Вопрос: Организация применяет общий режим налогообложения. Под отчет работнику были выданы денежные средства путем перечисления на зарплатную карту. Работник приобрел почтовые марки. В дальнейшем они будут использоваться для отправки корреспонденции в течение нескольких месяцев. Подотчетная сумма перечисляется на заработную карту работника на основании приказа руководителя, предусматривающего возможность безналичных расчетов с подотчетными лицами с использованием зарплатных карт работников. Как отразить в бухгалтерском учете данные операции? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, август 2015 г.)

Организация применяет общий режим налогообложения.

Под отчет работнику были выданы денежные средства путем перечисления на зарплатную карту. Работник приобрел почтовые марки. В дальнейшем они будут использоваться для отправки корреспонденции в течение нескольких месяцев.

Подотчетная сумма перечисляется на заработную карту работника на основании приказа руководителя, предусматривающего возможность безналичных расчетов с подотчетными лицами с использованием зарплатных карт работников.

Как отразить в бухгалтерском учете данные операции?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

В бухгалтерском учете почтовые марки учитываются на счете 50, субсчет "Денежные документы", и отражаются в составе расходов по обычным видам деятельности после их использования.

Обоснование вывода:

В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н (далее - План счетов), для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет, предназначен счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

На выданные под отчет суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств.

При этом Планом счетов предусмотрена корреспонденция счета 71 не только со счетом 50 "Касса", но и со счетами, на которых отражается информация о средствах, аккумулированных на расчетных (счет 51) и валютных (счет 52) счетах организации, открытых в кредитных организациях.

Поэтому в бухгалтерском учете операцию по перечислению денежных средств на личный банковский карточный счет сотрудника следует отразить записью:

Дебет 71 Кредит 51

- перечислены денежные средства на личный счет сотрудника (на основании платежного поручения, выписки банка).

В соответствии с Планом счетов почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы учитываются на субсчете 50-3 "Денежные документы".

Денежные документы учитываются на счете 50 "Касса" в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.

Следовательно, приобретение марок подотчетным лицом отражается в учете следующей записью:

Дебет 50-3, субсчет "Денежные документы" Кредит 71.

На расходы стоимость почтовых марок списывается после их использования, то есть после отправки корреспонденции.

Бухгалтерский учет расходов регламентируется Положением по бухгалтерскому учету ПБУ 10/99 "Расходы организации" (далее - ПБУ 10/99). В соответствии с п. 7 ПБУ 10/99 расходы по обычным видам деятельности формируют:

- расходы, связанные с приобретением сырья, материалов, товаров и иных материально-производственных запасов;

- расходы, возникающие непосредственно в процессе переработки (доработки) материально-производственных запасов для целей производства продукции, выполнения работ и оказания услуг и их продажи, а также продажи (перепродажи) товаров (расходы по содержанию и эксплуатации основных средств и иных внеоборотных активов, а также по поддержанию их в исправном состоянии, коммерческие расходы, управленческие расходы и другие).

Коммерческие и управленческие расходы могут признаваться в себестоимости проданных продукции, товаров, работ, услуг полностью в отчетном году их признания в качестве расходов по обычным видам деятельности (абзац 2 п. 9 ПБУ 10/99).

Расходы на отправку корреспонденции можно отнести к управленческим и отразить в учете следующей записью:

Дебет 26 (20, 44) Кредит 50-3, субсчет "Денежные документы"

- отражена в расходах стоимость почтовых марок, использованных при отправке корреспонденции.

Если же отправка корреспонденции производится определенным работником, то в таком случае в учете будут сделаны следующие записи:

Дебет 71 Кредит 50-3, субсчет "Денежные документы"

- почтовые марки выданы подотчетному лицу для отправки корреспонденции;

Дебет 26 (20, 44) Кредит 71

- отражена в расходах стоимость почтовых марок, использованных при отправке корреспонденции, на дату утверждения авансового отчета подотчетного лица.

Операции поступления и выдачи почтовых марок оформляются первичными документами.

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания (ч. 3 cт. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ)).

При этом с 1 января 2013 года со вступлением в силу Закона N 402-ФЗ унифицированные формы первичных учетных документов перестали быть обязательными к применению (кроме форм документов, установленных уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например кассовые документы) (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012 "О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете")).

Формы первичных учетных документов, применяемых организацией (за исключением организаций государственного сектора), должен определять руководитель организации (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). При этом организация может продолжать применять унифицированные формы, при необходимости изменив их с учетом требований ст. 9 Закона N 402-ФЗ, закрепив в своей учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации").

Однако для коммерческих организаций унифицированные формы по учету движения денежных документов отсутствуют. Следовательно, в данной ситуации организация должна самостоятельно разработать формы первичных документов для учета поступления и выбытия почтовых марок.

Обратите внимание, что ряд специалистов предлагает для учета движения денежных документов использовать приходные и расходные кассовые ордера (унифицированные формы КО-1 и КО-2, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88).

Рекомендуем ознакомиться с материалом:

- Энциклопедия решений. Учет перечисления подотчетных сумм на банковские карты сотрудников.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

профессиональный бухгалтер Башкирова Ираида

Ответ прошел контроль качества

27 августа 2015 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.