Работник попросил отгул в командировке: как пересчитать выплаты (О.В. Негребецкая, журнал "Зарплата", N 9, сентябрь 2015 г.)

Работник попросил отгул в командировке: как пересчитать выплаты

О.В. Негребецкая,

эксперт журнала "Зарплата"

Журнал "Зарплата", N 9, сентябрь 2015 г.

- Возможен ли отгул в командировке.

- Кому можно отказать в дне отдыха.

- Придется ли удерживать с работника суммы командировочных.

Сотрудник уехал в командировку. Неожиданно он сообщил, что хочет там взять отгул. Можно ли пойти навстречу работнику?

Трудовое законодательство не запрещает предоставлять командированному работнику день, свободный от выполнения служебного задания. Однако прежде чем это сделать, нужно правильно оценить права работника и компании.

Как правильно назвать день отдыха

Такого понятия, как отгул, в трудовом законодательстве нет. Работник может попросить предоставить:

- дополнительный день отдыха в связи со сверхурочной работой, работой в праздник и т.д.;

- отпуск без сохранения заработной платы.

Когда работнику можно предоставить заработанный день отдыха

Право на дни отдыха у работника появляется в следующих случаях:

- за сверхурочную работу (ст. 152 ТК РФ);

- работу в выходные или праздничные дни (ч. 3 ст. 153 ТК РФ);

- донорам после дня сдачи крови, за работу в день сдачи крови, за сдачу крови в период ежегодного оплачиваемого отпуска, в выходной или нерабочий праздничный день (ч. 3 и 4 ст. 186 ТК РФ, письмо Роструда от 11.04.2012 N ПГ/2181-6-1).

Когда работнику предоставляют отпуск за свой счет

Если у работника нет сверхурочных часов, он не работал в выходной или праздник, не сдавал кровь, ему придется оформлять отпуск без сохранения заработной платы.

В большинстве случаев компания не обязана предоставлять отпуск за свой счет. Есть только несколько категорий работников, которым в таком отпуске отказать нельзя (ч. 2 ст. 128 ТК РФ), например:

- работникам, у которых родился ребенок либо у которых умер близкий родственник;

- работающим пенсионерам по старости (возрасту);

- работающим инвалидам и др.

Обязан ли руководитель предоставлять день отдыха или отпуск за свой счет командированному работнику

Еще до начала командировки работник знает, куда и на сколько дней он едет.

Перед поездкой сотрудника знакомят с решением руководителя - приказом о направлении в командировку (п. 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, далее - Положение о командировках). В приказе указан срок командировки и ее цель. Работник расписывается в приказе.

В командировке работник выполняет служебное поручение. Возможно, что заменить работника в командировке некому. В связи с этим нужно правильно оценить, когда можно отказать в дне отдыха в командировке, а когда нельзя.

Заработанный день отдыха...

...можно отложить. Вопрос о предоставлении заработанного дня отдыха, как правило, решается не в период пребывания в командировке. Более того, Трудовой кодекс не обязывает компанию предоставлять сотруднику заработанный день.

...но можно и предоставить. Но если у сотрудника имеется заработанное (но не использованное) право на другой день отдыха и его предоставление не отразится на выполнении служебного задания, работодатель может пойти ему навстречу.

Но было бы нелишним согласовать этот момент с руководством принимающей стороны.

Незапланированный отпуск за свой счет

Отпуск за свой счет компания обязана предоставить только в отдельных случаях. Из них лишь рождение ребенка или смерть близкого родственника не могут быть запланированными с точностью до дня.

В этих ситуациях руководитель компании обязан предоставить отпуск за свой счет до пяти календарных дней (абз. 6 ч. 2 ст. 128 ТК РФ). Отказать работнику в таком отпуске руководитель не может.

Если речь идет о рождении ребенка, можно договориться с работником о переносе отпуска за свой счет на дни после окончания командировки. Если же работник вынужден срочно ехать на похороны, придется его отпустить и направить другого работника для завершения служебного задания.

