Вопрос: Автономное учреждение находится на общей системе налогообложения. Сотрудники автономного учреждения были направлены в командировку. По возвращению из командировки ими были представлены в бухгалтерию документы о проживании в гостинице, а именно счет и квитанция к приходному кассовому ордеру, без кассового чека. На момент проживания сотрудников в гостинице у них отсутствовал кассовый аппарат, об этом они делают запись с печатью организации на оборотной стороне квитанции. Должно ли автономное учреждение на основании этих документов возместить своим сотрудникам стоимость проживания в гостинице? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, октябрь 2015 г.)

Автономное учреждение находится на общей системе налогообложения. Сотрудники автономного учреждения были направлены в командировку. По возвращению из командировки ими были представлены в бухгалтерию документы о проживании в гостинице, а именно счет и квитанция к приходному кассовому ордеру, без кассового чека. На момент проживания сотрудников в гостинице у них отсутствовал кассовый аппарат, об этом они делают запись с печатью организации на оборотной стороне квитанции.

Должно ли автономное учреждение на основании этих документов возместить своим сотрудникам стоимость проживания в гостинице?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Возмещение расходов командированному лицу при отсутствии документа, изготовленного с применением ККТ, либо документа, содержащего обязательные реквизиты бланка строгой отчетности, по нашему мнению, значительно увеличивает риск возникновения разногласий с уполномоченными органами в ходе проведения ими контрольных мероприятий.

В свою очередь, отказ возместить командировочные расходы по оплате проживания в отсутствие чека ККМ может стать причиной судебного иска со стороны сотрудников.

Обоснование вывода:

Гарантии возмещения расходов работнику, связанных со служебной командировкой, предусмотрены ст. 167 ТК РФ. При этом порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам, заключившим трудовой договор о работе в государственных органах субъектов Российской Федерации, работникам государственных учреждений субъектов РФ, лицам, работающим в органах местного самоуправления, работникам муниципальных учреждений определяются, соответственно, нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления (ст. 168 ТК РФ).

Напомним, что под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Перечень документов, подтверждающих расходы работников на оплату услуг гостиницы при направлении их в служебные командировки, приведен в письме Минфина России от 10.11.2011 N 03-03-07/51. Такими документами, в частности, являются:

- чек контрольно-кассовой техники;

- слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является работник;

- подтверждение кредитного учреждения, в котором открыт работнику банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, проведенной операции по оплате;

- другой документ, подтверждающий произведенную оплату, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.

При расчетах за услуги, оказываемые населению, гостиницы обязаны применять контрольно-кассовую технику (далее - ККТ) либо бланки строгой отчетности (п. 1, 2 ст. 2, абз. 4 ст. 5 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт"). Аналогичные выводы содержатся в решениях судебных инстанций*(1).

Отметим, что квитанция к Приходному кассовому ордеру (форма 0310001) не может рассматриваться в качестве бланка строгой отчетности, так как не соответствует требованиям п. 3 Порядка осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденного постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359*(2).

При этом возмещение расходов командированному лицу при отсутствии документа, изготовленного с применением ККТ, либо документа, содержащего обязательные реквизиты бланка строгой отчетности, по нашему мнению, значительно увеличивает риск возникновения разногласий с уполномоченными органами в ходе проведения ими контрольных мероприятий (смотрите, в частности, постановление Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 03.10.2013 N 12АП-8529/13).

В свою очередь, исключить подобные разногласия может ответ на запрос, направленный работодателем в адрес гостиницы в целях подтверждения факта оказания командированному работнику гостиничных услуг, а также их оплаты. Формального запрета на применение бланков строгой отчетности во время поломки и ремонта ККТ законодательство не содержит. Поэтому учреждению в своем запросе есть основание запросить также оформленный соответствующий бланк строгой отчетности.

Обращаем внимание: отказ возместить командировочные расходы по оплате проживания в отсутствие чека ККМ может стать причиной судебного иска со стороны сотрудников*(3).

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

советник государственной гражданской службы 1 класса Левина Ольга

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Миллиард Мария

21 октября 2015 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Аналогичной позиции придерживаются специалисты Федеральной службы по труду и занятости России в неофициальных разъяснениях (Вопрос: Какими документами необходимо подтвердить оплату найма жилья сотрудников государственного учреждения в командировке, если они проживают: в гостинице, общежитии учебного заведения, в квартире, принадлежащей физическому лицу? (журнал "Разъяснения органов исполнительной власти по ведению финансово-хозяйственной деятельности в бюджетной сфере", N 3, май-июнь 2015 г.)).

*(2) Смотрите, в частности:

- решение Арбитражного суда г. Москвы от 14.05.2015 по делу N А40-33220/2015;

- решение Арбитражного суда Еврейской автономной области от 27.05.2013 по делу N А16-312/2013.

*(3) Смотрите, в частности:

- решение Центрального районного суда г. Читы Забайкальского края от 27.05.2015 по делу N 2-2790/2015;

- решение Знаменского гарнизонного военного суда Астраханской области от 18.07.2013.