Комментарий к письму Министерства финансов Российской Федерации от 20.04.2015 N 03-03-06/22368 (О.П. Гришина, журнал "Акты и комментарии для бухгалтера", N 7, июль 2015 г.)

Комментарий к письму Министерства финансов Российской Федерации от 20.04.2015 N 03-03-06/22368

О.П. Гришина,

эксперт журнала "Акты и комментарии для бухгалтера"

Журнал "Акты и комментарии для бухгалтера", N 7, июль 2015 г.

Особенности порядка командирования работников для выполнения ими служебных заданий вне места постоянной работы определены Положением об особенностях направления работников в служебные командировки*(1) (далее - Положение). С 08.01.2015 названный документ применяется в редакции Постановления Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595*(2). Напомним суть внесенных изменений.

Работодатель теперь не обязан:

- утверждать при направлении работника в командировку служебное задание, в котором указывается цель командировки (утратил силу п. 6 Положения);

- оформлять командировочное удостоверение (изложены в новой редакции п. 7 и абз. 1 п. 19 Положения, п. 15 отменен).

Стало меньше обязанностей и у работника: он не должен представлять работодателю отчет о выполненной работе (утратил силу абз. 3 п. 26 Положения). В настоящее время, чтобы отчитаться о результатах командировки, сотруднику по возвращении из нее достаточно в течение трех рабочих дней подать лишь авансовый отчет об израсходованных в командировке суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом денежному авансу на командировочные расходы.

При введении указанных новаций предполагалось, что фактический срок пребывания работника в командировке без особых проблем можно определить по проездным документам. Действительно, классический вариант проезда к месту командирования - использование общественного транспорта (самолета, поезда или автобуса). В этом случае у сотрудника остаются на руках билеты, в которых фиксируются и пункт прибытия (выбытия), и время отъезда (приезда). Соответственно, при определении периода нахождения работника в месте командирования трудностей не возникает (осложнения возникают, как правило, в случае утраты билетов).

Вместе с тем есть и иной способ проезда к месту командирования (не запрещенный действующим законодательством): если сотрудник добирается до нужного ему места на личном транспорте. В таком случае, разумеется, никаких билетов не может быть. Как документально (для целей налогообложения прибыли) подтвердить факт нахождения работника в командировке?

Но и на этот вопрос дан ответ в Положении. В частности, в п. 7 (в новой редакции) сказано, что фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командировки и обратно.

Здесь же указано, что такими оправдательными документами могут быть путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и прочие документы.

Обратите внимание! Пункт 7 Положения распространяется лишь на случаи проезда к месту командировки на личном автомобиле. Порядок проезда к месту командировки на служебном, арендованном, попутном транспорте не урегулирован. Чиновники Роструда полагают, что такой порядок может быть установлен локальным нормативным актом, изданным в соответствии со ст. 8 ТК РФ (см. Письмо от 10.04.2015 N 831-6-1).

Между тем Минфин, судя по письмам от 24.04.2015 N 03-03-06/1/23680, от 20.04.2015 N 03-03-06/22368 (их тексты практически идентичны), не намерен рассматривать служебную записку в качестве оправдательного документа, используемого для подсчета дней нахождения в командировке и, соответственно, определения размера причитающихся командированному лицу суточных, суммы которых учитываются при расчете налога на прибыль.

Логика чиновников, очевидно, такова. Расходы, учитываемые при налогообложении прибыли, должны быть экономически обоснованными и документально подтвержденными (п. 1 ст. 252 НК РФ). При этом в упомянутом пункте уточнено, что затраты должны быть подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными согласно обычаям делового оборота, применяемым в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими осуществленные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной в соответствии с договором работе). Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Но что такое служебная записка? Например, в Приказе Ростехнадзора от 30.06.2011 N 340 "Об утверждении и введении в действие Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору" сказано: это документ, используемый, как правило, для ведения в организации внутренней переписки (докладная записка, объяснительная записка, пояснительная записка). А с учетом того, что, исходя из содержания п. 7 Положения, служебную записку (даже оформленную согласно всем требованиям, предъявляемым действующим законодательством к первичным документам) должен составить непосредственно командированный сотрудник, финансисты усомнились (по вполне понятным причинам) в качестве подобного оправдательного документа. Со своей стороны добавим, что в правоприменительной практике служебная записка в целях налогообложения зачастую рассматривается как дополнительный, а не основной (самостоятельный) документ.

В качестве альтернативы служебной записке Минфин в комментируемом письме предложил использовать любой первичный документ, оформленный в соответствии с законодательством РФ о бухгалтерском учете, который свидетельствует о фактическом нахождении работника в пути к месту командирования и обратно. Правда, пример подобного любого документа финансисты, к сожалению, не привели. Зато обнадежили возможностью скорого решения обозначенной проблемы, сообщив о подготовке Минтрудом очередных поправок к Положению. А до тех пор работодателю для подтверждения периода нахождения работника в месте командирования в анализируемой ситуации, вероятно, имеет смысл использовать командировочное удостоверение. Ведь необязательность оформления последнего не означает запрет на его использование.

Есть и другой вариант. Он позаимствован из Приказа Минфина России от 10.03.2015 N 33н, утвердившего перечень документов, подтверждающих фактический срок пребывания федерального государственного гражданского служащего в служебной командировке при отсутствии проездных документов (билетов). В пункте 3 настоящего приказа, в частности, сказано, что подтвердить фактический срок пребывания в месте командирования можно на основании служебной записки (иного документа), содержащей обязательные реквизиты, а также отметки принимающей стороны о датах прибытия и убытия командированного лица.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.

*(2) Текст постановления и комментарий к нему опубликованы в N 3, 2015.