локальные акты и их виды

Исходя из ст. 8 ТК РФ локальный нормативный акт (далее - ЛНА) можно определить как внутренний документ организации, принимаемый работодателем в соответствии с трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.

В случаях, предусмотренных Трудовым кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, коллективным договором, соглашениями, при принятии ЛНА необходимо учитывать мнение представительного органа работников. При этом согласование должно осуществляться только в порядке ст. 372 ТК РФ. Иначе ЛНА не подлежат применению. Кроме того, положения ЛНА не должны ухудшать положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями.

ЛНА обязательны для применения как работниками, так и работодателями. За несоблюдение положений ЛНА работниками они могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности. Нарушение же работодателем положений ЛНА чревато для него привлечением к административной ответственности и судебными разбирательствами.

К ЛНА относятся положения, порядки, инструкции и т.п. При этом по некоторым признакам ЛНА можно разделить на различные виды, которые представим в виде схемы.

                               /-----------------------\

 /----------------------------| Локальные нормативные |

 |                             |         акты          |

 |                             \-----------------------/

 |

 |                             /-----------------------\

 |----------------------------| По степени значимости |

 |                             \-----------------------/

 |                                      |    |

 |     /-----------------------\        |    |         /-----------------------\

 |     |     Обязательные      |-------/    \--------|    Необязательные     |

 |     \-----------------------/                       \-----------------------/

 |

 |                             /-----------------------\

 |                             |  По способу принятия  |

 |----------------------------|     работодателем     |

 |                             \-----------------------/

 |                                      |    |

 |     /-----------------------\        |    |         /-----------------------\

 |     |  Приняты единолично   |-------/    \--------|Приняты с учетом мнения|

 |     |                       |                       |       профсоюза       |

 |     \-----------------------/                       \-----------------------/

 |

 |                             /-----------------------\

 \----------------------------|   По сфере действия   |

                               \-----------------------/

                                        |    |

       /-----------------------\        |    |         /-----------------------\

       |  Распространяются на  |-------/    \--------|  Распространяются на  |

       |    всех работников    |                       |  отдельные категории  |

       |      организации      |                       |      работников       |

       \-----------------------/                       \-----------------------/

Обязательные ЛНА

К обязательным относятся ЛНА, наличия которых требует трудовое законодательство, в частности:

- правила внутреннего трудового распорядка (ч. 4 ст. 189 ТК РФ);

- документ, устанавливающий систему оплаты труда (положение об оплате труда) (ч. 4 ст. 135 ТК РФ);

- документ, определяющий порядок аттестации (ч. 2 ст. 81 ТК РФ);

- документ, регламентирующий порядок хранения и использования персональных данных работников, например положение о персональных данных работников (п. 8 ст. 86 ТК РФ);

- акт, содержащий перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (например, положение о ненормированном рабочем дне), если работникам организации трудовым договором установлен такой режим (ст. 57, 101 ТК РФ);

- акт, предусматривающий разделение рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ);

- акт, устанавливающий порядок и условия прохождения работниками подготовки или получения дополнительного профессионального образования, если работодатель принимает решение о необходимости направления работников на учебу, переобучение или повышение квалификации (ч. 2 ст. 196 ТК РФ);

- правила и инструкции по охране труда (ч. 2 ст. 212 ТК РФ);

- уставы и положения о дисциплине, введенные федеральными законами (ч. 5 ст. 189 ТК РФ) (например, Дисциплинарный устав таможенной службы Российской Федерации, утвержденный Указом Президента РФ от 16.11.1998 N 1396).

Обратите внимание! Вместо того, чтобы создавать отдельные ЛНА, можно включить в соглашения, коллективные или трудовые договоры те или иные положения, например, о конкретных размерах платы за сверхурочную работу (ст. 152 ТК РФ).

Помимо обязательных ЛНА, по желанию работодателя в организации могут быть разработаны собственные ЛНА, не предусмотренные законодательством. Например, положение о добровольном медицинском страховании.

