Как вернуть из ФСС РФ отпускные за период лечения работника в санатории (О.В. Негребецкая, журнал "Зарплата", N 10, октябрь 2015 г.)

Как вернуть из ФСС РФ отпускные за период лечения работника в санатории

О.В. Негребецкая,

эксперт журнала "Зарплата"

Журнал "Зарплата", N 10, октябрь 2015 г.

Из статьи вы узнаете:

- кому положен отпуск для лечения в санатории;

- кто должен оплатить путевку и проезд в санаторий;

- как получить возмещение отпускных из ФСС РФ;

- как отразить отпускные в форме 4-ФСС.

ФСС РФ возмещает компаниям отпускные за дни отпуска, который предоставлен работнику для лечения в санатории. Это особый отпуск. Для того чтобы его предоставить и оплатить, понадобится несколько документов.

Кому положено лечение в санатории за счет ФСС РФ

ФСС РФ возместит отпускные за период санаторного лечения работника, который:

- пострадал от несчастного случая на производстве;

- получил профессиональное заболевание.

Напомним, что работник, пострадавший в результате несчастного случая на производстве или профзаболевания, имеет право на ряд выплат (п. 1 ст. 8 Федерального закона от 24.07.98 N 125-ФЗ, далее - Закон N 125-ФЗ). В их числе:

- пособие по временной нетрудоспособности;

- ежемесячные страховые выплаты;

- оплата дополнительных расходов.

Примечание. Какие документы подтверждают факт несчастного случая или профзаболевания

Факт несчастного случая на производстве или профзаболевание подтверждают, в частности (п. 7 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.10.2000 N 789):

- акт о несчастном случае на производстве по форме N Н-1, утвержденной постановлением Минтруда России от 24.10.2002 N 73;

- акт о профессиональном заболевании по форме, утвержденной постановлением Правительства РФ от 15.12.2000 N 967.

В числе дополнительных расходов (абз. 5 и 6 подп. 3 п. 1 ст. 8 Закона N 125-ФЗ):

- лечение, питание и проживание в санатории, в том числе по путевке;

- проезд к месту лечения;

- оплата отпуска на период проезда и лечения в санатории.

Можно ли отказать, перенести или заменить отпуск компенсацией

Оплачиваемый отпуск для долечивания в санатории нужно предоставить сверх ежегодного оплачиваемого отпуска (абз. 6 подп. 3 п. 1 ст. 8 Закона N 125-ФЗ). Его продолжительность не зависит от количества использованных дней ежегодного отпуска, стажа, должности, отработанного времени и т.д.

Заменить отпуск для санаторного лечения компенсацией нельзя - он имеет целевое назначение. Отказать в предоставлении отпуска тоже нельзя. Работодатели обязаны предоставлять такой отпуск (подп. 10. п. 2 ст. 17 Закона N 125-ФЗ).

Обратите внимание: трудовые инспекторы обязательно проверяют, предоставляет ли компания отпуска для лечения в санатории тем работникам, которым он положен (п. 49 Административного регламента проверок, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 07.11.2011 N 1325н).

На сколько дней нужно предоставить отпуск

Во всех случаях продолжительность отпуска для долечивания - все календарные дни лечения в санатории и дни проезда к месту расположения санатория и обратно (абз. 6 подп. 3 п. 1 ст. 8 Закона N 125-ФЗ).

Если на период отпуска выпадает нерабочий праздничный день (Определение ВАС РФ от 11.12.2013 N ВАС-17034/13 по делу N А27-19609/2012):

- компания должна начислить и выплатить за него отпускные;

- ФСС РФ обязан возместить сумму отпускных.

Какие документы нужны для предоставления отпуска

Работник должен представить работодателю:

- заявление на отпуск;

- программу реабилитации;

- путевку;

- решение отделения ФСС РФ об оплате расходов на медицинскую реабилитацию;

- билеты на проезд.

Со всех документов, кроме заявления, следует сделать копии и заверить их подписью главного бухгалтера и печатью компании. Эти копии понадобятся для возмещения расходов и при проверке ФСС РФ (п. 3 Перечня, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 04.12.2009 N 951н).

