Положение о служебных командировках в 2016 году (А. Мазухина, журнал "Актуальная бухгалтерия", N 12, декабрь 2015 г.)

Положение о служебных командировках в 2016 году

А. Мазухина,

эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Журнал "Актуальная бухгалтерия", N 12, декабрь 2015 г.

Каждый работодатель вправе решить для себя самостоятельно, какие именно дополнительные документы и по каким формам должны составляться при командировках, и ввести соответствующие нормы в положение о служебных командировках.

Порядок направления работников в командировки определен Правительством РФ в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки*(1). При этом в части, не урегулированной данным Положением, каждый работодатель вправе установить собственные правила, не ухудшающие положение работников по сравнению с законодательно утвержденными, в коллективном договоре, локальном нормативном акте или трудовом договоре*(2).

Кроме того, в том же локальном нормативном акте может быть закреплен порядок и размеры возмещения работникам расходов, связанных с командировками*(3): работодатели, относящиеся к бюджетной сфере, также могут установить в нем нормы, улучшающие положение работников по сравнению с утвержденными нормативными правовыми актами Правительства РФ, органов государственной власти субъектов РФ, органов местного самоуправления обязательствами, а остальные работодатели вообще сами определяют в нем свой порядок и размеры возмещения.

Так, например, если иное не установлено в соответствующих нормативных актах, работодатель вправе установить дифференцированный размер возмещения командировочных расходов в зависимости от профессии или должности, категории работников, структурного подразделения, местности, в которой трудится сотрудник, и т.п.*(4)

Для определения размера суточных, подлежащих выплате в ситуации, когда работник в один день был в местностях с разным размером суточных, в положении можно установить, что такой день оплачивается по нормам, установленным для местности, в которую направляется работник (то есть местности прибытия)*(5).

В разделе положения, регулирующем расходы по найму жилого помещения, можно установить, вправе ли командированный работник самостоятельно выбирать место проживания в командировке (гостиница или частный сектор) и какими документами это должно подтверждаться, от имени кого (работодателя или самого работника) должен заключаться договор (оказания гостиничных услуг, найма жилья и т.п.).

Работодатель может предусмотреть в положении возможность возмещения командированному работнику не только расходов по найму (аренде) жилого помещения, но и дополнительных услуг, оказываемых в месте проживания (пользование кухней, глажение одежды, химчистка и т.п.).

Ограничения по размеру расходов на проезд, возмещаемых работодателем (в части вида транспорта и степени комфортности приобретаемой услуги, в том числе в зависимости от занимаемой работником должности), также могут быть закреплены в положении.

Целесообразно также определить порядок действий работника и работодателя при возникновении непредвиденных обстоятельств в командировке - болезнь, задержка по уважительным причинам, а также порядок документального подтверждения работником соответствующих обстоятельств и их последствия.

Если организация не против возмещать работникам расходы на проезд в командировку, осуществленный личным транспортом, то соответствующую норму (а также правила определения размеров возмещения и условия возмещения) следует также включить в положение. Иначе для каждого случая такого возмещения руководителю придется издавать отдельный приказ.

Поскольку в настоящий момент из нормативных актов исключены все упоминания о ранее требовавшихся командировочном удостоверении, служебном задании и отчете о выполненной работе, их отсутствие теперь не является нарушением порядка оформления служебной командировки. Однако и запрета на их составление не установлено. Какие именно дополнительные документы и по каким формам должны составляться при командировках, каждый работодатель вправе решить для себя самостоятельно и также ввести соответствующие нормы в положение.

При необходимости внесения изменений в уже утвержденное положение руководителю организации следует издать соответствующий приказ. Поскольку порядок направления в командировки и условия возмещения расходов не являются условиями трудовых договоров с работниками, то соблюдать описанный в статье 74 Трудового кодекса порядок (в том числе и двухмесячный срок предупреждения) работодателю не нужно. Однако работников нужно будет ознакомить с новой редакцией положения под подпись*(6). Изменения вступят в силу со дня их принятия работодателем либо со дня, указанного в новой редакции положения, и будут применяться к отношениям, возникшим после введения их в действие*(7).

Образец Положения о служебных командировках (фрагмент)*(8)

Подготовлено с использованием системы ГАРАНТ

Утверждаю

Директор ООО "Ромашка"

Иванов И.И.

