Важные условия договора аренды, из-за которых вашим коллегам пришлось судиться (H.Г. Сазонова, журнал "Упрощенка", N 9, сентябрь 2015 г.)

Важные условия договора аренды, из-за которых вашим коллегам пришлось судиться

H.Г. Сазонова,

эксперт журнала "Упрощенка"

Журнал "Упрощенка", N 9, сентябрь 2015 г.

Если вы - предприниматель. Занимаясь бизнесом, вы можете как сдавать имущество в аренду, так и, наоборот, арендовать его. Чтобы оптимально сформулировать условия договора и обезопасить себя от судебных разбирательств, прочитайте данную статью.

Заключая договор аренды, многие бухгалтеры зачастую ориентируются на шаблонные тексты контракта. Однако их минусом являются неточности или расплывчатые фразы, которые потом доставляют большие проблемы как арендаторам, так и арендодателям. Например, арендодатели не могут вернуть долги по аренде, а арендаторы - учесть свои арендные платежи в расходах. О том, на какие условия договора аренды следует обратить особое внимание, чтобы обезопасить себя от споров с контролерами и судебных разбирательств, мы рассказали в данном материале.

Кроме того, бывают случаи, когда юридические лица и индивидуальные предприниматели вообще не заключают договоры аренды, а имущество при этом сдают в аренду или арендуют. Какие последствия из-за таких действий могут быть в данной ситуации, также читайте в нашей статье.

Форма договора. Безопаснее всегда заключать договор аренды в письменном виде

В чем проблема: при отсутствии письменного договора аренды арендодатель не сможет вернуть долги по аренде, а арендатор - списать арендную плату на расходы при УСН.

Договор аренды должен быть заключен в письменной форме при наличии хотя бы одного из условий:

- срок договора составляет более года;

- одной из сторон является юридическое лицо.

Соответственно, когда организация участвует в сделке, документ нужно оформлять письменно, независимо от срока. Такие требования закреплены в пункте 1 статьи 609 ГК РФ. Кроме того, независимо от срока следует оформлять в письменном виде договор аренды транспортного средства как без экипажа, так и с экипажем (ст. 633 и 643 ГК РФ).

Несмотря на однозначные требования гражданского законодательства, компании и предприниматели порой не принимают их во внимание и не оформляют договор аренды на бумаге. Так вот, такие действия опасны, поскольку могут повлечь за собой взаимные претензии и судебные разбирательства. Например, арендодатель, не имея письменного договора, рискует остаться без арендной платы - арендатор может просто отказаться ее оплачивать. И даже в суде взыскать с него долги не удастся. Поскольку при отсутствии письменного договора аренды доказать факт аренды проблематично. Такой вывод подтверждается Определением ВАС РФ от 06.02.2014 N ВАС-956/14 и постановлением Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 09.07.2013 по делу N А12-24401/2012.

А вот у арендатора при отсутствии договора могут возникнуть проблемы со списанием арендной платы в расходы при УСН. Налоговики часто отказываются принимать траты на аренду без договора. Правда, в суде иногда удается доказать обоснованность сумм, если имеются иные документы, подтверждающие расходы на аренду, - платежки, акт приема-передачи имущества (постановления ФАС Московского округа от 06.03.2014 N Ф05-1340/2014 по делу N А41-18838/13 и ФАС Уральского округа от 16.09.2010 N Ф09-6811/09-С3 по делу N А47-4581/2009). Однако вряд ли кто захочет лишний раз доводить дело до суда.

И еще такой момент: договор аренды не считается заключенным в письменной форме, если подписан только одной стороной - арендатором или арендодателем (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 14.08.2014 по делу N А40-178308/2013). В такой ситуации также могут возникнуть сложности с получением арендной платы или с признанием ее в расходах.

Таким образом, если вы собираетесь сдавать в аренду имущество или, наоборот, арендовать его, обязательно заключите письменный договор. И проследите, чтобы в нем была подпись обеих сторон: и арендатора, и арендодателя. Тогда никаких проблем по взысканию арендных долгов и списанию арендной платы из-за формы договора у вас не возникнет (постановление Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 03.03.2015 N 18АП-1049/2015).

Причем мы рекомендуем так поступать, даже если сторонами договора являются два индивидуальных предпринимателя или бизнесмен и обычное физлицо. Поскольку к предпринимательской деятельности бизнесмена применяются правила ГК РФ, которые регулируют деятельность юрлиц (п. 3 и 4 ст. 23 ГК РФ). А значит, безопаснее все-таки оформить договор аренды письменно, чтобы потом в случае необходимости было легче взыскать долги по арендной плате и решить иные арендные проблемы.

И еще один важный момент. Подписывая договор аренды, обязательно составьте акт приема-передачи имущества. Он подтвердит факт передачи имущества в аренду и при необходимости докажет реальность арендных отношений (Определение ВАС РФ от 30.08.2013 N ВАС-12497/13). Специалисты финансового ведомства также говорят о том, что акт приема-передачи имущества обязателен при заключении договора аренды (письма Минфина России от 15.06.2015 N 03-07-11/34410 и от 13.12.2012 N 03-11-06/2/145).

Кроме того, арендатору еще следует взять от арендодателя копию свидетельства о праве собственности на сдаваемый в аренду объект, свидетельство подтвердит, что имущество принадлежит лицу на праве собственности и может быть сдано в аренду. Либо от арендодателя надо получить бумагу, которая докажет, что ему доверено сдавать имущество в аренду, например по договору субаренды. Тогда в качестве подтверждения подойдет копия самого договора первичной аренды. При отсутствии документа, подтверждающего правомерность сдачи имущества в аренду, налоговики могут снять затраты на арендную плату. Причина - у арендодателя нет права сдавать имущество в аренду, а значит, расходы арендатора необоснованны (письма Минфина России от 01.12.2011 N 03-03-06/1/791 и от 13.05.2011 N 03-03-06/1/292).

Регистрация договора. Договор аренды сроком на год и более зарегистрируйте в Росреестре

В чем проблема: если договор аренды сроком на год и более не будет зарегистрирован, у арендодателя могут быть сложности с возвратом задолженности по аренде, а у арендатора - с учетом арендной платы в расходах при УСН.

В некоторых случаях договор аренды должен быть обязательно зарегистрирован в специальном уполномоченном ведомстве - Росреестре. Это делается для того, чтобы сведения о временном пользовании объектом другим лицом были доступны третьим лицам, например контролирующим ведомствам. Так, зарегистрировать надо договоры аренды зданий и помещений в них, сооружений, земельных участков, которые заключаются на срок не меньше года (п. 2 ст. 651 ГК РФ, п. 2 ст. 26 ЗК РФ и информационное письмо Президиума ВАС РФ от 01.06.2000 N 53). То есть если период договора - 12 месяцев и более, его надо регистрировать.

На заметку. Как зарегистрировать договор аренды в Росреестре

Чтобы зарегистрировать договор аренды, в отделение Росреестра подайте специальное заявление. Его форма законодательством не установлена, на практике ее разрабатывают территориальные отделения Росреестра сами, поэтому бланк можете взять на месте. Также потребуются бумаги, перечисленные в пункте 8 Рекомендаций, утвержденных приказом Минюста России от 01.07.2002 N 184. А именно: документы, подтверждающие полномочия лиц, подписавших договор, устав или его нотариально заверенная копия и свидетельство о регистрации - для фирм, паспорт - для бизнесменов. Кроме того, потребуется квитанция на оплату госпошлины за регистрацию договора аренды, она составляет 22 000 руб. - для компаний и 2000 руб. - для бизнесменов и физлиц (подп. 22 п. 1 ст. 333.33 НК РФ). А если право на недвижимое имущество не было зарегистрировано арендодателем, то в Росреестр подается еще кадастровый паспорт сдаваемого в аренду объекта с указанием арендуемой площади. В течение 10 рабочих дней после приема всех отмеченных документов специалисты Росреестра зарегистрируют договор аренды (п. 3 ст. 13 Федерального закона от 21.07.97 N 122-ФЗ). И он будет считаться заключенным.

Кроме того, регистрации подлежат договоры аренды в отношении одного и того же объекта, оформленные один за другим, когда срок последующего начинает течь сразу после окончания предыдущего. При условии, что общий срок по этим контрактам составляет один год и более. То есть если арендовать один и тот же объект недвижимости каждый раз на срок меньше года, а после того как его срок закончится, на следующий день оформлять новый контракт, то такие договоры все равно нужно регистрировать. Поскольку судьи рассматривают их в качестве единой сделки, которая подлежит регистрации (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 31.03.2010 по делу N А53-17516/2009). Поэтому, если вы будете заключать подобные договоры на год и больше, обязательно зарегистрируйте их в Росреестре. Сделать это может любая сторона договора, обычно она указывается в самом соглашении (абз. 2 п. 1 ст. 26 Федерального закона от 21.07.97 N 122-ФЗ). Кроме того, лучше прописать и срок, в течение которого надо зарегистрировать договор. Примерный образец формулировок контракта на этот счет мы привели ниже.

Договор аренды недвижимого имущества (фрагмент)

<...>

1.3. Регистрация настоящего Договора, а также дополнительных соглашений к нему осуществляется Арендатором в срок не позднее двух месяцев со дня их подписания. Арендодатель обязан в течение 5 (пяти) рабочих дней со дня подписания настоящего Договора передать Арендатору необходимый пакет документов для его государственной регистрации.

<...>

Почему так важно регистрировать договор аренды, спросите вы. Стоит ли тратить на это деньги, время? Дело в том, что, если договор аренды не зарегистрировать, возможны проблемы, аналогичные тем, когда не соблюдается письменная форма договора. В частности, арендодатель рискует не получить деньги за аренду. Правда, в судебном порядке такую ситуацию можно будет оспорить, ориентируясь на то, что арендатор принял объект без замечаний, например, если есть акт приема-передачи. И суд обяжет должника заплатить деньги (постановления Пленума ВАС РФ от 17.11.2011 N 73 и от 25.01.2013 N 13, п. 3 информационного письма Президиума ВАС РФ от 25.02.2014 N 165). А у арендатора могут возникнуть сложности с признанием затрат (письмо Минфина России от 25.01.2013 N 03-03-06/2/6). Но в суде опять же можно попытаться доказать обоснованность расходов. В таком случае у вас в наличии должны быть акт приема-передачи имущества, платежные документы, копия свидетельства о праве собственности на объект или копия договора аренды. А вот ежемесячные акты оказания услуг для учета затрат не нужны, если только их наличие не предусмотрено договором (письма Минфина России от 15.06.2015 N 03-07-11/34410 и от 24.03.2014 N 03-03-06/1/12764, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 04.07.2012 N А27-12527/2011). Если договор аренды вы заключаете на срок до года, например на 11 месяцев, или оформляете контракт на неопределенный срок, то регистрировать его не нужно (п. 2 ст. 651 ГК РФ, постановления ФАС Центрального округа от 20.05.2011 по делу N А48-3783/2010 и ФАС Северо-Западного округа от 21.09.2010 по делу N А05-3441/2010). Он и без регистрации будет считаться заключенным. Соответственно с признанием затрат и взысканием арендной платы в этой ситуации никаких проблем не будет.

Обратите внимание! Налоговики не примут расходы по аренде, если договор требует регистрации, но не был зарегистрирован в Росреестре. Поэтому, чтобы не было проблем с чиновниками, контракт следует зарегистрировать.

Арендная плата. По соглашению с арендатором повышать цену аренды можно как угодно часто

В чем проблема: при отсутствии между арендодателем и арендатором соглашения о повышении арендной платы изменять ее можно только один раз в год, если иной порядок не предусмотрен договором.

Размер арендных платежей и срок их уплаты устанавливают стороны договора. Чаще всего цена определяется в фиксированной величине. Но могут быть и другие варианты: в виде доли от полученных доходов, в качестве предоставления услуг арендодателю и пр. (п. 1 и 2 ст. 614 ГК РФ). При этом по требованию арендодателя размер арендной платы может быть изменен не чаще одного раза в год (п. 3 ст. 614 ГК РФ и Определение ВАС РФ от 11.01.2013 N ВАС-17696/12). Однако на практике арендодатели иногда повышают цену гораздо чаще или устанавливают определенные условия для ее повышения в договоре. Всегда ли это законно?

Повышение арендной платы чаще раза в год не считается нарушением, если на это согласен арендатор. Обычно согласие оформляется дополнительным соглашением с новой суммой платы за аренду (п. 1 ст. 450 ГК РФ). Это соглашение регистрируется в Росреестре, если срок договора год и больше (п. 2 ст. 164 и п. 2 ст. 651 ГК РФ). Если же соглашение не подписано, можно рассчитываться в прежних суммах.

А вот особые условия для повышения оплаты могут быть предусмотрены самим договором аренды. Тогда считается, что стороны оговорили этот порядок, заключая контракт, и повышение цены не является нарушением. В договоре в таком случае можно прописать, что с такой-то даты или при таких-то условиях арендодатель имеет право увеличить размер арендной платы в одностороннем порядке, то есть без согласия арендатора. При этом арендодатель, например, не вправе повысить цену более чем на 5% и требовать перечисления сумм раньше оговоренного срока. Примерный образец формулировок мы привели ниже.

Договор аренды недвижимого имущества (фрагмент)

<...>

5.3. Арендодатель имеет право в одностороннем порядке увеличить арендную плату не более чем на 5%. Плата повышается через 30 дней после получения арендатором соответствующего уведомления.

<...>

Если же в договоре нет изначальных условий о повышении цены и дополнительных соглашений об этом вы не подписывали, арендодатель не может увеличивать цену аренды чаще чем раз в год. Исключение - если арендодатель направил какой-либо другой документ арендатору о повышении стоимости и тот подписал его и внес деньги.

Тогда такие действия также можно считать согласием на увеличение цены. И в суде оспорить их не удастся. Поскольку арбитры считают, что оплата аренды - это согласие арендатора на изменение условий договора (постановление ФАС Северо-Западного округа от 28.03.2012 по делу N А26-999/2011). Перечислив деньги, арендатор не был против повышения стоимости. Поэтому все законно.

Таким образом, если ваш арендодатель хочет повышать стоимость чаще чем раз в год, но такой порядок не предусмотрен вашим договором, вы можете не согласиться на повышение. Просто не подписывайте документы арендодателя об увеличении цены и не вносите новые суммы. Если же вы сами являетесь арендодателем, чтобы исключить споры относительно повышения стоимости аренды, лучше сразу пропишите порядок такого повышения в договоре. Тогда арендатору достаточно будет направить уведомление о том, что стоимость выросла. И дополнительных бумаг с ним подписывать не придется.

Ремонт имущества. Если договором не распределены обязанности по ремонту, то капитальным занимается арендодатель, а текущим - арендатор

В чем проблема: арендодатель и арендатор не смогут списать расходы на ремонт, если выполнили ремонтные работы, не закрепленные за ними договором или нормами законодательства.

По общему правилу обязанности по ремонту переданного в аренду имущества распределяются следующим образом. Капитальный ремонт обязан проводить арендодатель (п. 1 ст. 616 ГК РФ). А арендатор должен производить текущий ремонт и поддерживать имущество в исправном состоянии (п. 2 ст. 616 ГК РФ). Вместе с тем в договоре эти обязанности можно распределить иным образом. Тогда надо будет ориентироваться на правила, прописанные в договоре. Если же положения договора проигнорировать, могут возникнуть проблемы.

Так, если арендатор выполнит работы, не предусмотренные договором, без согласия арендодателя, а потом попытается возместить их стоимость с последнего, то, скорее всего, ему этого не удастся сделать, причем даже в судебном порядке. Арбитры считают, что в такой ситуации ремонт считается произведенным без согласия, соответственно траты на него не возмещаются (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 21.04.2010 N А19-13041/09). Кроме того, не получится списать стоимость такого ремонта на расходы (письмо Минфина России от 12.05.2009 N 03-11-06/2/84). Поскольку затраты необоснованны в связи с тем, что обязанность проведения ремонта не предусмотрена договором. Если же арендодатель произведет тот ремонт, который договором на него не возложен, то ему также не удастся списать затраты на ремонт при УСН. Обоснование то же - расходы необоснованны, поскольку не предусмотрены договором (письмо Минфина России от 10.06.2015 N 03-11-09/33555).

Обратите внимание! Списать расходы на ремонт при УСН вы можете, только если обязанность ремонта арендованного имущества лежит на вас: по закону или в соответствии с договором.

Таким образом, всегда выполняйте только тот ремонт, который закреплен за вами договором аренды. Если же там ничего не прописано, то ориентируйтесь на общие правила законодательства, а именно: арендатор вправе осуществлять только текущий ремонт, а арендодатель - капитальный. Иначе списать затраты у вас не получится.

Возврат объекта. По окончании срока договора арендатор должен вернуть имущество арендодателю, а тот - принять его

В чем проблема: если после окончания срока аренды имущество не будет возвращено по вине арендатора, то ему придется оплатить аренду и погасить неустойку за просрочку. А если арендодатель сам надуманно не принимает обратно объект, то требовать погашения арендной платы за это время он не может.

Срок, на который имущество сдается в аренду, стороны обычно указывают в договоре (п. 1 ст. 610 ГК РФ). Если этого нет, считается, что договор действует неопределенное время. Тогда арендатор или арендодатель вправе в любое время отказаться от договора аренды, предупредив об этом своего контрагента за один месяц, а если в аренду сдается недвижимость - за три месяца (п. 2 ст. 610 ГК РФ). Это является минусом бессрочного договора аренды, а плюс, как мы уже сказали, в том, что бессрочный договор аренды недвижимости не нужно регистрировать в Росреестре (п. 2 ст. 651 ГК РФ, постановление ФАС Северо-Западного округа от 21.09.2010 по делу N А05-3441/2010). Расторгая договор, арендатор сдает имущество в установленный срок, а арендодатель принимает его на основании акта приема-передачи.

Однако на практике бывают случаи, когда арендодатель не принимает назад объект и не подписывает акт, рассчитывая на дополнительную арендную плату за время просрочки. Так вот, такие действия незаконны и расцениваются судом как неисполнение обязанности по принятию имущества (абз. 3 п. 1 и п. 2 ст. 655 ГК РФ). Соответственно, если вы являетесь арендатором и ваш арендодатель отказывается принять объект и требует с вас арендную плату, то вы можете обжаловать его действия в суде. Судьи признают его требования незаконными. А за аренду после окончания ее срока платить вам не придется (п. 37 информационного письма Президиума ВАС РФ от 11.01.2002 N 66 и постановление ФАС Московского округа от 27.05.2013 по делу N А40-21776/12-105-203). Но если вы сами вернете имущество позже срока, рассчитаться за аренду после окончания договора вам придется. Кроме того, в таком случае суд может присудить вам неустойку за период просрочки (абз. 3 ст. 622 ГК РФ). Ее также надо будет оплатить.

Нюансы, требующие особого внимания

Если хотя бы одной стороной договора аренды является юридическое лицо, он должен заключаться в письменной форме. В противном случае при возникновении спора арендодатель не сможет вернуть долги по аренде, а арендатор списать арендные платежи.

В одностороннем порядке изменять цену аренды арендодатель может не чаще одного раза в год, если иное не предусмотрено договором.

Когда срок аренды закончился, имущество нужно вернуть арендодателю. Если же он не принимает объект, то арендатор не должен платить за аренду, а действия арендодателя можно обжаловать в суде.