Примечание. Нормы о режимах рабочего времени могут быть утверждены отдельным документом либо включены в ПВТР.

Срок и сфера действия ЛНА

Сроки действия ЛНА Трудовым кодексом не установлены, поэтому они могут быть бессрочными или принятыми на определенный период.

В силу ст. 12 ТК РФ ЛНА вступает в силу со дня его принятия работодателем либо со дня, указанного в этом акте, и применяется к отношениям, возникшим после введения его в действие. В отношениях, возникших до введения в действие ЛНА, он применяется к правам и обязанностям, возникшим после введения его в действие.

ЛНА либо отдельные его положения прекращают свое действие в связи:

- с истечением срока действия (если срок был установлен);

- с отменой (признанием утратившими силу) данного ЛНА либо отдельных его положений другим ЛНА;

- с вступлением в силу закона или иного акта, содержащего нормы трудового права, коллективного договора, соглашения (в случае, когда указанные акты устанавливают более высокий уровень гарантий работникам по сравнению с установленным локальным нормативным актом).

В статье 13 ТК РФ сказано, что принимаемые работодателем ЛНА действуют в отношении сотрудников данного работодателя независимо от места выполнения ими работы.

И здесь возвращаемся к видам ЛНА в зависимости от сферы их действия. Как было отмечено, ЛНА не обязательно распространяются на всю организацию или всех работников организации. Например, правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, о персональных данных действуют в отношении всего персонала. А вот положение о структурном подразделении - только на работников этого подразделения.

Действие ЛНА может распространяться на определенные категории сотрудников. Например, ЛНА о выездном характере работы распространяется только на сотрудников, которым такой характер работы установлен, а положение о дополнительных отпусках - только на тех, кому отпуска предоставляются.

Когда нужно учитывать мнение представительного органа работников?

Как уже было сказано, в некоторых случаях при принятии ЛНА работодатель должен учесть мнение представительного органа работников. Прежде всего это случаи, прямо установленные Трудовым кодексом. Но они могут быть установлены и другими федеральными законами, нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.

Итак, мнение представительного органа требуется при принятии ЛНА, устанавливающих:

- порядок проведения аттестации работников (ст. 81 ТК РФ);

- перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (ст. 101 ТК РФ);

- разделение рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ);

- систему оплаты труда (ст. 135 ТК РФ);

- конкретные размеры повышения оплаты труда (ст. 147 ТК РФ);

- конкретные размеры повышения платы за работу в ночное время (ст. 154 ТК РФ);

- введение, замену и пересмотр норм труда (ст. 162 ТК РФ);

- правила внутреннего трудового распорядка (ст. 190 ТК РФ);

- формы подготовки и дополнительного профессионального образования работников, перечень необходимых профессий и специальностей (ст. 196 ТК РФ);

- порядок применения вахтового метода (ст. 297 ТК РФ), в том числе возможность увеличения продолжительности вахты с одного до трех месяцев (ст. 299 ТК РФ).

На практике таких ЛНА обычно меньше, поскольку в одном акте могут быть объединены несколько случаев, требующих согласования с представительным органом, например, положение, устанавливающее систему оплаты труда, может включать в себя и конкретные размеры повышения оплаты труда, в том числе в ночное время.

Правила внутреннего трудового распорядка, которыми определяется в том числе режим труда и отдыха работников организации, также могут регламентировать вопросы, требующие согласования с профсоюзом, такие как введение и отмена режима неполного рабочего дня (смены) или неполной рабочей недели ранее срока, на который они были установлены (ст. 74 ТК РФ), привлечение к сверхурочной работе в случаях, не предусмотренных ст. 99 ТК РФ.

Обратите внимание, что в силу вышеперечисленных положений Трудового кодекса некоторые ЛНА требуется согласовывать не с представительным органом работников, а с выборным органом первичной профсоюзной организации, в частности ЛНА, устанавливающие разделение рабочего дня на части и порядок применения вахтового метода. В связи с этим возникает вопрос: как осуществляется согласование, если в организации есть профсоюз, а нет представительного органа работников (и наоборот)?