Программа реабилитации

Программа реабилитации - это медицинский документ. Его полное название - "Программа реабилитации пострадавшего в результате несчастного случая на производстве или профессионального заболевания". Форма программы реабилитации утверждена постановлением Минтруда России от 18.07.2001 N 56 (приложение N 2).

В программе реабилитации есть таблица. В ней указывают формы реабилитации, среди них санаторно-курортное лечение. В таблице будет указан профиль лечения, а в отдельных случаях - срок лечения.

Путевка

Работник получает санаторно-курортную путевку в отделении ФСС РФ по месту жительства. Как это сделать, говорится в Административном регламенте, утвержденном приказом Минтруда России от 12.12.2013 N 736н (далее - Административный регламент).

Работник должен представить (п. 22 и 23 Административного регламента):

- паспорт;

- заявление. Его форма приведена в приложении N 3 к Административному регламенту;

- программу реабилитации;

- медицинское заключение врачебной комиссии.

На основании этих документов отделение ФСС РФ (п. 70 и 75 Административного регламента):

- принимает решение об оплате расходов на медицинскую реабилитацию;

- выдает работнику путевку.

Решение отделения ФСС РФ об оплате расходов на медицинскую реабилитацию

Решение об оплате расходов на медицинскую реабилитацию, в том числе по путевке, принимает руководитель отделения ФСС РФ. Унифицированного бланка решения нет.

Специалисты фонда обязаны уведомить работника о принятом решении в течение трех дней (абз. 1 п. 70 и п. 16 Административного регламента). Оригинал решения работник может получить на личном приеме (абз. 2 п. 70 Административного регламента).

Заявление работника на отпуск

Заявление на отпуск работник пишет на имя руководителя своей компании в произвольной форме. Его образец приведен на с. 81. К заявлению нужно приложить копии:

Образец 1. Заявление на отпуск

Генеральному директору ООО "Технология"

Хромову И.П.

от химика-технолога Железнова К.С.

Заявление

На основании пункта 2 статьи 17 Федерального закона от 24.07.98 N 125-ФЗ прошу предоставить мне оплачиваемый отпуск на 23 календарных дня с 26 октября по 17 ноября 2015 года для лечения в санатории после выявления у меня профзаболевания (силикоз I степени).

Прилагаю копии:

- программы реабилитации;

- решения отделения ФСС РФ об оплате расходов на медицинскую реабилитацию;

- путевки в санаторий;

- проездных билетов, если на проезд требуются дни отпуска.

Химик-технолог               Железнов                К.С. Железнов

                                                     12 октября 2015 года

Приказ о предоставлении отпуска

На основании перечисленных документов кадровая служба готовит приказ о предоставлении отпуска. Его можно оформить либо по унифицированной форме N Т-6, либо по самостоятельно разработанной форме.

Отпускные: расчет, налоги, взносы, бухучет

Сумма отпускных уменьшает сумму взносов на случай травматизма, подлежащих уплате в ФСС РФ (п. 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 15.05.2006 N 286, далее - Положение о дополнительных расходах на реабилитацию).

Расчет отпускных

Отпускные рассчитывают в обычном порядке - в соответствии со статьей 139 ТК РФ (п. 32 Положения о дополнительных расходах на реабилитацию).

Пример 1. Расчет отпускных

Отделение ФСС РФ выделило К.С. Железнову путевку для санаторно-курортного лечения в Крыму на 21 календарный день - с 27 октября по 16 ноября 2015 года. Дорога до санатория и обратно занимает 2 календарных дня. Расчетный период для оплаты отпускных - с 1 октября 2014 года по 30 сентября 2015 года.

В какой сумме следует выплатить работнику отпускные, если:

- в расчетном периоде его заработок составил 530 000 руб.;

- в мае работник находился в ежегодном отпуске (14 календарных дней);

- в июне - на больничном в связи с началом профзаболевания (22 календарных дня)?

Решение. В расчетном периоде два месяца отработаны не полностью.

Количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах составит:

- в мае 2015 года - 16,1 календ. дн. [29,3 : 31 календ. дн. х (31 календ. дн. - 14 календ. дн.)];

- в июне 2015 года - 7,8 календ. дн. [29,3 : 30 календ. дн. х (30 календ. дн. - 22 календ. дн.)].

