Справка о сумме заработка для расчета пособий: пять нестандартных ситуаций (Н.А. Яманова, журнал "Зарплата", N 9, сентябрь 2015 г.)

Справка о сумме заработка для расчета пособий: пять нестандартных ситуаций

Н.А. Яманова,

эксперт журнала "Зарплата"

Журнал "Зарплата", N 9, сентябрь 2015 г.

Как заполнить и выдать справку:

- если перед увольнением не было зарплаты больше двух лет;

- за период работы в режиме неполного рабочего времени;

- бывшим работникам-иностранцам;

- бывшим работникам после ликвидации филиала;

- совместителям.

Форма справки о сумме заработной платы за два календарных года (далее - справка) утверждена приказом Минтруда России от 30.04.2013 N 182н.

Порядок ее заполнения и выдачи утвержден этим же приказом (далее - Порядок выдачи справки), но он не разъясняет, как заполнять справку в особых ситуациях, с которыми сталкиваются наши читатели.

Что нужно знать про справку о сумме заработка

Справку выдают сотруднику в день увольнения (п. 2 Порядка выдачи справки). А бывшему работнику - не позднее трех рабочих дней со дня его обращения за справкой (п. 3 Порядка выдачи справки).

Период для отражения сведений. В справке указывают сведения о сумме выплат в пользу работника (п. 1 Порядка выдачи справки):

- за два календарных года, предшествующих году увольнения или году обращения за справкой;

- текущий календарный год.

Два важных показателя. В пункт 3 справки вносят суммы выплат, на которые были начислены страховые взносы в ФСС РФ. А в пункте 4 указывают количество календарных дней:

- временной нетрудоспособности;

- отпуска по беременности и родам;

- отпуска по уходу за ребенком;

- освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением зарплаты, если на нее не начислялись страховые взносы в ФСС РФ.

Дополнительные строки включаются в пункты 3 и 4, если в двух календарных годах, предшествующих году увольнения или году обращения за справкой, в текущем календарном году работник находился в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком (п. 4 примечания к справке о сумме заработка).

Сотрудница четыре года была в "детских" отпусках

10 сентября сотрудница увольняется по собственному желанию сразу по окончании отпуска по уходу за ребенком. В 2015 году она получала только пособие по уходу за ребенком до полутора лет. В 2014 и 2013 годах у нее также не было заработка, она была в отпуске по уходу за вторым ребенком и отпуске по беременности и родам.

В 2013 и 2012 годах у работницы были отпуска по беременности и родам и по уходу за первым ребенком. Наша компания - ее первое место работы, заработок у работницы есть только за пять месяцев 2011 года.

Можем ли мы не выдавать сотруднице справку о сумме заработка, ведь там будут одни нули?

Ваша компания обязана выдать работнице в день прекращения работы справку о сумме заработка за 2015 год и предшествующие 2014 и 2013 годы (п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ, далее - Закон N 255-ФЗ).

Поскольку в эти годы у сотрудницы были отпуск по беременности и родам и отпуск по уходу за ребенком, дополнительно в справке нужно указать предшествующие годы, в которых у нее был заработок.

То есть в вашем случае в справку нужно включить сведения о зарплате и исключаемых периодах в 2015-2011 годах (см. образец 1 на с. 107).

Образец 1. Справка о сумме заработка (фрагмент)

<...>

     3.  Сумма заработной платы, иных выплат и вознаграждений, на которые

были  начислены  страховые  взносы на обязательное социальное страхование

на  случай  временной  нетрудоспособности  и  в связи с материнством, или

сумма  заработной платы, иных выплат и вознаграждений, которые включались

в  базу  для  начисления страховых взносов в Фонд социального страхования

Российской  Федерации  в  соответствии  с  Федеральным законом от 24 июля

2009  г.  N 212-ФЗ  "О  страховых  взносах  в  Пенсионный фонд Российской

Федерации,    Фонд    социального    страхования   Российской  Федерации,

Федеральный фонд обязательного медицинского страхования":

За 201 15 год                      0 (ноль) рублей

      ---     -----------------------------------------------------------

                             (сумма цифрами и прописью)