К сведению. Представителями работников в отдельно взятой организации в силу ст. 29 ТК РФ являются первичные профсоюзы. Если же такового нет или он не объединяет более половины работников данного работодателя и не уполномочена представлять интересы всех работников, на общем собрании работников может быть избран иной представитель или представительный орган (ст. 31 ТК РФ).

Отвечаем на поставленный вопрос: представлять интересы работников при согласовании ЛНА может и профсоюз, и иной представительный орган. И если выборный орган первичной профсоюзной организации отсутствует, интересы работников будет защищать иной представительный орган.

Сразу возникает еще один вопрос: если в организации нет ни того, ни другого органа, должен ли работодатель предложить работникам его создать для согласования ЛНА?

Поскольку профсоюз является добровольным объединением, для его создания необходимо в первую очередь волеизъявление самих работников и иных лиц, которые могут быть членами профсоюза. Аналогичный подход применяется к созданию иного представительного органа работников. Кроме этого, Трудовой кодекс не содержит норм, устанавливающих обязанность работодателя по созданию представительных органов, как и норм, ограничивающих право работодателя издавать ЛНА при отсутствии в учреждении профсоюза или иного представительного органа работников.

Соответственно, если работниками организации не образован профсоюзный или иной представительный орган, все ЛНА работодатель принимает самостоятельно.

К сведению. Некоторыми нормативными правовыми актами рекомендовано при формировании локальных актов организации создавать рабочие группы из числа работников. В частности, Приказом Минздравсоцразвития РФ от 14.08.2008 N 425н*(1) предложено при организации работы по формированию примерного положения об оплате труда федеральным государственным органам и учреждениям создавать рабочие группы из числа специалистов главного распорядителя средств федерального бюджета, руководителей и работников финансового, экономического, правового и кадрового подразделений подведомственных учреждений соответствующего типа и представителей профессиональных союзов, других независимых экспертов.

Порядок согласования ЛНА

Прежде всего отметим, что порядок разработки и утверждения ЛНА работодатель определяет сам, закрепив его в соответствующем документе, которым также может быть ЛНА или другой документ (например, приказ).

Примечание. Принятие ЛНА по согласованию с представительным органом работников в случаях, не установленных Трудовым кодексом, может предусматриваться коллективным договором, соглашениями (ст. 8 ТК РФ).

А вот процедура согласования с представительным органом работников регламентирована ст. 372 ТК РФ.

Итак, работодатель перед утверждением ЛНА должен направить его проект и обоснование по нему в представительный орган работников.

Получив эти документы, представительный орган не позднее пяти рабочих дней со дня их получения должен направить работодателю ответ с мотивированным мнением по проекту в письменной форме. Если данное мнение не содержит согласия с проектом локального нормативного акта либо содержит предложения по его совершенствованию, у работодателя есть два варианта действий:

- он может согласиться с мнением и принять акт, скорректировав его;

- если его данное мнение не устраивает, в течение трех дней после получения мнения работодатель может провести с представительным органом дополнительные консультации в целях формирования взаимоприемлемого решения.

При недостижении согласия возникшие разногласия оформляются протоколом, после чего работодатель имеет право принять локальный нормативный акт. Однако в таком случае представительный орган может обжаловать решение работодателя в соответствующую государственную инспекцию труда или в суд. Кроме этого, представительный орган имеет право начать процедуру коллективного трудового спора в порядке, установленном гл. 61 ТК РФ.

На основании жалобы (заявления) представительного органа государственная инспекция труда в течение одного месяца со дня ее получения проводит проверку в организации. В случае выявления нарушения она выдает работодателю предписание об отмене указанного ЛНА, обязательное для исполнения.

