Вопрос: Приняли на работу сотрудника без трудовой книжки по причине ее утери самим работником ранее. Как нам со стороны действующего работодателя провести процедуру восстановления трудовой книжки (на руках есть незаверенная копия)? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", ноябрь 2015 г.)

Приняли на работу сотрудника без трудовой книжки по причине ее утери самим работником ранее. Как нам со стороны действующего работодателя провести процедуру восстановления трудовой книжки (на руках есть незаверенная копия)?

Копия трудовой книжки не является основанием для внесения в дубликат трудовой книжки записи об общем стаже работы. Записи в дубликат трудовой книжки об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы вносятся на основании надлежаще оформленных документов. В графе 4 дубликата трудовой книжки указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

Законодательство не содержит перечня документов, на основании которых могут вноситься записи в трудовую книжку. При этом полагаем, что такими документами могут быть: трудовые договоры, выписки из приказов о приеме/увольнении/переводе, личных дел, лицевых счетов, ведомостей на выдачу заработной платы, справки, полученные от предыдущих работодателей.

Правовое обоснование:

Согласно ст. 65 ТК РФ в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

Согласно п. 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года N 225) при оформлении дубликата трудовой книжки, осуществляемом в соответствии с настоящими Правилами, в него вносятся:

а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;

б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

В соответствии с п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69) если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе "Сведения о работе" в графе 3, прежде всего, вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.

Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.

Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 - причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу. Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю.

Информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", ноябрь 2015 г.