За 201 14 год                      0 (ноль) рублей

      ---     -----------------------------------------------------------

                             (сумма цифрами и прописью)

За 201 13 год                      0 (ноль) рублей

      ---     -----------------------------------------------------------

                             (сумма цифрами и прописью)

За 201 12 год                      0 (ноль) рублей

      ---     -----------------------------------------------------------

                             (сумма цифрами и прописью)

За 201 11 год     48 600 (сорок восемь тысяч шестьсот) рублей 00 копеек

      ---     -----------------------------------------------------------

                             (сумма цифрами и прописью)

     4.  Количество  календарных  дней, приходящихся на периоды временной

нетрудоспособности,  отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за

ребенком,  период  освобождения  ия  работника  от  работы  с  полным или

частичным    сохранением    заработной    платы    в    соответствии    с

законодательством  Российской  Федерации,  если на сохраняемую заработную

плату  за  этот  период  страховые  взносы в Фонд социального страхования

Российской  Федерации  в  соответствии  с  Федеральным законом от 24 июля

2009 г.  N 212-ФЗ  "О  страховых  взносах  в  Пенсионный  фонд Российской

Федерации,    Фонд    социального    страхования   Российской  Федерации,

Федеральный фонд обязательного медицинского страхования" не начислялись:

     20 15 год, всего   253  двести пятьдесят три          , в том числе:

        ---           --------------------------------

                            (календарных дней)

с  1 января  по 10 сентября      253

  ----------   -------------- -------------   ---------------------------

                              (календарных    (наименование периода)

                                 дней)

с

  ----------   -------------- -------------   ---------------------------

                              (календарных    (наименование периода)

                                 дней)

<...>

     20 14 год, всего   365 (триста шестьдесят пять)   , в том числе:

        ---           --------------------------------

                            (календарных дней)

с  1 января  по   20 мая        140      отпуск по беременности и родам

  ----------   ------------ ------------- ------------------------------

                            (календарных      (наименование периода)

                               дней)

с  21 мая    по  31 декабря        225        отпуск по уходу за ребенком

  ----------   -------------- -------------   ---------------------------

                              (календарных    (наименование периода)

                                 дней)

<...>

     20 13 год, всего   365 (триста шестьдесят пять)   , в том числе:

        ---           --------------------------------

                            (календарных дней)

с  1 января  по 31 декабря      365         отпуск по уходу за ребенком

  ----------   ------------ ------------- ------------------------------

                            (календарных      (наименование периода)

                               дней)

с

  ----------   -------------- -------------   ---------------------------

                              (календарных    (наименование периода)

                                 дней)

<...>

     20 12 год, всего   365 (триста шестьдесят пять)   , в том числе:

        ---           --------------------------------

                            (календарных дней)

с  1 января  по 20 мая          140       отпуск по беременности и родам

  ----------   ------------ ------------- ------------------------------

                            (календарных      (наименование периода)

                               дней)

с   21 мая   по  31 декабря      225          отпуск по уходу за ребенком

  ----------   -------------- -------------   ---------------------------

                              (календарных    (наименование периода)

                                 дней)

<...>

     20 11 год, всего          10 (десять)             , в том числе:

        ---           --------------------------------

                            (календарных дней)

с  1 января  по 20 мая          140       отпуск по беременности и родам

  ----------   ------------ ------------- ------------------------------

                            (календарных      (наименование периода)

                               дней)

с 18 ноября  по  27 ноября         10      отпуск по беременности и родам

  ----------   -------------- -----------   -----------------------------

                              (календарных    (наименование периода)

                                 дней)

Без этой справки будущий работодатель вашей сотрудницы не сможет:

- заменить ей годы расчетного периода, если работница решит воспользоваться своим правом на замену лет в соответствии с пунктом 1 статьи 14 Закона N 255-ФЗ;

- правильно рассчитать ей "детские" пособия, если работница соберется родить третьего ребенка.

В отпуске по уходу сотрудница трудилась в режиме неполного рабочего времени

Работница написала заявление об увольнении с 24 сентября 2015 года, сразу по окончании отпуска по уходу за ребенком. Как заполнить на нее справку о сумме заработка, если с 1 февраля 2015 года она работала в режиме неполного рабочего времени?