Как оформить дни отпуска за свой счет в командировке

Заявление. Для того чтобы взять день отпуск за свой счет в период командировки, работник должен написать заявление.

В заявлении он указывает причину отпуска. Это позволит руководителю оценить, есть ли у работника право на отпуск и можно ли его отложить до окончания командировки (образец 1 на с. 67). К заявлению работник может приложить копии документов, которые подтверждают необходимость ухода в отпуск.

Образец 1. Заявление об отпуске за свой счет в период командировки

Генеральному директору

ООО "Зимнее утро"

Дежневу А.К.

от наладчика промышленного

холодильного оборудования

Шубина Е.В.

Заявление

Прошу предоставить мне в период командировки (с 1 по 21 сентября 2015 года) отпуск без сохранения заработной платы на два календарных дня (с 15 по 16 сентября 2015 года) по личным обстоятельствам.

Устная договоренность с руководителем отдела продаж промышленного холодильного оборудования Н.П. Морозовым имеется.

Наладчик промышленного

холодильного оборудования                  Шубин               Е.В. Шубин

                                                     7 сентября 2015 года

Документы можно направить по электронной почте, факсу или любым другим способом.

Приказ. Для бухгалтера недостаточно заявления работника.

Еще потребуется приказ директора компании о предоставлении отпуска за свой счет в период командировки.

Приказ оформляется в произвольной форме. Образец приведен на с. 68.

Образец 2. Приказ о предоставлении отпуска за свой счет

Общество с ограниченной ответственностью "Зимнее утро"

(ООО "Зимнее утро")

Приказ N 118/К
о предоставлении отпуска за свой счет

г. Норильск

8 сентября 2015 года

Приказываю:

Предоставить Е.В. Шубину, наладчику промышленного холодильного оборудования, отпуск за свой счет с 15 по 16 сентября 2015 года.

С приказом ознакомить:

- главного бухгалтера Р.П. Румянцеву;

- начальника отдела кадров Е.П. Снегиреву.

Основание - заявление работника от 07.09.2015.

Генеральный директор               Дежнев           А.К. Дежнев

С приказом ознакомлены:

наладчик промышленного

холодильного оборудования            Шубин          Е.В. Шубин

                                                    22 сентября 2015 года

главный бухгалтер                    Румянцева      Р.П. Румянцева

                                                    8 сентября 2015 года

начальник отдела кадров              Снегирева      Е.П. Снегирева

                                                   8 сентября 2015 года

Записи в табеле. Дни командировки обозначают в табеле кодом "К", если его ведут по унифицированной форме N Т-12 или Т-13. А вот продолжительность отработанного времени в командировке в табеле не указывают (абз. 7 разд. 2 Указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

Отпуск за свой счет обозначают другим кодом - "ДО".

Что делать с командировочными расходами, если предоставлен отпуск за свой счет

Перед отъездом в командировку бухгалтер на основании заявления работника выдает ему денежный аванс на оплату следующих расходов (п. 10 Положения о командировках, п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У):

- на проезд;

- по найму жилого помещения;

- дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

Сколько платить командированному работнику, если он взял отпуск за свой счет

В дни отпуска за свой счет работник не выполняет служебное задание руководителя. Следовательно, за эти дни работодатель не обязан оплачивать работнику командировочные расходы. Излишне выплаченные суммы после возвращения из командировки можно удержать (абз. 3 ч. 2 ст. 137 ТК РФ).

Но прежде чем решать вопрос об удержании, проверьте итоговую сумму за весь период командировки. Возможно, она окажется больше аванса. Так как перед командировкой средний заработок не выдают.

Пример. Перерасчет командировочных расходов

Е.В. Шубин направлен в командировку с 1 по 21 сентября 2015 года на 21 календарный день. Перед отъездом бухгалтер перечислил ему аванс на следующие виды расходов:

- суточные - 14 700 руб. (700 руб. х 21 календ. дн.);

- на оплату проезда - 8750 руб.;

- на оплату жилья - 29 400 руб. (1400 руб. х 21 календ. дн.).

Выплата аванса оформлена проводкой:

Дебет 71 Кредит 51

- 52 850 руб. (14 700 руб. + 8750 руб. + 29 400 руб.).

В период командировки работник попросил отпуск за свой счет на два дня (с 15 по 16 сентября). Руководитель счел причину неожиданного отпуска уважительной и согласился его предоставить.

Е.В. Шубину был предоставлен отпуск за свой счет с 15 по 16 сентября. После отпуска работник завершил в месте командировки служебное поручение.

В связи с тем что два дня в командировке сотрудник не выполнял служебное поручение, директор распорядился удержать при необходимости часть командировочных расходов.

Оклад работника - 45 000 руб. Средний дневной заработок для оплаты командировки - 2100 руб. Табель рабочего времени за сентябрь приведен на с. 70.

Образец 3. Фрагмент табеля учета рабочего времени (сентябрь)

Номер по порядку	Фамилия, инициалы, должность (специальность, профессия)	Табельный номер	Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца																Отработано за
			1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	Х	половину месяца (I, II)	месяц
			16	17	18	19	20	21	22	23	24	25	26	27	28	29	30	30	дни
																			часы
1	2	3	4																5	6
<...>	<...>	<...>
2	Шубин Е.В., наладчик промышленного холодильного оборудования	053	К	К	К	К	В	В	К	К	К	К	К	В	В	К	ДО	Х
																		Х
			ДО	К	К	В	В	К	Я	Я	Я	Я	В	В	Я	Я	Я	Х
									8	8	8	8		8	8	8	8	Х

Как рассчитать выплаты работнику по итогам командировки?

Решение. Фактические командировочные расходы

После возвращения из командировки работник представил авансовый отчет.

С учетом двух дней неоплачиваемого отпуска расходы составили:

- суточные за 19 календарных дней (21 календ. дн. - 2 календ. дн.) - 13 300 руб. (700 руб. х 19 календ. дн.);

- оплата проезда - 8750 руб.;

- оплата жилья за дни выполнения служебного задания - 26 600 руб. (1400 руб. х 19 календ. дн.).

Кроме того, сотруднику нужно начислить средний заработок за 13 рабочих дней командировки (п. 9 и 11 Положения о командировках). Дни отпуска за свой счет - 15 и 16 сентября - при расчете не учитываются.

Средний заработок составит 27 300 руб. (2100 руб. х 13 раб. дн.).

Итоговая сумма командировочных за вычетом НДФЛ

Из перечисленных выплат НДФЛ облагается только средний заработок. Сумма налога - 3549 руб. (27 300 руб. х 13%).

Общая сумма командировочных расходов - 72 401 руб. (13 300 руб. + 8750 руб. + 26 600 руб. + 27 300 руб. - 3549 руб.).

Сколько выплатить работнику после командировки

Перед отъездом работник получил аванс - 52 850 руб. Следовательно, ему нужно доплатить 19 551 руб. (72 401 руб. - 52 850 руб.).

Аналогично нужно действовать и в ситуации, когда сотрудник берет в командировке заработанные дополнительные дни отдыха за сверхурочную работу или за работу в выходные и праздники. Эти дни отдельно оплачивать не надо (ч. 1 ст. 152 и ч. 3 ст. 153 ТК РФ).

Командированный самовольно решил взять отгул

Конкретное время использования дней отпуска за свой счет и дополнительных дней отдыха определяется по соглашению сторон.

Уход работника в отгул без согласования с работодателем даже в том случае, когда право на дополнительный выходной предусмотрено действующим законодательством, считается неявкой на работу без уважительных причин.

В таком случае работодатель вправе уволить сотрудника на основании подпункта "а" пункта 6 части 1 статьи 81 ТК РФ (подп. "д" п. 39 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17.03.2004 N 2).