Требования к оформлению ЛНА

Несмотря на то, что трудовым законодательством специальных требований к оформлению ЛНА не установлено, есть ряд нормативных документов, устанавливающих подобные требования. В первую очередь это ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"*(2) (далее - ГОСТ).

Согласно ГОСТ для изготовления любых видов документов, кроме писем, используется бланк, который содержит:

- наименование организации. Указывается в строгом соответствии с учредительными документами, включая полное и сокращенное наименование, в том числе на иностранном языке;

- наименование вида документа. Указывается после наименования организации прописными буквами (Положение, Инструкция и т.д.);

- дату регистрации (дата утверждения) и регистрационный номер документа;

- место составления документа;

- визу согласования, если ЛНА проходил согласование с представительным органом работников или другими органами;

- отметку о наличии приложений. Она делается в конце документа (например, "Приложение: лист ознакомления работников с Положением на 10 л. в 1 экз.") и на самом приложении в правом верхнем углу (например, "Приложение N 1 к Положению о персональных данных работников ГБУ "Центр социальной помощи" от 13.01.2015").

Структура локального акта, как правило, состоит из трех разделов: общие положения, основная часть и заключительные положения. Согласно п. 4.7 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 "Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденных Росархивом, тексты документов, регулирующих деятельность организации (положение, должностная инструкция и т.д.), состоят из разделов, пунктов и подпунктов. Каждый раздел должен иметь соответствующий номер и заголовок.

Страницы документа нумеруются со второй страницы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа.

Заключительный момент оформления - утверждение ЛНА руководителем организации. Гриф утверждения ставится в правом верхнем углу. Акт может утверждаться приказом работодателя или личной подписью руководителя организации. Приведем образец визы согласования и утверждения.

 Согласовано                               Утверждаю

 Председатель профсоюзного комитета         Директор

 ГБУ "Центр социальной помощи"              ГБУ "Центр социальной помощи"

 Морозова /В.П. Морозова/                   Васильева /А.В. Васильева/

----------                                  ----------

15.01.2015                                  16.01.2015

Гриф утверждения с личной подписью руководителя должен быть заверен печатью организации.

Порядок ознакомления

Итак, утвержденный ЛНА следует зарегистрировать в соответствующем журнале с присвоением порядкового номера и указанием даты введения в действие. Напомним, что ЛНА вступает в силу со дня его принятия работодателем либо со дня, указанного в этом акте.

В соответствии с ч. 2 ст. 22 ТК РФ работодатель обязан ознакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Принимаемых на работу ознакомить с ЛНА нужно до подписания трудового договора. При этом необходимо учитывать, что с содержанием утвержденного ЛНА должны быть ознакомлены те работники, на которых он распространяется.

Ознакомление может осуществляться путем оформления листов ознакомления в виде приложения к ЛНА, журнала ознакомления или любым другим способом. Приведем примерный образец журнала ознакомления.

Журнал
ознакомления с локальными нормативными актами
ГБУ "Центр социальной помощи"

N п/п	ФИО работника	Должность работника	Структурное подразделение	Правила внутреннего трудового распорядка (подпись и дата ознакомления)	Положение об оплате труда (подпись и дата ознакомления)	Положение о персональных данных (подпись и дата ознакомления)	...
1	2	3	4	5	6	7	...
1	Ларина Ирина Евгеньевна	Специалист отдела кадров	Отдел кадров	Ларина 17.11.2015	Ларина 17.11.2015	Ларина 17.11.2015	...
...	...	...	...	...	...	...	...

Хранение локальных актов

Оригиналы ЛНА хранятся в одном месте. Как правило, это отдел кадров или канцелярия. Для структурных подразделений организации целесообразно сделать копии.

Что касается сроков хранения, в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558, ЛНА хранятся в организации постоянно.

Изменения в локальных актах

Поскольку в трудовое законодательство периодически вносятся те или иные изменения, изменять следует и положения ЛНА. Делать это можно путем утверждения самих изменений, оформленных в такой же форме, как сами акты. Если изменений много, удобнее утвердить новый ЛНА, а старый отменить. Для этого необходимо издать приказ, образец которого приведем ниже.