Период, когда ваша сотрудница находилась в отпуске по уходу за ребенком и работала на условиях неполного рабочего времени, ФСС РФ считает периодом нахождения в отпуске по уходу за ребенком (письмо от 20.06.2013 N 25-03-14/12-7942).

В пункте 3 справки о сумме заработка вам нужно указать:

- сумму зарплаты работницы, на которую вы начисляли страховые взносы в ФСС РФ;

- сумму зарплаты, которая включалась в базу для начисления страховых взносов в ФСС РФ, с учетом заработка за время работы на условиях неполного рабочего времени в период отпуска по уходу за ребенком.

А в пункте 4 справки о сумме заработка указать количество календарных дней, приходящихся на периоды:

- отпуска по уходу за ребенком, в котором сотрудница работала на условиях неполного рабочего времени;

- отпуска по беременности и родам;

- временной нетрудоспособности.

Работник - временно пребывающий иностранец

В 2014 году у нас по срочному трудовому договору трудился гражданин Украины, временно пребывавший на территории РФ. В декабре 2014 года он уволился по собственному желанию.

При увольнении справку о сумме заработка мы ему не выдали, поскольку он не являлся застрахованным лицом.

В сентябре 2015 года он обратился к нам с заявлением о выдаче ему справки о сумме заработка. Справка ему понадобилась в связи с тем, что с 2015 года временно пребывающие иностранцы имеют право на пособие по временной нетрудоспособности.

Обязаны ли мы выдать ему такую справку?

Нет. Вы не обязаны выдавать такую справку. Ведь в ней указывают сведения о сумме выплат в пользу работника, на которые были начислены страховые взносы в ФСС РФ. То есть отражать в справке вам нечего.

До 2015 года сотрудник - временно пребывающий иностранец не являлся застрахованным лицом на случай временной нетрудоспособности (ч. 1 ст. 2 Закона N 255-ФЗ в редакции, действовавшей до 1 января 2015 года).

Страховые взносы на выплаты в его пользу не начислялись (п. 15 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ). В связи с этим справку о сумме заработка выдавать не нужно (письмо Минтруда России от 07.10.2013 N 14-2-94).

С 2015 года при увольнении сотрудников - временно пребывающих иностранцев справку о сумме заработка им нужно выдавать.

С 1 января 2015 года с выплат временно пребывающим иностранным работникам компании уплачивают взносы в ФСС РФ на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством по тарифу 1,8% (п. 2.1 ч. 2 ст. 12 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ).

В справке о сумме заработка будут отражены выплаты, на которые начислялись страховые взносы в ФСС РФ. То есть суммы, выплаченные работнику-иностранцу в 2015 году.

Суммы его заработка за предыдущие годы в справке указывать не нужно. На них взносы не начислялись.

Бывший работник трудился в филиале, который ликвидировали

Головной офис нашей компании расположен в Москве. К нам обратился бывший сотрудник обособленного подразделения. Он просит выдать ему справку о сумме заработка за время его работы в обособленном подразделении, расположенном в Воронеже. Обособленное подразделение было ликвидировано в феврале 2015 года.

Должна ли головная компания выдать такую справку?

Да, справку нужно выдать. Для этого работник пишет заявление. Срок подготовки и выдачи справки - три рабочих дня после получения заявления (п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Закона N 255-ФЗ).

Справку подпишут руководитель и главный бухгалтер головной компании.

Был совместителем, стал основным работником

С 9 февраля по 31 мая 2015 года работник трудился в нашей компании по совместительству. За этот период его заработок составил 53 800 руб.

С 1 июня 2015 года он был переведен с совместительства на основную работу с окладом 31 500 руб. в месяц.

30 сентября он увольняется по собственному желанию.

Нужно ли выдавать ему две справки о сумме заработка? Если можно выдать одну, то надо ли выделять в ней оба периода работы или можно этого не делать?

Из совместителей в основные работники через перевод. Поскольку вы приняли сотрудника на основное место работы из совместителей через перевод, а не увольнение и трудоустройство, выделять эти два периода работы в справке о сумме заработка не нужно. Ваш сотрудник являлся застрахованным лицом и на работе по совместительству, и на основной работе (ч. 1 ст. 2 Закона N 255-ФЗ). В обоих случаях с ним был заключен трудовой договор.

Заработок сотрудника за период работы по совместительству и основной работы равен 179 800 руб. (53 800 руб. + 31 500 руб. х 4 мес.). Эту сумму и нужно указать в пункте 3 справки о сумме заработка (см. образец 2 ниже).

Образец 2. Справка о сумме заработка (фрагмент)

<...>

     3.  Сумма заработной платы, иных выплат и вознаграждений, на которые

были  начислены  страховые  взносы на обязательное социальное страхование

на  случай  временной  нетрудоспособности  и  в связи с материнством, или

сумма  заработной платы, иных выплат и вознаграждений, которые включались

в  базу  для  начисления страховых взносов в Фонд социального страхования

Российской  Федерации  в  соответствии  с  Федеральным законом от 24 июля

2009  г.  N 212-ФЗ  "О  страховых  взносах  в  Пенсионный фонд Российской

Федерации,    Фонд    социального    страхования   Российской  Федерации,

Федеральный фонд обязательного медицинского страхования":

За 20 15 год     179 800 (сто семьдесят девять тысяч восемьсот) рублей

      ---     -----------------------------------------------------------

                             (сумма цифрами и прописью)

<...>

     4.  Количество  календарных  дней, приходящихся на периоды временной

нетрудоспособности,  отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за

ребенком,  период  освобождения  ия  работника  от  работы  с  полным или

частичным    сохранением    заработной    платы    в    соответствии    с

законодательством  Российской  Федерации,  если на сохраняемую заработную

плату  за  этот  период  страховые  взносы в Фонд социального страхования

Российской  Федерации  в  соответствии  с  Федеральным законом от 24 июля

2009 г.  N 212-ФЗ  "О  страховых  взносах  в  Пенсионный  фонд Российской

Федерации,    Фонд    социального    страхования   Российской  Федерации,

Федеральный фонд обязательного медицинского страхования" не начислялись:

     20 15 год, всего          0  (ноль)               , в том числе:

        ---           --------------------------------

                            (календарных дней)

с

  ----------   -------------- -------------   ---------------------------

                              (календарных    (наименование периода)

                                 дней)

с

  ----------   -------------- -------------   ---------------------------

                              (календарных    (наименование периода)

                                 дней)

<...>

Если сотрудник за весь период работы не был ни на больничном, ни в отпуске по уходу за ребенком, в пункте 4 справки о сумме заработка будет нулевой показатель.

В трудовой книжке сотрудника может быть указан только период основной работы - с 1 июня по 30 сентября 2015 года. Ведь период работы по совместительству вносят в трудовую книжку по желанию работника (п. 20 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

Чтобы у нового работодателя не возникло вопросов, посоветуйте сотруднику вместе со справкой о сумме заработка предъявить:

- копию трудового договора о работе по совместительству в вашей компании;

- копию приказа о приеме на основную работу.

Эти документы подтвердят период его работы по совместительству (п. 9 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 N 91).

Из совместителей в основные работники через увольнение. Если бы работник-совместитель уволился из вашей компании, а на следующий день трудоустроился к вам на основное место работы, вам нужно было бы выдать ему две справки о сумме заработка.

Первую справку вам нужно было бы выдать сотруднику в день увольнения с работы по совместительству - 31 мая 2015 года. В пункте 3 справки вы указали бы заработок сотрудника за период работы по совместительству - 53 800 руб.

Вторую справку вы выдали бы работнику в день увольнения с основного места работы - 30 сентября 2015 года. В пункте 3 справки вы указали бы его заработок за период работы по основному месту работы - 126 000 руб. (31 500 руб. х 4 мес.).

В обоих справках в пункте 4 были бы нулевые показатели.

Сотрудник остался совместителем и стал основным работником. В этом случае вам нужно было бы выдать сотруднику только одну справку о сумме заработка в день увольнения - 30 сентября 2015 года.

В пункте 3 справки вы бы указали заработок сотрудника за период работы по внутреннему совместительству и основной работы - 179 800 руб. (образец 2 на с. 107). А в пункте 4 - ноль календарных дней.