Средний дневной заработок равен 1672,45 руб. [530 000 руб. : (29,3 х 10 мес. + (16,1 календ. дн. + 7,8 календ. дн.)].

Отпускные за период лечения в санатории (включая дни отъезда и приезда) будут начислены в сумме 38 466,35 руб. (1672,45 руб. х 23 календ. дн.).

Бухучет, налогообложение и взносы

Начисление отпускных отражают записью: Дебет 69 субсчет "Расчеты с ФСС РФ по взносам на случай травматизма" Кредит 70.

Сумма отпускных за период санаторного лечения после производственной травмы или профзаболевания относится к социальному обеспечению по страхованию на случай травматизма и профзаболеваний (абз. 6 п. 3 п. 1 ст. 8 Закона N 125-ФЗ). Она не облагается:

- НДФЛ (абз. 2 п. 3 ст. 217 НК РФ);

- всеми видами страховых взносов (подп. "а" п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ, подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ, письмо ФСС РФ от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985).

Данный вид отпускных нельзя учесть в расходах при исчислении налога на прибыль, так как это затраты не компании (абз. 2 п. 1 ст. 252 НК РФ), а ФСС РФ (абз. 6 подп. 3 п. 1 ст. 8 Закона N 125-ФЗ).

Примечание. Кто оплачивает проезд в санаторий

Оплату проезда финансирует ФСС РФ (п. 44 Положения о дополнительных расходах на реабилитацию).

Есть два варианта оплаты проезда (п. 48 Положения о дополнительных расходах на реабилитацию):

- вначале билеты покупает работник, затем представляет их в отделение ФСС РФ и получает денежную компенсацию;

- билеты покупает ФСС РФ и выдает работнику.

Как получить возмещение отпускных из ФСС РФ

Отпускные за время проезда и санаторного лечения уменьшают сумму взносов на случай травматизма (п. 4 Положения о дополнительных расходах на реабилитацию). Если в месяце начисления отпускных сумма взносов оказалась больше отпускных, в бюджет следует перечислить разницу.

Если отпускные превысили сумму взносов, платить взносы в этом месяце не надо. Сумму превышения отпускных над взносами можно возместить из ФСС РФ на расчетный счет компании (абз. 3 п. 10 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 N 184).

Итоговую сумму возмещения определяют с учетом:

- задолженности (переплаты) по взносам на случай травматизма на начало года;

- начислений в течение отчетного периода;

- расходов за отчетный период;

- уплаты взносов за отчетный период и т.д.

Документы для возмещения отпускных

Для получения возмещения нужно подать в отделение ФСС РФ пакет документов. Их перечень утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 04.12.2009 N 951н:

- заявление;

- форма 4-ФСС РФ. Это может быть промежуточная форма, например, за период с января по октябрь 2015 года;

- копии документов, подтверждающих расходы компании на выплату отпускных.

В заявлении нужно указать (п. 1 Перечня, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 04.12.2009 N 951н):

- наименование и адрес компании;

- ее регистрационный номер в ФСС РФ;

- сумму средств, подлежащих возмещению из ФСС РФ в связи с выплатой отпускных на период санаторного лечения после производственной травмы или профзаболевания.

Промежуточная форма 4-ФСС

Компания вправе не дожидаться окончания квартала, чтобы обратиться в ФСС РФ за возмещением расходов. Подать в ФСС РФ документы можно и в середине квартала. В данном случае понадобится заполнить промежуточную форму 4-ФСС. В ней нужно показать данные за период с января по месяц, в котором начислены отпускные. Покажем ее заполнение на примере.

Пример 2. Возмещение отпускных из ФСС РФ

Продолжим предыдущий пример.

К.С. Железнов получил от ФСС РФ путевку для долечивания в санатории в Крыму. В октябре 2015 года компания предоставила ему отпуск и выплатила отпускные. Их сумма составила 38 466,35 руб.

Компания уплачивает взносы на случай травматизма по тарифу 0,4% (III класс профессионального риска) (ст. 1 Федерального закона от 22.12.2005 N 179-ФЗ). Сумма взносов за октябрь составила 25 800 руб.

Расходы на оплату отпуска превысили сумму взносов за октябрь на 12 666,35 руб. (38 466,35 руб. - 25 800 руб.). За октябрь компания взносы на травматизм не перечислила. В начале ноября бухгалтер оформил пакет документов для возмещения расходов и направил их в фонд.

В ноябре фонд перечислил на счет компании сумму перерасхода.

Как заполнить промежуточную форму 4-ФСС? Какую сумму компания может возместить из ФСС РФ? Как показать в форме 4-ФСС за 2015 год сумму возмещения?

Решение. Промежуточная форма 4-ФСС

Период отражения сведений - с января по октябрь (нарастающим итогом с начала года).

Состав промежуточной формы 4-ФСС. Бухгалтер заполнил все страницы формы 4-ФСС в обычном порядке, а не только те, в которых отражены сведения о расходах на оплату отпуска для лечения в санатории. То есть к показателям отчета за 9 месяцев он добавил показатели по начислению взносов и выплате страхового обеспечения за октябрь.

Титульный лист. На титульном листе поле "Отчетный период" бухгалтер заполнил следующим образом (п. 5.4 Порядка заполнения, утвержденного приказом ФСС РФ от 26.02.2015 N 59):

- первые две ячейки оставил пустыми;

- в двух последних указал 01, так как компания впервые обращается за возмещением расходов по страховой выплате.

Таблица 7. Сумму начисленных в октябре отпускных - 38 466,35 руб. бухгалтер отразил в строке "1 месяц" строки 15 таблицы 7. Сумму долга за фондом - в строках 9 и 10 таблицы 7.

Сумма долга за фондом рассчитана с учетом сумм:

- задолженности компании по взносам на случай травматизма на начало года;

- начисленных взносов;

- уплаченных взносов и т.д.

Образец таблицы 7 промежуточной формы 4-ФСС приведен на с. 86.

Образец 2. Таблица 7 промежуточной формы 4-ФСС

                      /-------------------\                                                  /-----\

Регистрационный номер |5|0|2|4|6|2|5|6|7|8|                                             стр. |0|0|5|

страхователя          \-------------------/                                                  \-----/

                      /---------\

Код подчиненности     |5|0|2|4|1|

                      \---------/

Таблица 7

Расчеты по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний

(руб. коп.)
Наименование показателя			Код строки	Сумма			Наименование показателя			Код строки	Сумма
1			2		3		1			2	3
Задолженность за плательщиком страховых взносов (страхователем) на начало расчетного периода			1	24 000,00			Задолженность за территориальным органом Фонда на начало расчетного периода			12	-
							в том числе	за счет превышения расходов		13	-
								за счет переплаты страховых взносов		14	-
Начислено к уплате страховых взносов			2	241 800,00			Расходы по обязательному социальному страхованию			15	38 466,35
на начало отчетного периода		216 000,00					на начало отчетного периода		-
за последние три месяца отчетного периода		25 800,00					за последние три месяца отчетного периода		38 466,35
1 месяц		25 800,00					1 месяц		38 466,35
2 месяц		-					2 месяц		-
3 месяц		-					3 месяц		-
Начислено взносов по результатам проверок			3	-			Уплачено страховых взносов			16	240 000,00
Не принято к зачету расходов территориальным органом Фонда за прошлые расчетные периоды			4	-			на начало отчетного периода		240 000,00
Начислено взносов страхователем за прошлые расчетные периоды			5	-			в последние три месяца отчетного периода (дата, N платежного поручения)		-
							-		-
Получено от территориального органа Фонда на банковский счет			6	-			-		-
							-		-
							Списанная сумма задолженности страхователя			17	-
Возврат (зачет) сумм излишне уплаченных (взысканных) страховых взносов			7	-			Всего (сумма строк 12 + 15 + 16 + 17)			18	278 466,35
Всего (сумма строк 1 + 2 + 3 + 4 + 5 + 6 + 7)			8	265 800,00			Задолженность за плательщиком страховых взносов (страхователем) на конец отчетного (расчетного) периода			19	-
Задолженность за территориальным органом Фонда на конец отчетного (расчетного) периода			9	12 666,35			в том числе: недоимка			20	-
в том числе	за счет превышения расходов		10	12 666,35
	за счет переплаты страховых взносов		11	-

       Достоверность и полноту сведений, указанных на данной странице, подтверждаю

            Золотово                                   05.11.2015

           ------------                                ------------

            (Подпись)                                     (Дата)

Таблица 8. В ней раскрывают расходы по наименованиям, указывают количество оплаченных дней и сумму оплаты.

В данном случае нужно показать:

- количество дней, за которые были выплачены отпускные, - в графе 3 строки 7 таблицы 8;

- сумму отпускных - в графе 4 строки 7 таблицы 8.

Таблица 9. В строке 3 таблицы 9 бухгалтер указал количество пострадавших в связи с профзаболеванием - 1.

Образцы таблиц 8 и 9 промежуточной формы 4-ФСС приведены на с. 87.

Образец 3. Таблицы 8 и 9 промежуточной формы 4-ФСС

                      /-------------------\                       /-----\

Регистрационный номер |5|0|2|4|6|2|5|6|7|8|                  стр. |0|0|6|

страхователя          \-------------------/                       \-----/

                      /---------\

Код подчиненности     |5|0|2|4|1|

                      \---------/

Таблица 8

Расходы по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний

(руб. коп.)
Наименование статей расходов	Код строки	Количество дней	Сумма
1	2	3	4
Пособия по временной нетрудоспособности в связи с несчастными случаями на производстве, всего	1	-	-
из них: по внешнему совместительству	2	-	-
пострадавшим в другой организации	3	-	-
Пособия по временной нетрудоспособности в связи с профессиональными заболеваниями, всего	4	-	-
из них: по внешнему совместительству	5	-	-
пострадавшим в другой организации	6	-	-
Оплата отпуска для санаторно-курортного лечения застрахованным (сверх ежегодного оплачиваемого отпуска, установленного законодательством Российской Федерации)	7	23	38 466,35
из них: пострадавшим в другой организации	8	-	-
Финансирование предупредительных мер по сокращению производственного травматизма и профзаболеваний	9	х	-
Всего расходов (сумма строк 1, 4, 7, 9)	10	х	-
Справочно: начисленные и невыплаченные пособия	11	х	-

Таблица 9

Численность пострадавших (застрахованных) в связи со страховыми случаями в отчетном периоде

Наименование показателя	Код строки	Численность пострадавших человек
1	2	3
По несчастным случаям, всего	1	-
из них:		-
со смертельным исходом	2	-
По профессиональным заболеваниям	3	1
Всего пострадавших (сумма строк 1, 3)	4	1
в том числе: пострадавших (застрахованных) по случаям, закончившимся только временной нетрудоспособностью	5	-

Достоверность и полноту сведений, указанных на данной странице, подтверждаю

     Золотово                                   05.11.2015

    ------------                                ------------

     (Подпись)                                     (Дата)

Годовая форма 4-ФСС за 2015 год

Поступление денег из ФСС РФ бухгалтер отразит в периоде их получения (ноябре):

Дебет 51 Кредит 69 субсчет "Расчеты по социальному страхованию от несчастных случаев и профзаболеваний"

- 12 666,35 руб. - получены деньги от ФСС РФ в счет возмещения расходов на оплату дополнительного отпуска.

Сумму возмещения - 12 666,35 руб. бухгалтер укажет в строке 6 таблицы 7 формы 4-ФСС за 2015 год.

Внесите сведения об отпуске в личную карточку работника

В унифицированной форме личной карточки N Т-2 отражаются все виды отпусков работника в период работы в компании (абз. 31 Указаний по заполнению формы N Т-2, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

В разделе VIII личной карточки:

- в графе 1 "Вид отпуска" нужно указать "Оплачиваемый отпуск для санаторно-курортного лечения";

- графах 2 и 3 "Период работы" проставить "-", поскольку предоставление отпуска для санаторного лечения никак не связано с периодом работы сотрудника в компании;

- графе 7 "Основание" - реквизиты приказа работодателя о предоставлении дополнительного отпуска.

После внесения сведений работник должен расписаться в личной карточке (Указания по заполнению формы N Т-2, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).