Государственное бюджетное учреждение "Центр социальной помощи" (ГБУ "Центр социальной помощи")
16.01.2015	2-ОД

Приказ
о введении в действие новой редакции
Правил внутреннего трудового распорядка

В целях приведения локальных нормативных актов ГБУ "Центр социальной помощи" в соответствие с действующим законодательством Российской Федерации

Приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие с 16.01.2015 новую редакцию Правил внутреннего трудового распорядка работников ГБУ "Центр социальной помощи".

2. С момента вступления в силу данных Правил внутреннего трудового распорядка работников ГБУ "Центр социальной помощи" признать утратившими силу Правила внутреннего трудового распорядка работников ГБУ "Центр социальной помощи", введенные в действие Приказом от 30.01.2010 N 4-ОД.

3. Начальнику отдела кадров Л.И. Ивановой в срок до 08.02.2015 обеспечить приведение кадровых документов в соответствие с Правилами внутреннего трудового распорядка работников ГБУ "Центр социальной помощи" от 16.01.2015.

4. Специалисту отдела кадров И.Е. Лариной в срок до 20.01.2015 организовать ознакомление работников организации под роспись с содержанием новой редакции Правил внутреннего трудового распорядка работников ГБУ "Центр социальной помощи".

5. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.

Приложение: Правила внутреннего трудового распорядка работников ГБУ "Центр социальной помощи" от 16.01.2015 на 9 листах в 1 экз.

Директор	Васильева	/А.В. Васильева/
С приказом ознакомлены:
Начальник отдела кадров	Иванова 16.01.2015	/Л.И. Иванова/
Специалист отдела кадров	Ларина 16.01.2015	/И.Е. Ларина/

Порядок изменения ЛНА будет тем же, что и при их принятии. Если ЛНА принимался с учетом мнения представительного органа работников, то и изменения в нем должны пройти процедуру согласования ст. 372 ТК РФ.

Обратите внимание! Если изменения положений ЛНА повлекут за собой изменение определенных сторонами условий трудового договора (оплаты труда, режима рабочего времени и т.п.), необходимо получить согласие работника, предварительно уведомив его об этом за два месяца. Если работник не согласен с такими изменениями, работодатель может внести их в одностороннем порядке, руководствуясь ст. 74 ТК РФ, если изменения вызваны изменением организационных или технологических условий труда в организации.

Не забудьте ознакомить работников с такими изменениями под роспись.

* * *

Итак, руководствуясь трудовым законодательством и практикой его применения, можно выделить несколько этапов разработки локальных актов: разработка проекта ЛНА, согласование ЛНА с должностными лицами организации в соответствии с внутренними инструкциями, учет мнения представительного органа работников (в предусмотренных законодательством случаях), утверждение ЛНА и, наконец, введение ЛНА в действие.

И практически на каждом этапе существуют определенные требования, которые работодатель должен соблюдать. Так, при разработке ЛНА следует в первую очередь руководствоваться нормами трудового законодательства (а также соглашений и коллективных договоров) и помнить, что ЛНА не могут ухудшать положение работников по сравнению с установленным этими нормами. При согласовании с профсоюзом надо четко соблюдать процедуру, предусмотренную ст. 372 ТК РФ, а при введении в действие ЛНА учитывать, что если с принятием данного акта изменяются организационные или технологические условия трудового договора с работником, то в силу ст. 74 ТК РФ он может вводиться в действие не ранее чем через два месяца после ознакомления работников с их содержанием. Кроме того, вовремя ознакомьте работников с ЛНА и изменениями в них, обеспечив подтверждение такого ознакомления.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) "Об утверждении Рекомендаций по разработке федеральными государственными органами и учреждениями - главными распорядителями средств федерального бюджета примерных положений об оплате труда работников подведомственных федеральных бюджетных учреждений".

*(2) Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст.