Об использовании печатей и штампов при заполнении трудовой книжки (Г.И. Демидов, журнал "Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение", N 11, ноябрь 2015 г.)

Об использовании печатей и штампов при заполнении трудовой книжки

Г.И. Демидов,

эксперт журнала "Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Журнал "Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение", N 11, ноябрь 2015 г.

Вправе ли работодатель не вписывать название компании вручную, а ставить перед записью о приеме на работу штамп, который включает полное и сокращенное наименования организации? Надо ли заверять печатью записи в трудовых книжках? О том, как ответил на эти вопросы Роструд, вы узнаете из представленной статьи.

Трудовая книжка - основной документ о трудовом стаже работника. Порядок ведения трудовых книжек определен следующими нормативными актами:

- Трудовым кодексом;

- Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила);

- Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (далее - Инструкция).

Трудовая книжка ведется и хранится работодателем по основному месту работы.

Если лицо устраивается на работу впервые, трудовую книжку заводит работодатель (ст. 65 ТК РФ).

Следует помнить об основных правилах заполнения трудовых книжек:

- записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения);

- формулировки записей должны соответствовать положениям трудового законодательства;

- записи производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер;

- записи вносятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером черного, синего или фиолетового цвета.

Вправе ли работодатель не вписывать название компании вручную, а ставить перед записью о приеме на работу штамп?

На основании п. 8 Правил оформление трудовой книжки лицу, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Обратите внимание! Если место работы не первое, работодатель обязан внести в трудовую книжку запись о приеме на работу по истечении пяти дней работы сотрудника (ст. 66 ТК РФ), но не позднее недели с момента трудоустройства.

Согласно п. 3.1 Инструкции в трудовой книжке перед записью о приеме на работу необходимо привести в виде заголовка полное и, если есть, сокращенное названия компании. При этом данная инструкция не содержит четкого указания того, что такую запись следует производить от руки.

В связи с этим Роструд в Письме от 19.08.2015 N 1922-6-1 дал ответы на следующие вопросы:

- вправе ли работодатель не вписывать название компании вручную, а ставить перед записью о приеме на работу штамп, который включает полное и сокращенное наименования организации;

- если можно ставить штамп, будет ли ошибкой наличие в нем дополнительных сведений (юридического адреса, ИНН и телефона)?

Роструд указал, что использование штампа при внесении в трудовую книжку сведений о наименовании работодателя не регламентировано ни Инструкцией, ни Правилами.

Прямое указание на использование работодателем штампа предусмотрено п. 39 Правил лишь в одном случае - при выдаче вкладыша к трудовой книжке.

В графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка указываются полное наименование организации, а также ее сокращенное наименование (при его наличии). Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение", "пер." вместо "переведен" и т.п. (абз. 2 п. 1.1 Инструкции).

Вместе с тем, по мнению Роструда, использование штампа с наименованием организации при ведении трудовой книжки не является нарушением, если на нем указаны полное и сокращенное (при его наличии) наименования организации. При этом штамп приравнивается к записи в трудовой книжке.

Что делать, если оттиск штампа с наименованием организации оказался нечетким? Можно ли внести правку перьевой или гелевой ручкой?

Согласно п. 30 Правил в разделах "Сведения о работе" и "Сведения о награждении" зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей.

Следовательно, исправить штамп ручкой нельзя. В данной ситуации нужно поступить так:

- в графе 1 поставить порядковый номер записи, а в графе 2 указать дату внесения записи;

- в графе 3 произвести запись: "Оттиск штампа с наименованием предприятия и запись N считать недействительными";

- поставить штамп предприятия и внести запись о приеме еще раз в общем порядке.

Надо ли заверять печатью записи в трудовых книжках?

Положения о том, что акционерное общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения, были приведены в первоначальной редакции ч. 7 ст. 2 Федерального закона N 208-ФЗ*(1). В печати может быть также отражено фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов РФ.

В отношении обществ с ограниченной ответственностью аналогичная норма была предусмотрена ч. 5 ст. 2 Федерального закона N 14-ФЗ*(2).

Однако с 07.04.2015 вступили в силу поправки, предусмотренные Федеральным законом N 82-ФЗ*(3). Так, согласно абз. 2 ст. 2 названного закона акционерные общества вправе иметь печать, штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации. Федеральным законом может быть предусмотрена обязанность общества использовать печать. Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества. Такие же изменения предусмотрены абз. 2 ст. 6 Федерального закона N 82-ФЗ для обществ с ограниченной ответственностью.

Как видим, общества вправе не использовать печать.

Что касается обязанности заверять печатью записи в трудовой книжке, она предусмотрена:

- абзацем 1 п. 35 Правил. Согласно этому абзацу при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника;

- абзацем 2 п. 2.2, абз. 2 п. 2.3 Инструкции.

В силу п. 2.2 Инструкции после указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений. Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка.

В соответствии с п. 2.3 Инструкции изменение записей в трудовой книжке о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производится на основании паспорта, свидетельств о рождении, браке, расторжении брака, изменении фамилии, имени, отчества и других документов со ссылкой на их номер и дату. Указанные поправки вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркиваются прежние фамилия, имя, отчество, дата рождения, после чего записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (печатью кадровой службы).

Правила и Инструкция являются подзаконными актами.

Обязанность заверять печатью записи в трудовой книжке предусмотрена упомянутыми подзаконными актами, которые приняты во исполнение требований федерального закона (ч. 2 ст. 66 ТК РФ).

Учитывая вышеизложенное, Роструд пришел к выводу, что требование заверять печатью записи в трудовой книжке является обязательным (Письмо от 15.05.2015 N 1168-6-1).

Итак, согласно разъяснениям Роструда:

- вместо записи о наименовании организации можно использовать штамп. Использование штампа при ведении трудовой книжки не признается нарушением, если на нем указаны полное и сокращенное (при наличии) наименования организации;

- работодатель обязан заверять печатью записи в трудовой книжке.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Федеральный закон от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах".

*(2) Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью".

*(3) Федеральный закон от 06.04.2015 N 82-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ".