Вновь изменился порядок оформления командировки (И.Г. Григорьев, журнал "Зарплата", N 9, сентябрь 2015 г.)

Вновь изменился порядок оформления командировки

И.Г. Григорьев,

эксперт по трудовому праву

Журнал "Зарплата", N 9, сентябрь 2015 г.

- Новые правила оформления приказа о направлении в командировку.

- Порядок подтверждения срока пребывания в командировке при поездке на автомобиле.

- Отменены журналы выбывающих и прибывающих в командировку.

С 8 августа 2015 года действует новая редакция Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение о командировках). Изменения внесены постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 N 771. Разберемся, что поменяется в работе бухгалтера.

Письменное решение - основание для направления в командировку

Чиновники уже второй раз за последнее время уточняют наименование и порядок оформления документа, который нужен для направления работника в командировку. Теперь это письменное решение работодателя (абз. 2 п. 3 Положения о командировках). То есть появилось прилагательное "письменное".

На практике решение оформляют в виде приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку. Его можно оформить по унифицированной форме N Т-9, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Можно самим разработать и утвердить бланк такого приказа (распоряжения) (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ). Компания вправе взять за основу унифицированную форму и добавить в нее необходимые поля. Образец приведен на с. 13 (образец 1).

Новый порядок подтверждения срока пребывания в командировке

Фактический срок пребывания работника в командировке, как и раньше, можно подтвердить проездными документами. Изменения затронули порядок подтверждения срока пребывания в командировке, если сотрудник добирался к месту командирования не общественным транспортом.

Работник ездил на своем или служебном транспорте

В новой редакции пункта 7 Положения о командировках дан перечень документов, подтверждающих срок пребывания в командировке, если работник ездил на автотранспорте.

Работник может добраться до места командировки и обратно:

- на служебной машине;

- личном автотранспорте;

- автомобиле, управляемом по доверенности;

- попутном транспорте.

В первых трех случаях основанием для использования этих видов транспорта является письменное решение работодателя (абз. 2 п. 7 Положения о командировках). Это решение нужно отразить в приказе о направлении в командировку. Оно будет основанием для выдачи работнику путевого листа.

В Положении о командировках нет прямого указания, что необходимо оформить письменное разрешение работодателя на проезд на попутном транспорте. Роструд рекомендует установить порядок пользования попутным транспортом в локальном нормативном акте компании (письмо от 15.05.2015 N 1168-6-1).

Примечание. При использовании личного или арендованного автомобиля нужно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору об использовании личного имущества работника в служебных целях либо договор аренды.

Служебная записка

Если работник ездил в командировку на автомобиле, по возвращении из командировки он должен составить служебную записку (абз. 2 п. 7 Положения о командировках). В ней нужно указать фактический срок пребывания в командировке. Такие рекомендации давали раньше и специалисты Роструда (письма от 15.05.2015 N 1168-6-1 и от 10.04.2015 N 831-6-1). Образец служебной записки приведен на с. 15 (образец 2).

Образец 2. Служебная записка при поездке в командировку на личном автомобиле

Генеральному директору ООО "Климаттехника"

Еременко Сергею Владимировичу

от Севастьянова Станислава Степановича,

работающего в должности

специалиста по установке и обслуживанию оборудования

сервисного отдела

Служебная записка

Уважаемый Сергей Владимирович!

Довожу до Вашего сведения, что согласно приказу от 08.08.2015 N 30 8 августа 2015 года в 9.00 я отправился в командировку из г. Москвы в г. Владимир на личном транспорте (легковом автомобиле Nissan Almera, государственный регистрационный номер А999АВ 197 RUS) и прибыл обратно в г. Москву 12 августа 2015 года в 18.00.

Фактический срок моего пребывания в командировке составил 5 календарных дней.

Приложения:

1) путевой лист от 08.08.2015 на 1 л.;

2) копии кассовых чеков АЗС "Лукойл-Нефтепродукт" от 08.08.2015 (г. Москва) и от 12.08.2015 (г. Владимир).