20 октября 2015 г.

Положение о служебных командировках Общества с ограниченной ответственностью "Ромашка"

Настоящее Положение разработано с целью установления порядка и условий направления работников Общества в служебные командировки, а также установления норм возмещения командировочных расходов на основании ТК РФ, постановления Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки".

Работники направляются в служебные командировки на определенный срок для выполнения служебного задания (вне места постоянной работы) как на территории Российской Федерации, так и на территориях иностранных государств.

Направление в командировку осуществляется приказом руководителя Общества.

В случае наступления в период командировки временной нетрудоспособности работник обязан незамедлительно уведомить о таких обстоятельствах руководство Общества. Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянного жительства подлежат удостоверению надлежаще оформленными документами соответствующих медицинских организаций, имеющих лицензию на экспертизу временной нетрудоспособности. За период временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих основаниях пособие по временной нетрудоспособности. Дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки и отражаются в табеле учета рабочего времени как дни временной нетрудоспособности.

В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общем основании возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного места жительства.

В случае отсутствия авиабилетов на рейсы прямого сообщения работники могут воспользоваться авиарейсами с пересадкой.

При отсутствии проездных документов после получения объяснительной записки оплата производится в размере минимальной стоимости проезда:

- водным транспортом - в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;

- автомобильным транспортом - в автобусе общего типа.

При предоставлении дубликатов утерянных железнодорожных или авиационных билетов стоимость дубликата оплачивается учреждением, только если документы были утрачены по уважительным причинам.

Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой города, то по фактически представленным документам оплачивается проезд до них. При этом такси оплачивается только при представлении чека контрольно-кассовой техники (или иного бланка строгой отчетности, подтверждающего стоимость проезда) и иного документа, подтверждающего факт проезда на такси (квитанция, товарный чек, бланк-заказ и т.п.). При отсутствии документов проезд не оплачивается.

Проезд на такси до станции, пристани, аэропорта, находящихся в черте города, оплачивается, только если транспортное средство отправляется в то время, когда городской транспорт не работает.

Расходы по найму жилого помещения оплачиваются по фактически представленным документам, включая расходы по бронированию мест в гостинице. При этом оплачивается проживание в одноместном (однокомнатном) номере. При отсутствии мест в таких номерах могут быть оплачены номера более высокой категории по согласованию с руководителем учреждения при наличии финансовой возможности.

С целью экономного и рационального использования средств организации возможно проживание в жилом помещении с оформлением договора и расписки в получении денежных средств. При отсутствии какого-либо из указанных документов, а также при неверном оформлении документов расходы по найму жилого помещения возмещаются в размерах, установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, как проживание без предоставления документов.

Величина аванса, выдаваемого командированному работнику на проживание, определяется при каждом случае командирования с учетом рыночной стоимости аренды жилого помещения в местности, куда направляется работник исходя из следующих норм:

- при командировании одного работника - однокомнатная квартира;

- при командировании двух человек одного пола - однокомнатная квартира, разного пола - двухкомнатная квартира;

- при командировании трех и более человек применяются соотношения, установленные выше.

При командировании нескольких работников, использовавших в командировке одно жилое помещение, расходы возмещаются тому (тем) из работников, на кого оформлены соответствующие документы.

При отсутствии у работника первичных документов, подтверждающих расходы на проживание, возмещение производится в размере 800 рублей в сутки. Не возмещаются расходы на проживание в случае предоставления направленному в командировку работнику бесплатного помещения.

В случае проживания в гостинице (или ином жилом помещении), от которого необходимо добираться от места проживания до места командирования и обратно, расходы на внутригородской транспорт оплачиваются по представлению маршрутного листа и (или) по представленным документам на проезд.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) утв. пост. Правительства РФ от 13.10.2008 N 749

*(2) ст. 8, 9 ТК РФ

*(3) ст. 168 ТК РФ

*(4) п. 3 письма Минтруда России от 14.02.2013 N 14-2-291, п. 3 письма Роструда от 04.03.2013 N 164-6-1

*(5) письмо Минтруда России и Минфина России от 17.05.1996 N 1037-ИХ

*(6) ст. 22 ТК РФ

*(7) ст. 12 ТК РФ

*(8) Полная версия представлена на сайте aktbuh.ru