                             Севастьянов                 С.С. Севастьянов

                                                     14 августа 2015 года

Документы, прилагаемые к служебной записке

К служебной записке работник должен приложить документы, подтверждающие срок пребывания в командировке. Их перечень будет зависеть от обстоятельств проезда и проживания в командировке (см. таблицу ниже).

Документы, подтверждающие срок фактического пребывания работника в командировке

Порядок проезда и проживания командированного работника	Порядок проживания работника в командировке
	Гостиница	Арендованная квартира	Жилье без оплаты
Служебный автомобиль Личный автомобиль Арендованный автомобиль	Путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки
Попутный автомобиль	Квитанция гостиницы; документ, подтверждающий оказание услуг по проживанию в месте командировки*		Письмо принимающей компании о сроке фактического пребывания работника в командировке
* Документ, подтверждающий оказание услуг по проживанию в месте командирования (например, договор аренды квартиры у частного лица), должен содержать сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденными постановлением Правительства РФ от 25.04.97 N 490.

Если нет документов на проезд и проживание

В служебной записке работник может объяснить причину отсутствия у него документов, подтверждающих расходы на проезд и проживание. В этом случае подтвердить фактический срок пребывания в командировке можно письмом принимающей компании (абз. 4 п. 7 Положения о командировках). В письме принимающем компании должны быть указаны начальная и конечная даты срока.

Фрагмент служебной записки смотрите на с. 16 (образец 3).

Образец 3. Фрагмент служебной записки при поездке на попутном транспорте и бесплатном проживании в командировке

<...>

Довожу до Вашего сведения, что согласно приказу от 05.08.2015 N 21 8 августа 2015 года в 8.00 я отправился в командировку из г. Москвы в г. Владимир на попутном автомобиле и прибыл обратно в г. Москву также на попутном транспорте 12 августа 2015 года в 18.00.

В период командировки я проживал в квартире своего родственника в г. Владимире.

Фактический срок моего пребывания в командировке составил 5 календарных дней (согласно приказу о направлении в командировку от 05.08.2015 N 21).

Учитывая изложенное, оправдательных документов, подтверждающих проезд к месту командировки и обратно, а также наем жилья во Владимире, у меня нет.

Приложение: письмо принимающей стороны - ООО "Технология" N 30/15 от 12.08.2015 на 1 л.

                             Севастьянов                 С.С. Севастьянов

                                                     14 августа 2015 года

Журналы регистрации командированных работников теперь необязательны

Отменен пункт 8 Положения о командировках. Этим пунктом на Минтруд России возлагалась обязанность утвердить формы журналов учета командированных работников и порядок их заполнения.

Формы журналов учета, утвержденные приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н (далее - приказ N 739н), не отменены и пока продолжают действовать.

Можно не вести...

С 8 августа 2015 года работодатели не обязаны вести:

- журнал учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации по форме, приведенной в приложении N 2 к приказу N 739н;

- журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы по форме, приведенной в приложении N 3 к приказу N 739н.

Вместе с тем работодатель может продолжать вести эти журналы, если принял решение и далее использовать эти формы.

...но хранить обязательно

Действующее законодательство обязывает работодателей хранить журналы учета командированных работников в течение установленного срока. То есть просто выбросить их за ненадобностью нельзя.

Примечание. Журналы отменят в ближайшем будущем

Очевидно, что изменения, внесенные постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 N 771, приведут к необходимости отмены Порядка и форм учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утвержденных приказом N 739н. Такой вывод можно сделать из абзаца 10 пояснительной записки к проекту постановления Правительства РФ, размещенного на официальном портале по адресу: http://regulation.gov.ru/projects/List/AdvancedSearch#npa=36877.

Журналы учета командированных по РФ работников нужно хранить в течение 5 лет. Журналы учета работников, выбывающих в зарубежные командировки, нужно хранить в течение 10 лет (п. "з" и примечание 2 к п. "з" ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).